Работодатель удерживает с доходов своих сотрудников НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Иногда при подсчете этого налога бухгалтерия допускает ошибки, которые приводят к излишним удержаниям — в результате сотрудник недополучает доход.
Как вернуть НДФЛ сотруднику, отразить это в бухучете и заполнить 6-НДФЛ, разберем в статье пошагово.
- Шаг 1. Уведомляем сотрудника об излишне удержанном НДФЛ
- Шаг 2. Получаем заявление от сотрудника о возврате НДФЛ
- Шаг 3. Возвращаем излишне удержанный НДФЛ
- Шаг 4. Строим проводки в бухучете
- Шаг 5. Отражаем излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ
Сообщите сотруднику о факте излишнего удержания НДФЛ с его доходов в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта (абз. 2 п.1 ст. 231 НК РФ).
Уведомление нужно вручить сотруднику лично или направить по почте. Форма сообщения свободная, так как законодатель обязательный бланк такого извещения не устанавливает.
Образец уведомления сотрудника об излишне удержанном налоге
В п. 1 ст. 231 НК РФ сказано, что налоговый агент возвращает излишне удержанный НДФЛ на основании письменного заявления работника. Если его нет, то НДФЛ можно не возвращать.
Скачать образец заявления сотрудника о возврате НДФЛ
Подать заявление работник может в течение трех лет со дня уплаты НДФЛ (п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина от 01.03.2017 г. № 03-04-05/11548). Сделать это можно как во время действия трудовых или гражданско-правовых отношений, так и после увольнения или прекращения действия договора ГПХ (Письмо Минфина РФ от 24.12.2012 г. № 03-04-05/6-1430).
Важно! Если работодатель уже отсутствует, сотрудник все равно может вернуть излишне уплаченный налог. Для этого достаточно обратиться с заявлением в ИФНС и сдать 3-НДФЛ по итогам года (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Срок для возврата лишнего НДФЛ — три месяца со дня получения заявления от сотрудника (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). За просрочку начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ, которая действовала в дни нарушения срока (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Осуществить возврат НДФЛ можно одним из двух способов::
- за счет предстоящих платежей по налогу на доходы физлиц (абз.3 п. 1 ст. 231 НК РФ);
- за счет средств, возвращенных из бюджета (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).
От выбранного способа зависит, придется ли вам обращаться в ИФНС.
Рассчитайте аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей
Подробнее
Возврат за счет предстоящих платежей
Вернуть переплату можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет. Это может быть как НДФЛ за этого сотрудника, так и за других физлиц-налогоплательщиков (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).
При этом налоговые ставки значения тоже не имеют. Излишне удержанный налог по ставке 13% можно вернуть за счет НДФЛ, удержанного по иным ставкам.
Уведомлять ФНС о возврате сотруднику излишне удержанного налога не нужно (Письмо Минфина РФ от 18.10.2013 г. № 03-04-06/43608). Однако все документы по возврату стоит сохранить.
Важно! Излишне удержанный с дивидендов НДФЛ нельзя зачесть в счет текущих или предстоящих платежей по НДФЛ, так как налог с дивидендов организация начисляет отдельно с каждой суммы. Поэтому переплату по налогу нужно вернуть на банковский счет учредителя.
Возврат за счет средств, возвращенных из бюджета
Этот способ можно использовать только в том случае, если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно, чтобы вернуть сотруднику деньги в течение трех месяцев.
Если вы выбрали этот вариант, то в течение 10 рабочих дней с момента получения от сотрудника письма о возврате, направьте в ИФНС заявление о возврате излишне уплаченной суммы (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возврат денег из налоговой происходит в соответствии со ст. 78 НК РФ. Подайте в инспекцию следующие документы:
- заявление по форме из Приложения № 8 к Приказу ФНС РФ от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@;
- выписку из регистров налогового учета о доходах сотрудника;
- документы, подтверждающие факт излишней уплаты налога: платежные поручения, бухгалтерские справки-расчеты, пояснения, ведомости и т.д.
Налоговая вернет излишнюю сумму НДФЛ налоговому агенту в течение месяца со дня получения всех документов (п. 6 ст. 78 НК РФ).
Работодатель может выплатить сотруднику деньги за свой счет и не дожидаться возврата из ИФНС (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Вернуть НДФЛ наличными нельзя. Выплатить деньги следует на банковский счет сотрудника (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Это правило работает независимо от способа выдачи зарплаты: наличными или на карту.
При перечислении излишне удержанного НДФЛ сформируйте следующие проводки.
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 70 | 68.НДФЛ | Сторнируем излишне удержанный НДФЛ |
| 70 | 51 | Перечисляем сотруднику излишне удержанный НДФЛ |
Если вы возвращали переплату из налоговой, то сумму, полученную из ИФНС, в состав доходов при расчете налога на прибыль не включайте.
Помните, что исправление ошибок в бухгалтерском учете, в том числе неверное исчисление НДФЛ, нужно исправлять по правилам ПБУ 22/2010.
Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков
Читать памятку
Порядок отражения переплаты по НДФЛ зависит от того, когда вы нашли ошибку: в текущем или уже прошедшем квартале. В первом случае нужно просто подать 6-НДФЛ с указанием сумм излишне уплаченного налога, а во втором — сдать корректировку.
Бесплатно проверить 6-НДФЛ по контрольным соотношениям и сдать через интернет
Подробнее
Вариант 1 — Ошиблись и исправили в одном квартале
Заполняем 6-НДФЛ следующим образом:
- строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
- строки 030 и 032 — фактически возвращенные суммы;
- строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
- строки 140–142 — правильную сумму исчисленного НДФЛ;
- строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
- строка 180 — сумма НДФЛ, который был удержан излишне, за вычетом возвращенного налога;
- строка 190 — сумма НДФЛ, которую удалось вернуть с начала года.
Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ
Вариант 2 — Нашли ошибку после сдачи отчета
Сдайте уточненку по 6-НДФЛ за все периоды, по которым отчитались до обнаружения ошибки. Так, если ошибку нашли в феврале 2022 года, придется сдавать три уточненки по 6-НДФЛ: за первый квартал, полугодие и за 9 месяцев 2021 года (Письмо ФНС РФ от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@).
Уточненку сдавайте следующим образом:
- строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
- строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
- строки 140-142 — правильная сумму исчисленного НДФЛ;
- строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
- строка 180 — «переплата» по НДФЛ, имеющаяся на последний день отчетного периода.
Образец корректировки 6-НДФЛ за прошлый отчетный период
Как видите, Порядок заполнения корректировки аналогичен порядку заполнения первичной 6-НДФЛ.
В расчете за период, в котором НДФЛ вернули сотруднику, учтите следующие особенности:
- строки 030 и 032 — суммы возвращенного НДФЛ;
- строка 180 — «переплата» по НДФЛ за вычетом возвращенного налога;
- строка 190 — сумма НДФЛ, которую вы вернули с начала года.
Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ
Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ
Содержание
- Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ
- Документ «Перерасчет НДФЛ»
- Документ «Операция учета НДФЛ»
- Пример 1. Перерасчет НДФЛ в связи с утратой права на вычет
- Пример 2. Перерасчет НДФЛ по причине ошибочного обложения НДФЛ
- Пример 3. Перемещение доходов в другой период из-за неправильного формирования Ведомости
- Пример 4. Неудержанный НДФЛ
- Пример 5. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма
- Способ исправления с использованием «Возврата НДФЛ»
- Способ корректировки без использования «Возврата НДФЛ»
Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ 
Корректировки в учете по НДФЛ можно сделать с помощью следующих документов:
- Перерасчет НДФЛ (Налоги и взносы – Перерасчет НДФЛ) – документ, позволяющий зарегистрировать перерасчет исчисленного НДФЛ (в том числе за прошлые налоговые периоды).
- Операция учета НДФЛ (Налоги и взносы – См. также – Операции учета НДФЛ) – документ, позволяющий сделать ручную корректировку в учете по НДФЛ;
- Перенос данных (Администрирование – См. также – Переносы данных) – документ, которым можно зарегистрировать корректировки любых регистров, в том числе по НДФЛ. Сведения вносятся непосредственно в регистры, поэтому корректировка более трудоемка, чем корректировка специализированным документом. Поэтому корректировку этим документом детально рассматривать не будем.
Документ «Перерасчет НДФЛ»
Документ Перерасчет НДФЛ делает движения не только в учете по НДФЛ, но и по взаиморасчетам с сотрудниками — по регистрам накопления:
- Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
- Взаиморасчеты с сотрудниками
- Зарплата к выплате
- Начисления удержания по сотрудникам.
Именно поэтому для корректировки исчисленного налога в большинстве случаев нужно пользоваться именно этим документом.
В шапке документа важно правильно указать:
- В поле Налоговый период (год) — год, за который нужно пересчитать налог;
- В поле Месяц перерасчета — месяц, в котором будет отражен перерасчет в зарплатных отчетах и бухгалтерском учете.
По кнопке Заполнить программа выполняет перерасчет налога за указанный в шапке налоговый период по всем лицам, получавшим доход, и если ранее налог был исчислен не верно, то в документе появляются строки на вкладке НДФЛ.
В правой части формы располагается информация о перерасчете вычетов: стандартных, имущественных и личных.
Вкладка Корректировка выплаты заполняется:
- Если в результате перерасчета НДФЛ получился отрицательный, то вкладка заполняется аналогичной отрицательной суммой. Эта сумма отобразится в зарплатной отчетности как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.
- Если в результате перерасчета НДФЛ доначислен (положительная сумма), и при этом по сотруднику есть незачтенный НДФЛ к зачету в счет будущих платежей, то вкладка заполняется положительной суммой на сумму зачета. В зарплатных отчетах эта сумма отобразиться как Зачтено излишне удержанного НДФЛ.
Оптимальным вариантом использования документа Перерасчет НДФЛ будет именно автоматический пересчет налога. Если НДФЛ ранее исчислен неверно, нужно найти причину ошибки, устранить ее и затем провести автоматический перерасчет исчисленного налога в документе.
Документ «Операция учета НДФЛ»
Документ Операция учета НДФЛ позволяет зарегистрировать движения по всем основным регистрам учета НДФЛ.
Этот документ можно использоваться для отражения доходов и налогов, которые не отображены в ЗУП 3 другими документами (например, когда начисление и выплата проходят в базе Бухгалтерии). Также данный документ удобно использовать для корректировок.
Заполняется документ только вручную.
В шапке документа указываются Организация, Сотрудник (физическое лицо), а также Дата операции.
Дата операции — это дата формирования сведений для целей учета НДФЛ. В регистры попадает в колонку Период.
Данные в документе Операция учета НДФЛ заполняются на нескольких вкладках. Рассмотри каждую подробнее.
Вкладка «Доходы»
На вкладке Доходы можно внести корректировки в регистр Учет доходов для целей исчисления НДФЛ, а также в регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в части исчисления налога по дивидендам, ставкам 9%, 35%.
Вкладка Доходы имеет следующие графы:
- Дата получения дохода — дата фактического получения дохода в соответствии со статьей 223 НК РФ;
- Код дохода — числовой код дохода, выбирается из справочника Виды доходов НДФЛ;
- Вид дохода — категория дохода. Выбирается из списка, состав которого зависит от Кода дохода;
- Сумма дохода — сумма полученного дохода;
- Код вычета — числовой код вычета, предоставляемый к данному доходу (определяется по Коду дохода);
- Сумма вычета — сумма вычета по коду вычета, указанному в соответствующем поле;
- Налог исч. по дивидендам, ставкам 9%, 15% — сумма НДФЛ, исчисленного по перечисленным критериям с доходов до превышения. Эта сумма на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов не указывается;
- Налог по дивидендам с превышения — сумма НДФЛ, исчисленного по дивидендам и прочим доходам по ставкам 9%, 15% с доходов сверх превышения.
- Налог на прибыль для дивидендов — сумма налога на прибыль, которая зачитывается в счет уменьшения НДФЛ;
- Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ —позволяет указать в каких строках Раздела 2 отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) будет отражен доход.
- Обособленное подразделение — заполняется, если доходы отражаются по обособленному подразделению;
- Доход из источников за пределами РФ — флажок устанавливается, если обособленное подразделение находится за пределами РФ.
Вкладка «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов»
На вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов корректируется регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ: информация об исчисленном налоге по ставке 13% (для нерезидента 30%) за исключением НДФЛ с дивидендов.
Вкладка Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов имеет следующие графы:
- Сумма — сумма исчисленного НДФЛ с доходов до превышения;
- Зачтено авансов — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов до превышения.
- Сумма с превышения — сумма исчисленного НДФЛ с доходов сверх превышения;
- Зачтено авансов (в счет превышения) — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов сверх превышения.
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ
Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.
Вкладка «Предоставлено вычетов»
Данные, указанные на вкладке Предоставлено вычетов формируют движения по регистру Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ).
Вкладка Предоставлено вычетов имеет графы:
- Месяц налогового периода — месяц, в котором регистрируется предоставление вычета;
- Код вычета — числовой код вычета, выбирается из справочника Виды вычетов НДФЛ;
- Сумма вычета — сумма предоставленного вычета;
- Месяц периода предоставления вычета — месяц, за который предоставляется вычет.
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ
Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.
Вкладка «Удержано по всем ставкам»
Данные, указанные на вкладке Удержано по всем ставкам, регистрируют удержание НДФЛ по:
- регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ(по виду движения Расход);
- регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (по виду движения Приход);
- оборотному регистру НДФЛ к перечислению;
- оборотному регистру НДФЛ перечисленный.
То, что документ при заполнении вкладки Удержано по всем ставкам делает движения по регистру НДФЛ перечисленный – ошибочное поведение программы.
Чтобы обойти ошибку, следует, если корректируете удержанный НДФЛ на вкладке Удержано по всем ставкам, в этом же документе корректировать и перечисление этого налога на вкладке Перечислено по всем ставкам.
На вкладке Удержано по всем ставкам присутствуют следующие графы:
- Ставка налогообложения — группа ставок по НДФЛ, выбирается из предопределенного списка;
- Ставка — ставка, применимая к доходу, с которого производится удержание;
- Сумма — сумма удержанного налога;
- Срок перечисления — крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет, выбирается из списка;
- Сумма выплаченного дохода (2016-2020) — сумма дохода, с которого необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Заполняется для сумм, удержанных до 2021 года;
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
- Документ основание — документ, которым был начислен доход, с которого производится удержание.
Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.
Вкладка «Перечислено по всем ставкам»
Данные вкладки Перечислено по всем ставкам регистрируют перечисление НДФЛ в бюджет. Движения по регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с видом движения Расход.
Вкладка Перечислено по всем ставкам имеет графы:
- Месяц налогового периода — месяц, за который происходит перечисление НДФЛ;
- Ставка — ставка, по которой исчислен и удержан налог;
- Сумма — сумма уплаченного налога;
- Реквизиты платежа— реквизиты платежного поручения, по которому прошло перечисление НДФЛ в бюджет;
- Исчислено по дивидендам – флажок устанавливается, если перечисляется налог, исчисленный по дивидендам;
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
- Регистрация обособл. подразделения — налоговый орган, в который перечислен налог. Заполняется только для перечислений по обособленному подразделению.
Пример 1. Перерасчет НДФЛ в связи с утратой права на вычет
Сотруднице Ольховой О. О. предоставлялся вычет в двойном размере, как одинокому родителю по коду вычета 134. В Июле 2021 года выяснилось, что с Ноября 2020 года право на двойной вычет утеряно в связи со вступлением в брак.
Необходимо отразить перерасчет налога Ольховой О. О. в Июле 2021 года.
Введем для Ольховой О. О. новое Заявление на вычеты по НФДЛ (Налоги и взносы – Заявления на вычеты – Заявление на вычеты по НДФЛ), в котором укажем, что с Ноября 2020 сотруднице следует предоставлять вычет по коду 126.
Затем введет документ Перерасчет НДФЛ. В шапке документа укажем в поле Налоговый период (год) тот год, налог за который необходимо пересчитать – 2020. В поле Месяц перерасчета укажем Июль 2021 – месяц, в котором мы проводим доначисление.
По кнопке Заполнить в документе автоматически появляется перерасчет налога по Ольховой О.О. В таблице в правой части формы отображается сторнирование вычета по коду 134 и применение вычета по коду 126.
В таблице НДФЛ появилась строка, в которой отображается сумма доначисленного налога.
Исчисленная в документе Перерасчет НДФЛ сумма налога будет удержана при ближайшей выплате дохода. В нашем примере это выплата заработной платы за Июль 2021.
Сумма по документу-основанию Перерасчет НДФЛ уменьшит сумму к выплате.
И увеличит сумму НДФЛ к перечислению.
В Расчетном листке сотрудницы за Июль 2021 видно, что взаиморасчеты с работницей корректно закрылись в ноль.
В отчетности по НДФЛ суммы перерасчета отразятся в отчетах за 2020 год.
Пример 2. Перерасчет НДФЛ по причине ошибочного обложения НДФЛ
Сотруднику Тополеву Т. Т. в Декабре 2020 года было проведено начисление, которое ошибочно было настроено как облагаемое НДФЛ. Необходимо отразить перерасчет налога в Августе 2021 за Декабрь 2020 года и отразить возврат НДФЛ.
В первую очередь следует исправить данные о доходах сотрудника в 2020 году. Есть два пути, чтобы это сделать:
- перенастроить начисление, в котором было ошибочно указано, что оно облагается НДФЛ, и перепровести документ, которым это начисление было выполнено. Перепроведение нужно для того, чтобы исключить начисление из облагаемой базы сотрудника.
- Отсторнировать доход документом Операция учета НДФЛ.
Мы воспользуемся вариантом 2.
Создадим документ Операция учета НДФЛ. В шапке укажем Дату документа и Дату операции – 31.08.2021 г.
На вкладке Доходы заполним строку со сторно дохода.
Чтобы правильно заполнить вкладку можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.
Например, в отчете Анализ НДФЛ по документам-основаниям (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам) выведем расшифровку по полю Дата получения дохода. Для этого щелкнем двойным щелчком мыши на нужную сумму дохода и выберем поле Дата получения дохода.
Откроется расшифровка.
Теперь необходимо зарегистрировать уменьшение исчисленного налога. Это нужно сделать именно документом Перерасчет НДФЛ, а не Операция учета НДФЛ. Рассмотрим почему.
Если мы введем сторно исчисленного налога в документе Операция учета НДФЛ на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов.
то это сторно исчисленного налога не отразится в Расчетном листке.
Не отразится этот НДФЛ и в другой зарплатной отчетности (Полный свод начислений, удержаний и выплат, и. т.д.). Не попадет в документ Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете), а значит не отразится в проводках. Также автоматически не заполнится документ Возврат НДФЛ (Налоги и взносы — Возврат НДФЛ).
Поэтому потребуется ввести именно Перерасчет НДФЛ.
По кнопке Заполнить на вкладке НДФЛ отразится сторно исчисленного налога.
Поскольку сумма исчисленного налога отрицательная, то заполнится также и вкладка Корректировка выплаты.
Проанализируем Расчетный листок. Сумма исчисленного НДФЛ уменьшена:
- 6 500 (исходный НДФЛ) – 130 (НДФЛ из док. «Перерасчет НДФЛ») = 6 370 руб.
Также данные с вкладки Корректировка выплаты будут выведены в разделе Справочно как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.
Заполним документ Возврат НДФЛ. Он заполнится автоматически.
Выплату Возврата НДФЛ проведем в межрасчет через банк в соответствии со ст. 231 НК РФ.
В Расчетном листке сумма возращенного налога будет отражена в строке Зачтено излишне удержанного НДФЛ в разделе Справочно.
В 6-НДФЛ (с 2021 года) возврат налога будет отражен в отчёте за 9 месяцев 2021 года на дату фактического возврата.
Обратите внимание, что Дата возврата налога в 6-НДФЛ (с 2021 года) заполняется в ЗУП 3 с ошибкой:
- Вывод ошибочной даты возврата НДФЛ в разделе 1 отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) в ЗУП 3
Пример 3. Перемещение доходов в другой период из-за неправильного формирования Ведомости
Сотруднику Дубову Д. Д. было проведено начисление Премии в Марте 2021 года. Выплата премии произошла 31.03.2021. Из-за ошибки при формировании документов Ведомость, сумма по документу-основанию Премия подтянулась в Ведомость от 05.06.2021 г. на выплату зарплаты за Май 2021 года.
После этого премия в отчетах по НДФЛ стала относиться к Июню 2021 года. К тому же, поскольку в Мае 2021 года доход Дубова превысил 5 млн. руб., сумма премии в справке 2-НДФЛ попадает на вкладку 15%.
Перенесем доход обратно на верную дату получения дохода (31.03.2021 г.).
Сформируем документ Операция учета НДФЛ и отразим обратное перемещение дохода:
- На ошибочную дату получения дохода (05.06.2021) введем сумму дохода с минусом;
- На верную дату получения дохода (31.03.2021) введем положительную сумму дохода.
Чтобы правильно заполнить вкладку можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.
После этого доход снова будет корректно относиться к Марту 2021 года.
Пример 4. Неудержанный НДФЛ
По сотруднику Ёлкину Е. Е. обнаружена ошибка в удержанном НДФЛ. В Июне 2021 года по сотруднику удержание НДФЛ в ЗУП 3 отражено не полностью. Необходимо зарегистрировать удержание остатка суммы.
Введем документ Операция учета НДФЛ. Дата операции – это текущая дата на момент корректировки 31.08.2021 г.
Заполним вкладку Удержано по всем ставкам.
Чтобы правильно заполнить данные можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.
Поскольку в документе есть проблема: при удержании налога создаются движения по регистру Перечисленный НДФЛ, то этим же документом следует зарегистрировать и перечисление НДФЛ. Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам.
Обратите внимание, что в графе Реквизиты платежа следует указать реквизиты именно того платежного поручения, которым был перечислен этот налог. В нашем примере НДФЛ был перечислен вовремя, вместе с другим НДФЛ с зарплаты за Июнь 2021 года, поэтому указаны соответствующие реквизиты платежки.
Теперь сумма НДФЛ удержана полностью.
Пример 5. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма
Сотрудник Березкин Б.Б. уволен 02.08.2021. При увольнении произошло удержание за использованный авансом отпуск и общая сумма начислений получилась отрицательной.
Сотрудник вернул долг в кассу организации.
Однако в учете по НДФЛ остался излишне удержанный налог.
Необходимо внести исправления, чтобы излишне удержанных сумм не было.
Способ исправления с использованием «Возврата НДФЛ»
Рассмотрим методическую сторону данного вопроса.
Уплачивать в бюджет можно только удержанный НДФЛ. Удержать отрицательную сумму налога нельзя. Если возникает излишне удержанный налог, то мы его должны зачесть или вернуть. Зачет налога — это уменьшение удержания НДФЛ по этому сотруднику в следующих месяцах. Но в данном случае у сотрудника не будет других доходов, и зачесть НДФЛ мы уже не сможем. Поэтому требуется вернуть сотруднику НДФЛ в соответствии со ст. 231 НК РФ.
Сформируем документ Возврат НДФЛ. Документ заполнится автоматически.
Теперь образовался долг организации перед сотрудником и долг сотрудника перед организацией на сумму излишне удержанного налога. Эту пересортицу можно увидеть в отчете Задолженность по зарплате (Выплаты – Отчеты по выплатам – Задолженность по зарплате).
Скорректировать взаиморасчеты можно двумя способами.
Рекомендуемый способ
Проведем выплату возвращенного налога через банк, как предписано в ст. 231 НК РФ. Сотрудник должен будет вернуть выплаченную сумму, либо за ним останется задолженность.
Взаимозачет задолженности
Проведем взаимозачёт задолженности при помощи «технической» Ведомости. Подберем сотрудника в Ведомость по кнопке Подбор. При общей нулевой сумме к выплате в расшифровке выплаты по кнопке Изменить зарплату отразится пересортица.
Способ корректировки без использования «Возврата НДФЛ»
Если по каким-то причинам решено не отражать суммы как Возврат НДФЛ, то можно провести корректировку документом Операция учета НДФЛ.
Мы не рекомендуем данный способ, поскольку он противоречит НК РФ.
Принцип корректировки, тот же, что в Примере 4.
Заполним вкладку Удержано по всем ставкам. Сумма удержания будет со знаком минус.
Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам. Сумма перечисления также будет со знаком минус.
Обратите внимание, что в графе Реквизиты платежа следует указать реквизиты именно того платежного поручения, по которой платеж был фактически уменьшен на сумму НДФЛ Берёзкина.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
- Опубликовано 12.06.2022 18:52
- Автор: Administrator
- Просмотров: 12319
«У меня неверно считается НДФЛ! Помогите разобраться!» Ежедневно этот вопрос на линии консультации 1С попадает в ТОП самых популярных. И как вы думаете, что в этом случае делает консультант 1С? Проверяет настройки налога? Ставит галочку ручной корректировки и исправляет его на верное значение? А вот и нет! Сначала консультант открывает расчетный лист по сотруднику, анализирует его в целом на предмет ошибок и перепроверяет расчет НДФЛ на калькуляторе. А затем уже вместе с бухгалтером рассуждает, что же могло привести к неверному расчету налога. На самом деле в 99% случаев ошибки НДФЛ – это нарушение хронологической последовательности ввода документов самим пользователем в программу 1С. А ручные корректировки налога только усугубляют ситуацию. В данной статье мы постараемся вас убедить в этом.
Приведем пример из наших персональных консультаций, наглядно демонстрирующий, что порой ситуация совсем не такая, как вам кажется на первый взгляд. Сразу предупреждаем, что ФИО сотрудника и наименование организации в расчетном листке изменены на несуществующие в целях сохранения конфиденциальности.
Вопрос пользователя звучит так: «Подскажите, пожалуйста, каким должен быть верный алгоритм работы в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 с отрицательно исчисленным НДФЛ?
Ситуация следующая: работник в ноябре находился в отпуске без содержания. Работнику предоставляются вычеты на троих детей. За ноябрь исчислен НДФЛ в размере минус 1988 руб.
За декабрь в документе «Начисление зарплаты» начислено 13707,93 руб., минус вычеты 5800 руб., НДФЛ начислен в размере 1028 руб. В ведомости в банк на выплату зарплаты программа ставит НДФЛ 0 (ноль) рублей. В тоже время в отчете «Анализ зарплаты» у организации перед сотрудником отражен долг в размере 1988 руб. (излишне удержанный и перечисленный НДФЛ).
Как быть в данной ситуации? Какой верный алгоритм работы программы, в каком документе она учитывает отрицательный НДФЛ за ноябрь? Мы должны выплатить сотруднику 1988 руб., чтоб закрыть долг организации?»
Друзья, у вас есть уникальная возможность почувствовать себя в роли консультанта 1С! Интересно, сколько вы найдете ошибок в этой ситуации? И совпадут ли они с нашим разбором?
Итак, поехали! Будем разбирать каждую ошибку, исходя из имеющихся данных.
Ошибка № 1 – Отпуск без сохранения зарплаты в ноябре
Автор вопроса пишет, что сотрудник в ноябре был в отпуске без сохранения зарплаты. Однако, в расчетном листке мы этот отпуск не видим. Хотя он там должен быть.
Специально смоделируем ситуацию в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В производственном календаре в ноябре 2021 г. 20 рабочих дней. В расчетном листке автора у сотрудника указано, что отработано 17 дней. Значит 3 дня сотрудник был в неоплачиваемом отпуске.
В разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления» по кнопке «Создать» введем «Отпуск без сохранения зарплаты».
Пусть наша сотрудница с 1 по 3 ноября была в этом отпуске.
Начислим заработную плату за ноябрь и сформируем расчетный листок.
Видим, что отпуск без сохранения попал в расчетный лист. Более того именно на его основании программа вместо 20 рабочих дней в ноябре посчитала, как и положено, 17 дней.
Также смеем предположить, что из-за отсутствия у автора введенного документа отпуска 17 рабочих дней, указанных в его расчетном листке, были проставлены вручную в начислении заработной платы.
Ошибка № 2 – Вычет на детей в ноябре
Автор вопроса пишет, что «Работнику предоставляются вычеты на троих детей». Однако, если обратиться к расчетному листку автора мы видим, что вычета там нет. А он должен быть, ведь у нас есть налогооблагаемый доход за ноябрь в размере 13707,93 рубля.
Хорошо, предположим, что вычет за ноябрь по какой-то необъяснимой причине не применился. Однако согласно законодательства вычеты не сгорают, а переносятся на следующий месяц.
Приведем пример из нашей недавней статьи «Задвоился вычет по НДФЛ – как исправить ошибку в программах 1С?»: у сотрудника там тоже вычет на троих детей (1400+1400+3000=5800 руб.), в ноябре работник полностью был в отпуске без сохранения зарплаты. Вычет в ноябре не применился, так как нет начисленного дохода, зато в декабре применился и за ноябрь, и за декабрь в размере 5800+5800=11600 руб.
Следовательно, у автора вопроса точно такая же ситуация должна была произойти в учете. Посмотрим расчетный лист за декабрь.
Видим, что вычет в декабре стандартный, 5800 рублей. Никакого задвоения нет.
Это значит то, что вычет не применился в ноябре – это точно ошибка пользователя. И связана она скорее всего с несоблюдением хронологической последовательности ввода документов.
Ошибка № 3 – Расчет НДФЛ за ноябрь
Давайте теперь внимательно посмотрим на оба расчетных листка и посчитаем НДФЛ.
За ноябрь сотрудник работал, у него есть налогооблагаемая база в размере 13707,93 рублей. Почему при этом у автора вопроса НДФЛ отрицательный – непонятно.
Посчитаем верный НДФЛ за ноябрь: (13707,93 — 5800 (вычеты)) * 13% = 1028 руб.
Даже если не применять вычет за ноябрь, расчет НДФЛ все равно будет положительный: 13707,93 * 13% = 1782 руб.
То есть хоть как считай, а НДФЛ за ноябрь есть, и он положительный. А у автора вопроса он отрицательный. И исправлять тут нужно не ручными корректировками НДФЛ, а полным перезаполнением документов по заработной плате, начиная с ноября.
Итак, что необходимо сделать?
Надо распровести все документы по сотруднице с ноября и по текущий момент, а лучше удалить, и заново всё начислить в правильной хронологической последовательности:
— сначала делаем ведомость на выплату аванса,
— затем подтягиваем эту ведомость на выплату аванса в банковскую выписку или в РКО,
— далее формируем документ начисления зарплаты за месяц,
— затем создаем ведомость на выплату окончательного расчета,
— снова подтягиваем ведомость на выплату зарплаты в банковскую выписку или в РКО, — перечисляем НДФЛ и проводим именно эту банковскую выписку после всех вышеперечисленных манипуляций.
Выполнили эти манипуляции за ноябрь, проверили все суммы и только после этого переходим в декабрь и делаем то же самое.
Ошибка № 4 – Выплата зарплаты за ноябрь
А вот теперь мы плавно подошли к новой проблеме: что делать с выплатами зарплаты?
Если отрицательный НДФЛ мы перепровели и эта проблема устранилась, то достаточно посмотреть на расчетный листок и понять, что у нас произошла переплата сотруднику.
В целом за ноябрь сотруднику необходимо было заплатить 12679,93 руб.
(13707,93 — 5800 (вычеты)) * 13% = 1028 руб. — это сумма НДФЛ
13707,93 — 1028 = 12679,93 руб. на руки к выплате за ноябрь
Из-за отрицательного НДФЛ программа естественно всю сумму начисления поставила к выплате на руке. Получается, что переплата и составила 13707,93 – 12679,93 = 1028 руб.
Это период прошлого года, возврат излишне выплаченной зарплаты от сотрудника провести невозможно.
Придется хитрить, чтобы выровнять учет выплаченной заработной платы.
Итак, по правилам за ноябрь нужно выплатить всего 12679,93 рубля.
Эта сумма состоит из аванса (5500 рублей) и окончательного расчета (7179,93 рубля).
Кстати, обратите внимание еще на одну ошибку в расчетном листке: дата ведомости за ноябрь 2021 г. июльская (21.07.2021 г.)
Невозможно в июле выплатить аванс за ноябрь. Поэтому скорее всего это просто опечатка.
Итак, ведомость на аванс оставляем как есть в сумме 5500 руб.
А вот суммы, выплаченные 3 декабря, лучше разбить на две отдельные ведомости:
— первая ведомость будет за ноябрь 2021 г. на корректную сумму окончательного расчета 7179,93 руб. Обратите внимание, что в этой же ведомости удерживается корректный НДФЛ за ноябрь в размере 1028 руб.
— вторая ведомость будет на сумму переплаты 1028 рублей и оформим мы ее как аванс за декабрь.
Таким образом 3 декабря у нас будет проведена и выплачена 1 ведомость окончательного расчета за ноябрь и 1 ведомость аванса за декабрь.
Так как выплата заработной платы была оформлена одной платежкой, то лучше создать еще одну платежку, что было 2 списания с расчетного счета одной датой, в каждое из которых вы подтянете свою ведомость.
И это не будет грубой ошибкой. Мы же не меняем общую сумму выплаты сотруднице в этот день. Просто вместо одной платежки на 8207,93 рублей у нас будут две в размере 7179,93+1028.
Не переживайте за нарушение нумерации платежек. Контроллеры не ругают за это.
Теперь перейдем к расчетному листку за декабрь.
Посмотрим на расчетный лист автора вопроса.
Видим, что в нем какие-то странные суммы излишне зачтенного НДФЛ, а также НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.
Это следствие хаотичного и непоследовательного проведения документов по зарплате.
Обратите внимание, что несмотря на ошибки НДФЛ в поле «Справочно» сам НДФЛ за декабрь рассчитался верно:
(17697,93 (всего начислено) – 3990 (необлагаемая НДФЛ мат.помощь) – 5800 (вычеты))*13% = 1028 руб.
Однако всё равно, чтобы убрать все недочеты за декабрь необходимо проделать аналогичные действия, как и в ноябре, а именно: перезаполнить начисление и выплату заработной платы.
Начнем с аванса за декабрь. 5500 рублей оставляем как есть.
Далее начислим зарплату за декабрь и сформируем расчетный листок.
Видим, что несмотря на то, что у нас два аванса за декабрь, программа верно учла оба аванса и сумма к окончательному расчету вполне корректная:
17697,93 (всего начислено) – 1028 (НДФЛ) = 16669,93 руб. на руки сотруднику;
из них уже выплачены авансы:
16669,93 – 1028 (аванс № 1) – 5500 (аванс № 2) = 10141,93 руб. на руки
При формировании ведомости на окончательный расчет программа верно предлагает к выплате эту сумму. НДФЛ удерживается тоже корректный.
И всё бы ничего, но согласно расчетного листка автора вопроса в этот день сотруднику заплатили не 10141,93 руб., а 13157,93 руб.
Переплата составляет 3016 руб. Теперь нужно оформить это как аванс за январь.
И таким образом необходимо перезаполнить все документы до текущего периода, где в текущем месяце программа сама вам выровняет сумму окончательного расчета у сотрудника и ваши мучения закончатся.
Ну и вишенка на торте: еще одна ошибка заключается в несоблюдении сроков выплаты зарплаты.
Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). При этом в локальном нормативном акте, трудовом договоре можно зафиксировать положения о выплате заработной платы чаще чем два раза в месяц (Письмо Минтруда России от 28.11.2016 N 14-1/В-1180).
За невыплату или неполную выплату в установленный срок заработной платы и других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений (если указанные действия не содержат уголовно наказуемого деяния), предусмотрена ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа в размере:
— от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц;
— от 1 000 до 5 000 руб. — для индивидуальных предпринимателей;
— от 30 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц.
В нашем закрытом клубе для бухгалтеров девочки решают задачки гораздо сложнее этих!
Коллеги, напишите, пожалуйста, в комментариях понравился ли вам разбор таких ситуаций? Продолжать писать статьи в таком ключе?
Авторы статьи: Ольга Круглова
Ирина Плотникова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий
НДФЛ особенный налог — он перечисляется в бюджет из суммы доходов физического лица. Это означает, что работодатель должен перечислить в бюджет ровно столько НДФЛ, сколько он удержал из доходов работника. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Что делать, если вы неверно рассчитали налог и удержали больше? Или ошиблись в платежке и вместо 1000 рублей, перевели 10 тысяч, можно их вернуть или зачесть?
Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим Кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом».
Иначе говоря, НДФЛ — это не тот налог, который можно заплатить авансом на год вперед. Он перечисляется в бюджет каждый раз при выплате дохода физическому лицу. Почему же переплата все-таки возникает?
Когда может возникнуть переплата по НДФЛ
Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в случае, когда организация — налоговый агент излишне удержала и перечислила в бюджет НДФЛ с сумм дохода, выплаченного физическому лицу.
Когда ошибка в исчислении НДФЛ установлена и доходы налогоплательщика откорректированы, то излишне удержанная и перечисленная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу. А так как налоговый агент эту сумму уже перечислил в бюджет, то, соответственно, организация должна обратиться в налоговый орган за возвратом излишне уплаченных сумм НДФЛ.
Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:
- Работник получил отпуск авансом и увольняется. В таком случае при увольнении работодатель может удержать часть излишне выплаченных отпускных из доходов, причитающихся к выплате сотруднику, но не более 20% от суммы этих выплат. Остальную часть сотрудник может вернуть добровольно (вот тут и появится излишне удержанный налог). Но если сотрудник откажется возвращать полученные вперед отпускные, то сделать ничего нельзя — суд в таких случаях занимает сторону работника, а излишне удержанного НДФЛ не будет, ведь работник оставил себе полученные средства, значит доход все равно получил..
- Если при расчете пособия по больничному листу допущена ошибка и работнику выплачена сумма пособия в завышенном размере, то ФСС не примет такие суммы к зачету. Придется пересчитать пособие и НДФЛ. Опять же излишне выплаченное придется или удерживать из доходов (но только в случае счетной ошибки!) или просить работника добровольно средства вернуть.
- Когда работнику положены стандартные налоговые вычеты, но он несвоевременно предоставил подтверждающие документы. В такой ситуации приходится пересчитывать налоговую базу по НДФЛ с начала года и возможно возникновение излишне удержанной суммы налога.
- Если работник получает имущественный вычет не с начала года. В таком случае так же, как и в случае со стандартными вычетами, надо будет пересчитать доходы работника с начала года и вернуть излишне удержанный налог.
- Если в организации есть сотрудник — иностранец, работающий по патенту, то возвратить удержанный ранее НДФЛ придется в случае, если уведомление о праве на уменьшение НДФЛ с его доходов на суммы фиксированных авансовых платежей поступило от налогового органа после того, как работодатель начал выплачивать такому работнику доход.
- Когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
- заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
- выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание налога;
- документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Техническая ошибка
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
- заявление о возврате переплаты;
- документы, подтверждающие излишнее уплаченную сумму налога: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физических лиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога.
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Исправления в отчетности и в учете
В расчете 6-НДФЛ суммы налога, возвращенного сотрудникам, отражаются в том налоговом (отчетном) периоде, в котором осуществлен его возврат. Такие суммы следует отразить по строке 090 раздела 1.
Если по физическому лицу, из доходов которого излишне удержали НДФЛ, уже предоставлена справка 2-НДФЛ за налоговый период, то тогда нужно будет предоставить корректирующую справку 2-НДФЛ за тот же период.
В бухгалтерском учете сумма налога, подлежащая возврату физическому лицу, отражается записью сторно:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Перечисление налога на расчетный счет физического лица отражается записью:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 51 «Расчетные счета».
Переплата по НДФЛ — что делать налоговому агенту? Ошибки в исчислении налога на доход физических лиц могут привести как к неудержанию платежа, так и к излишне уплаченной сумме. Как вернуть переплату по НДФЛ? Расскажем в нашем материале.
Переплата по НДФЛ: что делать?
Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ суммы НДФЛ, излишне удержанные из доходов налогоплательщика, должны быть возвращены налоговым агентом.
В течение 10 рабочих дней с даты обнаружения переплаты работодатель обязан сообщить сотруднику о том, что сумма НДФЛ была излишне удержана, а также о размере самой суммы (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение составляется в произвольной форме, поскольку налоговым законодательством не предусмотрены конкретные способы его составления, и направляется налогоплательщику.
В 2022 году некоторые налоговые агенты могли столкнуться с ситуацией, когда им приходилось возвращать работнику НДФЛ с материальной выгоды за 2021 год. Как это надо было делать, налоговая служба пояснила здесь.
Образец сообщения об излишне удержанном НДФЛ можно скачать бесплатно по ссылке ниже:
Скачать бланк сообщения
Порядок направления такого сообщения должен быть предварительно согласован с получателем (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 1).
Отразить возврат излишне удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и бухгалтерском учете вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.
Ждем заявление от работника
Чтобы переплата была возвращена, налогоплательщик должен обратиться к налоговому агенту с соответствующим заявлением в письменной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206). Порядок его представления (на бумажном носителе или в электронной форме) вы вправе установить самостоятельно (письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-04-06/51172).
Срок возврата налога составляет 3 года со дня уплаты налога (п. 7 ст. 11.3 НК РФ). Если этот срок пропущен, возвращать налог налоговый агент не обязан.
В заявлении работнику необходимо указать реквизиты своего банковского счета, на который работодатель должен будет перечислить денежные средства, т. к. возврат переплаты осуществляется в безналичной форме (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете принять заявление от физлица, составленное им в свободной форме, либо предложить заполнить по вашему образцу.
Скачать готовый образец можно в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Пример
В. П. Смирнов является работником ООО «Апрель». В марте 2023 года ему была выдана материальная помощь в размере 2 000 руб., с января по февраль 2022 г. материальная помощь не начислялась и не выплачивалась. Бухгалтер по ошибке исчислила и удержала НДФЛ с материальной помощи. На следующий день она обнаружила ошибку, пересчитала налог и определила сумму к возврату. В тот же день сотруднику сообщили о факте удержания и о размере налога, который организация обязана ему возвратить.
В. П. Смирнов должен написать заявление, чтобы ООО «Апрель» вернуло ему излишне удержанную сумму НДФЛ.
Возвращаем переплату
Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?
Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.
Пример возврата излишне удержанного НДФЛ за счет налога с доходов других лиц от КонсультантПлюс
В результате ошибки бухгалтера у работника организации А.А. Иванова за период январь — март был излишне удержан НДФЛ в общей сумме 4 000 руб.
За апрель А.А. Иванов получил заработную плату в размере 15 000 руб. НДФЛ в размере 1 950 руб. (15 000 руб. x 13%) с его заработной платы не удерживался…
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив тестовый доступ бесплатно.
Если налоговый агент не в состоянии вернуть переплаченный НДФЛ в установленный срок, то ему следует обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате излишне удержанной им суммы налога в течение 10 дней с даты обращения к нему сотрудника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). К заявлению прикладываются документы, подтверждающие факт переплаты, и выписка из регистра налогового учета за тот период, в котором она произошла. При этом самому налогоплательщику подавать заявление на возврат налога во второй раз уже не нужно (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 2).
Следует отметить, что работодатель может не дожидаться возврата средств из бюджета, а вернуть переплату по НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Итоги
Вернуть излишне удержанный у сотрудника НДФЛ налоговый агент обязан в течение 3-х месяцев с момента получения соотетствующего заявления от работника. Возврат можно осуществить только в безналичном порядке. Если средств на выплату не хватает, налоговый агент вправе запросить возврат средств из налоговой службы.