Как изменить регламентированный отчет 1с

На вопросы отвечает Дарья Волохова, методист Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

— Как в программах «1С» вручную отредактировать значение в ячейках в регламентированных отчетах?

— Ряд ячеек в регламентированных отчетах предназначен для ручного заполнения, но также существуют ячейки, заблокированные для данной функции.

Чтобы ввести изменения в нужную ячейку, в первую очередь нажмите на нее левой кнопкой мыши. Таким образом она будет выделена.

Далее нажмите на кнопку «Меню» (три вертикальных точки в правом верхнем углу программы) и последовательно выберите следующие команды: «Таблица» — «Вид» — «Редактирование».

Попробуйте внести изменения в ячейку. Если после проделанных действий ячейка все еще заблокирована, то нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите пункт «Свойства». В открывшемся окне снимите флаг «Защита» и сохраните настройки. Ячейка будет доступна для редактирования данных.

— Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, отразить нерабочие дни в период с 30 октября по 7 ноября?

— Для корректного автоматического учета времени и начисления сумм за нерабочие дни в ноябре необходимо, чтобы в программе была подключена Интернет-поддержка, которая активирует данную возможность.

Далее перейдите в раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты» и в таблице нерабочих периодов установите флаг напротив периода ноябрьских нерабочих дней (последний флаг).

После сохранения настроек перейдите в график работы сотрудников (раздел «Настройка» — блок «Предприятия»). В первую очередь нажмите на ссылку «Изменить свойства графика» и убедитесь, что установлен флаг «При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни».

После этого перезаполните график и проверьте, что дни, которые являются нерабочими, расположены по строке «Оплачиваемые нерабочие дни».

После сохранения графика программа заполнит табель сотрудников с учетом нерабочих дней и соответствующим образом начислит зарплату.

— Как в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8», ред. 3, сформировать заявление на субсидию?

Перейдите в Раздел «Отчеты» — «1С-Отчетность» — «Регламентированные отчеты». В верхней части открывшейся формы перейдите по ссылке «Уведомления» и нажмите кнопку «Создать». Откроется новое окно «Виды уведомлений».

Чтобы наиболее оперативно найти нужное заявление в правой части формы, в графе «Поиск» введите КНД нужного заявления.

— Как в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8», ред. 3, включить в стоимость товаров затраты на доставку?

— Программа относит затраты на доставку к числу дополнительных расходов. Чтобы включить их в стоимость товаров, важно соблюдать последовательность формирования документов.

В первую очередь формируйте документ «Поступление товаров» (раздел «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)»). Укажите в нем поступивший товар без учета доставки.

Далее на основании первого документа сформируйте «Поступление доп.расходов» (кнопка «Создать на основании») — именно им будут отражены расходы на доставку.

На закладке «Главное» внесите содержание дополнительных расходов — доставки, а также их сумму. После укажите способ распределения расходов — пропорционально сумме или количеству поступившего товара.

Закладку «Товары» программа заполнит по умолчанию данными, которые ввели в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)».

По итогу проведения документа расходы на доставку попадут в стоимость товаров.

— Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, настроить аналитические отчеты, чтобы в них не отражались уволенные сотрудники?

— Рассмотрим настройку на примере отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате»).

Чтобы исключить уволенных сотрудников из общего списка, до формирования отчета нажмите кнопку «Настройки» в шапке документе, после чего выберите вид «Расширенный».

После этого на закладке «Отбор» нажмите на кнопку «Добавить отбор» и из предложенного списка выберите «Дата увольнения». После того, как программа перенесет значение в табличную часть, проверьте заполнение колонок. Правильные значения — в нашей таблице-подсказке.

Какие данные проверить

Наименование колонки	Значение
Поле	Дата увольнения
Условие	Равно
Значение	Значение по умолчанию

Сохраните настройки и сформируйте отчет. Уволенных сотрудников в нем уже не увидите.

Одной из важнейших целей ведения бухгалтерского учета является формирование регламентированной отчетности. Например, Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Декларация по налогу на прибыль и т.д. Эти отчеты нужно сдавать в налоговые органы, ФСС, ПФР или предоставлять учредителям. Поэтому важно правильно и быстро заполнять отчетность.

Программа “1С:Бухгалтерия предприятия” позволяет это делать легко и просто. В инструкции рассмотрим, как заполнять регламентированную отчетность и какие есть нюансы при работе с ней.

Отчеты в 1С находятся в разделе “Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты”:

Для создания нового отчета нажмем кнопку “Создать”:

Как найти нужный отчет

После нажатия кнопки “Создать” откроется окно со списком отчетов:

Отчетов здесь очень много и первым делом требуется найти нужный. Частые отчеты можно добавить в раздел “Избранное”. Для этого для отчета установите значок звездочки:

Остальные отчеты доступны на закладке “Все”, здесь для поиска есть несколько вариантов.

1. Поиск по категориям отчетов:

В этом случае отчеты сортируются по папкам по видам отчетов. Например, бухгалтерская, налоговая отчетность, статистика и другие.

2. Поиск по получателям отчетности:

Отчеты сортируются по контролирующим органам: ФНС, ПФР, ФСС и другие. Заходим в нужную папку и ищем отчет.

3. Поиск по названию отчета:

Достаточно ввести слово или фразу в строке поиска и программа подберет подходящие варианты.

Заполнение и настройки регламентированного отчета

Рассмотрим работу с отчетами на примере Бухгалтерской отчетности. При создании отчета выбирается организация и период:

Настройка разделов отчетов

При открытии отчета слева открывается список его разделов (страниц):

Приведенный состав страниц можно менять. В некоторых отчетах по умолчанию доступны не все разделы. Для просмотра всех страниц зайдите в меню “Ещё — Настройка”:

В открывшемся окне можно включать и исключать страницы путем установки или снятия флажков.

На закладке “Общие” задаются дополнительные настройки:

Например, можно задать, в каком формате выводятся суммы.

Как заполняются поля отчета

Как правило, отчеты состоят из титульного листа и различных таблиц.

Титульный лист заполняется автоматически (желтые ячейки), информация берется из данных информационной базы, например, из карточки организации.

Автоматически заполняется ИНН, КПП, адрес организации, различные коды и т.д. Желтые ячейки при необходимости можно изменять вручную, также для некоторых из них можно подбирать заготовленные значения. Для этого нажмите на ячейку два раза мышкой:

Ячейки в таблицах заполняются по следующим правилам:

• Светло-зеленые — автоматически, можно изменять вручную.
• Темно-зеленые — автоматически, редактировать нельзя. Заполняются на основании других ячеек.
• Желтые — вручную.
• Белые — заполнены по умолчанию, менять нельзя.

По заполненным цифрам можно посмотреть расшифровку по соответствующей кнопке:

В результате показывается, откуда появились цифры:

Как проверить отчет

После заполнения отчета его можно проверить, для этого используется кнопка “Проверка”:

Как распечатать отчет

Для печати отчета нажмите кнопку “Печать”:

Затем выберите один из видов печати и нажмите “Показать бланк”:

Откроется форма бланка:

Далее распечатайте отчет, либо сохраните его в файл.

Как выгрузить и отправить отчет

Для отправки отчета в государственные органы его можно выгрузить в файл, либо отправить напрямую, если подключен сервис 1С-Отчетность. Для выполнения этих операций нажмите соответствующие кнопки наверху отчета:

После сдачи отчета поменяйте его статус на “Сдано”:

Как загрузить внешний комплект отчетности

Отчеты обновляются вместе с новыми версиями программы. Но в некоторых случаях перед выходом релиза 1С готовит внешние формы отчетности. Эти формы можно загрузить в 1С, для этого:

1. Зайдите на сайт 1С, найдите релиз программы и скачайте требуемую форму отчета:
2. Файл хранится в архиве, распакуйте его.
3. Откройте список регламентированных отчетов и перейдите в меню “Настройки — Отчетные формы — Справочник регламентированных отчетов”:
4. Выделите в списке отчет и нажмите на значок с изображением карандаша:
5. В окне настроек отчета установите переключатель “Файл” и выберите внешний файл с расширением *erf:

При этом возникнут сообщения, нажмите “Продолжить” и “Да”:

Затем нажмите “Сохранить”.

Отчет будет заменен, для его использования перезапустите 1С.

Аналогично можно обновить и другие отчеты. В дальнейшем при обновлении программы внешние отчеты будут заменены.

Регламентированная отчетность — это комплекты отчетов, порядок заполнения и представления которых устанавливается нормативными документами. В соответствии с этими документами организации и индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны периодически формировать и представлять в контролирующие органы регламентированные отчеты.

Для максимального облегчения этой задачи в программах 1С, в том числе и в «1C:Бухгалтерии 8», предназначено единое рабочее место, которое получило название 1С-Отчетность. Здесь сосредоточен весь функционал для работы с отчетностью и ее дальнейшей отправки в контролирующие органы через интернет. 

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) доступ к единому рабочему месту 1С-Отчетность осуществляется из раздела программы Отчеты. Отличительными особенностями такого интегрированного рабочего места являются:

• наглядный простой интерфейс;
• совмещение в единой форме функционала работы с регламентированными отчетами и функционала обмена прочими видами документов с контролирующими органами (письмами, уведомлениями, документами по требованию, запросами документов для сверки и пр.);
• быстрые отборы по периоду, по виду отчета (уведомления), по организации;
• наглядное отображение статуса электронного документооборота с контролирующими органами;
• удобный контроль непрочитанных входящих сообщений;
• простой доступ к протоколам информационного обмена.

Для работы с регулярно представляемой регламентированной отчетностью в едином рабочем месте служит раздел Отчеты, где находятся все сохраненные формы отчетности для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе. Из раздела Отчеты можно:

• создать новый отчет;
• открыть существующий отчет для просмотра и/или редактирования;
• скопировать существующий отчет, чтобы создать на его основе отчет за другой отчетный период или исправительный отчет за тот же период;
• пометить ненужный отчет для удаления;
• просмотреть или распечатать отчет;
• проверить правильность заполнения отчета с точки зрения формирования электронного представления (Проверить выгрузку);
• осуществить форматно-логический контроль и, в некоторых случаях, проверить контрольные соотношения отчета (Проверить в Интернете);
• сформировать электронное представление отчета;
• отправить отчет напрямую в контролирующий орган без переключения в другие программы.

О возможностях 1С-Отчетности см. на Портале 1С:ИТС.

Настройки регламентированного отчета

В программах 1С предусмотрена возможность дополнительных настроек регламентированных отчетов. В «1C:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 для настройки конкретного открытого отчета следует воспользоваться командой Еще — Настройка…

Форма настройки регламентированного отчета (рис. 1) содержит две закладки: Общие и Свойства разделов. В зависимости от формы отчета на закладке Общие можно управлять:

• точностью знаков после запятой в показателях суммы;
• автоматической нумерацией страниц отчета;
• автоматическим расчетом вычисляемых ячеек;
• порядком заполнения тех полей отчета, значения которых должны выбираться из заранее определенного набора значений;
• расшифровкой автоматического заполнения показателей;
• использованием штрихкода PDF417 при печати;
• проверкой соотношения показателей при печати и выгрузке.

Рис. 1. Форма настройки регламентированного отчета

Закладка Свойства разделов предназначена для управления отображением на экран и печатью разделов отчета. В списке разделов отчета можно указать, какие из разделов отчета следует показывать на экране и выводить на печать. Разделы для показа и вывода на печать можно указывать независимо: например, раздел можно заполнить и «спрятать», но при печати он будет обязательно напечатан.

Редактирование автозаполняемых отчетов

Большинство форм регламентированной отчетности в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 заполняются автоматически по данным информационной базы. У форм отчетности с возможностью автозаполнения в верхней командной панели находится кнопка Заполнить. При нажатии на данную кнопку выполняется расчет и заполнение бланка отчета.

Экранная форма отчета представляет собой таблицу с показателями — ячейками, имеющими различную цветовую «кодировку» (рис. 2). Цвет ячейки иллюстрирует ее доступность для редактирования:

• ячейки желтого цвета предназначены для заполнения вручную, а также для ввода дополнительной информации;
• светло-зеленые (автозаполняемые) ячейки заполняются автоматически по данным информационной базы. При этом автоматически заполненные значения можно редактировать. Также светло-зеленые ячейки можно заполнять и вручную (главное после этого не нажимать кнопку Заполнить);
• ячейки темно-зеленого цвета рассчитываются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки, и не редактируются.

Рис. 2. Цветовая индикация ячеек регламентированного отчета

Если результаты автоматического расчета по каким-либо причинам не устраивают бухгалтера, то в форме настроек отчета следует установить флаг Отключить автоматический расчет вычисляемых ячеек. После этой настройки автовычисляемые (темно-зеленые) ячейки станут желтыми, итоговые показатели в них автоматически рассчитываться не будут, и бухгалтер может вводить в эти ячейки те суммы, которые, по его мнению, там должны быть.

Флаг отключения автоматического расчета вычисляемых ячеек можно вновь снять, и тем самым убрать возможность редактирования указанных ячеек (итоговых показателей).

При снятии флага будет выдан запрос: Будет произведен перерасчет всех рассчитываемых показателей. Продолжить? Если ответить Нет, флаг останется установленным.

Отключение выбора значений из списка

В большинстве форм отчетности существуют показатели, которые должны заполняться значениями из установленного в программе списка значений (в соответствии с законодательством РФ), например, коды видов операций по НДС или коды бюджетной классификации (см. рис. 3).

Рис. 3. Выбор значения из списка

В практике нередки случаи, когда дополнительное значение или значения, добавляемые в список такого рода, рекомендуются к применению ненормативными документами (например, письмами до утверждения соответствующих приказов Минфина и ФНС России) или новой версией XSD-схемы*.

Примечание:

* XSD-схема — набор правил, описывающий структуру XML-документа. Документы в формате XML — это файлы, которые используются для хранения и передачи данных при обмене приложениями (программами), написанными на разных языках.

Если список значений показателя не установлен форматом отчета или соответствующей XSD-схемой, нет необходимости вносить официальные изменения в формат электронного представления. Но указывать новое значение надо. Чтобы получить такую возможность в форме отчетности, в настройках отчета достаточно установить флаг Отключить выбор значений из списка. После этого нужное назначение можно ввести вручную (например, указать то значение кода вида операции по НДС, которого в настоящий момент нет в списке).

Обратите внимание, что проверка вхождения значения показателя в список допустимых значений включается в проверку контрольных соотношений. И если пользователь указал значение, которого нет в утвержденном списке значений, в программе будет выдано соответствующее предупреждение. Но ни выгрузке, ни отправке регламентированного отчета в контролирующие органы это не помешает.

Расшифровка автоматического заполнения показателей

Для большинства форм отчетности, которые могут заполняться автоматически по данным информационной базы, существует возможность показать расшифровку значений показателей отчета. Режим расшифровки доступен для тех форм отчетности, у которых в верхней командной панели присутствует кнопка Расшифровать.

Кнопка становится активной после того, как отчет заполнен. По нажатию этой кнопки формируется отчет (табличный документ), содержащий описание алгоритма заполнения ячейки. Перед выполнением команды Расшифровать необходимо выделить ту ячейку отчета, для которой необходимо получить расшифровку. Данные расшифровки можно детализировать с помощью стандартных бухгалтерских отчетов.

Для этого в форме расшифровки достаточно кликнуть мышью по интересующему показателю. В результате раскрывается один из стандартных отчетов (например, оборотно-сальдовая ведомость по счету или анализ счета), содержащий данные счета или корреспондентского счета, которые участвуют в формировании текущего слагаемого значения показателя.

Расшифровка доступна не для всех показателей отчета. Например, не получится вывести расшифровку для ячеек, которые заполняются вручную; для ячеек, значения которых рассчитываются по данным других ячеек, или для нечисловых ячеек. В этом случае по кнопке Расшифровать выдается запрос на получение расшифровки сразу для всех ячеек формы. В случае положительного ответа формируется табличный документ, содержащий общую расшифровку.

Если в форме настроек отчета установлен флаг Сохранять расшифровку автоматического заполнения, то расшифровка сохраняется вместе с отчетом. В этом случае, открыв сохраненный отчет, можно посмотреть расшифровку без повторного заполнения отчета. Но если между моментом сохранения отчета с расшифровкой и его открытием будут внесены какие-то изменения в информационную базу, расшифровка будет некорректной.

Если флаг Сохранять расшифровку автоматического заполнения не устанавливать, то расшифровка сохраняться не будет, и ее придется формировать заново вместе с автозаполнением отчета. Но при этом она будет актуальной.

Печать формы без двумерного штрихкода

В настоящее время самым распространенным способом представления отчетности в ФНС и в другие контролирующие органы является отправка отчетности в электронном виде через интернет, в том числе с помощью 1С-Отчетности. Это обусловлено и требованиями законодательства, и ситуацией, связанной с распространением коронавируса (когда важным становится переход на бесконтакное взаимодействие), и очевидным удобством такой формы представления. При этом у части налогоплательщиков остается право представлять отчетность на бумаге. Для таких налогоплательщиков в формах отчетов предусмотрена функция вывода на печать (кнопка Печать в верхней командной панели).

По умолчанию в регламентированных отчетах, представляемых в ФНС, установлен режим печати с двумерным штрихкодом PDF417*. В процессе подготовки такой печатной формы сначала выполняется формирование электронного представления формы отчетности в соответствии с утвержденным ФНС России форматом. Если формирование электронного представления отчета выполнено успешно, то для его предварительного просмотра на экран будет выведена сформированная машиночитаемая форма.

Примечание:

* PDF417 (англ. Portable Data File — переносимый файл данных) — двумерный штрихкод, поддерживающий кодирование до 2 710 знаков. В настоящее время PDF417 широко применяется в идентификации личности, учете товаров, при сдаче отчетности в контролирующие органы и других областях.

Для использования данного режима печати необходимо соблюдение определенных условий:

• на компьютере пользователя должна быть установлена внешняя компонента печати*, разработанная ФГУП ГНИВЦ ФНС России. Как правило, внешняя компонента печати ФНС устанавливается автоматически при первой печати любой машиночитаемой формы;
• форма отчетности должна быть заполнена в соответствии с требованиями формата представления в электронной форме, утверждаемого ФНС. При выгрузке выполняется проверка файла на соответствие указанному формату, именно поэтому нельзя распечатать заполненную до конца или некорректно заполненную форму.

Примечание:

* Внешняя компонента — это независимый программный модуль, предназначенный для многократного использования и предоставляемый пользователю в двоичном формате.

Редко, но случается, что по каким-то причинам компонента печати на компьютере пользователя не устанавливается или не работает. В этом случае достаточно распечатать «обычную» форму, которая не «привязана» к выгрузке. Также форму без двумерного штрихкода пользователь может распечатать для себя.

Для этого в форме настроек отчета следует включить флаг Разрешить печать без штрихкода PDF417. После установки флага у кнопки Печать появляется подменю:

• Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуется);
• Форма без штрихкода PDF417.

При выборе Формы без штрихкода PDF417 на печать будет выводиться форма в том виде, как ее утверждает ФНС. Бланк без двумерного штрихкода можно сканировать и распознавать — он также является машиночитаемым, но файла выгрузки он не содержит.

Обратите внимание, что представление отчетности на машиночитаемых бланках с двумерными штрихкодами является добровольным и не отменяет иных существующих способов представления отчетности. Налоговые органы не вправе отказать в приеме деклараций, на которых отсутствует упомянутый штрихкод (см., например, письмо ФНС России от 18.04.2014 № ПА-4-6/7440).

Проверка контрольных соотношений

ФНС России в конце 2012 года сняла пометки «для служебного пользования» с писем, устанавливающих контрольные соотношения к основным налоговым декларациям, а с 2013 года указанные контрольные соотношения начала публиковать на своем сайте.

Контрольные соотношения представляют собой математические и логические формулы, с помощью которых проверяются внутридокументные и междокументные соотношения показателей отчетности.

По каждому контрольному соотношению в правилах проверки ФНС России указана область проверки (исходный документ), приведены формула проверки, возможное нарушение законодательства РФ при невыполнении контрольного соотношения (ссылка на нормативный документ) и формулировка нарушения.

К настоящему моменту в регламентированной отчетности 1С реализованы все официальные проверки. Дополнительно в функционал отчетности добавлены проверки, самостоятельно разработанные в 1С, исходя из логики отчетной формы или практики ее использования. Для новых редакций налоговых деклараций, для которых ФНС еще не опубликовала контрольные соотношения, разработчики 1С самостоятельно адаптируют контрольные соотношения к декларации предыдущей редакции под новую редакцию формы.

После составления декларации или другого регламентированного отчета для проверки контрольных соотношений следует нажать на кнопку Проверка в верхней командной панели формы и выбрать команду Проверить контрольные соотношения. На экране будет отображен протокол проверки. Кликнув на любое контрольное соотношение, можно увидеть подробную расшифровку значений. При этом внутри расшифровки реализована возможность навигации: при выделении курсором определенного показателя программа автоматически переходит на тот лист отчета, откуда взят этот показатель.

Кроме проверки контрольных соотношений для пользователей сервиса 1С-Отчетность доступна и онлайн-проверка форматно-логического контроля отчетности. Выполнить такую проверку можно непосредственно из открытой формы отчетности перед ее отправкой с помощью команды Отправка — Проверить в Интернете.

Выгрузка и загрузка регламентированных отчетов

Для тех форм отчетности, для которых предусмотрена возможность их представления в электронном виде, в верхней командной панели регламентированного отчета доступны кнопки Выгрузить и Загрузить. Данные кнопки также доступны в форме списка отчетов (раздел Отчеты единого рабочего места 1С-Отчетность).

Команда Выгрузить служит для выгрузки отчетов в XML-файлы электронного представления, а команда Загрузить — для загрузки отчетов из таких файлов. 

Выгрузка и загрузка позволяют переносить отчеты из одной информационной базы в другую. Такая необходимость может возникнуть, например, для обмена информацией у организаций с филиальной структурой и обособленными подразделениями, использующими различные программы 1С с подсистемой регламентированной отчетности, а также сторонние программы. Файл с выгруженной отчетностью может потребоваться для передачи в банк или в другие организации.

Выгрузка отчета в файл

По команде Выгрузить программа сначала проверяет подготовленный отчет на соответствие формату представления в электронной форме, в том числе на полноту заполнения и корректность в соответствии с требованиями нормативных документов. При несоблюдении каких-либо требований система выводит на экран соответствующие сообщения и предлагает воспользоваться эффективным механизмом навигации по ошибкам. Специальное окно навигации, располагающееся в нижней части экрана, содержит список ошибок. Из сообщения об ошибке можно перейти непосредственно к неправильно заполненной или незаполненной ячейке отчета.

После исправления ошибок отчета следует повторно нажать на кнопку Выгрузить. После успешной выгрузки сформированный XML-файл электронного представления регламентированного отчета можно сохранить на любой магнитный носитель в указанную пользователем папку. Такой файл и будет являться основой для механизма загрузки отчетов.

Загрузка файла для отправки

В программах 1С давно существует возможность загрузки XML-файлов электронного представления в список отчетов для дальнейшей отправки по каналам связи в контролирующие органы. Для этого следует перейти в раздел Отчеты единого рабочего места 1С-Отчетность и нажать на кнопку Загрузить — Файл для отправки (рис. 4).

Рис. 4. Создание нового отчета из файла выгрузки

В открывшемся окне потребуется найти папку с сохраненным файлом и подтвердить передачу выбранного файла на сервер 1С, после чего открывается окно файла отчета с данными в формате XML. Программа автоматически определит:

• вид отчета (например, Декларация по налогу на прибыль);
• период отчета;
• получателя отчетности (наименование контролирующего органа);
• вид документа (первичный или корректирующий);
• организацию.

В окне файла отчета можно выбрать и установить другую организацию, другой период отчета, другого получателя и другой вид документа. Но если потребуется отредактировать данные отчета, представленные в формате XML, то сделать это не так-то просто.

После нажатия на кнопку Записать и закрыть в списке отчетов появляется сохраненный отчет, который можно отправить в контролирующий орган напрямую из программы через сервис 1С-Отчетность.

Механизм загрузки данных в отчеты

В настоящее время в ряде программ, в том числе в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, реализован механизм, который позволяет загружать данные из XML-файлов электронных представлений в регламентированные отчеты для ФНС, ФСС, ПФР, Росстата и других контролирующих органов. 

В отличие от загрузки файлов электронного представления, загрузка данных отчета из файла выгрузки позволяет получить заполненный регламентированный отчет так, как если бы он был подготовлен в «своей» информационной базе.

Механизм загрузки запускается по кнопке Загрузить. Загрузить данные файла выгрузки можно:

• из списка отчетов 1С-Отчетности — при этом будет создан новый отчет;
• из формы регламентированного отчета соответствующего вида — при этом будет выполнена замена показателей отчета на данные из загружаемого файла.

Создание нового отчета из файла выгрузки

Новый отчет из файла выгрузки можно создать из формы списка отчетов. Для этого следует перейти в раздел Отчеты единого рабочего места 1С-Отчетность и нажать на кнопку Загрузить — Отчет (рис. 4).

В открывшемся окне потребуется найти папку с сохраненным файлом и подтвердить передачу выбранного файла на сервер 1С, после чего открывается окно файла отчета.

Программа автоматически определит вид отчета, период отчета, вид документа (первичный или корректирующий) и организацию.

В окне файла отчета можно выбрать и установить:

• другую организацию (или добавить новую);
• другой период отчета;
• другой вид документа.

После нажатия на кнопку Загрузить и закрыть открывается экранная форма отчета.

Обратите внимание, что в открывшейся форме:

• нет возможности расшифровать показатели отчета, загруженные из другой программы, поскольку расшифровке подлежат только данные «своей» информационной базы;
• показатели загружаются в том виде, в котором они были сохранены, поэтому во избежание искажений данных отчета авторасчет отключен. При необходимости можно открыть форму настроек отчета и снять флаг Отключить автоматический расчет вычисляемых ячеек.

С отчетом, созданным из файла выгрузки, можно работать так же, как и с любым другим регламентированным отчетом, созданным в программе. Отчет можно при необходимости скорректировать, проверить, выгрузить или отправить в контролирующий орган напрямую из программы через сервис 1С-Отчетность.

Загрузка данных из файла выгрузки в существующий отчет

Файл электронного представления формы отчетности можно загрузить непосредственно в форму регламентированного отчета и получить заполненный регламентированный отчет. Для этого следует воспользоваться кнопкой Загрузить, расположенной на верхней командной панели открытого отчета.

При попытке загрузить файл, не соответствующий виду открытого отчета или его отчетному периоду, будет выдано сообщение о невозможности такой загрузки.

Также невозможно загрузить данные из файла с форматом электронного представления, отличным от утвержденного для текущей формы отчета. В том случае, если данные из файла выгрузки загружаются в существующий отчет и процесс завершается с ошибкой из-за несоответствия форматов, предыдущее заполнение отчета не изменяется.

При успешной загрузке файла в открытый отчет показатели существующего отчета очищаются и заменяются данными из файла выгрузки.

Дальнейшие действия с отчетом ничем не отличаются от действий, которые требуется выполнять при работе с любым другим регламентированным отчетом такого вида.

К очевидным преимуществам механизма загрузки относятся возможности:

• редактировать отчеты, полученные в виде файлов выгрузки;
• переносить данные отчетности из программ, с которыми отсутствует обмен данными на уровне информационных баз;
• создавать архив отчетности из файлов, отправленных по телекоммуникационным каналам связи из других программ и/или сервисов специализированных операторов связи.

Подробнее о механизме загрузки регламентированного отчета из файла электронного представления, в том числе о формировании декларации по НДС, разделы которой «собираются» из нескольких файлов выгрузки, см. в статье «Загрузка отчета в 1С:Бухгалтерии».

Сервис оповещений

Законодательство, связанное с регламентированной отчетностью, часто меняется: вводятся новые формы и форматы представления отчетов в электронном виде, вносятся изменения в действующие. В программах 1С доступен сервис оповещений, который контролирует актуальность используемых форм отчетности и форматов выгрузки. Сервис также позволяет принудительно блокировать устаревший отчет целиком либо его отдельные функции (заполнение, печать, выгрузка, отправка).

Чтобы сервис заработал, пользователю достаточно разрешить программе получение информации с сервера фирмы 1С через интернет, положительно ответив на соответствующий запрос, который появляется на экране при первом обращении к рабочему месту 1С-Отчетность.

Можно включить сервис самостоятельно. Для этого в едином рабочем месте 1С-Отчетность следует перейти по гиперссылке Настройки проверки актуальности отчетов (рис. 5) в одноименную форму, где установить флаг Выполнять проверки регламентированной отчетности (рис. 6).

Рис. 5. Раздел «Настройки» рабочего места «1С-Отчетность»

Рис. 6. Настройки проверки актуальности отчетов

При попытке использования формы устаревшей редакции будет выдано соответствующее предупреждение (рис. 7).

Рис. 7. Предупреждение о неактуальности формы отчета

Флаг Продолжить действие, несмотря на предупреждение (не рекомендуется) позволяет продолжить работу. Кнопка Проверить обновления позволяет проверить, какие обновления выпущены в текущей версии программы «1С:Бухгалтерия 8» для актуализации формы (формата).

Автоматическое подключение внешних отчетов

В бухгалтерской практике бывают случаи, когда ту или иную форму отчетности утверждают буквально за несколько дней до окончания срока представления. Или когда в действующую форму отчетности вносятся существенные изменения, которые необходимо учесть при представлении отчета.

В таких случаях для программ 1С публикуются внешние отчеты, которые можно скачивать и подключать в автоматическом режиме. Чтобы данная возможность стала доступна пользователю, в форме Настройки проверки актуальности отчетов следует установить флаг Автоматически подключать внешние формы регламентированной отчетности (см. рис. 6).

Автоматическая загрузка внешних отчетов позволяет поддерживать состав регламентированной отчетности в актуальном виде, вовремя получая самые последние важные обновления.

Подробнее об автоматической загрузке внешних отчетов в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 см. в статье «Автоматическая загрузка внешних отчетов в «1С:Бухгалтерии 8″».

Сравнение форм регламентированной отчетности

С июня 2019 года в программах 1С, в которых присутствует подсистема регламентированной отчетности, появился новый механизм сравнения экземпляров форм регламентированной отчетности, который обеспечивает:

• выбор вариантов отчета для сравнения;
• отображение результата сравнения в наглядном виде;
• вывод разницы показателей в абсолютном и относительном выражении.

Данный механизм доступен для большинства форм отчетности (в том числе для налоговых деклараций, для бухгалтерской (финансовой) отчетности, для статистической отчетности) по кнопке Сравнить, расположенной на верхней командной панели открытого отчета.

С помощью механизма можно сравнивать:

• первичные и корректирующие варианты отчета в рамках одного отчетного периода;
• варианты отчета за разные отчетные периоды, но в рамках одной редакции формы отчета.

Чтобы сравнить варианты отчета за разные отчетные периоды, в форме выбора регламентированного отчета следует установить отбор по произвольному периоду. Можно отключить отбор по периоду — тогда программа предложит список всех сохраненных отчетов данного вида.

В списке доступных отчетов для сравнения следует выделить нужный отчет и нажать на кнопку Выбрать.

Результат сравнения показателей выводится в виде разделов декларации и показателей по строкам со значениями для двух вариантов отчета. Разницы выводятся в абсолютном и относительном выражении.

По умолчанию в форме сравнения включен режим Только различия, то есть отображаются только те разделы и строки отчета, которые содержат различия. Можно отключить данный режим по кнопке Только различия и показать все разделы и строки.

Непосредственно из формы сравнения, кликнув мышью в ячейке со значением, можно попасть в соответствующую строку декларации. Результат сравнения можно сохранить в файл формата MXL (формат MXL разработан фирмой «1С» и предназначен для передачи табличных документов между пользователями программных продуктов 1С).

Механизм сравнения, реализованный в программе, может быть полезен в разнообразных случаях, например, если:

• бухгалтер отправляет первичный отчет, потом вносит изменения в информационную базу и готовит корректирующий отчет;
• бухгалтер хочет сравнить суммы авансовых платежей по налогу на прибыль, указанные в отчетах за разные отчетные периоды;
• бухгалтер хочет увидеть в динамике, как изменения в информационной базе отражаются в отчете;
• новый бухгалтер разбирается в учете предыдущего и т. д. 

Как в 1с 8.3 изменить статус отчета на отправлено? Как в бухгалтерии 8.3 установить статус отправки в ПФР?

Практически все пользователи программы 1С являются бухгалтерами и, соответственно, им приходится регулярно сдавать отчетность в органы пенсионного фонда. Поэтому, после отправки отчетности, возникает проблема установки статуса комплекта в «отправлено». Например, возникают вопросы подобные этому: «Мне нужно создать отчет в ПФР за 3 кв. 2016 года. 1С Бухгалтерия пишет,что в предшествующих отчетных периодах есть комплекты, у которых не установлен стсатус»Сведения отправлены».

Разберемся как в 1с 8.3 исправить состояние отчета на отправлено.

На самом деле это не сложно. Изменить состояние отправки отчетности можно двумя способами. Причем оба будет правильными.

Способ изменения статуса отчета 1С через пользовательский интерфейс

Заходим в программу. В главном меню выбираем пункт «Отчеты»

Далее выбираем «Регламентированные отчеты».

Здесь находим запись с отчетностью, для которой необходимо изменить состояние отправки. Выбираем ее.

И в форме отчета, вверху, будет доступно поле, в котором можно поменять статус. Меняем его с «Не отправлено» на «Сдано».

После смены статуса подтверждаем изменения кнопкой «Записать». Ознакамливаемся с очевидной информацией и соглашаемся с ней.

На этом изменение окончено.

---

Способ изменения статуса отчета 1С через регистр

Также поменять статус отправки отчета можно напрямую, через регистр сведений. Отмечу, что этот метод подходит более продвинутым пользователям. По сути метод ничем существенно не отличается, но нужно отметить, что пользоваться им можно только после реальной отправки отчетности.

Заходим в программу и переходим к разделу программы «Все функции».

Если, после открытия меню «Правка» Вы не обнаружили пункта меню «Все функции», то Вам него нужно включить по методике, рассмотренной нами в одной из предыдущих статей:

Далее в дереве объектов находим раздел регистров сведений.

В регистрах находим «Журнал отчетов статусы» и открываем его.

Открываем нужный комплект отчетов и изменяем поле «Статус» с «Не отправлено» на «Сдано».

Записываем и закрываем запись регистра. Теперь, если посмотреть в списке регламентированной отчетности, статус редактируемого документа поменялся.

Еще раз напомню, что этим способом можно пользоваться только после реальной отправки отчета.

Оцените статью:

Загрузка…

Опубликовано 02.10.2020 09:44

Автор: Administrator

Просмотров: 42266

В программе 1С имеются формы статистической отчетности, которые попадают в программу вместе с обновлением. Но бывают случаи, когда пользователь не может найти какой-либо статистический отчет, либо же форма этого отчета еще не обновлена. Как быть в такой ситуации? Есть два варианта: 1) скачать нужную форму с сайта статистики и загрузить ее в программу вручную; 2) загрузить или обновить формы статистики непосредственно из программы 1С. В этой публикации рассмотрим оба варианта. 

Сразу приведем адрес ресурса https://websbor.gks.ru/webstat/#!/gs/statistic-codes, который будет полезен всем бухгалтерам. На этом сайте, введя свой ИНН или ОГРН, можно узнать какие статистические коды присвоены вашей организации, а также увидеть список требуемых статистических отчетов. Рекомендуем почаще заходить на указанный ресурс в целях исключения недопонимания с органами статистики, особенно в свете огромнейших штрафов за несвоевременную сдачу отчетов. Помните, что не знание закона не освобождает от ответственности!

Перейдем к теме нашей статьи и рассмотрим варианты загрузки и обновления статистических данных в программе.

Загрузка шаблона формы статистического отчета вручную.

Пользователь может скачать форму с сайта статистики, в разделе «Альбом форм федерального статистического наблюдения» и загрузить ее в 1С.

Рассмотрим действия пошагово.

Шаг 1. Откройте раздел «Отчеты» — «Регламентированные отчеты». 

Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать».

Шаг 3. В открывшемся окне перейдите в раздел «Статистика» и найдите пункт «Прочие формы».

Чтобы не искать в огромном списке форм, введите название в строку поиска вверху.

Шаг 4. Нажмите кнопку выбора в поле «Шаблон».

Предварительно мы скачали шаблоны форм с сайта статистики. Но перед загрузкой форм предварительно проверьте, возможно эти формы имеются в комплекте отчетности.

Шаг 5. В окне «Формы выбора шаблона» нажмите «Загрузить».

Появится надпись – «Все XML-шаблоны успешно загружены» и пользователь сможет выбрать форму отчета из списка.

Мы загружали формы «3-фермер» и «4-запасы». Нажав кнопку «Выбрать» — пользователь продолжает работу с загруженной формой.

Второй вариант загрузки формы – это использование веб-сервиса обновления форм.

Загрузка и обновление форм статистической отчетности через веб-сервис 1С.

Для обновления шаблонов форм отчетности через веб-сервис 1С нажмите одноименную кнопку в форме выбора шаблона.

Для обновления форм нажмите кнопку «Только обновления». Компьютер сам отметит имеющиеся в программе формы и по нажатию кнопки «Обновить шаблоны» выполнит их обновление.

Для загрузки отдельной формы, найдите ее в списке и отметьте галочкой. Нажмите «Обновить шаблоны». Форма загрузится в программу и отобразится в списке отчетов.

Дождитесь окончания загрузки.

По окончании загрузки появится окно, подтверждающее загрузку шаблонов форм в программу.

Обратите внимание, если вы зайдете в сервис еще раз, кнопки «Только обновления» не будет – т.к. нет форм для обновления.

Для удобства поиска можно воспользоваться кнопками сортировки и поиска.

При выборе пользователем загруженной формы под шаблоном отражена информация о ней: «Используется последняя версия шаблона» и указана редакция формы.

Нажмите «Создать» и откроется форма для заполнения.

Еще раз обращаем внимание, что все формы, загруженные пользователем самостоятельно, формируются в разделе «Статистика» – «Прочие формы».

Из формы выбора шаблонов пользователь может перейти по гиперссылкам на сайт Федеральной службы государственной статистики.

На сегодняшний день статистических форм огромное количество. Раннее мы уже рассматривали примеры заполнения форм статистической отчетности П-1 и П-4, возможно вам пригодится эта информация.

Бывают ситуации, когда вышеперечисленные способы не помогают. Тогда рекомендуем попробовать еще несколько вариантов, разработанных программистами 1С.

Дополнительный способ № 1: Загрузка и обновление форм отчетности через раздел «Настройка»

Те же самые действия по загрузке и обновлению форм статистических отчетов можно выполнить в разделе «Настройки» регламентированной отчетности.

Возможно этот вариант будет вам более удобен.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Отчеты» — «Регламентированные отчеты».

Шаг 2. Переключитесь в раздел «Настройки» и перейдите по гиперссылке «Настройка XML-шаблонов электронных версий отчетов» подраздела «Отчеты в Росстат».

В справочнике «Шаблоны электронных версий форм отчетов статистики» можно также выполнить обновление форм через веб-сервис, нажав одноименную кнопку «Обновить через веб-сервис», или загрузить шаблон формы, скачанный с сайта Росстат по кнопке «Загрузить».

По гиперссылке «Перейти на сайт Росстата с полным списком актуальных шаблонов» можно скачать нужную форму.

Рассмотрим оба варианта: обновление форм и загрузка нового шаблона через данный раздел.

Нажав кнопку «Настройка адреса сервера ССО», в виде «гаечного ключа», пользователь может посмотреть настройку адреса сервера ON-line модуля для обновления шаблонов.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Обновить через веб-сервис».

Шаг 4. В окне загрузки обновлений отметьте нужные формы. По умолчанию отмечены имеющиеся в информационной базе шаблоны. Нажмите кнопку «Обновить шаблоны».

По окончанию загрузки шаблонов с сайта Росстата формы отчетности будут обновлены в 1С.

Нажмите «Ок».

Дополнительный способ № 2: загрузка XML-шаблонов отчетов вручную

Для рассмотрения второго варианта загрузки формы шаблона предварительно скачайте его из «Альбома форм федерального статистического наблюдения» с сайта Росстат.

Для этого выполните следующие действия.

Шаг 1. Перейдите по ссылке «Перейти на сайт Росстат с полным списком актуальных шаблонов».

Шаг 2. В открывшемся альбоме форм, в строке поиска введите название формы и нажмите «Найти».

Например, мы зададим поиск шаблона формы отчета «1-предприниматель».

Шаг 3. Разверните стрелочку в наименовании формы и нажмите на пиктограмму – «Скачать XML».

Шаблон сохранится в папке «Загрузки» или другую папку в зависимости от настройки вашего компьютера.

Шаг 4. Нажмите кнопку «Загрузить» и выберите скачанный с сайта шаблон – файл в формате XML.

В нашем примере шаблон формы отчета «1-предприниматель» имеет название – f_misp_ip_01.

После загрузки шаблона нажмите «Ок».

Файл с шаблоном формы экспортирован в систему 1С.

В дальнейшем загруженные шаблоны можно формировать в разделе «Статистика» — «Прочие», как мы рассматривали выше.

В поле «Шаблон» найдите загруженную форму и нажмите «Выбрать». В нашем примере загружена «Форма №1 – предприниматель. Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя за 2020 год».

При формировании форм статистических отчетов в 1С и выборе форм из загруженных шаблонов, программа контролирует и проверяет актуальность загруженных пользователем форматов форм.

В периоды сдачи отчетности и перед формированием форм отчетности рекомендуется обновлять программу до последнего актуального релиза.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов