На практике нередко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?
С чем может столкнуться работодатель
Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.
Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:
- Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).
- Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).
- Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.
Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.
В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.
Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.
Добровольный возврат
В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:
«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».
После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:
«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».
После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Учет переплаты
Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.
Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.
Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер»
Меня перевели на полставки — до этого работала на полной. При переходе на новый режим я не подписывала никаких документов, сумму будущей зарплаты мне не озвучили. Сейчас выяснилось, что в бухгалтерии не поставили какую-то галочку, — и все время, что я работала на полставки, мне приходило больше денег, чем нужно.
Могут ли с меня сейчас вычесть лишнее? Какую максимальную сумму могут вычесть? Что будет, если уволиться?
Вы говорите, что вас перевели на полставки — так обычно называют режим неполного рабочего времени, НРВ. Если сотрудник и работодатель договариваются о таком режиме, то либо сразу прописывают это в трудовом договоре при приеме на работу, либо позже заключают допсоглашение к нему.
В вашем случае никаких документов не оформляли. Видимо, руководитель просто дал устное распоряжение бухгалтерии, а там забыли внести нужные данные в учетную программу. Поэтому вы и получали больше денег, чем должны были.
Если вы не согласны добровольно вернуть переплату, работодатель не вправе удержать ее с вас — ни из будущих зарплат, если вы останетесь работать, ни из выплат при увольнении, если решите уйти. Взыскать с вас деньги через суд работодатель тоже не сможет: ему нечем подтвердить ваш переход на полставки, поскольку вы ничего не подписывали.
Но даже если ваш перевод на неполное рабочее время был оформлен как надо, то и в этом случае работодатель вряд ли бы выиграл спор. В суде ему пришлось бы доказывать, что переплата случилась из-за счетной ошибки, а в вашем случае это не так. Расскажу обо всем по порядку.
Какие суммы работодатель может удержать с сотрудника по своей инициативе
Есть несколько видов удержания по инициативе работодателя:
- Отпускные, которые сотрудник не отработал ко дню увольнения.
- Материальный ущерб работодателю — в пределах одного среднемесячного заработка.
- Заранее выданная зарплата, которую сотрудник не отработал.
- Деньги, выданные работнику под отчет, по которым он не отчитался в срок.
- Деньги, излишне выплаченные работнику из-за счетной ошибки.
- Деньги, излишне выплаченные работнику из-за того, что он по своей вине не выполнил норму труда.
Во всех этих случаях из денег, которые причитаются сотруднику, работодатель может за раз удержать максимум 20% от суммы на руки. Причем в разные сроки и в некоторых случаях — только с письменного согласия работника. Для наглядности я сделала таблицу по таким удержаниям.
Что и когда может удержать работодатель с сотрудника по своей инициативе
| Вид удержания | В какой срок можно удержать | Нужно ли письменное согласие работника |
|---|---|---|
| Отпускные, которые сотрудник не отработал ко дню увольнения | В день увольнения | Не нужно |
| Материальный ущерб, причиненный работодателю | В течение месяца со дня, когда работодатель установил размер ущерба | Не нужно |
| Выданная заранее зарплата, которую сотрудник не отработал | В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета | Нужно |
| Деньги, выданные работнику под отчет, по которым он не отчитался в срок | В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета | Нужно |
| Деньги, излишне выплаченные работнику из-за счетной ошибки | В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета | Нужно |
| Деньги, излишне выплаченные работнику из-за того, что он по своей вине не выполнил норму труда | В течение месяца со дня, когда комиссия по трудовым спорам признала, что работник виноват | Нужно |
Отпускные, которые сотрудник не отработал ко дню увольнения
В какой срок можно удержать
В день увольнения
Нужно ли письменное согласие работника
Не нужно
Материальный ущерб, причиненный работодателю
В какой срок можно удержать
В течение месяца со дня, когда работодатель установил размер ущерба
Нужно ли письменное согласие работника
Не нужно
Выданная заранее зарплата, которую сотрудник не отработал
В какой срок можно удержать
В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета
Нужно ли письменное согласие работника
Нужно
Деньги, выданные работнику под отчет, по которым он не отчитался в срок
В какой срок можно удержать
В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета
Нужно ли письменное согласие работника
Нужно
Деньги, излишне выплаченные работнику из-за счетной ошибки
В какой срок можно удержать
В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета
Нужно ли письменное согласие работника
Нужно
Деньги, излишне выплаченные работнику из-за того, что он по своей вине не выполнил норму труда
В какой срок можно удержать
В течение месяца со дня, когда комиссия по трудовым спорам признала, что работник виноват
Нужно ли письменное согласие работника
Нужно
Из перечисленного к вашей ситуацию более-менее подходит только счетная ошибка — остановлюсь на ней подробнее.
Что такое счетная ошибка
По мнению Роструда, счетная ошибка — это арифметический просчет. Например, вместо того чтобы сложить суммы, в бухгалтерии их перемножили. Но все бухгалтеры давно уже работают в специальных компьютерных программах, которые помимо прочего рассчитывают зарплату, пособия и другие выплаты. Поэтому некоторые суды приравнивают к счетным и те ошибки, которые случились из-за неправильной настройки программы, ее некорректной работы или сбоя программного обеспечения.
Обычно работодатель письменно уведомляет работника о лишней сумме, выплаченной из-за счетной ошибки, и указывает срок, до которого работник должен вернуть деньги. Если работник сам не погасит долг в течение месяца со дня окончания этого срока, работодатель издает приказ об удержании долга из зарплаты.
На приказе работник должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания. Если же сотрудник не согласен, то работодателю ничего не остается, кроме как идти в суд, чтобы вернуть переплату.
Суд вынесет решение взыскать излишки с работника, только если работодатель докажет, что выплатил зарплату в большем размере именно из-за счетной ошибки. Но если судьи решат, что ошибка была не счетная, а техническая, то с деньгами работодатель может попрощаться — они останутся у сотрудника.
Вот примеры технических ошибок при выплате зарплаты, в которых виноват работодатель:
- опечатка в платежке;
- выплата зарплаты дважды;
- внесение в бухгалтерскую программу неполных или неверных данных;
- ошибочное толкование закона бухгалтером;
- использование в расчетах неверной ставки или оклада;
- неправильное применение локального акта компании о зарплате.
То есть в вашей ситуации работодатель по своей вине допустил именно техническую ошибку, а не счетную, — не внес нужные данные в программу. За такие ошибки работник не должен нести ответственность, в том числе не должен возвращать лишние суммы, — так говорят суды.
Кроме того, нет оснований взыскать с вас лишнюю выплату как неосновательное обогащение. Человек, который случайно получил зарплату или другую выплату — пособие, стипендию, пенсию и так далее, — должен ее вернуть, только если опять же случилась счетная ошибка или из-за недобросовестности получателя. Ни того ни другого в вашем случае не было.
Когда может возникнуть переплата
Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:
- работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
- возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
- взыскание за неотработанные дни отпуска, в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
- удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях);
- переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.
Переплатили зарплату – что делать
При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:
- создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
- работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
- в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0);
- производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Образец акта об обнаружении счетной ошибки
Посмотреть
Скачать
Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.
Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс — для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)
Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:
- о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
- работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
- при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
- работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например — бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.
Приказ об удержании из заработной платы
Посмотреть
Скачать
В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.
Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.
Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать
При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.
В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).
Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами
При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.
Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:
- в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
- удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.
Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).
Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.
Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки
Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.
Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Пример 1
Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.
В учете будет составлен следующий комплекс проводок:
- Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
- Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
- Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
- Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
- Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.
Пример 2
Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
- Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.
Пример 3
Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
- Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
- Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.
Пример 4
За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.
Проводки в учете будут следующими:
- Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
- Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
- Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
- Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
- Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
- Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
- Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.
Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.
Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.
Окончила в 2005 г. Тверской государственный университет, юридический факультет, специальность-юриспруденция.
Юрист в сфере недвижимости:составление договоров, регистрация в Росреестре прав и сделок,оформление наследственных прав,
сопровождение сделок с недвижимым имуществом,судебный опыт по делам,связанным с признанием прав на недвижимость.
Имеется опыт работы помощником арбитражного управляющего.
Добавить в «Нужное»
Ошибочно перечислена зарплата: обязан ли работник ее возвращать?
В соответствии с ТК РФ излишне выплаченную зарплату можно взыскать с работника только, если (ст. 137 ТК РФ):
- работодателем была допущена счетная ошибка;
- орган по рассмотрению трудовых споров признал вину работника в невыполнении им норм труда или в простое (ст. 155, 157 ТК РФ);
- поводом для перечисления суммы послужили неправомерные действия работника, что подтверждено судом.
То есть если работник ничего не нарушал и честно выполнял свою трудовую функцию, то единственным обстоятельством, при котором можно пытаться требовать от него возврата денег, является счетная ошибка. Под ней понимается ошибка, совершенная при проведении арифметических подсчетов, иначе говоря при неверном выполнении математических действий (Письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1).
Если ошибка счетная, то об этом в первую очередь нужно уведомить работника. В уведомлении работодатель указывает сумму, которую сотрудник должен вернуть, и срок возврата. Если к сроку работник деньги не вернет, то работодатель будет вправе издать приказ об удержании излишне выплаченных средств из зарплаты сотрудника. С приказом нужно ознакомить работника под роспись.
У работодателя будет месяц для взыскания денег после истечения срока, установленного для возврата излишне выплаченной суммы.
Что не является счетной ошибкой
Счетной ошибкой не признаются:
- технические ошибки, к примеру, допущенные из-за сбоя в бухгалтерской программе;
- повторное начисление заработной платы работнику (Определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17);
- неправильное указание реквизитов в платежке;
- неверное применение законодательства, приведшее к переплате;
- неточный расчет зарплаты в связи с использованием неверных исходных данных (не тех тарифов, коэффициентов и т.д.).
Возврат ошибочно перечисленной зарплаты на расчетный счет
Если ошибочно была перечислена зарплата в большей сумме и не по причине счетной ошибки, то взыскать излишне выплаченное с работника можно при условии, что он сам не возражает. Иными словами он может:
- или самостоятельно внести деньги в кассу;
- или перечислить на расчетный счет организации;
- или написать заявление о том, чтобы работодатель сам удержал излишне выплаченную сумму из будущих доходов работника. При этом ограничения по удержаниям из зарплаты, установленные ТК РФ, не применяются. Поскольку в рассматриваемом случае работодатель исполняет волю работника (ст. 138 ТК РФ, Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).
Удерживать суммы из зарплаты сотрудника нужно после того, как из нее удержан НДФЛ и суммы по исполнительным листам.
Более полную информацию по теме вы можете найти в
КонсультантПлюс
.
Бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Форум для бухгалтера:
Налоговые поправки — 2023
Компания переплатила сотруднику, а он уволился: как вернуть деньги
Если работнику переплатили заработную плату, возврат переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишек можно удержать из выплат сотруднику, в других — переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность — может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку — в нашей статье.
Когда переплату по зарплате можно вернуть
Статья 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату:
- Если работник не отработал полученный аванс по зарплате.
- Если работник не отчитался по командировке и не вернул полученный аванс. Подобные суммы налоговики рассматривают как доход сотрудника (письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808), поэтому их невозврат также можно считать переплатой по зарплате.
- Если работник признан виновным в невыполнении норм труда или в простое. Вину работника в обоих случаях должна подтвердить комиссия по рассмотрению трудовых споров либо суд.
- Если работодатель выплатил работнику лишнюю зарплату из-за его неправомерных действий. Например, сотрудник предоставил подложные документы, подтверждающие право на вычет НДФЛ. Вина работника в данном случае должна быть подтверждена решением суда.
- Если работник уволился до окончания того года, за который он уже сходил в отпуск и получил отпускные. Здесь есть исключения: излишне выплаченные отпускные не нужно удерживать при увольнениях по ряду оснований. Речь идет о ситуациях, когда увольнение не зависит от воли работника и не связано с его виновными действиями. Это, например, сокращение штата, призыв работника на военную службу или признание его неспособным к труду по медицинским показаниям.
- Если излишние выплаты произошли в результате счетной ошибки.
Понятие счетной ошибки не определено в ТК РФ. Поэтому здесь нужно ориентироваться на разъяснения государственных органов и решения судов.
По мнению Роструда, счетной ошибкой следует считать ошибку, которая допущена при арифметических подсчетах (письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Такую же позицию занимает Верховный Суд РФ (Определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Когда переплату по зарплате нельзя вернуть
Во всех иных случаях (кроме перечисленных в предыдущем разделе) работодатель не имеет права удерживать излишне перечисленную сотруднику заработную плату. Разграничением счетных и иных видов ошибок в каждом конкретном случае занимается суд.
Например, в уже упомянутом Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 ВС РФ отделяет счетную ошибку от технической. По мнению судей, перечисление полагающейся суммы дважды — это техническая ошибка и сотрудник в данном случае не должен возвращать переплату.
Правда, здесь возможен и другой подход. Например, Хабаровский краевой суд решил, что двойная выплата зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам (апелляционное определение от 28.11.2016 № 33-8775/2016).
Также суды не признавали ошибки счетными и не разрешали работодателям удерживать переплату по зарплате с работников в следующих ситуациях:
- При расчете не учтена ранее выплаченная сумма (определение Свердловского облсуда от 16.02.2012 № 33-2365/2012).
- Бухгалтер использовал при расчете зарплаты неверное количество дней (кассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 № 33-847/2012).
- При расчете неправильно применены правила внутренних нормативных актов организации, в частности — положения о социальной поддержке (апелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 № 11-13827/2012).
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату после увольнения сотрудника
Действия работодателя здесь во многом зависят от позиции самого работника: согласен ли он добровольно вернуть переплату или нет. Если сотрудник согласен, то проводки зависят от того, что возвращается: аванс или отпускные.
Аванс обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому проводка будет одна:
ДТ 50 (51) — КТ 70.
Если же речь идет об отпускных, то к моменту увольнения сотрудника их, естественно, уже начислили и «обложили» обязательными платежами. Все эти проводки на сумму возврата нужно сторнировать.
Пример 1
Сумма излишне начисленных отпускных — 10 000 ₽. Тогда при добровольном возврате:
|
Проводка |
Сумма, ₽ |
Описание |
|
ДТ 50 (51) — КТ 70 |
8 700 |
возврат |
|
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 70 |
–10 000 |
сторнировано начисление отпускных |
|
ДТ 70 — КТ 68.1 |
–1300 |
сторнирован НДФЛ |
|
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 69 |
–3000 |
сторнированы страховые взносы |
Если же сотрудник не идет навстречу, то работодателю приходится идти в суд.
В этом случае взаимоотношения с бывшим работником переходят в другую плоскость, поэтому задействуется счет 73, относящийся к прочим расчетам.
Пример 2
ДТ 73 — КТ 70 (8 700) — претензия по взысканию переплаты.
Если суд встанет на сторону работодателя:
ДТ 50 — КТ 73 (8 700) — возврат по решению суда.
Сумма отпускных, НДФЛ и страховые взносы в этом случае сторнируются аналогично примеру 1.
Если же взыскать переплату не удалось, то ее сумму придется списать за счет прочих расходов:
|
Проводка |
Сумма, ₽ |
Описание |
|
ДТ 70 — КТ 73 |
8 700 |
суд принял решение отказать во взыскании |
|
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 70 |
–10 000 |
сторнирована ранее начисленная сумма |
|
ДТ 91 — КТ 70 |
10 000 |
списана сумма переплаты |
НДФЛ и страховые взносы в случае, если суд встал на сторону работника, считаются уплаченными правомерно и корректировке не подлежат.
Обращаясь в суд, работодатель должен иметь в виду, что перспективы здесь зависят от причины переплаты. Возврат «авансовых» отпускных, хотя и с ограничениями, прямо предусмотрен ст. 137 ТК РФ.
А вот при ошибках в расчете с возвратом уже могут быть проблемы. Та же ст. 137 ТК РФ дает право работодателю вернуть переплату при счетных ошибках. Но судьи обычно понимают под ними только арифметические неточности (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Поэтому если были неверно применены нормы трудового или налогового права, работодателю, скорее всего, придется взять лишние расходы на себя.
Как рассчитать сумму переплаты в других случаях, например если переплатили командировочные или отпускные, читайте в статье «Компания переплатила сотруднику: как вернуть деньги».
Дмитрий Федоров,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм по общему правилу под запретом. Но всё же оно осуществляется в ограниченном перечне случаев, прямо предусмотренных ТК РФ. Рассмотрим, как и при каких обстоятельствах можно возвратить излишне выданную работнику сумму.
Когда работодатель вправе удерживать излишне выплаченные суммы?
Согласно ч. 2 ст. 137 ТК РФ право вычета долга из зарплаты сотрудника возникает у работодателя:
- если работник по какой-то причине не отработал полученную предоплату (аванс);
- с целью возместить неистраченную часть предоплаты на командировку, переезд в другую местность и т. п.;
- в случае исправления ошибок, допущенных бухгалтерией в расчетах по оплате труда;
- для возмещения полученной оплаты сотрудником, виновным в невыполнении норм труда или простое;
- при увольнении с целью возмещения отпускных за неотработанный период полученного ранее отпуска.
Во всех перечисленных случаях (кроме первого) срок у работодателя на принятие решения о вычетах из зарплаты составляет один месяц..
По общему правилу (ч. 4 ст. 137 ТК РФ) удержание излишне выплаченной зарплаты не допускается. Однако существуют некоторые исключения. Рассмотрим их.
Возврат в результате неточности в расчетах
Для удержания излишне выплаченной заработной платы по данному основанию важно понимать, что под зарплатой понимается вознаграждение за труд, т. к. в отношении других выплат вышеуказанный запрет не действует.
С информацией о том, как отличить выплаты, включаемые в состав заработной платы, от иных видов вознаграждений, можно ознакомиться в статье «Какие бывают виды премий и вознаграждений работникам».
Неточность в расчетах является основанием для возврата излишне выплаченной заработной платы, если лицом, осуществлявшим ее исчисление, допущена ошибка. Например, при сложении сумм премии (200 руб.) и оклада (10 000 руб.) вместо 200 было введено в расчет 2 000 (т. е. указан лишний ноль).
ВАЖНО! Суды, рассматривая споры о взыскании переплат, в качестве счетной ошибки не могут рассматриваться допущенные работодателем технические ошибки — включая двойное перечисление денежных средств за один и тот же расчетный период (постановление КС РФ от 11.01.2022 № 1-П).
См. также «Переплатили зарплату из-за сбоя программы. Должен ли работник вернуть лишнее?».
В результате счетной ошибки автоматически увеличивается сумма страховых взносов и удержанного НДФЛ. Как исправить эти показатели при обнаружении ошибки в расчетах, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.
Перерасчет при наличии вины в несоблюдении установленных норм труда или простое
Для применения указанного основания важно знать:
- что такое несоблюдение норм труда (ст. 155 ТК РФ);
- что понимается под простоем (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).
Согласно ст. 160 ТК РФ под нормами труда понимаются различные (временные, количественные и т. п.) нормативы, предусмотренные у данного работодателя.
Из ч. 3 ст. 155 ТК РФ следует: если сотрудник не выполнил норматив по своей вине, ему выплачивается часть зарплаты, соответствующая выполненной части норматива.
О том, как оплачивается не до конца выполненная работа, читайте в статье «Ст. 155 ТК РФ: вопросы и ответы».
Согласно ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ под простоем понимается временное прекращение труда по различным причинам.
Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили нюансы оплаты простоя в тематической публикации. Получите пробный доступ к системе бесплатно.
На основании ч. 3 ст. 157 ТК РФ вина сотрудника в простое является для работодателя основанием ему не платить.
Примеры, когда сотрудник виновен в простое:
- попал в ДТП, нарушив ПДД;
- отказался от обучения правилам безопасности труда и был отстранен от работы.
Подобные случаи могут повлечь перерасчет зарплаты.
Совершение незаконных действий, повлекших излишнюю выплату
Это одно из самых сложных оснований для работодателя, т. к. конкретных критериев неправомерных действий законодательство не содержит. Следовательно, таковыми могут быть признаны любые противоправные деяния, повлекшие получение зарплаты в большем размере, чем это положено. Противоправность должна быть подтверждена в судебном порядке. Поэтому для того, чтобы использовать данное основание, работодателю следует иметь соответствующие доказательства.
К примеру, если сотрудник подделал документы, подтверждающие факт осуществления им трудовой деятельности, работодатель будет вправе потребовать возврата неправомерно полученной заработной платы.
В каждом конкретном случае соответствующие критерии противоправности действий работника подлежат рассмотрению судом с учетом всех обстоятельств дела.
Как осуществить возврат излишне выплаченной заработной платы?
Для того чтобы правильно оформить удержание, работодателю следует:
- Издать распорядительный акт (например, приказ) от лица руководства об удержании соответствующих сумм из зарплаты работника, указав в нем основания и общие размеры такого удержания.
- Ознакомить работника с этим актом под расписку.
- При каждой выплате зарплаты вручать работнику расчетный листок с указанием оснований и конкретных размеров удержания из данной выплаты (ст. 136 ТК РФ).
Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о бухгалтерском учете удержания излишне выплаченных сумм из зарплаты. Получите пробный доступ к системе бесплатно.
Чтобы не нарушить при удержании из зарплаты право работника на оплату труда, необходимо учитывать ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ.
Размер удержаний определяется из суммы, оставшейся после вычета НДФЛ.
Предельные размеры удержаний таковы:
- по общему правилу максимальная сумма всех удержаний составляет не более 20 процентов (по инициативе работодателя и при отсутствии возражений работника);
- в случаях, отраженных в федеральных законах, может быть удержано 50 процентов;
- в отдельных случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 138 ТК РФ (взыскание алиментов, возмещение вреда и др.), удержание может составить 70 процентов.
Последние два пункта применяются по решению суда или в результате исполнительного производства.
Возможны ситуации, когда работник самостоятельно изъявляет желание, чтобы из его заработка удерживали больше, чем ограничено законом. В этом случае от него понадобится заявление на имя работодателя.
Подробности см. здесь.
Итоги
Удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм запрещено, за исключением ряда оснований. Соответствующие основания перечислены в ч. 4 ст. 137 ТК РФ. При удержании необходимо соблюдать ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ.
Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.
Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.
Когда переплату можно удержать
Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.
Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:
- излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.
Важно
Под счетной ошибкой понимается именно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17);
- сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
- ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.
Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:
- по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
- по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).
Когда переплату удержать нельзя
В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:
- переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
- работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.
В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:
- справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
- справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
- ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
- документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).
В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.
Сроки удержания
Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.
Какие документы оформить
Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:
Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:
Как рассчитать сумму удержаний
Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.
Пример 1
При расчете зарплаты сотрудника за май 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за май была выдана 1 июня 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 июня. Согласно приказу руководителя, удержания из зарплаты решено производить, начиная с зарплаты за июнь.
Ежемесячный оклад работника составляет 27 000 руб. Вычеты по НДФЛ ему не положены.
Сумма НДФЛ с оклада составила:
27 000 руб. Х 13% = 3510 руб.
Максимальная сумма, которую можно удерживать ежемесячно, составляет:
(27 000 руб. – 3510 руб.) × 20% = 4698 руб.
Сумма зарплаты, которую излишне выплатили сотруднику за май, равна:
11 000 руб. – (11 000 руб. Х 13%) = 9570 руб.
Таким образом, зарплата работника за июнь, которую он должен получить за вычетом удержаний, составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за июль «на руки» составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за август, за минусом удержаний, равна:
27 000 руб. – 3510 руб. – (9570 руб. – 4698 руб. – 4698 руб.) = 23 316 руб.
Пересчет налогов и взносов
Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.
Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах
В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:
- НДФЛ;
- взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
- налогу на прибыль
В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.
По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ). Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.
При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.
Пример 2
При расчете зарплаты сотрудника за июнь 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за июнь была выдана 1 июля 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с суммы излишне выплаченной зарплаты.
Так, за июнь были излишне начислены:
- пенсионные взносы – 2420 руб. (11 000 руб. Х 22%);
- взносы на социальное страхование – 319 руб. (11 000 руб. Х 2,9%);
- взносы на медицинское страхование – 561 руб. (11 000 руб. Х 5,1%);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 22 руб. (11 000 руб. Х 0,2%).
Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Бухгалтер сдал в налоговую инспекцию уточненный ЕРСВ и уточненную форму 6-НДФЛ за первое полугодие 2019 года.
В составе расходов по налогу на прибыль были ошибочно учтены суммы зарплаты и взносов. «Излишние» затраты составили:
11 000 руб. + 2420 руб. + 319 руб. + 561 руб. + 22 руб. = 14 322 руб.
В результате образовалась недоимка по налогу на прибыль за первое полугодие.
Сумма недоимки равна:
14 322 руб. Х 20% = 2864 руб.
Бухгалтер сдал уточненную декларацию по налогу на прибыль за первое полугодие 2019 года, перечислил в бюджет недоимку (2864 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.
Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии
Это возможно, если переплата произошла:
- из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
- в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.
В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.
***
Избежать сложностей, связанных с перерасчетом налогов и взносов, подачей «уточнёнок», вполне возможно, если передать расчёт зарплаты на аутсорсинг.
Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.
Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.