Если построенная диаграмма отражает не актуальные данные как это изменить

Трюк №54. Три быстрых способа обновления диаграмм

Хотя создавать новые диаграммы очень легко, их также необходимо обновлять, чтобы они отражали новые обстоятельства, и для этого могут потребоваться определенные усилия. Сократить объем работы, необходимый для изменения данных, на основе которых построена диаграмма, можно несколькими способами.

Перетаскивание данных

Можно добавить данные к существующему ряду или создать абсолютно новый ряд данных, просто перетащив данные на диаграмму. Excel попытается решить, как следует обработать данные, но при этом он может добавить их ,к существующему ряду данных, тогда как вы хотели создать новый. Однако можно заставить Excel открыть диалоговое окно, в котором можно будет выбрать необходимое действие. Попробуйте добавить на лист какие-то данные (рис. 5.13).

Рис. 5.13. Данные для обыкновенной гистограммы

При помощи мастера диаграмм создайте обыкновенную гистограмму только для диапазона $A$1:$D$5 (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Обыкновенная диаграмма только для определенного диапазона

Выделите диапазон A6:D6, правой кнопкой мыши щелкните рамку выделения и, удерживая правую кнопку, перетащите данные на диаграмму. Когда вы отпустите кнопку, появится диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special) (рис. 5.15).

Рис. 5.15. Обыкновенная гистограмма и диалоговое окно специальной вставки

Выберите параметр В столбцах (Columns) и щелкните на кнопке ОК. Ряд данных для мая (May) будет добавлен на диаграмму (рис. 5.16).

Рис. 5.16. Обыкновенная гистограмма с новым рядом данных

Диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special) выполняет большинство действий, которые нужны для этого искусного трюка.

Диаграмма и строка формул

Диаграмму можно обновить и при помощи строки формул. Выделив диаграмму и щелкнув на ней ряд данных, посмотрите на строку формул: вы увидите формулу, которую Excel использует для ряда данных. В этой формуле, которая называется функцией РЯД (SERIES), обычно указывается четыре аргумента, хотя для пузырьковой диаграммы требуется дополнительный пятый аргумент, обозначающий размер ([Size]).

Синтаксис (или порядок структуры) функции РЯД (SERIES) выглядит так: =SERIES([Name];[X Values];[Y Values];[Plot Order]), в русской версии Excel =РЯД([Имя];[Значения X];[Значения Y];[Номер графика]). Так, допустимая функция РЯД (SERIES) может выглядеть, как на рис. 5.17: =SERIES(Sheet1!$В$1;Sheet1!$А$2:$А$5;Sheet1!$В$2:$В$5;1), в русской версии Excel =РЯД(Лист1!$В$1;Лист!!$А$2:$А$5;Лист1!$В$2:$В$5;1).

На рис. 5.17 первая часть ссылки, Sheet1!$B$1, относится к имени или заголовку диаграммы — 2004. Вторая часть ссылки, Sheet1!$A$2:$A$5, относится к значениям по оси X, в данном случае — к месяцам. Третья часть ссылки, Sheet1!$B$2:$B$5, относится к значениям по оси Y, то есть 7.43, 15, 21.3 и 11.6. Наконец, последняя часть формулы, 1, относится к порядковому номеру графика, или к номеру ряда. В данном случае, когда у нас только один ряд, значение может быть равно только 1. Если бы рядов было несколько, у первого ряда был бы номер 1, у второго — номер 2 и т. д.

Рис. 5.17. Обыкновенная гистограмма с выделенной строкой формул

Чтобы изменить диаграмму, измените ссылки на ячейки в строке формул. Помимо ссылок на ячейки, в диаграммы можно вводить и явные значения, известные как массивы констант (подробнее об этом в разделе «Константы в формулах массива» справки по Excel — для вызова справки нажмите кнопку F1). Для этого добавьте <> (фигурные скобки) вокруг значений по осям X и Y, как показано в следующей формуле: =SERIES(«My Ваr»;<«А»;»В»;»С»;»D»>;<1;2;3;4>;1), в русской версии Excel =РЯД(«My Ваr»;<«А»;»В»;»С»;»D»>;<1;2;3;4>;1). В этой формуле РЯД (SERIES) А, В, С и D — это значения по оси X, а 1, 2, 3 и 4 — соответствующие им значения по оси Y. Используя этот метод, можно создавать и обновлять диаграммы, не храня данные в ячейках.

Перетаскивание граничной области

Если диаграмма содержит ссылки на последовательные ячейки, можно легко увеличивать или уменьшать данные ряда, перетаскивая граничную область в желаемую точку. Медленно щелкните ряд данных, который хотите увеличить или уменьшить. После двух медленных щелчков по краям ряда появятся черные квадратики (маркеры). Все, что нужно, — щелкнуть квадратик и перетащить границу в желаемом направлении (рис. 5.18).

Рис. 5.18. Выделенная граничная область ряда диаграммы

Если увеличивать или уменьшать ряд данных, исходный источник данных, а также подписи осей, если для них выбран параметр Авто (Auto), обновляются, отражая сделанные изменения. Это прекрасная возможность проверки сценариев, если вы хотите узнать, какие получатся результаты для различных наборов данных.

Обновление данных в сводных таблицах Excel

Большой диапазон данных в таблице Excel рационально представить в виде сводного отчета. Структура данного инструмента позволяет получить быстрый доступ к итогам, информации по определенному параметру. Рассмотрим создание и обновление сводных таблиц.

О целесообразности и возможности сводных таблиц

Оптимально формировать сводный отчет на основе исходной таблицы, если она отвечает следующим параметрам:

• содержится несколько сотен строк;
• пользователю нужно представлять одни и те же данные в разных разрезах, выбирать информацию по заданному условию, группировать, а встроенный фильтр и группировка справляются плохо.

Требования к исходной таблице:

• у каждого столбца есть заголовок (первый вариант – неправильный; второй – правильный);
• значения в одном столбце имеют одинаковый формат (число, дата, текст);
• все ячейки в строках и столбцах заполнены значениями;
• данные из одной ячейки нельзя разнести в разные столбцы (без объединения ячеек).

Нерациональная организация информации:

Нельзя будет вывести итоги, например, только по городу.

Лучше значения ввести следующим таким образом.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Чтобы создать сводную таблицу в качестве исходного диапазона возьмем каталог учебной литературы:

Подразумевается, что данная таблица состоит из сотен строк. Создадим сводный отчет для выведения списка книг из конкретной категории или определенного года. Задача сформулирована – перейдем к реализации.

1. Активизируем любую ячейку в исходном диапазоне – щелкаем мышкой. Переходим на вкладку «Вставка» — «Таблица». Нажимаем кнопку «Сводная таблица».
2. Автоматически выделяется весь диапазон. Открывается диалоговое окно инструмента. Необходимо проверить правильность параметров для отчета (диапазон, куда выводить сводную таблицу).
3. Открывается окно для построения отчета, список полей. В правой нижней части страницы – области для размещения данных из исходного диапазона.
4. Области позволяют сформировать структуру сводного отчета.
5. Сначала заполним «Названия строк». Так как нужно вывести список книг по годам, то в этом разделе должен быть перечень названий книг. В списке полей ставим птичку напротив поля «Название». Данные столбца имеют текстовый формат – автоматически попадают в область «Названия строк». К значениям сразу применяется сортировка по алфавиту.
6. Теперь ставим птичку напротив поля «Год выпуска».

Сводная таблица сделана. С помощью нескольких кликов. Такой способ представления информации удобен для финансовых отчетов.

Как обновить сводную таблицу в Excel

От сводной таблицы больше пользы, если она динамическая. То есть при внесении новых данных в исходный диапазон поля отчета можно обновить. Как это сделать?

1. Когда данные внесены в исходную таблицу, переходим на лист со сводным отчетом и щелкаем в любом его месте правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выбираем «Обновить».
2. Активизируем нужное поле сводного отчета – становится доступен инструмент «Работа со сводными таблицами». Открываем вкладку «Параметры». В группе «Данные» нажимаем кнопку «Обновить».
3. Выделить сводную таблицу или отдельное поле, нажать сочетание клавиш Alt + F5.

Как настроить автоматическое обновление сводной таблицы в Excel:

1. Открыть лист со сводным отчетом. Щелкнуть в любом месте таблицы левой кнопкой мыши. Это нужно для того, чтобы активизировалась «Работа со сводными таблицами».
2. На вкладке «Параметры» находим группу «Сводная таблица». Нажимаем – открывается меню кнопки. Выбираем пункт «Параметры».
3. В открывшемся меню «Параметры сводной таблицы» нажать кнопку «Разметка и формат». Поставить галочки напротив следующих пунктов:

Закрыть окно, нажав кнопку ОК.

Еще один вариант:

1. Открыть лист со сводным отчетом. На вкладке «Разработчик» нажать кнопку «Запись макроса».
2. Выполнить вручную обновление сводной таблицы – остановить запись. Нажать на кнопку «Макросы». Выбрать из доступных макросов записанный – «выполнить».

Теперь сводный отчет при открытии будет обновляться программно.

MacD : вейроятность суйществует!!

MacD : вейроятность суйществует!!

EXCEL. Полезные штучки. Обновляемый график

При построении графика в excel по диапазону данных, которые будут добавляться со временем (например, котировки), приходится после каждого добавления данных увеличивать диапазон значений в настройках графика. Если задать сразу диапазон с запасом, то график не будет полностью заполнять область диаграммы. Те, кто часто строит подобные графики, могут сэкономить немного времени в будущем, воспользовавшись предварительными настройками.

Допустим, строим графики изменения недельных значений индекса РТС и EMA5 к ним. У нас есть три столбца значений, по которым строится график:

Чтобы график сам обновлялся после новых введенных значений в столбцах, надо диапазонам значений присвоить имена:
1. CTRL+F3 (Откроется «Диспетчер имен»)
2. В поле «Имя» пишем имя диапазона: DATE_W (для диапазона значений дат)
3. В поле «Диапазон» вводим формулу =СМЕЩ(Лист1!$A$2:$A$2;;;СЧЁТЗ(Лист1!$A$2:$A$5000);)
Пункты 2 и 3 повторяем для двух оставшихся столбцов. В результате получится три именованных диапазона:

Теперь кликаем правой кнопкой мыши по диаграмме / «Выбрать данные…» / Выделяем нужный ряд и жмём «Изменить» / Вместо исходного диапазона данных вставляем присвоенное имя диапазона вот так:
Пример

То же самое для других рядов.
Жмём «Ok».
Всё. Теперь при добавлении новых данных в столбцы, график автоматически будет изменяться. Далее можете попробовать ввести Close этой недели по РТС и проверить.

Кому нужен пример – пишите в личку, отправлю на почту.

Excel. Диаграмма, изменяющаяся при добавлении данных

Вас, наверное, не раз напрягало, что после добавления данных область диаграммы следует увеличить. Этого можно избежать, если в диаграммах вместо ссылок на ячейки использовать ссылки на именованные динамические диапазоны.

В качестве пример возьмем курс доллара (рис. 1). Для начала создадим обычную диаграмму (тип «График с маркерами»).

Рис. 1. График с маркерами

Скачать заметку в формате Word, примеры в формате Excel

Далее создадим два именованных динамических диапазона: один для меток категорий (Даты), второй – для точек данных (Курс $). Для создания именованного диапазона пройдите по меню Формулы → Диспетчер имен (рис. 2).

Рис. 2. Диспетчер имен

В открывшемся окне «Диспетчер имен» нажмите кнопку создать, и в окне «Создание имени» введите имя диапазона – «Даты» и формулу для ссылки на диапазон: =СМЕЩ(Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$100)-1;1)

Рис. 3. Присвоение имени динамическому диапазону

Обратите внимание, что сразу же за аргументом функции СЧЁТЗ стоит «–1». Благодаря этому заголовок ряда не будет включен в именованный диапазон. Заметьте также, что в качестве аргумента функции СЧЁТЗ указан не весь столбец А, а лишь первые 100 ячеек. Если вы используете большой массив данных, укажите соответствующее число, например, 1000 или 10 000. В ранних версиях Excel такое ограничение весьма желательно, дабы не перегружать вычисления. Указывая колонку полностью, вы заставляете Excel просматривать тысячи ненужных ячеек. Некоторые функции Excel достаточно умны, чтобы определить, какие ячейки содержат данные, некоторые сделать этого не могут. В новых версиях Excel не обязательно строго ограничивать диапазон, так как обработка больших диапазонов в них улучшена.

Затем создайте второй именованный диапазон для данных столбца В (рис. 4)

Рис. 4. Динамический диапазон «Курс»

Теперь можно заменить в диаграмме ссылки на диапазоны данных именами динамических диапазонов. Выделяем диаграмму и щелчком правой кнопкой мыши вызываем контекстное меню, строчку «Выбрать данные» (рис. 5).

Рис. 5. Выбрать данные

В открывшемся окне «Выбор источника данных» выделяем ряд и жмем «Изменить» (рис. 6).

Рис. 6. Изменить ряд

В открывшемся окне «Изменение ряда» заменяем ссылки на ячейки на имя ряда «Курс» (рис. 7). Обратите внимание, что имя листа Excel следует оставить в неизменном виде «=Лист1!»

Рис. 7. Замена ссылок на имя диапазона

Аналогично заменяем подписи горизонтальной оси (категории): жмем другую кнопку «Изменить» в правой части окна «Выбор источника данных» (см. рис. 6) и вводим имя «Даты» вместо ссылок на ячейки (рис. 8).

Рис. 8. Замена подписей оси (категорий)

Все наши манипуляции не привели к изменению диаграммы. Мы лишь подготовились к грядущим изменениям. Как говорится: «подальше положишь, поближе возьмешь». А теперь наслаждайтесь автоматическим расширением области диаграммы при добавлении новых значений в таблицу данных, например, как на рис. 9.

Рис. 9. Новые данные, добавленные в таблицу (выделены желтым) автоматически отражаются на диаграмме

В своей работе менеджера мне приходится контролировать довольно много параметров, так что подобные хитрости я использую давно, и они значительно облегчают мне работу. А вот недавно в книге Д.Холи, Р. Холи «Excel 2007. Трюки» я прочитал о еще одной возможности, основанной на том же свойстве.

Добавление от 19 июня 2018 г. Эту же проблему гораздо проще решить, если встать на любую ячейку диапазона, и нажать Ctrl+T (англ.). Диапазон превратится в Таблицу. Создайте на ее основе диаграмму. При добавлении строк в Таблицу, диаграмма будет отражать их автоматически.

Построение диаграммы для фиксированного числа последних данных

Еще один тип именованных диапазонов, который можно использовать с диаграммами, – это диапазоны, выбирающие только последние N значений (можно указать любое число).

См. пример на Лист2 в Excel-файле. Для данных в столбце А создайте динамический именованный диапазон с именем Даты30 (последние 30 дней), который ссылается на следующие данные: =СМЕЩ($A$1;СЧЁТЗ($A$1:$A$100)-30;0;30;1). Для данных в столбце В создайте динамический именованный диапазон с именем Курс30, который ссылается на следующие данные: =СМЕЩ($B$1;СЧЁТЗ($B$1:$B$100)-30;0;30;1). Замените в диаграмме ссылки на диапазоны данных именами динамических диапазонов. Получится диаграмма, отражающая последние 30 значений (рис. 10).

Рис. 10. На диаграмме отражаются 30 последних значений

При добавлении данных в таблицу область отражения на диаграмме сместится (рис 11).

Рис. 11. При добавлении данных диаграмма по-прежнему отражает 30 последних значений

Использование динамических именованных диапазонов с диаграммами обеспечит исключительную гибкость и сэкономит огромное количество времени и усилий, которые вы потратили бы на настройку диаграмм после добавления еще одной записи к исходным данным!

17 комментариев для “Excel. Диаграмма, изменяющаяся при добавлении данных”

Здравствуйте! Подскажите, а можно реализовать то же самое, только с учетом времени, а не только даты. То есть, когда временной формат имеет значение не «дд.мм.гггг», а «дд.мм.гггг чч.мм.сс» или «дд.мм.гггг» «чч.мм.сс». Чтобы на графике было видно изменение значения на протяжении дня. Заранее Вам спасибо.

Роман, я выбрал ось дат в качестве примера. В качестве оси Х может использоваться и время, и числа, и деньги… То есть, трюк не связан с каким-то конкретным типом данных. Если проблемы у Вас остались, пришлите в личку файл Excel с описанием, чего хотите добиться. Попробую помочь.

Огромнейшее-преогромнейшее Вам спасибо!
А я так долго мучился, делая вручную…

К примеру, я делаю отчет, в котором собираюсь путем копирования вкладок получать данные по каждой следующей переменной. После этого на новой вкладке диаграмма будет отражать данные с предыдущей и нужно будет создавать под эту вкладку новое имя, что немного не подходит. Есть ли способ ссылаться на динамически изменяемый диапазон с данными текущего листа?

Николай, попробуйте создать в диаграмме ссылки на данные с помощью функции ДВССЫЛ. А в этой ДВССЫЛ сошлитесь на название листа, которое забивайте во всех листах в одну и туже ячейку

В диаграмме изначально пытался подсунуть экселю СМЕЩ, и сослаться на нужный мне диапазон. Однако он ругается что данная функция не действительна. Тоже пишет и о ДВССЫЛ.

Николай, пришлите файл в личку, и напишите подробно, что Вам нужно…

А у меня с точечной диаграммой этот фокус не проходит…

Алексей, а у меня получилось на полтыка)) В прилагаемом файле Excel на Лист1 просто поменял тип диаграммы График на Точечная (у меня Excel 2013)

Сергей.
Вот находясь в поисках нашел Ваш сайт. Мне надо чтобы отображались не только даты, но и время. Мои эксперименты ни к чему не привели. Единственное, что понял — не надо использовать точечную диаграмму — только график. Поэтому отсечки времени в двух колонках: «А» — дата, «В» — время. Поэтому и проблема с именованным динамическим диапазоном «Дата». Может подскажете?

Василий, пришлите файл на s_bag@mail.ru. Подробно опишите, что вам нужно получить.

А если данные по горизонтали? как быть в таком случае?

Добрый день.
Мне пришлось создать таблицуграфик с параметрами: Верхнеенижнее давление, пульс, глюкоза. Первые три параметра измеряются 4 раза в день, глюкоза — 3. Потом для графика считаются средние значения за сутки (по каждому параметру)и выводятся в виде графика. Для глюкозы цветом в таблице выделяются значения меньшеравно 5,7 и на графике создана дополнительная ось 4,6-8,0.
Очень хотелось бы сделать автоматическую установку даты (СЕГОДНЯ)с изменением на оси Х диаграммы и автоматические же изменения (по дате) в данных для графика. Пусть крайним значением графика будет текущая дата, а диапазон оси Х -1,5 месяца.
В каком направлении мне «копать»?
PS. Сейчас, чтобы избежать «завала» графика в «0» на завтрашней дате, я заполняю поля будущих измерений средними значениями.
PPS. Думаю, этот график многим пригодится, если его доделать…

Сергей, добрый день! Пробую по вашему второму способу сделать таблицу, но у меня она горизонтальная — так удобнее вести, а таблица формируется вертикальной((( как подстроить эту функцию под мою горизонтальную табличку?)))

Сергей, добрый день!

Вроде все делаю, как у вас написано. В варианте с таблицей все получилось,но обновляться не хочет график. С динамическими данными при изменении ряда пишет недопустимые ссылки(( Сможете помочь? ))