Переплата по НДФЛ — что делать налоговому агенту? Ошибки в исчислении налога на доход физических лиц могут привести как к неудержанию платежа, так и к излишне уплаченной сумме. Как вернуть переплату по НДФЛ? Расскажем в нашем материале.
Переплата по НДФЛ: что делать?
Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ суммы НДФЛ, излишне удержанные из доходов налогоплательщика, должны быть возвращены налоговым агентом.
В течение 10 рабочих дней с даты обнаружения переплаты работодатель обязан сообщить сотруднику о том, что сумма НДФЛ была излишне удержана, а также о размере самой суммы (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение составляется в произвольной форме, поскольку налоговым законодательством не предусмотрены конкретные способы его составления, и направляется налогоплательщику.
В 2022 году некоторые налоговые агенты могли столкнуться с ситуацией, когда им приходилось возвращать работнику НДФЛ с материальной выгоды за 2021 год. Как это надо было делать, налоговая служба пояснила здесь.
Образец сообщения об излишне удержанном НДФЛ можно скачать бесплатно по ссылке ниже:
Скачать бланк сообщения
Порядок направления такого сообщения должен быть предварительно согласован с получателем (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 1).
Отразить возврат излишне удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и бухгалтерском учете вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.
Ждем заявление от работника
Чтобы переплата была возвращена, налогоплательщик должен обратиться к налоговому агенту с соответствующим заявлением в письменной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206). Порядок его представления (на бумажном носителе или в электронной форме) вы вправе установить самостоятельно (письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-04-06/51172).
Срок возврата налога составляет 3 года со дня уплаты налога (п. 7 ст. 11.3 НК РФ). Если этот срок пропущен, возвращать налог налоговый агент не обязан.
В заявлении работнику необходимо указать реквизиты своего банковского счета, на который работодатель должен будет перечислить денежные средства, т. к. возврат переплаты осуществляется в безналичной форме (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете принять заявление от физлица, составленное им в свободной форме, либо предложить заполнить по вашему образцу.
Скачать готовый образец можно в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Пример
В. П. Смирнов является работником ООО «Апрель». В марте 2023 года ему была выдана материальная помощь в размере 2 000 руб., с января по февраль 2022 г. материальная помощь не начислялась и не выплачивалась. Бухгалтер по ошибке исчислила и удержала НДФЛ с материальной помощи. На следующий день она обнаружила ошибку, пересчитала налог и определила сумму к возврату. В тот же день сотруднику сообщили о факте удержания и о размере налога, который организация обязана ему возвратить.
В. П. Смирнов должен написать заявление, чтобы ООО «Апрель» вернуло ему излишне удержанную сумму НДФЛ.
Возвращаем переплату
Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?
Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.
Пример возврата излишне удержанного НДФЛ за счет налога с доходов других лиц от КонсультантПлюс
В результате ошибки бухгалтера у работника организации А.А. Иванова за период январь — март был излишне удержан НДФЛ в общей сумме 4 000 руб.
За апрель А.А. Иванов получил заработную плату в размере 15 000 руб. НДФЛ в размере 1 950 руб. (15 000 руб. x 13%) с его заработной платы не удерживался…
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив тестовый доступ бесплатно.
Если налоговый агент не в состоянии вернуть переплаченный НДФЛ в установленный срок, то ему следует обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате излишне удержанной им суммы налога в течение 10 дней с даты обращения к нему сотрудника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). К заявлению прикладываются документы, подтверждающие факт переплаты, и выписка из регистра налогового учета за тот период, в котором она произошла. При этом самому налогоплательщику подавать заявление на возврат налога во второй раз уже не нужно (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 2).
Следует отметить, что работодатель может не дожидаться возврата средств из бюджета, а вернуть переплату по НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Итоги
Вернуть излишне удержанный у сотрудника НДФЛ налоговый агент обязан в течение 3-х месяцев с момента получения соотетствующего заявления от работника. Возврат можно осуществить только в безналичном порядке. Если средств на выплату не хватает, налоговый агент вправе запросить возврат средств из налоговой службы.
Работодатель удерживает с доходов своих сотрудников НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Иногда при подсчете этого налога бухгалтерия допускает ошибки, которые приводят к излишним удержаниям — в результате сотрудник недополучает доход.
Как вернуть НДФЛ сотруднику, отразить это в бухучете и заполнить 6-НДФЛ, разберем в статье пошагово.
- Шаг 1. Уведомляем сотрудника об излишне удержанном НДФЛ
- Шаг 2. Получаем заявление от сотрудника о возврате НДФЛ
- Шаг 3. Возвращаем излишне удержанный НДФЛ
- Шаг 4. Строим проводки в бухучете
- Шаг 5. Отражаем излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ
Сообщите сотруднику о факте излишнего удержания НДФЛ с его доходов в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта (абз. 2 п.1 ст. 231 НК РФ).
Уведомление нужно вручить сотруднику лично или направить по почте. Форма сообщения свободная, так как законодатель обязательный бланк такого извещения не устанавливает.
Образец уведомления сотрудника об излишне удержанном налоге
В п. 1 ст. 231 НК РФ сказано, что налоговый агент возвращает излишне удержанный НДФЛ на основании письменного заявления работника. Если его нет, то НДФЛ можно не возвращать.
Скачать образец заявления сотрудника о возврате НДФЛ
Подать заявление работник может в течение трех лет со дня уплаты НДФЛ (п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина от 01.03.2017 г. № 03-04-05/11548). Сделать это можно как во время действия трудовых или гражданско-правовых отношений, так и после увольнения или прекращения действия договора ГПХ (Письмо Минфина РФ от 24.12.2012 г. № 03-04-05/6-1430).
Важно! Если работодатель уже отсутствует, сотрудник все равно может вернуть излишне уплаченный налог. Для этого достаточно обратиться с заявлением в ИФНС и сдать 3-НДФЛ по итогам года (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Срок для возврата лишнего НДФЛ — три месяца со дня получения заявления от сотрудника (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). За просрочку начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ, которая действовала в дни нарушения срока (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Осуществить возврат НДФЛ можно одним из двух способов::
- за счет предстоящих платежей по налогу на доходы физлиц (абз.3 п. 1 ст. 231 НК РФ);
- за счет средств, возвращенных из бюджета (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).
От выбранного способа зависит, придется ли вам обращаться в ИФНС.
Рассчитайте аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей
Подробнее
Возврат за счет предстоящих платежей
Вернуть переплату можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет. Это может быть как НДФЛ за этого сотрудника, так и за других физлиц-налогоплательщиков (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).
При этом налоговые ставки значения тоже не имеют. Излишне удержанный налог по ставке 13% можно вернуть за счет НДФЛ, удержанного по иным ставкам.
Уведомлять ФНС о возврате сотруднику излишне удержанного налога не нужно (Письмо Минфина РФ от 18.10.2013 г. № 03-04-06/43608). Однако все документы по возврату стоит сохранить.
Важно! Излишне удержанный с дивидендов НДФЛ нельзя зачесть в счет текущих или предстоящих платежей по НДФЛ, так как налог с дивидендов организация начисляет отдельно с каждой суммы. Поэтому переплату по налогу нужно вернуть на банковский счет учредителя.
Возврат за счет средств, возвращенных из бюджета
Этот способ можно использовать только в том случае, если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно, чтобы вернуть сотруднику деньги в течение трех месяцев.
Если вы выбрали этот вариант, то в течение 10 рабочих дней с момента получения от сотрудника письма о возврате, направьте в ИФНС заявление о возврате излишне уплаченной суммы (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возврат денег из налоговой происходит в соответствии со ст. 78 НК РФ. Подайте в инспекцию следующие документы:
- заявление по форме из Приложения № 8 к Приказу ФНС РФ от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@;
- выписку из регистров налогового учета о доходах сотрудника;
- документы, подтверждающие факт излишней уплаты налога: платежные поручения, бухгалтерские справки-расчеты, пояснения, ведомости и т.д.
Налоговая вернет излишнюю сумму НДФЛ налоговому агенту в течение месяца со дня получения всех документов (п. 6 ст. 78 НК РФ).
Работодатель может выплатить сотруднику деньги за свой счет и не дожидаться возврата из ИФНС (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Вернуть НДФЛ наличными нельзя. Выплатить деньги следует на банковский счет сотрудника (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Это правило работает независимо от способа выдачи зарплаты: наличными или на карту.
При перечислении излишне удержанного НДФЛ сформируйте следующие проводки.
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 70 | 68.НДФЛ | Сторнируем излишне удержанный НДФЛ |
| 70 | 51 | Перечисляем сотруднику излишне удержанный НДФЛ |
Если вы возвращали переплату из налоговой, то сумму, полученную из ИФНС, в состав доходов при расчете налога на прибыль не включайте.
Помните, что исправление ошибок в бухгалтерском учете, в том числе неверное исчисление НДФЛ, нужно исправлять по правилам ПБУ 22/2010.
Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков
Читать памятку
Порядок отражения переплаты по НДФЛ зависит от того, когда вы нашли ошибку: в текущем или уже прошедшем квартале. В первом случае нужно просто подать 6-НДФЛ с указанием сумм излишне уплаченного налога, а во втором — сдать корректировку.
Бесплатно проверить 6-НДФЛ по контрольным соотношениям и сдать через интернет
Подробнее
Вариант 1 — Ошиблись и исправили в одном квартале
Заполняем 6-НДФЛ следующим образом:
- строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
- строки 030 и 032 — фактически возвращенные суммы;
- строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
- строки 140–142 — правильную сумму исчисленного НДФЛ;
- строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
- строка 180 — сумма НДФЛ, который был удержан излишне, за вычетом возвращенного налога;
- строка 190 — сумма НДФЛ, которую удалось вернуть с начала года.
Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ
Вариант 2 — Нашли ошибку после сдачи отчета
Сдайте уточненку по 6-НДФЛ за все периоды, по которым отчитались до обнаружения ошибки. Так, если ошибку нашли в феврале 2022 года, придется сдавать три уточненки по 6-НДФЛ: за первый квартал, полугодие и за 9 месяцев 2021 года (Письмо ФНС РФ от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@).
Уточненку сдавайте следующим образом:
- строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
- строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
- строки 140-142 — правильная сумму исчисленного НДФЛ;
- строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
- строка 180 — «переплата» по НДФЛ, имеющаяся на последний день отчетного периода.
Образец корректировки 6-НДФЛ за прошлый отчетный период
Как видите, Порядок заполнения корректировки аналогичен порядку заполнения первичной 6-НДФЛ.
В расчете за период, в котором НДФЛ вернули сотруднику, учтите следующие особенности:
- строки 030 и 032 — суммы возвращенного НДФЛ;
- строка 180 — «переплата» по НДФЛ за вычетом возвращенного налога;
- строка 190 — сумма НДФЛ, которую вы вернули с начала года.
Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ
НДФЛ особенный налог — он перечисляется в бюджет из суммы доходов физического лица. Это означает, что работодатель должен перечислить в бюджет ровно столько НДФЛ, сколько он удержал из доходов работника. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Что делать, если вы неверно рассчитали налог и удержали больше? Или ошиблись в платежке и вместо 1000 рублей, перевели 10 тысяч, можно их вернуть или зачесть?
Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим Кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом».
Иначе говоря, НДФЛ — это не тот налог, который можно заплатить авансом на год вперед. Он перечисляется в бюджет каждый раз при выплате дохода физическому лицу. Почему же переплата все-таки возникает?
Когда может возникнуть переплата по НДФЛ
Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в случае, когда организация — налоговый агент излишне удержала и перечислила в бюджет НДФЛ с сумм дохода, выплаченного физическому лицу.
Когда ошибка в исчислении НДФЛ установлена и доходы налогоплательщика откорректированы, то излишне удержанная и перечисленная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу. А так как налоговый агент эту сумму уже перечислил в бюджет, то, соответственно, организация должна обратиться в налоговый орган за возвратом излишне уплаченных сумм НДФЛ.
Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:
- Работник получил отпуск авансом и увольняется. В таком случае при увольнении работодатель может удержать часть излишне выплаченных отпускных из доходов, причитающихся к выплате сотруднику, но не более 20% от суммы этих выплат. Остальную часть сотрудник может вернуть добровольно (вот тут и появится излишне удержанный налог). Но если сотрудник откажется возвращать полученные вперед отпускные, то сделать ничего нельзя — суд в таких случаях занимает сторону работника, а излишне удержанного НДФЛ не будет, ведь работник оставил себе полученные средства, значит доход все равно получил..
- Если при расчете пособия по больничному листу допущена ошибка и работнику выплачена сумма пособия в завышенном размере, то ФСС не примет такие суммы к зачету. Придется пересчитать пособие и НДФЛ. Опять же излишне выплаченное придется или удерживать из доходов (но только в случае счетной ошибки!) или просить работника добровольно средства вернуть.
- Когда работнику положены стандартные налоговые вычеты, но он несвоевременно предоставил подтверждающие документы. В такой ситуации приходится пересчитывать налоговую базу по НДФЛ с начала года и возможно возникновение излишне удержанной суммы налога.
- Если работник получает имущественный вычет не с начала года. В таком случае так же, как и в случае со стандартными вычетами, надо будет пересчитать доходы работника с начала года и вернуть излишне удержанный налог.
- Если в организации есть сотрудник — иностранец, работающий по патенту, то возвратить удержанный ранее НДФЛ придется в случае, если уведомление о праве на уменьшение НДФЛ с его доходов на суммы фиксированных авансовых платежей поступило от налогового органа после того, как работодатель начал выплачивать такому работнику доход.
- Когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
- заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
- выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание налога;
- документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Техническая ошибка
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
- заявление о возврате переплаты;
- документы, подтверждающие излишнее уплаченную сумму налога: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физических лиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога.
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Исправления в отчетности и в учете
В расчете 6-НДФЛ суммы налога, возвращенного сотрудникам, отражаются в том налоговом (отчетном) периоде, в котором осуществлен его возврат. Такие суммы следует отразить по строке 090 раздела 1.
Если по физическому лицу, из доходов которого излишне удержали НДФЛ, уже предоставлена справка 2-НДФЛ за налоговый период, то тогда нужно будет предоставить корректирующую справку 2-НДФЛ за тот же период.
В бухгалтерском учете сумма налога, подлежащая возврату физическому лицу, отражается записью сторно:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Перечисление налога на расчетный счет физического лица отражается записью:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 51 «Расчетные счета».
Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ
Содержание
- Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ
- Документ «Перерасчет НДФЛ»
- Документ «Операция учета НДФЛ»
- Пример 1. Перерасчет НДФЛ в связи с утратой права на вычет
- Пример 2. Перерасчет НДФЛ по причине ошибочного обложения НДФЛ
- Пример 3. Перемещение доходов в другой период из-за неправильного формирования Ведомости
- Пример 4. Неудержанный НДФЛ
- Пример 5. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма
- Способ исправления с использованием «Возврата НДФЛ»
- Способ корректировки без использования «Возврата НДФЛ»
Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ 
Корректировки в учете по НДФЛ можно сделать с помощью следующих документов:
- Перерасчет НДФЛ (Налоги и взносы – Перерасчет НДФЛ) – документ, позволяющий зарегистрировать перерасчет исчисленного НДФЛ (в том числе за прошлые налоговые периоды).
- Операция учета НДФЛ (Налоги и взносы – См. также – Операции учета НДФЛ) – документ, позволяющий сделать ручную корректировку в учете по НДФЛ;
- Перенос данных (Администрирование – См. также – Переносы данных) – документ, которым можно зарегистрировать корректировки любых регистров, в том числе по НДФЛ. Сведения вносятся непосредственно в регистры, поэтому корректировка более трудоемка, чем корректировка специализированным документом. Поэтому корректировку этим документом детально рассматривать не будем.
Документ «Перерасчет НДФЛ»
Документ Перерасчет НДФЛ делает движения не только в учете по НДФЛ, но и по взаиморасчетам с сотрудниками — по регистрам накопления:
- Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
- Взаиморасчеты с сотрудниками
- Зарплата к выплате
- Начисления удержания по сотрудникам.
Именно поэтому для корректировки исчисленного налога в большинстве случаев нужно пользоваться именно этим документом.
В шапке документа важно правильно указать:
- В поле Налоговый период (год) — год, за который нужно пересчитать налог;
- В поле Месяц перерасчета — месяц, в котором будет отражен перерасчет в зарплатных отчетах и бухгалтерском учете.
По кнопке Заполнить программа выполняет перерасчет налога за указанный в шапке налоговый период по всем лицам, получавшим доход, и если ранее налог был исчислен не верно, то в документе появляются строки на вкладке НДФЛ.
В правой части формы располагается информация о перерасчете вычетов: стандартных, имущественных и личных.
Вкладка Корректировка выплаты заполняется:
- Если в результате перерасчета НДФЛ получился отрицательный, то вкладка заполняется аналогичной отрицательной суммой. Эта сумма отобразится в зарплатной отчетности как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.
- Если в результате перерасчета НДФЛ доначислен (положительная сумма), и при этом по сотруднику есть незачтенный НДФЛ к зачету в счет будущих платежей, то вкладка заполняется положительной суммой на сумму зачета. В зарплатных отчетах эта сумма отобразиться как Зачтено излишне удержанного НДФЛ.
Оптимальным вариантом использования документа Перерасчет НДФЛ будет именно автоматический пересчет налога. Если НДФЛ ранее исчислен неверно, нужно найти причину ошибки, устранить ее и затем провести автоматический перерасчет исчисленного налога в документе.
Документ «Операция учета НДФЛ»
Документ Операция учета НДФЛ позволяет зарегистрировать движения по всем основным регистрам учета НДФЛ.
Этот документ можно использоваться для отражения доходов и налогов, которые не отображены в ЗУП 3 другими документами (например, когда начисление и выплата проходят в базе Бухгалтерии). Также данный документ удобно использовать для корректировок.
Заполняется документ только вручную.
В шапке документа указываются Организация, Сотрудник (физическое лицо), а также Дата операции.
Дата операции — это дата формирования сведений для целей учета НДФЛ. В регистры попадает в колонку Период.
Данные в документе Операция учета НДФЛ заполняются на нескольких вкладках. Рассмотри каждую подробнее.
Вкладка «Доходы»
На вкладке Доходы можно внести корректировки в регистр Учет доходов для целей исчисления НДФЛ, а также в регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в части исчисления налога по дивидендам, ставкам 9%, 35%.
Вкладка Доходы имеет следующие графы:
- Дата получения дохода — дата фактического получения дохода в соответствии со статьей 223 НК РФ;
- Код дохода — числовой код дохода, выбирается из справочника Виды доходов НДФЛ;
- Вид дохода — категория дохода. Выбирается из списка, состав которого зависит от Кода дохода;
- Сумма дохода — сумма полученного дохода;
- Код вычета — числовой код вычета, предоставляемый к данному доходу (определяется по Коду дохода);
- Сумма вычета — сумма вычета по коду вычета, указанному в соответствующем поле;
- Налог исч. по дивидендам, ставкам 9%, 15% — сумма НДФЛ, исчисленного по перечисленным критериям с доходов до превышения. Эта сумма на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов не указывается;
- Налог по дивидендам с превышения — сумма НДФЛ, исчисленного по дивидендам и прочим доходам по ставкам 9%, 15% с доходов сверх превышения.
- Налог на прибыль для дивидендов — сумма налога на прибыль, которая зачитывается в счет уменьшения НДФЛ;
- Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ —позволяет указать в каких строках Раздела 2 отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) будет отражен доход.
- Обособленное подразделение — заполняется, если доходы отражаются по обособленному подразделению;
- Доход из источников за пределами РФ — флажок устанавливается, если обособленное подразделение находится за пределами РФ.
Вкладка «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов»
На вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов корректируется регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ: информация об исчисленном налоге по ставке 13% (для нерезидента 30%) за исключением НДФЛ с дивидендов.
Вкладка Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов имеет следующие графы:
- Сумма — сумма исчисленного НДФЛ с доходов до превышения;
- Зачтено авансов — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов до превышения.
- Сумма с превышения — сумма исчисленного НДФЛ с доходов сверх превышения;
- Зачтено авансов (в счет превышения) — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов сверх превышения.
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ
Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.
Вкладка «Предоставлено вычетов»
Данные, указанные на вкладке Предоставлено вычетов формируют движения по регистру Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ).
Вкладка Предоставлено вычетов имеет графы:
- Месяц налогового периода — месяц, в котором регистрируется предоставление вычета;
- Код вычета — числовой код вычета, выбирается из справочника Виды вычетов НДФЛ;
- Сумма вычета — сумма предоставленного вычета;
- Месяц периода предоставления вычета — месяц, за который предоставляется вычет.
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ
Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.
Вкладка «Удержано по всем ставкам»
Данные, указанные на вкладке Удержано по всем ставкам, регистрируют удержание НДФЛ по:
- регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ(по виду движения Расход);
- регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (по виду движения Приход);
- оборотному регистру НДФЛ к перечислению;
- оборотному регистру НДФЛ перечисленный.
То, что документ при заполнении вкладки Удержано по всем ставкам делает движения по регистру НДФЛ перечисленный – ошибочное поведение программы.
Чтобы обойти ошибку, следует, если корректируете удержанный НДФЛ на вкладке Удержано по всем ставкам, в этом же документе корректировать и перечисление этого налога на вкладке Перечислено по всем ставкам.
На вкладке Удержано по всем ставкам присутствуют следующие графы:
- Ставка налогообложения — группа ставок по НДФЛ, выбирается из предопределенного списка;
- Ставка — ставка, применимая к доходу, с которого производится удержание;
- Сумма — сумма удержанного налога;
- Срок перечисления — крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет, выбирается из списка;
- Сумма выплаченного дохода (2016-2020) — сумма дохода, с которого необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Заполняется для сумм, удержанных до 2021 года;
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
- Документ основание — документ, которым был начислен доход, с которого производится удержание.
Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки Доходы.
Вкладка «Перечислено по всем ставкам»
Данные вкладки Перечислено по всем ставкам регистрируют перечисление НДФЛ в бюджет. Движения по регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с видом движения Расход.
Вкладка Перечислено по всем ставкам имеет графы:
- Месяц налогового периода — месяц, за который происходит перечисление НДФЛ;
- Ставка — ставка, по которой исчислен и удержан налог;
- Сумма — сумма уплаченного налога;
- Реквизиты платежа— реквизиты платежного поручения, по которому прошло перечисление НДФЛ в бюджет;
- Исчислено по дивидендам – флажок устанавливается, если перечисляется налог, исчисленный по дивидендам;
- Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
- Регистрация обособл. подразделения — налоговый орган, в который перечислен налог. Заполняется только для перечислений по обособленному подразделению.
Пример 1. Перерасчет НДФЛ в связи с утратой права на вычет
Сотруднице Ольховой О. О. предоставлялся вычет в двойном размере, как одинокому родителю по коду вычета 134. В Июле 2021 года выяснилось, что с Ноября 2020 года право на двойной вычет утеряно в связи со вступлением в брак.
Необходимо отразить перерасчет налога Ольховой О. О. в Июле 2021 года.
Введем для Ольховой О. О. новое Заявление на вычеты по НФДЛ (Налоги и взносы – Заявления на вычеты – Заявление на вычеты по НДФЛ), в котором укажем, что с Ноября 2020 сотруднице следует предоставлять вычет по коду 126.
Затем введет документ Перерасчет НДФЛ. В шапке документа укажем в поле Налоговый период (год) тот год, налог за который необходимо пересчитать – 2020. В поле Месяц перерасчета укажем Июль 2021 – месяц, в котором мы проводим доначисление.
По кнопке Заполнить в документе автоматически появляется перерасчет налога по Ольховой О.О. В таблице в правой части формы отображается сторнирование вычета по коду 134 и применение вычета по коду 126.
В таблице НДФЛ появилась строка, в которой отображается сумма доначисленного налога.
Исчисленная в документе Перерасчет НДФЛ сумма налога будет удержана при ближайшей выплате дохода. В нашем примере это выплата заработной платы за Июль 2021.
Сумма по документу-основанию Перерасчет НДФЛ уменьшит сумму к выплате.
И увеличит сумму НДФЛ к перечислению.
В Расчетном листке сотрудницы за Июль 2021 видно, что взаиморасчеты с работницей корректно закрылись в ноль.
В отчетности по НДФЛ суммы перерасчета отразятся в отчетах за 2020 год.
Пример 2. Перерасчет НДФЛ по причине ошибочного обложения НДФЛ
Сотруднику Тополеву Т. Т. в Декабре 2020 года было проведено начисление, которое ошибочно было настроено как облагаемое НДФЛ. Необходимо отразить перерасчет налога в Августе 2021 за Декабрь 2020 года и отразить возврат НДФЛ.
В первую очередь следует исправить данные о доходах сотрудника в 2020 году. Есть два пути, чтобы это сделать:
- перенастроить начисление, в котором было ошибочно указано, что оно облагается НДФЛ, и перепровести документ, которым это начисление было выполнено. Перепроведение нужно для того, чтобы исключить начисление из облагаемой базы сотрудника.
- Отсторнировать доход документом Операция учета НДФЛ.
Мы воспользуемся вариантом 2.
Создадим документ Операция учета НДФЛ. В шапке укажем Дату документа и Дату операции – 31.08.2021 г.
На вкладке Доходы заполним строку со сторно дохода.
Чтобы правильно заполнить вкладку можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.
Например, в отчете Анализ НДФЛ по документам-основаниям (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам) выведем расшифровку по полю Дата получения дохода. Для этого щелкнем двойным щелчком мыши на нужную сумму дохода и выберем поле Дата получения дохода.
Откроется расшифровка.
Теперь необходимо зарегистрировать уменьшение исчисленного налога. Это нужно сделать именно документом Перерасчет НДФЛ, а не Операция учета НДФЛ. Рассмотрим почему.
Если мы введем сторно исчисленного налога в документе Операция учета НДФЛ на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов.
то это сторно исчисленного налога не отразится в Расчетном листке.
Не отразится этот НДФЛ и в другой зарплатной отчетности (Полный свод начислений, удержаний и выплат, и. т.д.). Не попадет в документ Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете), а значит не отразится в проводках. Также автоматически не заполнится документ Возврат НДФЛ (Налоги и взносы — Возврат НДФЛ).
Поэтому потребуется ввести именно Перерасчет НДФЛ.
По кнопке Заполнить на вкладке НДФЛ отразится сторно исчисленного налога.
Поскольку сумма исчисленного налога отрицательная, то заполнится также и вкладка Корректировка выплаты.
Проанализируем Расчетный листок. Сумма исчисленного НДФЛ уменьшена:
- 6 500 (исходный НДФЛ) – 130 (НДФЛ из док. «Перерасчет НДФЛ») = 6 370 руб.
Также данные с вкладки Корректировка выплаты будут выведены в разделе Справочно как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.
Заполним документ Возврат НДФЛ. Он заполнится автоматически.
Выплату Возврата НДФЛ проведем в межрасчет через банк в соответствии со ст. 231 НК РФ.
В Расчетном листке сумма возращенного налога будет отражена в строке Зачтено излишне удержанного НДФЛ в разделе Справочно.
В 6-НДФЛ (с 2021 года) возврат налога будет отражен в отчёте за 9 месяцев 2021 года на дату фактического возврата.
Обратите внимание, что Дата возврата налога в 6-НДФЛ (с 2021 года) заполняется в ЗУП 3 с ошибкой:
- Вывод ошибочной даты возврата НДФЛ в разделе 1 отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) в ЗУП 3
Пример 3. Перемещение доходов в другой период из-за неправильного формирования Ведомости
Сотруднику Дубову Д. Д. было проведено начисление Премии в Марте 2021 года. Выплата премии произошла 31.03.2021. Из-за ошибки при формировании документов Ведомость, сумма по документу-основанию Премия подтянулась в Ведомость от 05.06.2021 г. на выплату зарплаты за Май 2021 года.
После этого премия в отчетах по НДФЛ стала относиться к Июню 2021 года. К тому же, поскольку в Мае 2021 года доход Дубова превысил 5 млн. руб., сумма премии в справке 2-НДФЛ попадает на вкладку 15%.
Перенесем доход обратно на верную дату получения дохода (31.03.2021 г.).
Сформируем документ Операция учета НДФЛ и отразим обратное перемещение дохода:
- На ошибочную дату получения дохода (05.06.2021) введем сумму дохода с минусом;
- На верную дату получения дохода (31.03.2021) введем положительную сумму дохода.
Чтобы правильно заполнить вкладку можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.
После этого доход снова будет корректно относиться к Марту 2021 года.
Пример 4. Неудержанный НДФЛ
По сотруднику Ёлкину Е. Е. обнаружена ошибка в удержанном НДФЛ. В Июне 2021 года по сотруднику удержание НДФЛ в ЗУП 3 отражено не полностью. Необходимо зарегистрировать удержание остатка суммы.
Введем документ Операция учета НДФЛ. Дата операции – это текущая дата на момент корректировки 31.08.2021 г.
Заполним вкладку Удержано по всем ставкам.
Чтобы правильно заполнить данные можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.
Поскольку в документе есть проблема: при удержании налога создаются движения по регистру Перечисленный НДФЛ, то этим же документом следует зарегистрировать и перечисление НДФЛ. Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам.
Обратите внимание, что в графе Реквизиты платежа следует указать реквизиты именно того платежного поручения, которым был перечислен этот налог. В нашем примере НДФЛ был перечислен вовремя, вместе с другим НДФЛ с зарплаты за Июнь 2021 года, поэтому указаны соответствующие реквизиты платежки.
Теперь сумма НДФЛ удержана полностью.
Пример 5. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма
Сотрудник Березкин Б.Б. уволен 02.08.2021. При увольнении произошло удержание за использованный авансом отпуск и общая сумма начислений получилась отрицательной.
Сотрудник вернул долг в кассу организации.
Однако в учете по НДФЛ остался излишне удержанный налог.
Необходимо внести исправления, чтобы излишне удержанных сумм не было.
Способ исправления с использованием «Возврата НДФЛ»
Рассмотрим методическую сторону данного вопроса.
Уплачивать в бюджет можно только удержанный НДФЛ. Удержать отрицательную сумму налога нельзя. Если возникает излишне удержанный налог, то мы его должны зачесть или вернуть. Зачет налога — это уменьшение удержания НДФЛ по этому сотруднику в следующих месяцах. Но в данном случае у сотрудника не будет других доходов, и зачесть НДФЛ мы уже не сможем. Поэтому требуется вернуть сотруднику НДФЛ в соответствии со ст. 231 НК РФ.
Сформируем документ Возврат НДФЛ. Документ заполнится автоматически.
Теперь образовался долг организации перед сотрудником и долг сотрудника перед организацией на сумму излишне удержанного налога. Эту пересортицу можно увидеть в отчете Задолженность по зарплате (Выплаты – Отчеты по выплатам – Задолженность по зарплате).
Скорректировать взаиморасчеты можно двумя способами.
Рекомендуемый способ
Проведем выплату возвращенного налога через банк, как предписано в ст. 231 НК РФ. Сотрудник должен будет вернуть выплаченную сумму, либо за ним останется задолженность.
Взаимозачет задолженности
Проведем взаимозачёт задолженности при помощи «технической» Ведомости. Подберем сотрудника в Ведомость по кнопке Подбор. При общей нулевой сумме к выплате в расшифровке выплаты по кнопке Изменить зарплату отразится пересортица.
Способ корректировки без использования «Возврата НДФЛ»
Если по каким-то причинам решено не отражать суммы как Возврат НДФЛ, то можно провести корректировку документом Операция учета НДФЛ.
Мы не рекомендуем данный способ, поскольку он противоречит НК РФ.
Принцип корректировки, тот же, что в Примере 4.
Заполним вкладку Удержано по всем ставкам. Сумма удержания будет со знаком минус.
Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам. Сумма перечисления также будет со знаком минус.
Обратите внимание, что в графе Реквизиты платежа следует указать реквизиты именно того платежного поручения, по которой платеж был фактически уменьшен на сумму НДФЛ Берёзкина.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Дата публикации: 10.11.2021 09:42
Налоговому агенту до начала мероприятий по возврату (зачету) переплаты по НДФЛ необходимо определить, как возникла данная переплата, так как от этого зависят дальнейшие действия.
1. В случае излишней уплаты собственных средств, например, в результате ошибки в платежном документе, можно либо вернуть их из бюджета, либо зачесть в счет недоимки или будущих платежей по другим налогам. Для этого нужно подать в инспекцию заявление о возврате или о зачете суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации, поскольку перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму фактически удержанного из доходов физических лиц налога, не является уплатой НДФЛ.
Налоговый орган, в случае отсутствия у указанного налогового агента задолженности по иным федеральным налогам, осуществляет возврат излишне уплаченной суммы, не являющейся НДФЛ, в порядке, установленном статьей 78 НК РФ (далее – Кодекса).
Укажем, что подтверждение факта ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ производится на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов согласно абзацу 8 п. 1 ст. 231 Кодекса, а возврат на расчетный счет организации осуществляется с учетом положений абзаца второго п. 6 ст. 78 Кодекса.
2. При излишнем удержании НДФЛ из доходов физического лица, например, по причине ошибки в расчете, такие суммы налоговый агент должен самостоятельно вернуть этому лицу в специальном порядке, определенном статьей 231 Кодекса. Для этого надо:
— сообщить налогоплательщику об излишне удержанном налоге;
— получить от него заявление о возврате излишне удержанной суммы налога;
— перечислить ему эту сумму в безналичной форме.
Возврат необходимо произвести в течение 3 месяцев со дня подачи заявления, иначе придется начислить проценты за просрочку.
Возврат осуществляется за счет уменьшения налоговым агентом предстоящих платежей НДФЛ. Если этих средств недостаточно для возврата, их можно вернуть из бюджета.
В этом случае налоговому агенту в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от физического лица необходимо направить в налоговый орган:
• заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
• выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание;
• документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
Налоговый орган в течение месяца со дня получения указанных документов вернет налоговому агенту сумму переплаты НДФЛ, которая в дальнейшем должна быть перечислен на счет физического лица.
В обоих указанных случаях важно помнить, что вернуть или зачесть переплату по НДФЛ можно в течение трех лет после перечисления налога в бюджет.
Добавить в «Нужное»
Возврат излишне удержанного НДФЛ
Если НДФЛ из доходов физлица был удержан налоговым агентом в большем размере, чем нужно (например, из-за технической ошибки или же по причине ошибочного непредоставления вычета), то у физлица-налогоплательщика возникает переплата по НДФЛ, которую нужно такому лицу вернуть.
Как вернуть НДФЛ
О том, что НДФЛ был излишне удержан, налоговый агент должен сообщить работнику (иному физлицу) в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения этого факта (абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). После чего работнику, желающему вернуть излишне удержанный из его доходов НДФЛ, нужно написать соответствующее заявление на имя налогового агента. Сделать это работнику нужно до истечения 3 лет со дня уплаты в бюджет излишне удержанного налога (Письмо Минфина от 27.12.2012 № 03-04-06/4-370).
На возврат налога у агента есть 3 месяца со дня получения заявления от работника (Письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@). Вернуть излишне удержанный НДФЛ налоговый агент может из средств, перечисляемых в качестве НДФЛ с доходов как этого работника, так и других (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). А дальнейший ход событий зависит от того, хватит ли денег, перечисляемых в бюджет в виде НДФЛ в течение этих трех месяцев, для возврата работнику.
| Ситуация | Действия налогового агента |
|---|---|
| Денег достаточно для возврата | Налоговый агент производит возврат излишне удержанного НДФЛ на банковский счет работника, указанный в его заявлении |
| Денег недостаточно для возврата | Налоговый агент обращается за возвратом в ИФНС |
Например, работодатель излишне удержал из зарплаты работника 5000 руб. НДФЛ. Ошибка обнаружена 30 ноября. 4 декабря начислена зарплата всем работникам и получилось, что общая сумма удержанного с зарплаты налога, которую работодатель должен перечислить в бюджет, составляет 25000 руб. Как видим, средств для возврата НДФЛ достаточно. Соответственно, 5000 руб. работодатель возвращает работнику, а в бюджет перечисляет 20000 руб.
Как вернуть НДФЛ через ИФНС
Если налоговый агент понимает, что денег для возврата излишне удержанного НДФЛ ему не хватает, то в течение 10 рабочих дней со дня получения от работника заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ он направляет в свою ИФНС заявление на возврат (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ). Деньги в этом случае возвращаются в обычном «возвратном» порядке (ст. 78 НК РФ).
Не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета, налоговый агент может произвести возврат переплаты по НДФЛ работнику (иному физлицу) за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ). А когда деньги поступят из ИФНС, оставить их в своем распоряжении.
Документы для возврата НДФЛ
Если денег для возврата НДФЛ у агента достаточно, то единственным документом, необходимым для проведения такого возврата, является заявление работника.
Если же за возвратом налоговый агент обращается в ИНФС, то помимо соответствующего заявления нужно представить в ИФНС выписку из налогового регистра по НДФЛ, а также документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление налога (к примеру, платежные поручения). Также необходимо представить справку 2-НДФЛ в отношении лица, налог по которому возвращается. Составляется такая справка за период, когд налог был излишне удержан. При обращении за возвратом НДФЛ, излишне удержанного в прошлые годы, нужно представить две справки 2-НДФЛ — первичную и корректирующую.
Возврат излишне удержанного НДФЛ самим налогоплательщиком
Если налогового агента нет (например, ликвидировался), то за возвратом переплаты по НДФЛ в ИНФС обращается сам плательщик (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ). Для этого вместе с декларацией по форме 3-НДФЛ за истекший год ему нужно подать заявление о возврате налога.
Понять, что налог был излишне удержан, можно из имеющейся на руках справки 2-НДФЛ. В 2-НДФЛ излишне удержанный налог отражается по строке «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом».
Обращаем внимание, что если НДФЛ оказался излишне удержанным по той причине, что по итогам года работник приобрел статус налогового резидента РФ, удержанный по ставке 30% налог физлицо возвращает самостоятельно путем обращения в ИФНС (п.1.1 ст.231 НК РФ).
Более полную информацию по теме вы можете найти в
КонсультантПлюс
.
Бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Ошибочная уплата НДФЛ может возникать по самым разным причинам – от излишнего удержания налога (например, при неправильном применении налоговой ставки, получении вычетов не с начала года и т.д.) до технических сбоев при перечислении налога в бюджет. При этом как у работников (налогоплательщиков), так и у работодателей (налоговых агентов) образовывается переплата по налогу. Рассказываем, как правильно вернуть и зачесть излишне уплаченные суммы по НДФЛ.
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
Для этого работодатель от своего имени подает в ИФНС заявление на возврат налога, приложив к нему выписку из регистра налогового учета за год переплаты и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление НДФЛ в бюджет. Заявление с комплектом указанных документов направляется в налоговую инспекцию в течение 10 дней с момента получения заявления от работника (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ). Налог будет возвращен работодателю на его расчетный счет в банке в течение одного месяца. Если до этого работодатель еще не перечислит переплату работнику за счет своих средств, он должен будет перевести ему суммы, перечисленные ИФНС.
При этом наряду с возвратом НДФЛ через работодателя НК РФ предусматривает для работников возможность самостоятельного возврата переплаты непосредственно через ИФНС. Однако это возможно только в случаях отсутствия работодателя (например, по причине его ликвидации). В таких случаях работник вправе самостоятельно подать в ИФНС заявление о возврате излишне удержанной с него суммы НДФЛ одновременно с представлением налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Однако при наличии действующего работодателя работник не может реализовать право на самостоятельный возврат налога из ИФНС, а налоговая инспекция не может производить возврат излишне удержанной суммы налога без обращения к ней самого работодателя.
Также возврат НДФЛ невозможен и через того работодателя, который не удерживал налог с работника (например, при трудоустройстве по новому месту работы). Возврат излишне удержанной из дохода сотрудника суммы НДФЛ осуществляется всегда тем работодателем, который непосредственно и удержал данную сумму. Возможность возврата переплаты по НДФЛ иным налоговым агентом НК РФ не предусмотрена (письмо Минфина от 06.07.2016 № 03-04-10/39533).
Возврат переплаченного налога работодателю
Если переплата НДФЛ произошла не по причине излишнего удержания налога с доходов сотрудника, а, скажем, из-за сбоя в компьютерной программе или ошибки в платежке, то возврат НДФЛ в таких случаях будет иметь свои особенности.
Дело в том, что НДФЛ всегда удерживается с доходов работника. Уплата налога за счет средств работодателей за редким исключением (п. 9 ст. 226 НК РФ) не допускается. Начиная с 2020 года Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ разрешил взыскивать задолженность по НДФЛ за счет средств работодателей только при неправомерном неудержании или неполном удержании НДФЛ налоговым агентом.
Поэтому сейчас если переплата НДФЛ не сопровождается удержанием соответствующей суммы из дохода работника, то перечисление в бюджет суммы не может рассматриваться в качестве НДФЛ.
Вместе с тем это не означает, что в таких ситуация работодатель не может вернуть ошибочно уплаченные под видом НДФЛ суммы. В этом случае работодатель также вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет. Заявление представляется по форме, утв. приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (приложение № 8).
К заявлению необходимо будет приложить подтверждающие документы. Подтверждение факта ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ производится на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возврат суммы излишне уплаченного налога осуществляется на открытый в банке счет работодателя, указанный им в заявлении о возврате. Сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату в течение одного месяца со дня получения ИФНС заявления (п. 6 ст. 78 НК РФ).
При наличии у компании налоговой недоимки или задолженности по соответствующим пеням и штрафам возврат налога производится только после зачета суммы переплаты в счет погашения указанной недоимки/задолженности.