Нередко выплаченный расчет при увольнении отличается от положенных по закону сумм. Причем отклонение возможно как в одну, так и в другую сторону. Рассмотрим, как поступить, если вы при увольнении переплатили сотруднику.
Почему возникает переплата
Возможны следующие причины, по которым возникает переплата уволенному сотруднику:
- Технические ошибки, выявляемые при аудите начисления зарплаты:
- несвоевременное отражение информации по отработанному времени и различным отклонениям от обычного графика: больничным, отпускам, командировкам и т.п.;
- незнание методов расчета зарплаты или их неверное применение;
- искажение величины обязательных платежей как из-за ошибок в сумме самой зарплаты, так и из-за неверного начисления.
- Увольнение после получения аванса.
Если доля аванса в общей сумме зарплаты существенна, а сотрудник уволился сразу после его получения, то в итоге тоже может образоваться переплата. - Отпуск авансом.
Согласно ТК РФ, работник получает право на отпуск через 6 месяцев после начала работы на данном предприятии. А по договоренности с руководителем работник может отправиться на отдых и ранее. Если сотрудник отгулял полный отпуск, а затем уволился, не отработав год, то часть выплаченных отпускных подлежит возврату.
Чем грозит неверный расчет при увольнении
Для работодателя опасны ошибки при расчетах с сотрудниками, совершенные в любую сторону.
Занижение выплат в пользу работников — это, в первую очередь, нарушение трудового законодательства. Более того, в подобной ситуации происходит недоплата НДФЛ и страховых взносов.
Переплата, кроме излишних расходов организации, тоже влечет за собой налоговые последствия. При этом занижается налог на прибыль и другие аналогичные налоги (УСН, ЕСХН).
Следовательно, в обоих случаях возникают штрафные санкции и пени.
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату после увольнения сотрудника
Действия работодателя здесь во многом зависят от позиции самого работника: согласен он добровольно вернуть переплату или нет. Если сотрудник согласен, то проводки зависят от того, что возвращается: аванс или отпускные.
Аванс обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому проводка будет только одна:
ДТ 50 (51) — КТ 70
Если же речь идет об отпускных, то к моменту увольнения сотрудника их, естественно, уже начислили и «обложили» обязательными платежами. Все эти проводки на сумму возврата нужно сторнировать.
Пример 1
Сумма излишне начисленных отпускных — 10 000 руб. Тогда при добровольном возврате:
ДТ 50 (51) — КТ 70 (8 700) с возврат
ДТ 20 (23, 25…) — КТ 70 (-10 000) — сторнировано начисление отпускных
ДТ 70 — КТ 68.1 (-1300) — сторнирован НДФЛ
ДТ 20 (23, 25…) — КТ 69 (-3000) — сторнированы страховые взносы
Если же сотрудник не идет навстречу, то работодателю приходится идти в суд.
В этом случае взаимоотношения с бывшим работником переходят в другую плоскость, поэтому задействуется счет 73, относящийся к прочим расчетам.
Пример 2
ДТ 73 — КТ 70 (8 700) — претензия по взысканию переплаты
Если суд встанет на сторону работодателя:
ДТ 50 — КТ 73 (8 700) — возврат по решению суда
Сумма отпускных, НДФЛ и страховые взносы в этом случае сторнируются аналогично примеру 1.
Если же взыскать переплату не удалось, то ее сумму придется списать за счет прочих расходов:
ДТ 70 — КТ 73 (8 700) — суд принял решение отказать во взыскании
ДТ 20 (23, 25…) — КТ 70 (-10 000) — сторнирована ранее начисленная сумма
ДТ 91 — КТ 70 (10 000) — списана сумма переплаты
НДФЛ и страховые взносы в случае, если суд встал на сторону работника, считаются уплаченными правомерно и корректировке не подлежат.
Обращаясь в суд, работодателю надо иметь в виду, что перспективы здесь зависят от причины переплаты. Возврат «авансовых» отпускных, хотя и с ограничениями, прямо предусмотрен ст. 137 ТК РФ.
А вот при ошибках в расчете с возвратом уже могут быть проблемы. Та же статья 137 ТК РФ дает право работодателю вернуть переплату при счетных ошибках. Но судьи обычно понимают под ними только арифметические неточности (определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Поэтому, если были неверно применены нормы трудового или налогового права, то работодателю, скорее всего, придется взять лишние расходы на себя.
Как списать излишне выплаченную зарплату уволенному работнику
Долг сотрудника можно и простить. Так обычно поступают, если излишек невелик, и связываться с судебными разбирательствами нерационально. В этом случае сумма переплаты будет висеть на 70 счете в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ).
По истечении трехлетнего срока излишне выплаченная зарплата уволенному сотруднику может быть списана:
ДТ 91 — КТ 70
Расчеты по НДФЛ и страховым взносам в этом случае корректировать не нужно.
Как избежать проблем при расчетах с персоналом
Вопросы, связанные с переплатой аванса можно решить следующим образом: аванс является частью заработной платы и выплачивается за отработанный период с 1 по 15 число месяца. Соответственно, если сотрудникам выплачивать «расчетный аванс» проблем с переплатой за первую половину месяца не будет, так как сотрудник получит только свои честно заработанные.
Переплата отпускных относится скорее не к бухгалтерии, а к службе по работе с персоналом. Кадровик должен проверять наличие неиспользованных дней отпуска. Если выявлен «минус», следует уведомить руководителя о возможных рисках. Поэтому неожиданное увольнение после отпуска с образованием задолженности перед работодателем говорит о проблемах в этой области.
Но избежать и чисто технических ошибок при расчете с увольняемыми работниками тоже бывает непросто. Специалист по начислению зарплаты должен быть не только квалифицированным бухгалтером, но и хорошо разбираться в налогообложении и трудовом праве.
Поэтому проще всего будет передать расчет зарплаты на аутсорсинг.
Сотрудники 1C-Wiseadvice специализируются на расчете зарплаты. Они досконально изучили законодательство в этой области и всегда тщательно проверяют полученные результаты.
Чтобы исключить возможные ошибки, мы используем многоуровневую систему контроля, от сбора исходных данных и до момента перечисления платежей.
Глубокие знания и многолетний опыт позволяют нам разрешать любые спорные вопросы и оптимизировать обязательные платежи, не нарушая требований закона.
Вывод
Иногда при расчете с увольняемыми сотрудниками сумма выплат превышает положенную по закону. Причиной может быть как внезапное увольнение, например, сразу после отпуска, так и ошибки, допущенные при расчете.
Нередко взыскать переплату с работника не получается, что приводит не только к дополнительным расходам, но и к необходимости корректировать расчеты по налогам.
Компания переплатила сотруднику, а он уволился: как вернуть деньги
Если работнику переплатили заработную плату, возврат переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишек можно удержать из выплат сотруднику, в других — переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность — может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку — в нашей статье.
Когда переплату по зарплате можно вернуть
Статья 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату:
- Если работник не отработал полученный аванс по зарплате.
- Если работник не отчитался по командировке и не вернул полученный аванс. Подобные суммы налоговики рассматривают как доход сотрудника (письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808), поэтому их невозврат также можно считать переплатой по зарплате.
- Если работник признан виновным в невыполнении норм труда или в простое. Вину работника в обоих случаях должна подтвердить комиссия по рассмотрению трудовых споров либо суд.
- Если работодатель выплатил работнику лишнюю зарплату из-за его неправомерных действий. Например, сотрудник предоставил подложные документы, подтверждающие право на вычет НДФЛ. Вина работника в данном случае должна быть подтверждена решением суда.
- Если работник уволился до окончания того года, за который он уже сходил в отпуск и получил отпускные. Здесь есть исключения: излишне выплаченные отпускные не нужно удерживать при увольнениях по ряду оснований. Речь идет о ситуациях, когда увольнение не зависит от воли работника и не связано с его виновными действиями. Это, например, сокращение штата, призыв работника на военную службу или признание его неспособным к труду по медицинским показаниям.
- Если излишние выплаты произошли в результате счетной ошибки.
Понятие счетной ошибки не определено в ТК РФ. Поэтому здесь нужно ориентироваться на разъяснения государственных органов и решения судов.
По мнению Роструда, счетной ошибкой следует считать ошибку, которая допущена при арифметических подсчетах (письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Такую же позицию занимает Верховный Суд РФ (Определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Когда переплату по зарплате нельзя вернуть
Во всех иных случаях (кроме перечисленных в предыдущем разделе) работодатель не имеет права удерживать излишне перечисленную сотруднику заработную плату. Разграничением счетных и иных видов ошибок в каждом конкретном случае занимается суд.
Например, в уже упомянутом Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 ВС РФ отделяет счетную ошибку от технической. По мнению судей, перечисление полагающейся суммы дважды — это техническая ошибка и сотрудник в данном случае не должен возвращать переплату.
Правда, здесь возможен и другой подход. Например, Хабаровский краевой суд решил, что двойная выплата зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам (апелляционное определение от 28.11.2016 № 33-8775/2016).
Также суды не признавали ошибки счетными и не разрешали работодателям удерживать переплату по зарплате с работников в следующих ситуациях:
- При расчете не учтена ранее выплаченная сумма (определение Свердловского облсуда от 16.02.2012 № 33-2365/2012).
- Бухгалтер использовал при расчете зарплаты неверное количество дней (кассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 № 33-847/2012).
- При расчете неправильно применены правила внутренних нормативных актов организации, в частности — положения о социальной поддержке (апелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 № 11-13827/2012).
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату после увольнения сотрудника
Действия работодателя здесь во многом зависят от позиции самого работника: согласен ли он добровольно вернуть переплату или нет. Если сотрудник согласен, то проводки зависят от того, что возвращается: аванс или отпускные.
Аванс обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому проводка будет одна:
ДТ 50 (51) — КТ 70.
Если же речь идет об отпускных, то к моменту увольнения сотрудника их, естественно, уже начислили и «обложили» обязательными платежами. Все эти проводки на сумму возврата нужно сторнировать.
Пример 1
Сумма излишне начисленных отпускных — 10 000 ₽. Тогда при добровольном возврате:
Проводка |
Сумма, ₽ |
Описание |
ДТ 50 (51) — КТ 70 |
8 700 |
возврат |
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 70 |
–10 000 |
сторнировано начисление отпускных |
ДТ 70 — КТ 68.1 |
–1300 |
сторнирован НДФЛ |
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 69 |
–3000 |
сторнированы страховые взносы |
Если же сотрудник не идет навстречу, то работодателю приходится идти в суд.
В этом случае взаимоотношения с бывшим работником переходят в другую плоскость, поэтому задействуется счет 73, относящийся к прочим расчетам.
Пример 2
ДТ 73 — КТ 70 (8 700) — претензия по взысканию переплаты.
Если суд встанет на сторону работодателя:
ДТ 50 — КТ 73 (8 700) — возврат по решению суда.
Сумма отпускных, НДФЛ и страховые взносы в этом случае сторнируются аналогично примеру 1.
Если же взыскать переплату не удалось, то ее сумму придется списать за счет прочих расходов:
Проводка |
Сумма, ₽ |
Описание |
ДТ 70 — КТ 73 |
8 700 |
суд принял решение отказать во взыскании |
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 70 |
–10 000 |
сторнирована ранее начисленная сумма |
ДТ 91 — КТ 70 |
10 000 |
списана сумма переплаты |
НДФЛ и страховые взносы в случае, если суд встал на сторону работника, считаются уплаченными правомерно и корректировке не подлежат.
Обращаясь в суд, работодатель должен иметь в виду, что перспективы здесь зависят от причины переплаты. Возврат «авансовых» отпускных, хотя и с ограничениями, прямо предусмотрен ст. 137 ТК РФ.
А вот при ошибках в расчете с возвратом уже могут быть проблемы. Та же ст. 137 ТК РФ дает право работодателю вернуть переплату при счетных ошибках. Но судьи обычно понимают под ними только арифметические неточности (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Поэтому если были неверно применены нормы трудового или налогового права, работодателю, скорее всего, придется взять лишние расходы на себя.
Как рассчитать сумму переплаты в других случаях, например если переплатили командировочные или отпускные, читайте в статье «Компания переплатила сотруднику: как вернуть деньги».
Дмитрий Федоров,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Когда может возникнуть переплата
Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:
- работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
- возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
- взыскание за неотработанные дни отпуска, в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
- удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях);
- переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.
Переплатили зарплату – что делать
При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:
- создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
- работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
- в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0);
- производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Образец акта об обнаружении счетной ошибки
Посмотреть
Скачать
Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.
Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс — для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)
Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:
- о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
- работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
- при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
- работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например — бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.
Приказ об удержании из заработной платы
Посмотреть
Скачать
В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.
Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.
Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать
При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.
В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).
Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами
При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.
Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:
- в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
- удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.
Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).
Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.
Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки
Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.
Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Пример 1
Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.
В учете будет составлен следующий комплекс проводок:
- Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
- Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
- Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
- Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
- Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.
Пример 2
Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
- Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.
Пример 3
Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
- Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
- Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.
Пример 4
За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.
Проводки в учете будут следующими:
- Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
- Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
- Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
- Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
- Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
- Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
- Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.
Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.
Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.
Окончила в 2005 г. Тверской государственный университет, юридический факультет, специальность-юриспруденция.
Юрист в сфере недвижимости:составление договоров, регистрация в Росреестре прав и сделок,оформление наследственных прав,
сопровождение сделок с недвижимым имуществом,судебный опыт по делам,связанным с признанием прав на недвижимость.
Имеется опыт работы помощником арбитражного управляющего.
На практике возникают ситуации, когда бухгалтер по начислению заработной платы допускает ошибки при расчете сумм заработной платы, полагающейся сотрудникам. В этом случае работники могут получить большую сумму или наоборот. В настоящей статье расскажем, что необходимо сделать, чтобы вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату.
В начале скажем, что если сотруднику была выплачена заработная плата в меньшем размере, то необходимо просто доплатить ее. При этом нужно составить бухгалтерскую справку и докладную записку руководителю учреждения. Если же сотруднику была выплачена заработная плата в большем размере, могут возникнуть трудности, так как согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная заработная плата не может быть взыскана с сотрудника, за исключением ряда случаев.
Излишне выплаченная заработная плата в результате: |
|
– счетной ошибки; – признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда; – его неправомерных действий, установленных судом. |
– неправильного применения норм трудового законодательства; – неправильного применения иных нормативных правовых актов; – остальных случаев. |
Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату |
Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату |
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286‑6‑1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).
Счетные ошибки | Не счетные ошибки |
Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы.
Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17) |
Неправильное применение норм законодательства, например:
– оплата отпуска большей продолжительности; – оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере. Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе: – выплата премии в большем размере; – начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику |
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы.
Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика: – сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012); – сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013) |
Получение работником заработной платы:
– дважды; – в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных. Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11‑17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными |
Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка
- Комиссия учреждения составляет акт, в котором фиксируется факт ошибки. В нем обязательно указывается, является ли эта ошибка счетной. Пример акта см. на стр. 32.
- Составляется и направляется работнику уведомление, в котором отражается срок удержания переплаты. Пример уведомления см. на стр. 32.
К сведению
Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
3. Издается приказ об удержании переплаты (только если сотрудник согласен и срок удержания не истек). В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 сказано, что согласие на удержание сумм из зарплаты должно быть дано работником в письменном виде.
Обратите внимание
Если срок принятия решения истек или работник отказывается в добровольном порядке вернуть излишне полученную им заработную плату, работодателю придется взыскивать ее в судебном порядке.
В заключение этого подраздела отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся сотруднику.
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?
Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.
Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.
К сведению
При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:
- трудовой договор с бывшим сотрудником;
- документы по расчету и выплате заработной платы;
- акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
- уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.
Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.
К сведению
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).
Договор о материальной ответственности |
|
Заключен |
Не заключен |
Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату |
Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату |
– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба; – потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку; – составить акт об ущербе; – издать приказ о возмещении виновным сотрудником суммы ущерба |
– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба; – потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку; – если сотрудник отказывается давать пояснения, составить соответствующий акт; |
Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
К сведению
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н[1]). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:
Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) | Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) | Автономное учреждение (Инструкция № 183н***) | |||||
Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
Начислена заработная плата | |||||||
1 401 20 211 | 1 302 11 730 |
0 109 60 211
0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211 0 401 20 211 |
0 302 11 730 |
0 109 60 211
0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211 0 401 20 211 |
0 302 11 000 | ||
Перечислена сумма заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника | |||||||
0 302 11 830 | 1 304 05 211 | 0 302 11 830 | 0 201 11 610 | 0 302 11 000 | 0 201 11 000 | ||
Отражена излишне начисленная заработная плата методом «красное сторно» |
|||||||
1 401 20 211 | 1 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 000 | ||
1 209 30 560 | 1 302 11 730 | 0 209 30 560 | 0 302 11 730 | 0 209 30 000 | 0 302 11 000 | ||
Отражены внесенные в кассу суммы излишне полученной заработной платы | |||||||
1 201 34 510 | 1 209 30 660 | 0 201 34 510 | 0 209 30 660 | 0 201 34 000 | 0 209 30 000 | ||
Отражено внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными | |||||||
1 210 03 560 | 1 201 34 610 | 0 210 03 560 | 0 201 34 610 | 0 210 03 000 | 0 201 34 000 | ||
Отражено зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета | |||||||
1 304 05 211 | 1 210 03 660 | 0 201 11 510 | 0 210 03 660 | 0 201 11 000 | 0 210 03 000 | ||
*
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
**
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
***
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
* *
В заключение еще раз обратим ваше внимание на основные моменты, связанные с возвратом излишне выплаченной сотруднику заработной платы.
1. Учреждение имеет право вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы только в строго установленных случаях:
- если была допущена счетная ошибка;
- при признании органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- если выплата работнику излишней заработной платы произошла в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
2. В случае обнаружения излишне выплаченных сумм работодатель должен составить акт о случившемся и уведомить об этом сотрудника.
3. Даже если учреждение имеет право вернуть излишне выплаченные суммы, необходимо получить письменное согласие работника на удержание этих сумм (или работник добровольно возвращает их).
4. Удержание излишне выплаченной суммы из заработной платы работника может растянуться на несколько месяцев, поскольку нужно учитывать положения ст. 138 ТК РФ.
5. Если сотрудник отказывается возвращать излишне полученную сумму или срок принятия решения истек, учреждение вправе обратиться в суд.
6. Учреждение может взыскать излишне выплаченную сумму с сотрудника, допустившего не счетную ошибку.
Государственное бюджетное образовательное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа № 183»
Акт
об обнаружении счетной ошибки
Бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной была обнаружена счетная ошибка при выплате заработной платы за июнь 2016 года сотруднику П. Ф. Сорокину. Ошибка произошла из-за арифметического действия (сложения), в результате чего в июне 2016 года заработная плата П. Ф. Сорокину была выплачена в большей сумме, а именно больше на 2 000 руб.
Комиссия в составе главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой факт обнаружения счетной ошибки подтверждает.
Бухгалтер по расчету
заработной платы Плаксина В. А. Плаксина
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Лисина А. М. Лисина
Начальник отдела кадров Смирнова Е. В. Смирнова
Бухгалтер-кассир Воробьева Е. А. Воробьева
Государственное бюджетное образовательное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа № 183»
Уведомление
Учителю физики
Уважаемый Петр Федорович!
Сообщаем, что в результате счетной ошибки, допущенной бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной, Вам была излишне выплачена заработная плата за июнь 2016 года. Данный факт подтвержден соответствующим актом комиссии в лице главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой.
На основании вышесказанного предлагаем Вам добровольно вернуть излишне выплаченную Вам сумму заработной платы за июнь 2016 года в размере 2 000 руб. в срок до 16 августа 2016 года. В противном случае эта сумма будет удержана из Вашей заработной платы.
Директор ГБОУ «СОШ № 183» Соколов В. И. Соколов
Не возражаю против удержания суммы из заработной платы, Сорокин, 02.07.2016.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Ответ.
Вы можете попросить уволившегося работника добровольно вернуть вам переплаченную сумму. Взыскать с работника сумму переплаты через суд можно, только если была допущена счетная ошибка или если судом будет установлено, что переплата — результат недобросовестного поведения самого уволившегося работника. При этом повторная выплата заработной платы счетной ошибкой не является.
Правовое обоснование.
Специальный порядок возврата излишне выплаченной зарплаты работнику при увольнении нормативно не предусмотрен. Вы можете попросить уволившегося работника добровольно вернуть вам переплаченную сумму. А вот взыскать с работника сумму переплаты через суд можно, только если была допущена счетная ошибка или если судом будет установлено, что переплата — результат недобросовестного поведения самого уволившегося работника (например, бухгалтер при увольнении неправомерно начислил себе зарплату в большем размере). Такая позиция сложилась в судебной практике (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17, Апелляционное определение Московского городского суда от 28.08.2018 по делу N 33-31253/2018).
Вернуть излишне выплаченные уволенному работнику суммы вы можете, если привлечете к материальной ответственности работника, который виноват в ошибочной выплате. Это следует из ч. 1 ст. 233, ст. 238 ТК РФ. Для этого нужно, в частности, провести проверку определения размера ущерба и причин его возникновения в соответствии со ст. ст. 246, 247 ТК РФ, в том числе создать комиссию (при необходимости), запросить от работника письменное объяснение. После этого вы можете взыскать с работника ущерб в порядке ст. 248 ТК РФ.
Готовое решение: Что делать, если при увольнении за работником числится задолженность перед работодателем (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
… перечень предусмотренных частью 4 статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации оснований, позволяющих работодателю осуществить удержание с работника денежных сумм, является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.
Понятие «счетная ошибка» нормативно не определено. На практике под ней понимают ошибку, допущенную в результате неверного применения арифметических действий (умножения, сложения, вычитания, деления) при подсчетах. В то же время счетной ошибкой суды не признают ошибку из-за некорректной работы компьютерной программы или, например, повторную выплату заработной платы за один период. Такие ошибки считаются техническими (см. Апелляционное определение Курского областного суда от 12.05.2021 N 2-306/22/2021, 33-1380/2021; аналогичная правовая позиция определена Верховным Судом Российской Федерации в Определении от 20.01.2012 N 59-В11-17).
Обязанность представить доказательства наличия счетной ошибки, повлекшей переплату работнику денежных сумм, лежит на работодателе.
Работнику при увольнении выплатили зарплату. Потом ее выплатили еще раз по причине сбоя в компьютерной программе. Работник отказался возвращать лишние деньги, заявив, что сбой в программе не является счетной ошибкой и оснований для возврата денег не имеется. Работодатель обратился в суд.
На повестке дня: Апелляционное определение Омского областного суда от 26.04.2018 № 33-1865/2018
Предыстория: Работнику при увольнении выплатили зарплату. Потом ее выплатили еще раз по причине сбоя в компьютерной программе. Работник отказался возвращать лишние деньги, заявив, что сбой в программе не является счетной ошибкой и оснований для возврата денег не имеется. Работодатель обратился в суд.
Задействованные нормы: ст. 137 ТК РФ и 1109 ГК РФ
Цена вопроса: ошибочно перечисленная зарплата
Суд первой инстанции отказался удовлетворять требования работодателя. Суд указал, что заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана (ч. 4 ст. 137 ТК РФ).
Исключения составляют случаи переплаты в результате противоправных действий работника, либо в результате счетной ошибки. Также работодатель может вернуть себе переплаченную зарплату, если докажет, что работник виновен в простое, либо невыполнении норм труда.
Неправомерных действий со стороны работника установлено не было. Данных, указывающих на наличие счетной ошибки, в материалах дела не имеется. Некорректная же работа компьютерной программы счетной ошибкой не является, поэтому повторно выплаченная зарплата возврату не подлежит.
Кроме того, ст. 1109 ГК РФ прямо гласит, что выплаченная зарплата не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения.
Суд апелляционной инстанции с подобными доводами не согласился и отменил решение суда первой инстанции. Суд указал, что понятие «счетной ошибки» законодательством не раскрывается.
По общему правилу счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (подсчет зарплаты). Вместе с тем, ввиду внедрения в бухучет программного обеспечения, понятие «счетная ошибка» может включать в себя и ошибку, произошедшую вследствие неправильного алгоритма программы или ее сбоя.
При этом ограничение на возврат неосновательного обогащения, установленное ст. 1109 ГК РФ к данному случаю неприменимо. Выплаченные уволенному работнику средства не являлись зарплатой. Эти средства были перечислены ему после увольнения, и права на указанную выплату ответчик не имел.
В связи с этим суд потребовал взыскать с уволенного сотрудника неосновательное обогащение в размере выплаченной ему по ошибке зарплаты.