Обычно легко применить шаблон электронной почты в Outlook, но знаете ли вы, как редактировать этот существующий шаблон? В этой статье будет представлено решение по редактированию существующего шаблона электронной почты в Outlook.
Редактировать существующий шаблон электронной почты с заменой в Outlook
Редактировать существующий шаблон электронной почты с заменой в Outlook
Выполните следующие действия, чтобы изменить существующий шаблон электронной почты в Outlook.
1. Нажмите Главная > Новые предметы > Больше элементов > Выберите форму , чтобы открыть диалоговое окно «Выбор формы».
2. В диалоговом окне «Выбор формы» (1) выберите Шаблоны пользователей в файловой системе из Заглянуть раскрывающийся список, (2) щелкните, чтобы выделить указанный шаблон электронной почты, а затем (3) Нажмите Откройте кнопка. Смотрите скриншот:
3. Теперь новое электронное письмо создается на основе указанного шаблона электронного письма. Отредактируйте его так, как вам нужно, а затем нажмите Файл > Сохранить как.
4. В диалоговом окне «Сохранить как» (1) введите то же имя, что и существующий шаблон, в Имя файла коробка, (2) укажите Шаблон Outlook из Сохранить как выпадающий список и, наконец, (3) нажмите Сохраните кнопка. Смотрите скриншот:
5. Появится диалоговое окно «Подтвердить сохранение как». Пожалуйста, нажмите на Да кнопку, чтобы продолжить.
До сих пор вы уже редактировали существующий шаблон электронной почты.
Пакетный ответ на несколько писем с предустановленными шаблонами в Outlook
Обычно в Outlook мы можем отвечать на одно письмо за раз. Однако с Kutools for Outlook’s Массовый ответ Вы можете легко ответить на несколько выбранных писем с помощью шаблонов ответов, всего за несколько кликов!
Примечание. После выбора писем вы можете выбрать существующий шаблон ответа из Массовый ответ раскрывающийся список, чтобы ответить напрямую!
Статьи по теме
Kutools for Outlook — добавляет в Outlook 100 расширенных функций и делает работу намного проще!
- Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Несколько писем по индивидуальному заказу; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций …
- Предупреждение BCC — показать сообщение при попытке ответить всем если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений, и многое другое напоминает функции …
- Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на много писем в секундах; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему …
- Инструменты для вложений: управление всеми вложениями во всех письмах, Авто отсоединение, Сжать все, Переименовать все, сохранить все … Быстрый отчет, Подсчет выбранных писем…
- Мощные нежелательные электронные письма по обычаю; Удаление повторяющихся писем и контактов… Позвольте вам делать в Outlook умнее, быстрее и лучше.
Комментарии (2)
Оценок пока нет. Оцените первым!
Отправка сообщения электронной почты, основанного на шаблоне
Outlook для Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Еще…Меньше
Используйте шаблоны сообщений электронной почты для отправки сообщений, которые содержат информацию, которая не меняется с сообщения на сообщение. Вы можете ввести сообщение и сохранить его как шаблон, а затем повторно использовать в любое время, добавив при необходимости новые сведения. В этих инструкциях предполагается, что вы уже создали и сохранили шаблон сообщения. Инструкции по созданию шаблона сообщений см. в статью Создание шаблона сообщения электронной почты.
В этих инструкциях предполагается, что вы уже создали шаблон сообщения. Сведения о создании шаблонов см. в статье Создание шаблона сообщения электронной почты.
Чтобы использовать шаблон сообщения электронной почты, с помощью следующих действий:
-
Выберите Создать элементы > другие элементы > Выберите форму.
-
В диалоговом окне Выбор формы щелкните в списке Искать в пункт Шаблоны в файловой системе.
-
Откроется папка с шаблонами, используемая по умолчанию. В операционной системе Windows 7 и более поздних версиях папка находится в папке c:usersимяпользователяappdataroamingmicrosofttemplates. Если шаблон сохранен в другой папке, нажмите кнопку Обзор и найдите его.
-
Выберите шаблон и нажмите кнопку Открыть.
-
Внести любые дополнения или изменения в текст сообщения и темы сообщения в полях «Получатели», «Ск» и «СК».
Примечание: Внесенные изменения не сохраняются в шаблоне. С помощью команды Сохранить будет создан черновик сообщения, однако шаблон не обновится. Чтобы обновить шаблон, следуйте инструкциям по сохранению нового шаблона, которые приведены в статье Создание шаблона сообщения электронной почты.
-
Нажмите кнопку Отправить.
Важно:
Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Обновить
Создание шаблона
-
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Почтовое сообщение.
Сочетание клавиш. Чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+M.
-
Введите нужный текст сообщения.
-
В окне сообщения нажмите кнопку Microsoft Office кнопку
и выберите сохранить как. -
В списке Тип файла диалогового окна Сохранить как выберите пункт Шаблон Outlook.
-
В поле Имя файла введите имя шаблона и нажмите кнопку Сохранить.
и выберите сохранить как.В Windows Vista и более поздних версиях шаблоны по умолчанию сохраняются здесь: C:Usersимя_пользователяAppdataRoamingMicrosoftШаблоны.
Отправка сообщения электронной почты, основанного на шаблоне
-
В меню Сервис наведите указатель на пункт Формы, а затем щелкните Выбрать форму.
-
В диалоговом окне Выбор формы щелкните в списке Искать в пункт Шаблоны в файловой системе.
Откроется папка с шаблонами, используемая по умолчанию. В Windows Vista и более поздних версиях она находится здесь: C:Usersимя_пользователяAppdataRoamingMicrosoftШаблоны. Если шаблон сохранен в другой папке, нажмите кнопку Обзор и найдите его.
-
Выберите шаблон и нажмите кнопку Открыть.
1 Выберите шаблон.
2 Нажмите кнопку Открыть для продолжения.
-
Внесите необходимые изменения в поля Кому, Копия и СК, Тема и в текст сообщения.
Примечание: Внесенные вами изменения не сохраняются в шаблоне. При нажатии кнопки Сохранить будет создан черновик сообщения (при этом шаблон не обновляется). Чтобы обновить шаблон, выполните действия, описанные в разделе Создание шаблона, начиная с шага 3.
-
Нажмите кнопку Отправить.
Нужна дополнительная помощь?
148
148 people found this article helpful
Create a template in Outlook to send the same email over and over
Updated on March 22, 2021
When you frequently send very similar emails, save one of these messages as a message template first in Outlook. Then, instead of creating the email from scratch, start with a template and customize it to fit your email recipient. You’ll save time and become more efficient at your email tasks.
Instructions in this article apply to Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; and Outlook for Microsoft 365.
Create an Email Template (for New Messages) in Outlook
To save a message as a template in Outlook:
-
Create a new email message. Select Home > New Email, or press Ctrl+N.
-
Enter a Subject if you want to use one for your message template.
You can save an email template without a default subject in Outlook.
-
Enter text, images, and other elements you want to appear in the email message template.
-
Once you’ve set up your email template, select File > Save As. In Outlook 2007, select Office Button > Save As.
-
Enter a file name.
-
Select the Save as type dropdown arrow, then select Outlook Template (*.oft). In Outlook 2007, select the Save as type dropdown arrow, then select Outlook Template.
-
Select Save.
-
Close the original email.
Compose an Email Using a Template in Outlook
To write a new message (see below for replies) using a message template in Outlook:
-
Select the Home tab, then select New Items > More Items > Choose Form. In Outlook 2007, select Tools > Forms > Choose Form.
-
In the Choose Form dialog box, select the Look in dropdown arrow, then select User Templates in File System.
-
Select the template you want to use.
-
Select Open.
Create a Simple Email Template for Quick Replies in Outlook
To set up a template for replies in Outlook:
-
Select the Home tab.
-
In the Quick Steps group, select Create New.
-
In the Name text box, enter a descriptive name for the reply template.
-
Select the Choose an Action dropdown arrow.
-
In the Respond section, select Reply.
To set up a simple template for new messages that include a default recipient, select New Message.
-
Select Show Options.
-
In the Text text box, enter the message for your reply. Do include a signature.
-
Select the Importance dropdown arrow and select Normal to have your reply go out with normal importance regardless of the original message’s level.
-
Optionally, select Automatically send after 1 minute delay. The message automatically goes to the Outbox and stays in the Outbox for 1 minute. During this time, you can delete it or make an edit.
-
To add further actions, select Add Action. For example, add an action to move an email message in Outlook to your archive folder or add an action to categorize it with a color to identify messages that received a boilerplate answer.
-
To add a keyboard shortcut for the action, select the Shortcut key dropdown arrow, then select a shortcut.
-
Select Save. In Outlook 2019, select Finish.
Reply to an Email Fast Using a Quick Reply Template in Outlook
To send a reply with a pre-defined Quick Step template:
-
Select the message to which you want to reply. Either open the message in the Reading pane or in a separate window.
-
If the message displays in the Reading pane, select the Home tab. If the message appears in a separate window, select the Message tab.
-
In the Quick Steps group, select the reply template quick step. If you defined a keyboard shortcut for the action, press the corresponding keyboard keys.
-
Make changes to the email as needed, then select Send.
Thanks for letting us know!
Get the Latest Tech News Delivered Every Day
Subscribe
148
148 people found this article helpful
Create a template in Outlook to send the same email over and over
Updated on March 22, 2021
When you frequently send very similar emails, save one of these messages as a message template first in Outlook. Then, instead of creating the email from scratch, start with a template and customize it to fit your email recipient. You’ll save time and become more efficient at your email tasks.
Instructions in this article apply to Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; and Outlook for Microsoft 365.
Create an Email Template (for New Messages) in Outlook
To save a message as a template in Outlook:
-
Create a new email message. Select Home > New Email, or press Ctrl+N.
-
Enter a Subject if you want to use one for your message template.
You can save an email template without a default subject in Outlook.
-
Enter text, images, and other elements you want to appear in the email message template.
-
Once you’ve set up your email template, select File > Save As. In Outlook 2007, select Office Button > Save As.
-
Enter a file name.
-
Select the Save as type dropdown arrow, then select Outlook Template (*.oft). In Outlook 2007, select the Save as type dropdown arrow, then select Outlook Template.
-
Select Save.
-
Close the original email.
Compose an Email Using a Template in Outlook
To write a new message (see below for replies) using a message template in Outlook:
-
Select the Home tab, then select New Items > More Items > Choose Form. In Outlook 2007, select Tools > Forms > Choose Form.
-
In the Choose Form dialog box, select the Look in dropdown arrow, then select User Templates in File System.
-
Select the template you want to use.
-
Select Open.
Create a Simple Email Template for Quick Replies in Outlook
To set up a template for replies in Outlook:
-
Select the Home tab.
-
In the Quick Steps group, select Create New.
-
In the Name text box, enter a descriptive name for the reply template.
-
Select the Choose an Action dropdown arrow.
-
In the Respond section, select Reply.
To set up a simple template for new messages that include a default recipient, select New Message.
-
Select Show Options.
-
In the Text text box, enter the message for your reply. Do include a signature.
-
Select the Importance dropdown arrow and select Normal to have your reply go out with normal importance regardless of the original message’s level.
-
Optionally, select Automatically send after 1 minute delay. The message automatically goes to the Outbox and stays in the Outbox for 1 minute. During this time, you can delete it or make an edit.
-
To add further actions, select Add Action. For example, add an action to move an email message in Outlook to your archive folder or add an action to categorize it with a color to identify messages that received a boilerplate answer.
-
To add a keyboard shortcut for the action, select the Shortcut key dropdown arrow, then select a shortcut.
-
Select Save. In Outlook 2019, select Finish.
Reply to an Email Fast Using a Quick Reply Template in Outlook
To send a reply with a pre-defined Quick Step template:
-
Select the message to which you want to reply. Either open the message in the Reading pane or in a separate window.
-
If the message displays in the Reading pane, select the Home tab. If the message appears in a separate window, select the Message tab.
-
In the Quick Steps group, select the reply template quick step. If you defined a keyboard shortcut for the action, press the corresponding keyboard keys.
-
Make changes to the email as needed, then select Send.
Thanks for letting us know!
Get the Latest Tech News Delivered Every Day
Subscribe
На чтение 3 мин. Просмотров 255 Опубликовано 27.05.2021
Обычно в Outlook легко применить шаблон электронной почты, но знаете ли вы, как редактировать этот существующий шаблон? В этой статье будет представлено решение по редактированию существующего шаблона электронной почты в Outlook.
Редактировать существующий шаблон электронной почты с заменой в Outlook
Содержание
- Отредактируйте существующий шаблон электронной почты с заменой в Outlook
- Пакетный ответ на несколько писем с предустановленными шаблонами в Outlook
- Статьи по теме
- Kutools for Outlook – добавляет в Outlook 100 дополнительных функций и делает работу намного проще!
Отредактируйте существующий шаблон электронной почты с заменой в Outlook
Следуйте инструкциям ниже шаги по редактированию существующего шаблона электронной почты в Outlook.
1 . Нажмите Главная > Новые элементы > Другие элементы > Выбрать форму , чтобы открыть Диалоговое окно “Выбор формы”.
2 . В диалоговом окне “Выбор формы” (1) выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из раскрывающегося списка Искать в . list, (2) щелкните, чтобы выделить указанный шаблон электронной почты, а затем (3) Нажмите кнопку Открыть . См. Снимок экрана:
3 . Теперь новое электронное письмо создается на основе указанного шаблона электронного письма. Отредактируйте его так, как вам нужно, а затем нажмите Файл > Сохранить как .
4 . В диалоговом окне «Сохранить как» (1) введите то же имя, что и существующий шаблон, в поле Имя файла , ( 2) выберите Шаблон Outlook из раскрывающегося списка Тип файла и, наконец, (3) нажмите кнопку Сохранить . См. Снимок экрана:
5 . Появится диалоговое окно «Подтвердить сохранение как». Чтобы продолжить, нажмите кнопку Да .
На данный момент вы уже отредактировали существующий шаблон электронной почты.
Пакетный ответ на несколько писем с предустановленными шаблонами в Outlook
Обычно в Outlook мы можем отвечать на одно письмо за раз. Однако с помощью функции Массовый ответ в Kutools for Outlook, вы можете легко ответить на несколько выбранных писем с помощью шаблонов ответов с легкостью всего за несколько кликов! Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Примечание. После выбора писем вы можете выбрать существующий шаблон ответа из Массовый ответ для прямого ответа!
Статьи по теме
Изменить шаблон электронной почты по умолчанию в Outlook
Получить расположение файла Шаблоны Outlook (. oft файлов)
->
Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Outlook ->
Kutools for Outlook – добавляет в Outlook 100 дополнительных функций и делает работу намного проще!
- Автоматическая копия/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по индивидуальному заказу; Автоматический ответ без сервера обмена и другие автоматические функции …
- Предупреждение о скрытой копии – показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке скрытой копии; Напоминать при отсутствии вложений и другие функции напоминания …
- Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на множество писем за секунды; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему …
- Инструменты вложений: управление всеми вложениями во всех сообщениях, автоматическое отключение, сжатие всех, переименование всех, сохранение всех … Быстрый отчет, подсчет выбранных сообщений …
- Мощные нежелательные сообщения электронной почты по индивидуальному заказу; Удаление повторяющихся писем и контактов … Позволяет работать в Outlook умнее, быстрее и лучше.
Подробнее … Загрузить сейчас … Покупка ->
На чтение 4 мин. Просмотров 4.4k. Опубликовано 25.06.2019
Содержание
- Создайте шаблон в Outlook для отправки одного и того же письма снова и снова
- Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook
- Составьте письмо, используя шаблон в Outlook
- Создать простой шаблон электронной почты для быстрых ответов в Outlook
- Быстрый ответ на электронное письмо с использованием шаблона быстрого ответа в Outlook
Создайте шаблон в Outlook для отправки одного и того же письма снова и снова
Когда вы часто отправляете очень похожие письма, сначала сохраните одно из этих сообщений в качестве шаблона сообщения в Outlook. Затем, вместо того, чтобы создавать электронную почту с нуля, начните с шаблона и настройте его в соответствии с получателем электронной почты. Вы сэкономите время и станете более эффективными в работе с электронной почтой.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; и Outlook для Office 365.
Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook
Чтобы сохранить сообщение в качестве шаблона в Outlook:
-
Создать новое сообщение электронной почты. Выберите Главная > Новый адрес электронной почты . Или нажмите Ctrl + N .
-
Введите Тема , если вы хотите использовать его в качестве шаблона сообщения.
Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.
-
Введите текст, изображения и другие элементы, которые вы хотите отображать в шаблоне сообщения электронной почты.
Удалите подписи, если вы настроили Outlook для автоматического добавления подписи при создании нового сообщения.
-
После настройки шаблона электронной почты выберите Файл > Сохранить как . В Outlook 2007 выберите Офис Кнопка > Сохранить как .
-
Введите имя файла.
-
Нажмите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook (* .oft) . В Outlook 2007 выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook .
-
Выберите Сохранить .
-
Закройте оригинальное письмо.
Составьте письмо, используя шаблон в Outlook
Чтобы написать новое сообщение (см. Ответы ниже), используя шаблон сообщения в Outlook:
-
Перейдите в Главная и выберите Новые элементы > Дополнительные элементы > Выберите форму . В Outlook 2007 выберите Инструменты > Формы > Выберите форму .
-
В диалоговом окне Выбрать форму выберите стрелку раскрывающегося списка Искать в и выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе .
-
Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
-
Выберите Открыть .
Создать простой шаблон электронной почты для быстрых ответов в Outlook
Чтобы настроить шаблон для ответов в Outlook:
-
Перейдите на вкладку Главная .
-
В группе Быстрые действия выберите Создать новый .
-
В текстовом поле Имя введите описательное имя для шаблона ответа.
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка Выберите действие .
-
В разделе Ответить выберите Ответить .
Чтобы настроить простой шаблон для новых сообщений с получателем по умолчанию, выберите Новое сообщение .
-
Выберите Показать параметры .
-
В текстовом поле Текст введите сообщение для ответа. Включите подпись.
-
Нажмите стрелку раскрывающегося списка Важность и выберите Обычный , чтобы ваш ответ получал нормальное значение независимо от уровня исходного сообщения.
-
При желании установите флажок Автоматически отправлять через 1 минуту . Сообщение автоматически отправляется в папку «Исходящие» и остается в папке «Исходящие» в течение 1 минуты. За это время вы можете удалить его или сделать быстрое редактирование.
-
Чтобы добавить дополнительные действия, выберите Добавить действие . Например, добавьте действие, чтобы переместить исходное сообщение в вашу архивную папку, или добавьте действие, чтобы классифицировать его по цвету, чтобы идентифицировать сообщения, получившие шаблонный ответ.
-
Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, нажмите стрелку раскрывающегося списка Сочетание клавиш и выберите сочетание клавиш.
-
Выберите Сохранить . В Outlook 2019 выберите Готово .
Быстрый ответ на электронное письмо с использованием шаблона быстрого ответа в Outlook
Чтобы отправить ответ с заранее определенным шаблоном Quick Step:
-
Выберите сообщение, на которое вы хотите ответить. Откройте сообщение на панели чтения или в отдельном окне.
-
Если сообщение отображается на панели чтения, перейдите на вкладку Главная . Если сообщение появляется в отдельном окне, перейдите на вкладку Сообщение .
-
В группе Быстрые действия выберите шаблон быстрого ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.
-
При необходимости внесите изменения в электронное письмо, затем выберите Отправить .
Содержание
- Разница между шаблоном ( *. Oft) и сообщением ( *. Msg) в Outlook 2007 и Outlook 2010
- Создание шаблона в Outlook 2007 и Outlook 2010
- Как использовать шаблон в Outlook 2007 и Outlook 2010
- Доступ к шаблону из Windows с помощью проводника Windows или закрепление его на панели задач
- Доступ к шаблону через формы в Outlook
- Доступ к шаблону через папку в Outlook или в общем почтовом ящике
- Изменение существующего шаблона для использования в Outlook 2007 или Outlook 2010
- Завершение всего
Робби в основном пишет о Skyrim, но иногда проливает свет на странности приложений Microsoft, таких как Excel и Outlook.
В этой статье я рассмотрю использование шаблонов в Excel для отправки электронных писем. Шаблоны — это отличная функция, позволяющая сэкономить время, которая сэкономит вам много времени и усилий. Большинство из нас снова и снова получают многочисленные запросы одной и той же информации. Вместо того, чтобы вводить одни и те же ответы на одни и те же запросы раз за разом, шаблоны позволяют быстро отправлять одну и ту же информацию по электронной почте, не набирая ее заново. При использовании шаблона все, что вам нужно сделать, это обработать его, настроить его и затем нажать кнопку «Отправить»!
Я активно использовал шаблоны, когда работал в IT Service Desk. Каждый раз, когда пользователям требовалась помощь в поиске своего IP-адреса, имени компьютера, добавлении принтера или других часто задаваемых запросов, они получали персональную копию моего шаблона электронного письма. Это сэкономило мне массу времени и позволило мне выполнять свою работу намного эффективнее и помогать гораздо большему количеству людей, чем я мог бы помочь в противном случае. То же самое относится к любой профессии, где вы получаете большое количество похожих запросов, таких как продажи, страхование, банковское дело и так далее.
Есть несколько способов получить доступ к шаблонам и использовать их:
- Вы можете сохранить их в Outlook как форму
- Их можно сохранить в папке в вашем почтовом ящике или в общем почтовом ящике.
- Шаблоны могут быть сохранены на вашем компьютере в виде файлов
- Вы можете закрепить их на панели задач
Разница между шаблоном ( *. Oft) и сообщением ( *. Msg) в Outlook 2007 и Outlook 2010
Сначала давайте рассмотрим различные форматы, в которых вы можете сохранять свои электронные письма. При сохранении электронной почты в Outlook вам предоставляется несколько вариантов форматов, в которых вы можете сохранить электронную почту.
| Тип файла | Расширение файла | Характерная черта |
|---|---|---|
|
Текстовый файл |
.текст |
сохраняет электронное письмо как обычный текст без какого-либо форматирования |
|
HTML и MHT |
.htm, .html и .mht |
позволяет сохранить электронное письмо как веб-сайт, который поддерживает форматирование электронного письма, которое будет открываться в интернет-браузере. |
|
Формат сообщения Outlook |
.msg |
позволяет сохранить электронное письмо, чтобы оно выглядело точно так же, как только что сохраненное, и открывалось в Outlook, если вы дважды щелкнете по нему |
|
Формат сообщения Outlook — Юникод |
.msg |
выглядит идентично файлу сообщения, но добавляет поддержку почтовых систем Unicode |
|
Шаблон Outlook |
.часто |
создает редактируемую копию электронного письма, которую затем можно сохранить и повторно отправить |
Поскольку мы создаем шаблон, мы сохраним наше сообщение и выберем формат *. Oft. Ниже вы можете увидеть разницу между сообщением Outlook и шаблоном (верхнее электронное письмо — это сообщение, а нижнее — шаблон).
Основное отличие состоит в том, что шаблон можно редактировать, а сообщение является копией электронного письма и не может быть изменено.
Создание шаблона в Outlook 2007 и Outlook 2010
Чтобы создать новый шаблон:
- Создать Новый сообщение
- Введите текст, который вы хотите отобразить в шаблоне.
Вы можете увидеть мой пример шаблона ниже
- Теперь сохраните электронное письмо как шаблон, нажав кнопку Кнопка офиса и выбирая Сохранить как
- Выберите Сохранить как тип. и выберите Шаблон Outlook(*.часто)
- Выберите место, в которое вы хотите сохранить его
- Нажмите Сохранить и ваша электронная почта теперь сохраняется вне Outlook
Как использовать шаблон в Outlook 2007 и Outlook 2010
Есть три способа использовать шаблон в Outlook.
- Первый — дважды щелкнуть сам файл в проводнике Windows (или выбрать его на панели задач).
- Второй — получить к нему доступ через формы в Outlook.
- Наконец, шаблон можно использовать из Outlook (хранится в папке).
Давайте посмотрим на эти три метода по очереди
Доступ к шаблону из Windows с помощью проводника Windows или закрепление его на панели задач
- Чтобы использовать шаблон в проводнике Windows, перейдите к файлу и просто дважды щелкните его. Теперь вы сможете добавить отправителя и любые настройки перед отправкой электронного письма.
- Если вы хотите закрепить его на панели задач, перетащите шаблон вниз на панель задач в Outlook, и он будет закреплен, как мой справа. Если ваш Outlook не закреплен на панели задач, просто щелкните правой кнопкой мыши на значке Outlook на панели задач, когда она открыта, и выберите Брать на заметку.
Доступ к шаблону через формы в Outlook
Когда вы сохраняете электронное письмо и выбираете Шаблон Outlook ( *. Oft) как Сохранить как типа, Outlook по умолчанию будет использовать папку шаблонов, как вы можете видеть на рисунке ниже (вы увидите свое имя пользователя, а не пустое поле на вашем компьютере).
- Нажмите на Инструменты
- Выбирать Формы а потом Выберите форму
- Выбирать Пользовательские шаблоны в файловой системе в Заглянуть
Вы можете увидеть, что мой шаблон выбран на рисунке ниже (вы увидите свое имя пользователя, а не пустое место на экране):
- Нажмите Открыть и ваш шаблон откроется
Для доступа к шаблонам в Outlook 2010
- Перейдите к Дом вкладка
- Проверять Новые предметы
- Выбирать Больше предметов а потом Выбрать форму
Доступ к шаблону через папку в Outlook или в общем почтовом ящике
Последний метод работы с шаблонами — их сохранение в папке. Этот метод идеально подходит, если вам нужно регулярно отправлять очень похожие электронные письма одним и тем же получателям.
В качестве примера предположим, что у вашего отдела (службы поддержки) есть отчет о начале дня, который каждый день рассылается одним и тем же людям. Вы хотите, чтобы это выглядело одинаково с точки зрения форматирования каждый день. Ваша команда будет отправлять его каждый день и использовать шаблон в качестве основы для электронного письма.
Сначала создайте шаблон, как и раньше.
- Сохраните электронное письмо как шаблон ( *. Oft) в папке на вашем компьютере.
- Перейдите к только что созданному файлу и переименуйте расширение файла с *. Oft на *. Msg.
- Нажмите да в диалоговом окне предупреждения о переименовании
- Убедитесь, что Из: а также К: или же BCC: поля правильные
- Сохранить письмо еще раз
- Теперь перетащите электронное письмо в соответствующую папку в Outlook.
Теперь у нас есть электронное письмо, сохраненное в папке. Эта папка может находиться в вашем собственном Outlook или храниться в папке в общем почтовом ящике.
Затем я могу подготовить Начало дня отчет на основе шаблона, а затем нажмите послать
Шаблон электронного письма останется в папке Template, готовый к использованию завтра и в последующие дни!
Изменение существующего шаблона для использования в Outlook 2007 или Outlook 2010
Сложная часть при использовании шаблонов — это их изменение, когда они находятся в самом Outlook. Если вы сохранили шаблон в Windows, вы можете просто войти, отредактировать его, сохранить, и все готово.
Если ваш шаблон хранится в Outlook, вы должны выполнить описанные выше шаги и добавить в свой шаблон любые изменения, которые вы хотели бы сделать на шаге 4, иначе вы либо потеряете все свои изменения, либо, что еще хуже, не сможете сохранить его обратно. в Outlook в качестве шаблона. Просто внимательно следуйте инструкциям, и все будет в порядке!
Завершение всего
Шаблоны — отличное средство экономии времени в Outlook. Если вы когда-нибудь обнаружите, что отправляете людям похожие или даже идентичные электронные письма снова и снова, вам следует подумать об использовании шаблона.
В этой статье:
- Во-первых, мы рассмотрели различные типы файлов, в которых вы можете сохранять свои электронные письма.
- Затем мы посмотрели, как создать настоящий шаблон.
- Затем мы рассмотрели три способа использования шаблонов (в проводнике Windows, через формы в Outlook и, наконец, сохранение шаблонов в папке в самом Outlook).
- Мы также рассмотрели возможность закрепления вашего шаблона на панели задач, чтобы вы могли быстро получить доступ к сохраненным шаблонам.
Я надеюсь, что вы нашли эту статью интересной и информативной, и теперь вы используете шаблоны в своей повседневной работе, чтобы сэкономить время, что позволит вам делать больше, а также отвечать на общие запросы и отправлять отчеты быстрее, чем когда-либо прежде. Большое спасибо за прочтение, не стесняйтесь оставлять любые комментарии ниже.
Эта статья точна и правдива, насколько известно автору. Контент предназначен только для информационных или развлекательных целей и не заменяет личного или профессионального совета по деловым, финансовым, юридическим или техническим вопросам.