Изменение системы оплаты труда в организации может быть вызвано многими причинами: развитием бизнеса, когда СОТ уже не охватывает всех выполняемых работниками функций, либо, наоборот, снижением производительности труда в коллективе. Инициируя изменения, работодатель должен руководствоваться нормами ТК РФ и трудового права в целом, строго соблюдать порядок оформления нововведений.
Можно и нельзя: всё по закону
ТК РФ указывает на право директора фирмы самостоятельно устанавливать порядок оплаты труда (ст. 135). Казалось бы, проблем при изменении СОТ возникнуть на этом основании не должно, но ограничение для работодателя тоже существует. Администрация не может в одностороннем порядке изменять трудовые договоры. Для этого нужны обоснованные масштабные изменения организационного или технологического характера (ст. 74).
К ним законодатель относит:
- изменения в технике и технологии производства;
- структурную реорганизацию производства (организационных условий труда);
- другие причины.
Как видим, формулировка довольно расплывчатая. Можно включить в нее изменение системы оплаты труда? Специалисты считают, что можно. При этом если изменение технологических условий труда — это внедрение нового оборудования и изменение порядка его эксплуатации, то организация труда — категория неоднозначная. Общественно полезный труд должен оплачиваться, а значит, под организацией труда нужно понимать в том числе и организацию оплаты труда. В первую очередь это формы и системы выплаты заработной платы. Их изменение — изменение организационных условий труда.
Отметим два ключевых момента:
- трудовой функции работника данные изменения касаться не должны, она остается прежней;
- конкретные обстоятельства, указывающие на изменение условий труда и доказательства их целесообразности, работодатель должен обосновать.
Если условия не соблюдаются, изменение условий трудового договора директором будет незаконным, а внесение поправок в трудовой договор возможно только по взаимному соглашению работника и администрации, заключенному в письменной форме (ст. 72).
Об изменениях порядка начисления и выплаты зарплаты, как сказано в ст. 74, персонал должен быть предупрежден письменно за 2 месяца или раньше. Ему предлагается работа вплоть до нижестоящей (нижеоплачиваемой) должности. Если рабочих мест нет или сотрудник от предложения отказался, его можно уволить (ст. 77 ч. 1-7).
На заметку! Понятие трудовой функции, как работы по определенной должности согласно штатному расписанию, профессии, специальности с указанием квалификации, дает ст. 57 ТК РФ.
Общий порядок изменений и его применение
Изменение системы оплаты труда предполагает большую работу кадрового, юридического отдела, бухгалтерии, администрации. Одного приказа руководства недостаточно. Нужно откорректировать положение об оплате труда либо подготовить и принять новый документ, при необходимости разработать и положение о премировании. Обязательный этап – ознакомление коллектива с этими документами под роспись. Потребуется пересмотр штатного расписания.
Условия первоначально заключенного трудового договора изменятся, значит, необходимы допсоглашения с работниками к каждому договору.
Напомним, заработная плата может состоять из нескольких частей: основная часть (вознаграждение за труд), компенсации, премии. Компенсационные выплаты за сложные, опасные и иные отличные от нормальных, условия труда установлены законом. Их отменять в ходе изменения системы оплаты труда нельзя.
Доля основной части и премиальной не устанавливаются ТК РФ, хотя в некоторых отраслях действуют отраслевые соглашения, регулирующие этот вопрос. К примеру, в строительстве, горной металлургии, угольной промышленности соотношение постоянной и переменной части зафиксировано как 70%/30%, т.е. фиксированная часть зарплаты не может быть меньше 70%. В других отраслях могут быть иные нормативы. Игнорирование соглашений наказывается штрафами.
Подчеркнем необходимость аргументированного, с применением расчетов всех показателей заработной платы, обоснования изменений – это поможет избежать трудовых споров.
Так, уменьшение прибыли или ухудшение финансовых показателей не признаются судьями законной причиной для изменения системы оплаты труда: изменения условий труда технологического или организационного характера отсутствуют.
Совет работодателям: в обязательном порядке провести общее собрание коллектива при изменении СОТ, с участием администрации и профсоюза (если есть), разъяснить смысл нововведения, привести ясную, грамотную аргументацию. Такая необходимость возникает даже при небольшом списочном составе, когда остается возможность обсудить предстоящие перемены индивидуально с каждым сотрудником.
По итогам обсуждения собранием принимается общее решение. Целесообразно собрать подписи всех участников под этим документом.
В противном случае может возникнуть неприятная для администрации ситуация, когда при личной беседе работники соглашаются с аргументами, а затем обращаются в надзорные инстанции – инспекцию труда, прокуратуру и пр., заявляя о нарушениях прав, о давлении со стороны администрации, о формальном применении статей ТК РФ. Тогда фирме не избежать проверки, а возможно, и штрафов.
Всегда ли администрация обязана предупреждать коллектив об изменениях СОТ не менее чем за 2 месяца в письменной форме? Здесь играет роль, на основании какой статьи произошли изменения: 72 ТК РФ или 74 ТК РФ.
Пример: в целях развития бизнеса, мотивации работников к основной заработной плате планируется ввести стимулирующую надбавку. Работники согласны на труд в новых условиях, считают их более выгодными для себя. В документах основанием будет ст. 72 ТК РФ («соглашение сторон»). Применение ст. 74 ТК РФ здесь исключено, ее положения не работают, предупреждать за 2 месяца не нужно. Если речь идет об односторонней инициативе администрации, обоснованных масштабных изменениях, предупреждать нужно обязательно.
Как изменить систему оплаты труда в компании
В условиях рыночной неопределенности у любой компании могут возникнуть проблемы с выплатой зарплат сотрудникам. Один из способов решения кризисной ситуации — изменение правил оплаты труда на предприятии. Расскажем, как это сделать.
Изменение для оптимизации выплат
Чаще всего расходы на оплату труда оптимизируют путем разделения выплат на окладную и премиальную части. При этом премию можно выплачивать либо от индивидуальных достижений, либо в зависимости от финансового состояния предприятия. После разделения зарплаты, важно контролировать и выплачивать оклад в полном объеме, т. к. в одностороннем порядке его сокращение невозможно.
Дополнительное ограничение, которое накладывается на минимизацию издержек, — запрет на снижение фиксированных выплат, закрепленных трудовым или коллективным договором. Если на выплату подобных сумм не влияет прибыльность компании, изменить или прекратить их невозможно.
Например, если по условиям договора сотруднику за полный рабочий месяц выплачивается 40 тысяч рублей должностного оклада и 30 тысяч рублей ежемесячной премии, то работодатель не сможет самостоятельно, без соглашения с работником снизить размер премии.
Для безопасного и обоснованного управления зарплатными выплатами, компания может установить обязательную и переменную часть.
В гарантированный размер оплаты труда будет включаться оклад и дополнительные выплаты компенсационного характера. Они будут выплачиваться безусловно.
В переменную часть войдут платежи стимулирующего характера: премии, поощрения, награды и прочие. Они будут перечисляться сотруднику, только при выполнении заранее установленных критериев деятельности предприятия, подразделения или непосредственно сотрудника.
Правила выплаты, ограничения и условия депремирования необходимо формализовать и закрепить во внутреннем нормативном документе — регламенте премирования (положении). Главное условие описания премиальных выплат: они не должны быть описаны в качестве фиксированных, иначе возможны споры с сотрудниками и контролирующими ведомствами.
Правила выплаты сумм премий в регламенте должны быть описаны максимально подробно, в привязке к существенным финансовым или производственным показателям, которые возможно однозначно и своевременно рассчитать.
При формировании положения о премировании необходимо учитывать несколько факторов:
- Реалистичность достижения целевых показателей: если установить нереальные суммы — сотрудники могут быть демотивированы.
- Целесообразность достижения целей — все поставленные задачи должны соответствовать бизнес-целям компании.
- Возможность расчета и оценки — цели, которые невозможно оценить и посчитать, не получится достичь.
В документе, устанавливающем правила выплаты премий, необходимо описать критерии определения величины премий: в каких случаях премия будет перечислены в полной сумме, когда — частично, и в какой ситуации работодатель откажется от премирования.
Переход на новую систему расчета зарплат можно осуществить только путем заключения дополнительных соглашений к действующим трудовым договорам с работниками компании. Выплата или отмена премий также должна быть зафиксирована внутренним распорядительным документом — например, приказом руководителя.
При грамотном оформлении разделения зарплаты на окладную и премиальную части организация получит эффективную систему мотивации персонала, а также — отличный инструмент контроля расходов на оплату труда.
Оптимизируйте документооборот на предприятии — доверьте архивную обработку и хранение налоговых, бухгалтерских, кадровых и прочих документов сервису Делис Архив.
Изменение по организационным причинам
Изменение внутренней структуры компании или производственно-технических условий является основанием для сокращения фонда оплаты труда в соответствии с трудовым законодательством.
Изменение зарплаты возможно по следующим причинам:
- изменение в структуре подразделений предприятия;
- внедрение новых форм организации труда (например, бригадной);
- изменение режима труда и отдых, а также — пересмотр норм труда;
- модернизация производства и внедрение новых технологических решений;
- оптимизация и совершенствование рабочих мест;
- разработка и внедрение в производство новых товаров, работ, услуг;
- существенные изменения в действующих производственных регламентах.
При наступлении этих событий, работодатель не всегда имеет возможность сохранить существующие обязательства по трудовым соглашениям, поэтому законом предусмотрена возможность снизить оплату труда. Например, если большая часть рабочих процессов для сотрудников будет автоматизирована и нагрузка на них существенно снизится.
Для законного снижения сумм выплаты зарплаты первоначально необходимо издать приказ о структурных и производственных изменениях. В него включается информация о последствиях этих изменений и обоснование причин невозможности сохранения текущих условий оплаты труда. Далее — вносятся изменения в штатное расписание.
Следующий шаг — информирование всех работников о будущих изменениях с целью дополнения трудовых соглашений новыми данными о зарплате. Уведомить сотрудников необходимо в письменной форме, не позднее чем за два месяца до изменения величины оплаты труда.
- При согласии работника на новые условия, с ним подписывается дополнительное соглашение. Если сотрудник не готов трудиться в новых условиях, ему необходимо предложить возможно перейти на другую должность в соответствии с квалификацией, опытом и состоянием здоровья.
- Отсутствие вакансий или отказ работника от смены должности является основанием для расторжения трудового договора. В этой ситуации компания обязана выплатить бывшему сотруднику выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
Финансовые трудности компании не относятся к организационным и технологическим изменениям, а значит сокращение фонда оплаты труда по этому основанию несет существенные риски, в виде штрафов и иных санкций. При снижении зарплаты сотрудникам потребуется оформить и подписать необходимые документы, чтобы при проверках у контролирующих органов не было оснований для наказания компании.
При этом размер заработка сотрудник, отработавшего полное рабочее время за месяц, в любом случае не может быть ниже МРОТ.
Автоматизировать рабочие процессы можно с помощью внедрения системы электронного хранения документов. Если у вашей компании много первичных документов, то не обязательно занимать ими офис. Оптимизируйте ваш документооборот со специалистами Делис Архив.
Узнайте, как быстро перейти к использованию электронного архива
Изменения оплаты труда по соглашению сторон
Это самый простой способ оптимизации расходов на персонал с точки зрения оформления, но самый сложный с точки зрения убеждения.
Российское законодательство допускает изменением трудового договора по соглашению сторон: работника и работодателя. Предметом дополнительного соглашения может являться любой пункт договора, при условии, что дополнения не будут противоречить закону.
Возможны случаи, когда в качестве дополнения заключается новый трудовой договор.
Форма, размер и условия оплаты выполнения трудовых функций также можно изменить по согласованию участников трудовых отношений. Возможны любые варианты, которые устроят всех:
- Изменение окладной или переменной части зарплаты.
- Отмена или замена дополнительных стимулирующих выплат.
- Изменение условий начисления и выплаты премий.
- Введение или оптимизация компенсационных платежей работодателя и иные способы.
Для оформления новшеств в трудовом договоре достаточно составить и подписать дополнительное соглашение, в котором описываются новые условия оплаты труда работника. Подобные соглашения оформляются отдельно по каждому сотруднику и подписываются сторонами в общем порядке.
При оформлении необходимо учитывать, что дополнительное соглашение является документом расширяющим и дополняющим основной договор, т. е. условия договора, которые не изменены дополнительным соглашением, будут действовать как раньше.
При выборе этого метода оптимизации расходов на оплату труда необходимо обсудить с сотрудниками сложившуюся ситуации и объяснить причины снижения заработной платы. От работодателя потребуются аргументы, которые позволят убедить сотрудников подписать дополнительные соглашения.
Наиболее эффективный и разумный способ убедить сотрудников согласиться на уменьшение дохода — это открытое обсуждение сложившихся обстоятельств и объявление, что отказ от премий — это один из шагов по спасению компании и сохранению рабочих мест. Без этого условия, шансы пережить кризис значительно ниже.
Дополнительный аргумент: уменьшение зарплаты и иных выплат менеджменту организации. Это позволит повысить доверие сотрудников для осуществления плана по спасению компании в кризис.
Если в организации работает слаженный и дружный коллектив, компании будет проще в кризисные времена договориться с сотрудниками о снижение зарплат, сохранив при этом рабочие места и объем производства.
После окончания острой фазы кризиса работодатель сможет вернуться к выплате премий. Безусловно, в компании найдутся работники, которые не согласятся на уменьшение зарплаты, в таких случаях необходимо действовать по обстоятельствам и искать иной подход к сотруднику.
Работодателю придется учитывать не только условия и позицию отдельного человека, но и мнение всего коллектива, т. к. непродуманные действия могут привести с общей демотивации и массовым увольнениям.
Бизнес-тренер по трудовому праву и управлению персоналом, преподаватель Русской Школы Управления Юлия Жижерина — о процедуре и законодательных особенностях изменения заработной платы.
Во время экономического кризиса компаниям приходится снижать затраты на персонал. Чтобы избежать сокращения работников, руководство нередко принимает решение об уменьшении окладов. Уменьшение размера оклада или изменение соотношения оклад / премия в системе оплаты труда обычно вызывает протест сотрудников. Эта часть оплаты труда непосредственно закреплена в трудовом договоре и ее изменение требует согласия работника исходя из ст. 72 ТК РФ. В случае отсутствия согласия такое изменение возможно только при условии и с соблюдением процедуры, предусмотренных ст.74 ТК РФ. Рассмотрим оба случая.
Работники согласны с изменением оплаты труда
Согласно ст. 72 ТК РФ дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Поэтому, если сотрудники согласны, достаточно подготовить дополнительные соглашения и подписать их у работников, а также издать соответствующий приказ.
Работники не согласны с изменениями оплаты труда
Более сложным является случай, когда работодатель намерен изменить должностной оклад без согласия работника. Основания и порядок для такого изменения описаны в ст.74 ТК РФ. Она определяет, что в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя. Но изменять трудовую функцию работника и в этом случае запрещено. Рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять при таком изменении, чтобы уменьшить зарплату работнику.
Шаг 1. Принять приказ, обосновывающий необходимость изменения условий труда
В нем следует изложить причины организационного или технологического характера, по которым потребовались изменения условий труда. При оформлении данного приказа необходимо исходить из фактических изменений. При этом следует запастись финансовыми, техническими и иными документами, подтверждающими необходимость таких изменений. Также в приказе требуется указать, какого рода организационные изменения произошли (например, изменилось распределение функций, методов работы, методов управления, вследствие которых изменилась организационная структура).
Смотрите также: Оформляем изменение заработной платы работнику
Шаг 2. Принять приказ об изменениях трудовых договоров конкретных работников
В таком приказе должен быть изложен план процедуры внесения изменений в трудовой договор конкретных работников: уведомление работников, предложение вакансий и так далее с указанием конкретных работников, в отношении которых будет проведена процедура, сроков проведения и ответственных за проведение процедуры лиц.
Шаг 3. Уведомить работника о предстоящих изменениях
О предстоящих изменениях трудовых договоров, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца (ч. 2 ст.74 ТК РФ). В таком уведомлении необходимо описать, какие именно изменения будут сделаны. В данном случае следует указать в уведомлении, какой размер оклада будет установлен работнику. Необходимо обратить внимание, что если снижается размер оклада, то соответственно должен уменьшиться и объем работы, например, количество операций или количество должностных обязанностей.
Также в уведомлении следует указать конкретную дату, с которой вводится изменение и последствия несогласия работника с изменениями.
Шаг 4. В случае несогласия работника на изменение условий труда предложить имеющиеся вакансии
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст.74 ТК РФ). В уведомлении о наличии вакансий необходимо указать наименование должностей и заработную плату по каждой вакантной должности.
Шаг 5. Уволить работника в случае несогласия с изменением условий труда и с предложенными вакансиями
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В случае увольнения работника оформляется соответствующий приказ об увольнении, трудовая книжка, личная карточка и иные документы в соответствии с трудовым законодательством.
Согласно ст. 178 ТК РФ работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
Шаг 6. Изменить штатное расписание
После того, как работники согласились на изменение размера оклада или после проведения описанной выше процедуры в случае несогласия работников, необходимо указать новые оклады в штатном расписании. Для этого принимается приказ о внесении изменений в штатное расписание или об утверждении нового штатного расписания.
Обратите внимание: даже тщательное соблюдение всех условий и процедур при изменении условий труда согласно ст. 74 ТК РФ не может полностью исключить риск обращения работника в инспекцию труда, прокуратуру и в суд. Кроме штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ, который может наложить инспекция труда, существует риск признания судом увольнения или перевода на другую работу незаконными (ст. 394 ТК РФ). В таком случае работник может быть восстановлен на прежней работе. Тогда ему будет выплачена средняя заработная плата за все время вынужденного прогула или разница в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы, проценты за несвоевременную выплату заработной платы (ст. 236 ТК РФ), а также моральный вред (ст. 237 ТК РФ).
О курсе «Директор по персоналу»
Вправе ли работодатель снизить размер или иным образом изменить заработную плату работника в одностороннем порядке и каков порядок оформления данной процедуры?
Ответ:
Система оплаты труда (сдельная, повременная, окладная, тарифная и т.д.), размер оплаты труда, ее составляющие (вознаграждение за труд, компенсационные выплаты, премии и другие стимулирующие выплаты) — это существенные условие трудового договора, заключенного между работником и работодателем.
Работодатель вправе изменить условия трудового договора, в том числе заработную плату в случае, когда прежние условия труда не могут быть сохранены вследствие изменения организационных или технологических условий труда. В остальных случаях изменение условий трудового договора, в том числе зарплаты возможно только по соглашению сторон, выраженному в письменной форме.
К числу организационных изменений могут быть, например, отнесены:
— изменения в структуре управления организации;
— внедрение определенных форм организации труда (бригадные, арендные, подрядные и др.).
В число технологических изменений условий труда, например, входят:
— внедрение новых технологий производства;
— внедрение новых машин, станков, агрегатов, механизмов;
— усовершенствование рабочих мест;
— разработка новых видов продукции;
— введение новых или изменение технических регламентов.
Вышеуказанные перечни являются открытыми и носят оценочный характер.
Снижение продаж и ухудшение финансового положения организации не могут являться причинами, позволяющими работодателю в одностороннем порядке изменить размер зарплаты.
Если в организации действительно имели место изменения организационных или технологических условий труда, то работодатель при намерении изменить условия трудового договора в части зарплаты обязан письменно уведомить об этом работников не позднее, чем за два месяца. В письменном уведомлении работодатель обязан указать причины, вызвавшие изменение условий договора в части зарплаты.
Если работник не согласен на изменение зарплаты, то работодатель обязан ему предложить в письменной форме другую (вакантную) должность или работу. Если такой должности или работы у работодателя нет или работник отказывается от такого должности (работы), то трудовой договор с работником подлежит прекращению в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ с выплатой работнику выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.
Если вышеописанные условия и порядок изменения условий трудового договора в части зарплаты Вашим работодателем не соблюден, и Вы считаете, что Ваши права нарушены, Вы можете обратиться за защитой своих прав в территориальный орган Роструда – государственную инспекцию труда (в том числе через данный ресурс), а также в суд.
Правовое обоснование:
Согласно ч. 1 ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.
В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме.
В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ).
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).
В соответствии с абз. 7 ч. 7 ст. 178 ТК РФ выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается работнику при расторжении трудового договора в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (пункт 7 части первой статьи 77 ТК РФ).