Как изменить стандартный отчет

Сегодня мы рассмотрим одну из самых частых задач, с которой сталкиваются специалисты по 1С – доработку отчета типовой конфигурации.

О чем эта статья

В статье рассмотрен пример доработки типового отчета «Расчетный листок» в конфигурации «Зарплату и Управление Персоналом 3.0». На данном примере показываются общие шаги разработчика, в случае если он слабо знаком с конкретной реализацией конкретного типового отчета на базе СКД.

Применимость

В материалах статьи в качестве примера используется конфигурация, «Зарплата и Управление Персоналом», редакции 3 3.0.25.122. Но от этого примеры доработки, продемонстрированные в видео, не стали устаревшими, т.к. акцент сделал именно на логике рассуждений разработчика перед которым поставлена подобного рода задача. Смело смотрите видео, это must have!

В качестве конфигурации выбрали “Зарплату и Управление Персоналом 3.0” – в силу следующих причин:

• Отчеты из ЗУП традиционно считаются сложными
• Иногда даже задача – понять, откуда берутся данные в отчет – вызывает у специалистов сложности.

Что конкретно мы будем делать

Это реальная задача из Мастер-группы – доработаем отчет “Расчетный листок” так, чтобы в шапке выводилась информация о дате приема сотрудника на работу.

Очень простая задача

Но есть одна сложность – информацию о дате приема типовой отчет не содержит, её нужно получать с помощью отдельного запроса.

И запрос этот нужно интегрировать в типовой отчет…

А параллельно мы разберем и приемы работы с СКД:

• Анализ программного кода типового отчета – определение точек минимального воздействия на конфигурацию
• Использование расширения языка запросов для системы компоновки данных – выражения в фигурных скобках
• Программное формирование отчета на СКД – доработку процедуры ПриКомпоновкеРезультата
• Вывод результата компоновки в коллекцию – дерево значений
• Доработку текста запроса типового отчета – получение связанной информации
• Работу с настройками компоновки – определение структуры, использование нескольких группировочных полей в одной группировке
• Использование макета – табличного документа при выводе отчета на СКД
• Отладку типового отчета, запущенного в фоновом режиме

Итак, поехали! 21 минута видео

Видео 1: Как за 10 минут понять логику формирования типового отчета

В этом уроке приступаем к решению задачи по модификации Расчетного листка в ЗУП 3.0.

Суть задачи состоит в том, чтобы вывести в отчет связанную информацию из других объектов – необходимо запросом получать дополнительные данные.

Но прежде, чем писать код, нужно найти точки минимального воздействия – чтобы внести в конфигурацию как можно меньше изменений.

В данном уроке мы показываем, как понять логику формирования типового отчета на СКД с программным заполнением полей и ручным выводом данных в табличный документ.

Видео 2: Как с помощью 2 строк кода изменить заполнение отчета

В уроке показано, как найти, где хранятся требуемые пользователю данные – это могут быть различные объекты системы. В этой задаче очень помогает умение читать объемные запросы.

В итоге задача решается с минимальными изменениями:

• Новая строка в макете
• Левое соединение в запросе
• Две строки в программном коде.

Также из видео Вы узнаете, для чего в запросе может использоваться конструкция “Выбрать Первые 0”.

P.S.

Современные конфигурации 1С дают почти неограниченные возможности по настройке отчетов. В этой статье мы рассмотрим, как происходит настройка отчетов в 1С, какими бывают настройки и как сделать идеальный отчет без программирования.

В качестве примера возьмем конфигурацию «Управление торговлей ред. 11» и отчет «Ведомость по товарам на складах», хотя пример актуален для любого отчета любой конфигурации.Пойдем от простого к сложному и очень сложному.

Основные настройки

Все главные настройки отчета вынесены в его «шапку». Это настройки, без которых либо вообще нельзя сформировать отчет, либо настройки, которые часто изменяются:

Ниже мы научимся сами добавлять туда новые поля.

Настройка периода отчета

В этом разделе стоит обратить внимание на период отчета. Можно указать интервал отчета вручную:

Но гораздо удобнее пользоваться кнопкой, расположенной справа от периода:

В этой форме доступны 2 режима «Стандартные периоды» и «Произвольные периоды».

В стандартных периодах справа выбирается период (неделя, месяц, год), а слева уточняется, какой период нужен. Вот так в 3 клика мышкой выбирается прошлая неделя без необходимости открывать календарь или вспоминать дату:

Чтобы переключиться на выбор произвольного периода нажмите «Показать произвольный период»:

В этом меню вы можете двумя кликами мышкой обозначить интервал месяцев, которые хотите выбрать. Для этого просто щелкните мышкой по первому и последнему нужному вам месяцу:

Если вам нужен не весь месяц, вверху окна можно уточнить даты:

Флажки детализации

Кроме периода в этом отчете нам еще интересен флажок «Детализация до регистратора»:

Таких флажков может быть много и называться они могут по разному. Их цель — дать возможность быстро добавить дополнительную детализацию отчета. В нашем случае — это детализация до регистратора.

Регистратор — это документ, который изменил данные в базе 1С. Т.е. после его проведения изменились данные, которые отражает данный отчет. Включив этот флажок мы говорим отчету, что хотим видеть каким документом были сделаны те или иные изменения.

Отчет с детализацией до регистратора:

Пожалуй, больше в основных настройках рассматривать нечего. Идем дальше.

В каждом отчете есть кнопка «Настройки»:

Нажав ее мы попадем в меню настроек, которые по умолчанию находятся в «простом» режиме:

Здесь находятся настройки, которые могут понадобиться пользователю, но, по мнению разработчика, не так важны, как основные настройки.

Нам доступны три закладки: «Отборы», «Поля и сортировки» и «Структура». Рассмотрим каждую.

Отборы

На данной закладке помимо периода и склада, которые были в основных настройках, нам доступны еще несколько отборов:

Флажками слева от названия отбора можно включать и выключать отбор. При этом поле со значением отбора можно не очищать. На скрине ниже выбран сегмент номенклатуры, но при построении отчета он не будет учитываться, т.к. отбор не включен:

Это позволяет настроить отбор 1 раз и потом формировать отчет с отбором и без отбора, просто снимая и ставя флажок, без необходимости каждый раз выбирать один и то же сегмент.

Подбор значений в отбор

Если для выбора доступны несколько значений, то рядом со списком значений может быть кнопка «Подбор»:

Эта кнопка позволяет быстро выбрать несколько значений:

Вставка из буфера обмена

Рядом с кнопкой «Подбор» есть кнопка «Вставить из буфера обмена»:

Эта кнопка позволяет перенести номенклатуру, например, из документа или другого отчета. Ее удобно использовать, чтобы вставить сразу несколько значений.

Как работает кнопка «Вставить из буфера обмена»:

Допустим, мы хотим посмотреть историю всех движений товаров из конкретной Реализации товаров. Зайдем в документ, товары из которого хотим увидеть в отчете. Выделим интересующие нас строки (важно, чтобы вы выделяли именно колонку «Номенклатура», т.к. скопируется не вся строка, а выделенный столбец) и нажмем Ctrl+C:

Зайдем в отчет, нажмем «Вставить из буфера обмена» и в открывшейся форме нажмем Ctrl+V. После этого нажмем «Вставить в список»:

В списке отбора появились 2 новых товара:

Другие примеры вставки из буфера

Вставкой из буфера можно пользоваться не только внутри 1С. Вы можете скопировать список товаров, например, из Excel и вставить в это поле.

Вам могли прислать в письме список товаров, которые хотят купить. Вы тоже можете вставить этот список из буфера и быстро посмотреть нужную информацию.Только не забывайте, что каждое значение должно идти с новой строки:

Изменить условия отборов

В простых настройка отбора есть еще одна важная кнопка — «Изменить условия отборов»:

Эта кнопка позволяет изменить вид сравнения отборов. Например, если вы посмотрели остатки на центральном складе и теперь хотите посмотреть остатки на всех складах, кроме центрального, то просто нажмите эту кнопку и поменяйте значение в колонке «Условие» с «Равно» на «Не равно»:

Обратите внимание, как изменилась надпись. Вместо «Склад» у нас теперь «Склад (не равно)»:

И отчет, соответственно, выведет все склады, кроме центрального:

Поля без флажка

Кроме классических отборов, в настройках бывают поля без флажка, где вы можете только выбрать одно из предложенных значений. В нашем примере это «Количество товаров»:

Хотя это поле находится в отборах, отбором оно не является. Данное поле предлагает нам выбрать, в каких единицах мы хотим видеть данные в отчете. Оно имеет смысл, если единица хранения у нас, например, «штуки», а единица для отчетов «коробки». Тогда в зависимости от значения этого поля мы увидим в отчете штуки или коробки. Если у вас и единица хранения и единица отчетов одинаковые, то данное поле не имеет смысла изменять.

Поля и сортировка

Закладка состоит из 2х частей: Полей и Сортировок.

Поля

Здесь можно отключать ненужные поля или группы полей. А также можно менять порядок полей стрелками «Вверх» и «Вниз».

На данном скриншоте мы отключили вывод веса и объема, а в количестве отключили вывод начального остатка:

Обратите внимание, что тут, как и везде в 1с, если снять флажок с группы, в которую включено несколько элементов, то с самих элементов флажки можно не снимать — они все равно не будут выводиться.

Результат отчета:

Замена полей

В простых настройках нельзя добавить новые поля, но есть возможность заменить ненужное поле на нужное.

Представим, что нам не нужен артикул, но мы хотим видеть код номенклатуры. Как это сделать:

Дважды кликните мышкой по полю, которое хотите заменить:

В открывшемся окне выберите вместо него поле «Код». Для этого убедитесь, что вы находитесь «внутри» реквизитов номенклатуры (слева от Номенклатуры «-«, а не «+»):

И найдите поле «Код» (реквизиты отсортированы по наименованию, поэтому просто листайте до буквы «К»):

После этого надпись «Артикул» изменится на «Номенклатура.Код»:

Сформируем отчет и увидим, что вместо артикула действительно вывелся код, хотя заголовок остался «Артикул»:

Интересно, что если вы теперь зайдете в настройки, то измененное поле будет снова называться «Артикул»:

Но если опять дважды щелкнем по нему мышкой, то увидим «Код»:

И отчет продолжит выводить Код. Будем надеяться, что разработчики 1С поправят эту проблему с заголовком в будущем.

Группы реквизитов

Если в отчете дважды щелкнуть мышкой не по реквизиту, а по группе, то вы попадете в настройки группировки. Давайте рассмотрим на примере.

Вернем в настройках вывод начального остатка, и откроем настройки группы «Количество» двойным кликом по группе:

Откроется вот такая форма:

Здесь можно изменить заголовок группы. Можно назвать ее как вам нравится, если не подходит типовое название.

Расположение реквизитов в группе

Подробнее рассмотрим поле «Расположение»:

«Авто» — вывод группировки так, как отчет считает более удобным. В большинстве случаев это самый лучший вариант настроек.

«Вертикально» — подчиненные элементы будут выводиться друг под другом:

«Горизонтально» — подчиненные элементы будут выводиться слева направо (в нашем случае это аналог значения «Авто»):

«Вместе» — все значения будут выведены в одной ячейке через запятую:

«Отдельная колонка» — т.к. у нас «количество», это и так отдельная колонка, система просто задвоит заголовок колонки:

Использовать эту настройку имеет смысл, внутри группировки строк, чтобы вывести одно или несколько значений отдельно. Как это делать рассмотрим ниже, в разделе «Расширенный вид настройки отчетов в 1С».

Переменные внутри «%»

Возможно, вы обратили внимание на странные заголовки группировок «Вес» и «Объем»:

«%» обозначены переменные, которые программно при формировании отчета заменяются на значения из 1С:

Список этих переменных четко определяется разработчиком отчета, поэтому ни выбрать другую переменную, ни изменить значение этой переменной через настройки нельзя. Вы можете или удалить эту переменную из заголовка, или вставить в заголовок другой записи. Например, можем вывести единицу веса еще и в группировке «Количество»:

Добавляем переменную в заголовок:

Результат отчета:

Если имеющихся переменных не хватает для ваших задач, обращайтесь к нам за доработками отчета. Мы с удовольствием вам поможем!

Сортировка

В сортировку вы можете перенести любое поле из отчета. Для этого достаточно выделить нужное поле мышкой и нажать стрелку вправо:

Замена поля

Также можно изменить поле сортировки на отсутствующее в списке полей аналогично тому, как мы меняли поле «Артикул» на поле «Код». Для примера, заменим поле «Регистратор» на поле «Склад»:

Способ сортировки

Справа от полей сортировки выводится способ сортировки:

Возможны 2 варианта: «По возрастанию» и «По убыванию». Нажатием мышкой на это поле меняется его значение.

«По возрастанию» — от меньшего к большему для чисел и от «А» до «Я» для текстовых строк.

«По убыванию» — от большего к меньшему для чисел и от «Я» до «А» для текстовых строк.

Порядок полей сортировки

Очень важен порядок полей сортировки. Строки в отчете будут отсортированы сначала по первому полю, а только потом по второму.

Чтобы показать это на примере, я добавил в наш отчете поле «наименование номенклатуры» (в расширенных настройках я расскажу, как это сделать). Теперь отчет выглядит так:

Удалим из отчете все сортировки и добавим новую, по наименованию:

И посмотрим, что получится:

Комбайн всегда идет перед Мясорубкой, потому что в алфавите К идет раньше М.

Теперь удалим сортировку по наименованию и установим сортировку по Артикулу:

Посмотрим на результат:

Теперь мясорубка выводится раньше комбайна, потому что артикул мясорубки «М-15» меньше артикула «М-77» (в строковых полях сортировка по числам идет от 1 до 9).

Давайте теперь добавим сортировку и по названию и по артикулу. Первой будет сортировка по названию:

Посмотрим на результат:

Т.к. обе сортировки противоречат друг другу, 1С использует ту, которая выводится первой. В нашем случае это сортировка по наименованию.

Если мы в настройках поменяем приоритет сортировки, то результат будет противоположным.

Поставим на первое место сортировку по артикулу:

Результат отчета:

Теперь мясорубка снова на первом месте.

Мы рассмотрели пример, когда сортировки явно конфликтуют друг с другом, но бывают более сложные ситуации, где несколько полей сортировки дополняют друг друга. Вот пример того, как мы сделали сортировку буквенных размеров в этом же отчете. Там сортировка по цвету и по размеру дополняют друг друга.

Структура

На закладке «Структура» вы можете отключать и включать уровни детализации и даже целые таблицы

В нашем примере мы можем включить/отключить детализацию до регистратора (аналог одноименного флажка на форме отчета):

А также включить или отключить вывод нижней таблицы отчета:

Вот так отчет выглядел до отключения этой таблицы:

А вот так выглядит после:

Ни менять порядок группировок, ни добавлять свои в этих настройках мы не можем. Но можем в расширенном варианте настроек. Переходим к ним.

Расширенный вид настройки отчетов в 1С

Переключение в расширенный вид происходит соответствующим переключателем «Вид» — «Расширенный»:

В этом виде настроек уже 4 закладки, вместо 3 в простом виде настроек. Рассмотрим каждую из закладок.

Отборы

В отличие от отборов в простых настройках, здесь отборы указаны в виде «дерева», где есть 2 верхних уровня: «Параметры» и «Отборы»:

Под «Параметрами» и «Отборами» выводятся элементы параметров и отборов.

Параметры

Параметры — это самые главные отборы.

Параметры, без которых отчет построить не получится, не имеют флажка для включения или отключения параметра:

Также здесь нельзя изменить список параметров или добавить свой параметр. Список параметров определяется разработчиком отчета и может быть изменен только разработчиком.

В остальном это такие же отборы. На примере отборов рассмотрим, что можно сделать с настройками.

Отборы

Добавление и удаление отбора

Отборы, в отличие от параметров, можно добавлять и удалять соответствующими кнопками:

При добавлении отбора вы можете делать его не только по тем полям, которые видны сразу:

Но и по вложенным полям. Допустим, нам нужно сделать отбор по типу номенклатуры. Как его найти?

Развернем по «+» поле «Номенклатура»

Найдем среди вложенных полей поле «Вид номенклатуры», развернем его и выберем поле «Тип Номенклатуры»:

Видим, что появился новый отбор:

Таким образом можно найти почти любое интересующие вас поле. Возможно, возникнет вопрос «где искать определенное поле?» (откуда мы, например, узнали, что тип номенклатуры расположен внутри вида номенклатуры?). Ответ, к сожалению, один — искать там, где, кажется, это должно по логике располагаться. Универсального поиска нужных полей в отборах пока не сделали.

При этом не факт, что вы найдете нужное поле. К нам часто обращаются с вопросом «Как мне вывести в отчет штрих-код номенклатуры? Как сделать отбор по штрих-коду?». Часто единственный ответ — «доработать отчет», т.к. разработчики отчета не заложили в него возможность выводить штрих-коды номенклатуры.

Так что если у вас возникли проблемы с поиском нужного поля — обращайтесь к нам. Сначала поищем вместе, а если не найдем — допишем отчет.

Условие

С условием мы уже сталкивались в простых настройках, когда нажимали кнопку «Изменить условия отборов». Здесь тоже самое, только никакой дополнительной кнопки нажимать не надо. Просто выбираете нужное вам условие:

Значение

В значении указываем значение отбора. Форма выбора зависит от условия отбора. Если поставить «Равно» или «Не равно»,то можно будет выбрать только одно значение, если поставить «В списке» или «Не в списке», то значений можно выбрать несколько. При этом в форме подбора можно также загрузить данные из буфера, как мы делали это в простых настройках:

Кнопки «Подбор» и «Подобрать еще» идентичны по своей сути и ничем не отличаются:

Размещение

Размещение позволяет управлять тем, где будет виден отбор. Возможны 5 значений:

«В шапке отчета» — отбор будет доступен на главной странице отчета. Отбор можно менять не заходя в настройки.

Вот так будет выглядеть наш отбор по типу номенклатуры, если выбрать ему размещение «В шапке отчета»:

«Только флажок в шапке отчета» — отбор будет доступен на главной странице отчета, но поменять значение отбора будет нельзя. Можно только включить или отключить отбор:

«В настройках отчета» — отбор будет доступен в простых настройках. Это значение устанавливается по умолчанию:

«Только флажок в настройках отчета» — отбор будет доступен в «простых» настройках, но без возможности выбрать значение отбора:

«Не показывать» — отбор будет доступен только в расширенных настройках и не будет виден в простых настройках и в шапке отчета:

Менять размещение можно как непосредственно в «дереве», так и кнопкой «Показывать»:

Заголовок

Заголовок позволяет указать, как будет называться отбор. Если заголовок написан бледным шрифтом, значит это заголовок по умолчанию. Если вы его поменяете, то он будет обычным черным.

Думаю, вы уже обратили внимание, что наш отбор по Типу номенклатуры называется слишком сложно. Согласитесь, что «Номенклатура.Вид номенклатуры.Тип номенклатуры» — это не то, что хотелось бы видеть. В заголовке мы можем изменить название на более лаконичное «Тип номенклатуры»:

И вот так это теперь выглядит в отчете:

Вместе с изменением заголовка удобно использовать размещения «Только флажок в шапке отчета» и «Только флажок в настройках отчета». Давайте рассмотрим пример:

Мы знаем, что нам в 99% случаев нужно видеть только те товары, которые сейчас есть на складе. Но иногда мы хотим посмотреть все движения даже по тем товарам, которых сейчас нет. Как настроить отчет так, чтобы одним кликом менять отборы?

Заходим в настройки, добавляем отбор «Конечный остаток больше 0» и размещаем его в шапке отчета:

Теперь наш отбор выглядит вот так:

Все, мы можем флажком включать и отключать отбор. Но зачем нам в шапке поле для ввода «0», если мы не планируем его менять?

Снова заходим в настройки отчета, меняем размещение на «только флажок в шапке отчета» и меняем заголовок на «Товар есть в наличии»:

И теперь наш отбор в шапке выглядит лаконичнее и не содержит ненужного поля:

Если вдруг мы захотим добавить флажок «Больше 5 штук на складе», то сделаем это по аналогии:

И видим уже 2 флажка на форме:

Этой возможностью не стоит пользоваться слишком часто, т.к. если вы сделаете много таких флажков, то они займут много полезного месте на форме отчета. Тем не менее, в некоторых случаях это очень удобная функция. Особенно, если вам надо настроить отчет для сотрудника, который не читал данную статью 🙂

Поля и сортировки

Данная закладка от простых настроек отличается двумя возможностями:

1. тут можно добавить или удалить поле:

2. Сгруппировать и разгруппировать поля

Давайте рассмотрим на примере, что такое группировка и разгруппировка.

Добавим в список поле «Код»:

С такими настройками отчет будет выглядеть вот так:

Допустим, мы хотим объединить эти поля общей «шапкой», которую назовем «Дополнительная информация». Для этого с зажатой клавишей Shift выделим оба поля, щелкнем по ним правой кнопкой мыши и выберем из контекстного меню пункт «Сгруппировать»:

В открывшемся окне укажем нужный нам заголовок и нажмем «ОК»:

Теперь настройки выглядят так:

Сформируем отчет и увидим нужную нам шапку:

Если мы вдруг решим, что такая группировка нам не нужна, просто нажмем на нее правой кнопкой мыши и выберем «Разгруппировать»:

Группировка исчезнет, а ее поля останутся:

Оформление

Этой закладки нет в простых настройках, но она очень важна. Научившись пользоваться этой закладкой вы сможете сделать свой отчет по настоящему удобным. Открыв для себя эту закладку настроек, вы поймете, что отчеты без нее — это вообще не отчеты 🙂 Здесь вы можете визуально выделить интересующие вас поля, раскрасить отчет «под себя» и, при желании, сделать отчет неузнаваемым.

Давайте рассмотрим пример. Допустим, мы хотим, чтобы все строки товаров, где остаток меньше 5, выделялись красным цветом.

Добавим новое оформление через стандартную кнопку «Добавить» и подробно рассмотрим открывшуюся форму.

В заголовке укажем заголовок оформления. Он нужен, чтобы понимать, что именно мы оформляем, чтобы потом мочь быстро найти нужное нам оформление.

На закладке «Оформление» можно указать, как именно мы хотим выделять оформляемые поля:

По нашему опыту, самые популярные оформления — это «Цвет фона» и «Цвет текста». Остальные возможности тоже используются, но гораздо реже. Т.к. мы хотим выделить строки красным, зайдем в «Цвет фона» и выберем бледно-красный цвет (чтобы он не резал глаз, лучше выбирать бледные цвета, т.к. на ярко-красном читать черный текст очень неудобно):

Откроется форма, которая предложит выбрать один из множества цветов. Но вы можете не ограничиваться этим выбором и менять сочетание Красного, Зеленого и Синего как вам угодно. Ниже будет сразу показано, как выглядит фон вашего цвета и текст:

Т.к. мы сейчас выбираем фон, то и смотреть надо, соответственно, на «Пример фона».

Сочетание Красного, Зеленого и Синего цветов называются RGB. Примеры других RGB цветов можно посмотреть здесь. Выбрать понравившийся и указать цвет «в цифрах».

После выбора цвета закладка «Оформление» будет выглядеть так:

Обратите внимание, что флажок напротив «Цвет фона» установился автоматически. Вы можете использовать более одного оформления для данной настройки. При желании вы можете тут же поменять цвет текста, если это необходимо.

Теперь перейдем на закладку «Условие»:

Здесь нам нужно указать, когда строка отчета будет выделяться выбранным фоном. Добавим новое условие и укажем «Конечный остаток меньше 5»:

Количество условий не ограничено, вы можете, например, добавить второе условие где напишете «Конечный остаток больше 2». Тогда выделяться будут только строки, где конечный остаток 3 или 4.

Для сложных условий можно использовать кнопки «Сгруппировать» и «Разгруппировать». Они позволяют объединять несколько условий в группы «И», «ИЛИ» и «Не»:

Группа «И» — чтобы оформление сработало, надо чтобы были выполнены все отборы группы. Большого смысла данная группировка не имеет, т.к. если вы просто добавите более одного условия, они и будут группой «И».

Группа «ИЛИ» — чтобы оформление сработало, надо чтобы выполнилось хотя бы одно из условий. Например, можно выделять красным фоном строки, где количество меньше 5ти или больше 100. Это нужно, если мы хотим одинаково выделить строки со слишком малым и со слишком большим запасом.

Группа «Не» — чтобы оформление сработало, надо чтобы НЕ выполнилось ни одного условия из группы. Данная группировка, как и группировки «И» нужна очень редко, т.к. ее легко заменить изменив условие отбора. Вместо «Равно» можно поставить «Не равно» (вместо «Больше» поставить «Меньше») и получится тоже условие «НЕ», только без группировки. Вот такие настройки отработают одинаково:

Перейдем на закладку «Оформляемые поля»:

Здесь надо указать, какие поля мы будем выделять фоном (если ничего не указывать, то будет выделена вся строка отчета). Давайте добавим поле «Конечный остаток», чтобы красным было только оно:

Хочу акцентировать внимание на том, что данную закладку можно не заполнять, если нужно выделить всю строку. Также можно и в условии не добавлять ни одного условия, если вы хотите чтобы оформление работало вообще на всех полях.

Перейдем на закладку «Дополнительно»:

Здесь вы указываете, где будет выводиться оформление. Рассмотрим эти флажки отдельно. Для этого я поменял условие оформления на «Конечный остаток больше 5» и упростил форму отчета.

«В группировке» — оформление выводится в строках отчета, т.к. каждая строка — это и есть группировка. В нашем случаев именно здесь и нужно оформление:

«В иерархической группировке» — если вы используете группировку отчета «по иерархии», т.е. когда не просто выводится номенклатура, но выводятся все папки номенклатуры, тогда вы может выделить строки папок номенклатуры. Но имейте ввиду, что в условиях и оформляемых полях можно указать только те поля, которые относятся к иерархическому справочнику. В нашем случае это «Номенклатура», «Ед. Изм» и «Номенклатура.Наименование». Конечный остаток в этой группировке оформляться не будет:

«В общем итоге» — выделять строку «Итого»:

«В заголовке полей» — заголовок поля будет красным, если бОльшая часть полей попадает в отбор:

«В заголовке» — этот флажок нужен, если вы хотите выделить заголовок отчета. Он будет выделен только если отключить условие оформления и отключить оформляемые поля:

«В параметрах» — аналогично «В заголовке»:

«В отборах» — аналогично «В заголовке» и «В параметрах»:

В нашем примере мы выберем только «В группировках», нажмем «ОК» и сформируем отчет:

Отлично! Теперь мы видим товары, которых на складе слишком мало!

Описанного примера в большинстве случаев достаточно, чтобы понять механизм работы оформления и сделать оформление «под себя». Тем не менее, тема условного оформления настолько обширна, что при всем желании мы не сможем показать вам все ее возможности. Если у вас есть вопросы, задавайте их в комментариях, мы постараемся оперативно отвечать и рассматривать именно ваши примеры.

Структура

Здесь флажками можно отключать и включать любую из существующих группировок. Обратите внимание, что если отключить вышестоящую группировку, то нижестоящая не выведется:

В результате отчета будет только верхняя группировка:

Заголовок позволяет указать, как будет отображаться данная группировка в простых настройках:

Сейчас простые настройки выглядят так:

Давайте переименуем группировку «Номенклатура, Характеристика, Серия» в «Данные о товаре»:

Увидим, что в простых настройках поменялся заголовок нашей группировки:

Таким образом можно давать элементам структуры более понятные пользователю названия.

Кнопкой «Добавить» можно добавлять новые элементы структуры:

При этом новый элемент будет добавлен под тот элемент, который сейчас выделен:

Кнопка «Обернуть эту строку в группировку по полю» позволяет сделать тоже самое, но «в обратную сторону». Т.е. добавить новую группировку над выделенной строкой:

Кнопка «Изменить» (или двойной клик мышкой по нужной строке):

Открывает меню настроек данного элемента структуры:

На этой форме 4 закладки «Состав группировки», «Отборы», «Поля и сортировки», «Оформление».

Состав группировки

Здесь кроме стандартных возможностей добавлять и удалять поля, менять их местами и отключать флажком, можно менять тип группировки. На нем остановимся подробнее:

Всего возможны 3 значения: «Без иерархии», «Иерархия», «Только иерархия»:

Эта настройка имеет смысл только для иерархических справочников. Т.е. тех, где есть группы элементов. Например: Номенклатура. Давайте для примера в группировке «Номенклатура, Характеристика, Серия» отключим все, кроме номенклатуры и посмотрим, как ведет себя отчет при разных настройках.

«Без иерархии»:

Элементы номенклатуры выводятся в привычном нам виде линейным списком. При этом мы видим только самый низ иерархии, т.е. сами товары:

«Иерархия»:

Для каждого товара в отчете выводятся все его «родительские» папки, начиная с самой верхней. Плюс по каждой папке виден общий итог:

«Только иерархия»:

Выводятся только группы товаров, без самих товаров:

Последние три закладки («Отборы», «Поля и сортировки», «Оформление») ничем не отличаются от таких же закладок в отчете. Разница лишь в том, что данные отборы, сортировки и оформления будут действовать только внутри данной группировки, а не во всем отчете. Отдельные отборы используются довольно редко, а вот свою сортировку или оформление в некоторых случаях довольно удобно использовать. Если вы что-то измените на одной из этих закладок, вы увидите это в соответствующей колонке структуры отчета:

В «Полях и сортировке» вы можете встретить т.н. «Автополе»:

Оно означает, что настройки будут скопированы от более старшей группировки (в нашем случае это «Склад, Помещение»). Если автополе отключить, то поля и сортировки наследоваться не будут.

На этом с расширенными настройками отчетов в 1С все! Переходим к самому важному — как сохранить настройки для себя и других, чтобы не настраивать их каждый раз заново.

Сохранение варианта отчета

В отчете нажмите «Еще»-«Варианты отчета»-«Сохранить вариант отчета»:

Укажите понятное наименование отчета и укажите, кому будет доступен отчет — только вам или всем пользователям. Затем нажмите «Далее»:

Укажите раздел и группу, где будет располагаться отчет. Добавьте описание и определите, должен ли быть отчет виден всем по умолчанию. Затем нажмите «Сохранить»:

Рассмотрим эти настройки подробнее:

Флажок «По умолчанию виден в панелях отчетов» подразумевает, что ваш отчет сразу будет доступен всем пользователям. В противном случае его надо будет добавлять через настройку панели отчетов:

«Раздел, Группа» — место, где будет расположен отчет. По умолчанию включена та группа, в которой находится исходный типовой отчет, который вы изменили.

«Важность» — может иметь 2 значения «Важный» и «См. также».

Важный — отчет будет выделен жирным шрифтом и расположен в основном меню:

См. также- будет выведен внизу панели отчетов:

«Описание» — текст, который будет выведен под названием отчета:

Надеемся, в этой статье настройка отчетов в 1С описана достаточно емко и вы почерпнули необходимую вам информацию. Если остались вопросы — пишите в комментарии. Если хотите заказать настройку отчетов у нас — будем рады вам помочь!

Заказать настройку отчета в 1С

Для формирования аналитики по разным разделам учета программа 1С использует специальные отчеты. Чтобы получить дополнительную аналитику, пользователь может самостоятельно настроить в них поля и отборы. Но возможности настройки отчетов в 1С разные.

Расскажем:

• где хранятся настройки отчетов 1С 8.3;
• на что обратить внимание при работе с отчетами;
• какие возможности настройки вывода данных предлагает 1С;
• есть ли ограничения при добавлении в отчет новых полей.

Работа с отчетами в программе включает настройки:

• группировок и фильтров;
• дополнительных полей и полей сортировки;
• возможности разного оформления данных;
• структуры отчета.

Форма настройки отчетов определена платформой 1С. О работе с типовыми вкладками формы настроек есть много информации, в том числе и на БухЭксперт8.

В этой статье остановимся на особенностях настроек, которые зависят от конкретного вида отчета. Условно отчеты в 1С можно разделить на:

• бухгалтерские (Оборотно-сальдовая ведомость, Оборотная-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета, Карточка счета и т. д.);
• специальные отчеты к разделам учета (отчеты руководителю, зарплатные отчеты, отчеты по продажам, остатки товаров и т. д.);
• Универсальный отчет.

Возможности настройки этих видов отчетов отличаются. В первом случае варианты вывода полей ограничены установками разработчиков. Мы не можем добавить в отчет данные, не предусмотренные в коде.

Во втором случае пользователю доступны данные, заложенные разработчиками в структуру отчета, а также внутренние данные выбранных в отчете полей. Например, если доступно поле Контрагент — можно вывести в отчет дополнительные данные из карточки контрагента: ИНН, КПП, Контактное лицо и т. д. Пользователь добавляет новые поля из основных данных отчета и самостоятельно решает, какие из них ему нужны, а какие — нет.

В Универсальном отчете пользователю предоставляется полный карт-бланш на все поля объекта, по которому он строит свой отчет, без ограничений.

Рассмотрим подробнее особенности настройки каждого вида отчета.

Настройка бухгалтерских отчетов

К бухгалтерским отчетам относятся отчеты раздела Отчеты — Стандартные отчеты на основе регистра бухгалтерии Хозрасчетный:

Данные для включения в отчет определяются свойствами счетов и субконто Плана счетов:

Набор субконто либо заранее предопределен разработчиками, либо настраивается в Параметрах учета программы (возможность ручного добавления субконто пользователем мы не рассматриваем из-за необходимости в этом случае включать новое субконто в регламентированные операции закрытия месяца и проведения документов):

Особенностью настройки бухгалтерских отчетов является возможность выбора разрешенных разработчиками дополнительных данных из заданных субконто счетов. При этом разработчики могут внести в настройку бухгалтерских отчетов дополнительные данные, которых нет в субконто, или убрать возможность выбора некоторых полей субконто.

Пользователю доступны только возможности настройки, предоставленные разработчиками. Добавить самостоятельно дополнительные поля не из списка разрешенных он не может.

Покажем особенности настройки бухгалтерских отчетов на примерах.

Пример добавления новых полей, которых нет в метаданных объекта

В Карточку счета 03.01 добавьте дополнительные поля:

• Инв.№;
• Адрес местонахождения;
• Местонахождение.

Для добавления дополнительных полей:

1. Откройте настройки по кнопке Показать настройки:
2. На вкладке Дополнительные поля по кнопке Добавить выберите из вложенных данных Основное средство: Инв.№, Адрес местонахождения, Местонахождение.

В метаданных Основных средств нет реквизитов Инв.№ и Местонахождение.

Разработчики добавили в настройках Карточки счета 03.01 возможность выбирать дополнительные поля Инв.№ и Местонахождение, которых нет в карточке основных средств.

Пример невозможности добавить новые поля, которые есть в метаданных объекта

В Карточку счета 03.01 добавьте дополнительное поле:

• Тип ОС.

Данное поле присутствует в реквизитах Основных средств:

Попробуем добавить в Карточку счета 03.01 дополнительное поле Тип ОС.

1. Откройте настройки по кнопке Показать настройки:
2. На вкладке Дополнительные поля по кнопке Добавить откройте список разрешенных полей. Раскройте вложенные данные поля Основное средство:

Поле Тип ОС не выводится в список доступных полей основного средства, добавить его в отчет нельзя.

Список доступных полей определяется разработчиками в Конфигурации, не все зависимые данные доступных полей могут показываться к выбору в настройке.

Передача настройки пользователю внутри одной базы данных

Передача настроек бухгалтерских отчетов внутри одной базы происходит в сервисе Копирование настроек (Администрирование — Настройки пользователей и прав — Персональные настройки пользователей) после сохранения варианта отчета по кнопке Сохранить настройки:

Настройку отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 03.01 от Главного бухгалтера необходимо передать пользователю Денис Рябчиков.

Для передачи настройки 03.01 пользователю Денис Рябчиков:

1. Откройте форму Копирование настроек (Администрирование — Настройки пользователей и прав — Персональные настройки пользователей). В разделе Кому копировать по ссылке Выбрать укажите пользователя Денис Рябчиков:
2. В разделе Что копировать по ссылке Выбрать откройте форму Выбор настроек пользователя — Настройки отчетов. В поле поиска наберите название настройки копируемого отчета — 03.01:Отметьте флажком нужную настройку и нажмите кнопку Выбрать.
3. В форме Копирование настроек пользователя проверьте выбранные данные и нажмите кнопку Скопировать и закрыть.

Передать настройки бухгалтерских отчетов из одной базы в другую штатными средствами не получится. Выгрузки настроек в файл xml с последующей загрузкой в другой базе разработчики не предусмотрели.

Настройка отчетов к разделам учета

Отчеты к разделам учета строятся, как правило, на данных регистров сведений и регистров накоплений. Возможности настройки и состав доступных полей отчета определяются в Конфигураторе.

По умолчанию в 1С используются заложенные разработчиками 1C варианты отчетов. Для изменения текущих настроек необходимо перейти в форму настроек по кнопке Показать настройки.

В форме настроек, используя типовые возможности работы с вкладками Показатели, Группировка, Отбор, Дополнительные поля, Сортировка и Оформление, можно настроить свой вариант отчета.

Все ли отчеты можно настроить?

Настройка вариантов отчетов в отдельных случаях невозможна. В отчете может использоваться единственный вариант, предложенный разработчиками в программе.

В Товарный отчет (ТОРГ-29) добавьте вывод данных Склад, по которому выполняется формирование печатной формы:

Возможность настройки данного отчета не предусмотрена.

Кнопка Показать настройки не просто не выведена на форму Товарного отчета (ТОРГ-29), но и недоступна в Командной панели настроек (кнопка Еще — Изменить форму — Командная панель):

Расширенный вариант настройки

Возможность расширенной настройки отчетов в 1С предопределена разработчиками. Большинство отчетов при открытии настроек сразу попадает в расширенную форму настройки. В части отчетов (кадровые, зарплатные) расширенная форма настроек становится доступной по специальной кнопке Расширенный.

Расширенный вид настроек позволяет менять типовые настройки отчетов и более гибко работать с данными.

В кадровом отчете Личные данные сотрудников (Зарплата и кадры — Отчеты по кадрам):

• уберите данные:
  • Страна гражданства;
  • Статус застрахованного лица;
  • Юбилей;
  • День рождения;
  • Удостоверение личности.
• добавьте данные:
  • Телефон домашний;
  • Телефон рабочий.

Пошаговая инструкция добавления данных в отчет Личные данные сотрудников:

1. Откройте форму настроек отчета по кнопке Настройки:
2. В форме настроек выберите вид отчета Расширенный:
3. На вкладке Поля и сортировки снимите флажки активности полей:
4. Проверьте список добавленных полей, согласно заданию, на вкладке Поля и сортировки:
5. Сформируйте отчет, нажав кнопку Закрыть и сформировать.

Сохранение варианта настройки

Сохранение варианта отчета выполняется по кнопке Настройки — Сохранить как:

В форме Сохранение варианта отчета заполните:

• Наименование отчета;
• список пользователей, кому доступен отчет;
• Описание — комментарий по созданной настройке (необязательно).

Для размещения варианта отчета в разделах 1С нажмите кнопку Далее и отметьте флажком нужные разделы программы:

Передача настройки пользователю внутри одной базы данных

В этом виде отчетов передача настроек происходит непосредственным указанием пользователя в форме сохранения настройки. Для добавления нового пользователя к отчету нажмите кнопку Настройки — Сохранить как — Подобрать и выберите из списка нужного человека.

Добавьте возможность пользователю Семенова Ольга Юрьевна работать с отчетом Личные данные с телефонами.

Откройте форму подбора пользователей отчета Личные данные с телефонами по кнопке Настройки — Сохранить как — Подобрать.

Выберите Семенова Ольга Юрьевна в левом окне доступных пользователей. Кнопкой «>» перенесите его в окно Выбранные пользователи и группы. Сохраните изменения настройки по кнопке Сохранить.

Выгрузка настройки отчета в файл xml

Для передачи настройки отчета в другую базу данных используется команда сохранения настройки в файл: кнопка Еще — Настройки для технического специалиста — Еще — Сохранить настройки:

Файл выгруженной настройки сохраняется в формате xml:

Выгруженные настройки отчетов можно загрузить в другую базу данных при условии, что релизы конфигураций баз совпадают.

Загрузка настройки отчета из файла xml

Перед загрузкой настройки отчета проверьте, что:

• релиз конфигурации, откуда выгружены настройки отчета, и релиз конфигурации загрузки совпадают;
• файл выгрузки настройки имеет формат xml;
• пользователь, загружающий настройки, имеет права загрузки файлов xml (Полные права).

Добавьте новый вариант Личные данные с телефонами в отчет Личные данные сотрудников в другую базу данных 1С:Бухгалтерия 3.0.

Пошаговая инструкция загрузки нового варианта отчета из файла настроек xml:

1. Откройте настройки отчета Личные данные сотрудников (Зарплата и кадры — Отчеты по кадрам — отчет Личные данные сотрудников – кнопка Настройки).
2. По кнопке Еще — Настройки для технического специалиста вызовите форму Изменение варианта отчета «Личные данные сотрудников»:
3. Выберите команду кнопка Еще — Загрузить настройки.
4. В окне выбора файла загрузки укажите файл настройки Личная карточка с телефонами.xml:
5. Проверьте, что в списке вариантов отчета есть загруженная настройка Личная карточка с телефонами:

Сформируйте отчет:

Универсальный отчет

Универсальный отчет является конструктором вывода данных по объектам конфигурации:

• справочники;
• документы;
• регистры сведений;
• регистры накопления;
• регистр Хозрасчетный.

Особенности Универсального отчета:

• можно работать только с одним выбранным типом данных: справочником, документом или регистром. Объединить вместе несколько справочников, документов или регистров в отчете нельзя;
• доступны все реквизиты объекта и его табличных частей. Отчет можно формировать по каждой табличной части отдельно. Вывести информацию всех табличных частей в один отчет нельзя:

Универсальный отчет позволяет выводить на печать нужные данные, которых нет в типовых отчетах Конфигурации. Примеры таких отчетов на сайте БухЭксперт8:

• Вывод основных данных контрагентов в список;
• Цены приобретенных товаров в разрезе поставщиков;
• Приобретенные материалы, товары в разрезе поставщиков;
• Отчет по недвижимому имуществу;
• Отчет по данным физлиц;
• Корректировки реализации;
• Даты выхода из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• Начисления сотрудника для расчета среднего заработка;
• Отчет для ответа на требование ФНС, каким УПД отгружались товары из конкретной ГТД;
• и т.д.

Работа с Универсальным отчетом подробно разобрана в статье Как работать с Универсальным отчетом. Покажем на примере некоторые особенности применения фильтров и формул в Универсальном отчете.

Пример использования фильтров и группировок

Сформируйте отчет по данным основных средств в программе с выводом следующих данных:

• Основное средство;
• Группа учета ОС;
• Амортизационная группа;
• Прослеживаемый товар.

При выводе отчета не должны отображаться группы основных средств. Записи отчета группируются по данным Код ОКОФ в виде краткого наименования кода.

Пошаговая инструкция настройки Универсального отчета:

1. Откройте форму Универсального отчета: Отчеты — Стандартные отчеты.
2. В Шапке отчета задайте:
   • Тип объекта — Справочник;
   • Имя объекта — Основные средства;
   • Имя таблицы — Основные данные.
3. Перейдите в форму настроек по кнопке Настройки:
4. На вкладке Фильтры по кнопке Добавить фильтр укажите:
   • Это группа — Нет.
5. На вкладке Поля и сортировки оставьте флажки только по полям, указанным в задании. Неиспользуемые поля без флажка можно оставить в списке или удалить для компактности настройки.
6. На вкладке Структура по кнопке Добавить задайте структуру отчета:

Сформируйте отчет.

Пример использования формул

Универсальный отчет позволяет работать с формулами. Пользователь может ввести дополнительное поле, которое будет рассчитываться по заданной формуле, и вывести результат в отчет.

Сформируйте отчет по сотрудникам организации с группировкой по данным Лет работы за выбранный период работы. Отчет должен содержать следующие данные:

• Сотрудник — сотрудник организации;
• Подразделение — подразделение при приеме на работу;
• Должность — должность при приеме на работу;
• Период — дата приема на работу;
• Лет работы — группа полных лет, отработанных сотрудником в организации:
  • до 10 лет;
  • свыше 10 лет.

Пошаговая инструкция настройки Универсального отчета:

1. Откройте форму Универсального отчета: Отчеты — Стандартные отчеты.
2. В Шапке отчета задайте:
   • Тип объекта — Регистр сведений;
   • Имя объекта — Кадровая история сотрудников;
   • Имя таблицы — Основные данные.
3. Перейдите в форму настроек по кнопке Настройки:
4. На вкладке Фильтры по кнопке Добавить фильтр укажите:
   • Вид события — Прием;
   • Сотрудник.В Архиве — Нет.
5. На вкладке Поля и сортировки оставьте флажки только по полям, указанным в задании. Неиспользуемые поля без флажка можно оставить в списке или удалить для компактности настройки.Данные Лет работы вычисляются по формуле разности дат формирования отчета и принятия на работу в целых годах. Рассчитанное значение менее 10 лет попадет в группу до 10 лет, более — свыше 10 лет.
6. Добавьте в отчет формулу расчета по кнопке Добавить — Добавить формулу:Задайте формулу расчета лет, используя язык команд 1С:
7. Проверьте правильность формулы по кнопке Проверить формулу:
8. На вкладке Структура по кнопке Добавить задайте структуру отчета:

Сформируйте отчет.

Выгрузка настроек Универсального отчета по сотрудникам в формате xml

Передача настроек пользователю внутри одной базы данных

Передача настроек Универсального отчета внутри одной базы происходит в форме сохранения настроек: Сохранить настройки — Сохранить как.

В форме Сохранение варианта отчета по кнопке Подобрать указываются пользователи, которые могут работать с отчетом.

Настройку Универсального отчета Лет работы от Главного бухгалтера необходимо передать пользователю Семенова Ольга Юрьевна.

Пошаговая инструкция передачи настройки Лет работы пользователю Семенова Ольга Юрьевна:

1. Откройте форму Сохранения варианта отчета по кнопке Настройки — Сохранить как. Установите курсор на вариант отчета Лет работы:
2. Нажмите кнопку Сохранить как. В форме подбора пользователей по кнопке Подобрать добавьте Семенова Ольга Юрьевна. Проверьте список лиц, которым доступен отчет, в окне Выбранные пользователи и группы:
3. Нажмите кнопку Подобрать и закрыть.
4. Сохраните вариант отчета Лет работы с тем же именем, но новым составом пользователей по кнопке Сохранить.

На вопрос о замене прежнего варианта настройки ответьте — Да:

Выгрузка настроек Универсального отчета в файл xml

Выгрузка и загрузка настроек Универсального отчета в файл происходит аналогично выгрузке и загрузке, описанной в разделе Настройка отчетов к разделам учета.

Для выгрузки настройки из Формы настройки отчета нажмите кнопку Еще — Настройки для технического специалиста — Еще — Сохранить настройки.

Загрузка настроек Универсального отчета из файла xml

Для загрузки настройки откройте Универсальный отчет: Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет. Загрузите вариант отчета из Формы настройки отчета: кнопка Еще — Настройки для технического специалиста — Еще — Загрузить настройки.

В списке выбора настроек Универсального отчета появится новая настройка Лет работы.

См. также:

• Как работать с Универсальным отчетом
• Оборотно-сальдовая ведомость
• Вывод в шапке отчетов подписей для отборов в 1С
• Как добавить группировки в настройки отчетов
• Быстрый поиск и просмотр в отчетах
• Как сохранить понравившийся вариант отчета?
• Как скопировать настройки другим пользователям
• Как выгрузить и загрузить настройки Универсального отчета

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

• 

  Салахутдинова Люция
  Специалист по заработной плате

Любой пользователь 1С ЗУП 3.1 может самостоятельно изменить вариант основного отчета в удобном для него виде, не прибегая к помощи разработчиков.

В типовом варианте отчета предусмотрено расположение полей группировки вместе, то есть все виды начислений размещены в иерархии под сотрудником, а суммовые показатели выведены в колонках «Плановый ФОТ» и «Начислено» (см. рис.1). Допустим пользователь привык работать с таблицами, в которых виды начислений будут выводится в колонках, а сотрудники будут выходить списком в алфавитном порядке слева ( см. рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»).

Рассмотрим изменение варианта отчета на примере типового отчета «Анализ ФОТ по начислениям».

рис.1 Сформированный типовой отчет «Анализ ФОТ по начислениям»

Для настройки любого отчета можно воспользоваться обычной настройкой (простой или расширенной) используя кнопку «Настройка» . Но для корректного результата лучше воспользоваться изменением варианта отчета. Вызывается из пункта меню «Еще — Прочее — Изменить вариант отчета».

рис.2 Изменение варианта отчета

Воспользовавшись вариантом «Изменить вариант отчета», нам открывается типовая структура отчета. Она довольно простая, в виде иерархического списка.

рис.3 Типовая структура отчета «Анализ ФОТ по начислениям».

1) Для изменения варианта отчета необходимо выделить строки группировки и удалить их.

рис.4 Изменение типовой структуры отчета

2) Далее создаем в группировке отчета новую таблицу. Таблица состоить из строк и колонок.

рис.5 Создание структуры отчета — таблица

3) Создаем группировку по строке. Выделяем строку и добавляем новую группировку.

рис.6 Создание группировки в строке отчета

4) В строке структуры отчета устанавливаем поля: подразделение, сотрудник, должность.

рис.7 Редактирование полей группировки в строке

5) Далее редактируем «Колонки», выбираем поле группировки «Начисление». Настраиваем поля: «Плановый ФОТ, руб.» и «Начислено, руб.»

рис.8 Создание группировки в колонке отчета и настройка полей

6) Настраиваем в колонке «Начисление» отбор по тем начислениям, которые нужны для отчета.

рис.9 Настройка значений по отбору начисление

7) Далее формируем отчет с выше указанными настройками.

В настроенном отчете все начисления по сотруднику отражены не в строках, как было ранее настроено в типовом отчете, а в колонках и разбиты на плановое начисление и фактическое начисление.

рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»

Затем рекомендуется сохранить отчет с новыми настройками, чтобы можно было в любой нужный момент сформировать, а не настраивать каждый раз новый. Для этого необходимо воспользоваться: «Ещё — Варианты отчета — сохранить вариант отчета»

рис.11 Вариант сохранения отчета

9) В графе «Наименование» пишем название отчета, устанавливаем доступ к данному отчету и сохраняем.

рис.12 Сохранение варианта отчета

10) Сохраненный вариант отчета можно найти по следующему пути: «Зарплата — Отчеты по зарплате — Анализ зарплаты»

рис. 13 Расположение сохраненного отчета

Освоив базовые понятия и типовые настройки, любой рядовой пользователь может научиться настраивать и изменять отчеты в пользовательском режиме.

Надеюсь, у вас все получилось. Рекомендую также прочитать статью «Как изменить вариант отчета в ЗУП 3.1?».

_______________________________________

Дата обновления статьи 15.07.2019 г.

Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!

Очень часто бухгалтеры, при работе с Бухгалтерией ред. 3.0, жалуются, что в стандартных отчетах, таких как: Оборотно-сальдовая ведомость, ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ счета, уж очень не удобно расположены настройки. Приходится нажимать кнопку «Показать настройки». А если в процессе работы с отчетом, бухгалтер, понавыставлял всякие разные показатели, убрал (добавил) не нужные группировки и выставил еще и отборы, сформировал отчет, получил результат и закрыл отчет и забыл про настройки, которые были выставлены. 

После того как бухгалтеру вновь понадобился отчет, он открывает его, формирует и видит что данные показываются не те которые нужны ему, а все потому что, настройки выставленные в последний раз сохраняются. У бухгалтера начинается паника, данные исчезли, пропали, программа работает не корректно и т.д.

Лучше когда все настройки отражались бы сразу на одной форме, например так как это было реализовано в Бухгалтерии ред. 2.0. Чем я предлагаю и заняться.

Открываем стандартный отчет ОСВ, нажимаем на кнопку «Еще» -> «Изменить форму»

Далее, нас интересует группа «Разделы отчета» -> «Отчет». Добавляем новую группу. Устанавливаем свойства группы: Заголовок: Основная группа, Отображать заголовок — Ложь, Отображение — Нет. Перемещаем в нее, группу «Командная панель» и «Результат». Должно получиться примерно так:

 После чего раскрываем группу «Параметры» и перетаскиваем полностью группу «Настройки» в группу «Отчет». Выставляем свойства групп: для группы «Настройки», Отображать заголовок — Ложь, Отображение — Нет. Для группы «Отчет» группировка — Горизонтальная. Должно получиться так:

 Раскрываем группу «Разделы настроек» и перетаскиваем группы «Показатели», «Группировка», «Отбор» в группу «Настройки». С оставшихся подгрупп группы «Разделы настроек» снимаем галочки. Примерно вот так:

 Теперь нам только осталось убрать кнопку «Показать настройки»: Разделы отчета -> Отчет -> Основная группа -> Командная панель -> Основная командная панель -> Снимаем галочку с кнопки «Показать настройки».

В результате проделанных манипуляций у нас получилась вот такая форма, на который виден и результат формирования отчета и сами настройки отчета.

Надеюсь кому-то будут полезны эти настройки форм.

Например, вычислим оценку количества продаж. Будем считать, что, если продано меньше 10 единиц товара, продали мало, а если больше 10 единиц – много. Для этого зададим 2 значения вычисляемого поля: первое будет с отбором «Количество товаров Меньше или равно «10»», второе с отбором «Количество товаров Больше «10»».

Поля выражения позволяют вычислять значение используя произвольные алгоритмы. В них могут использоваться функции языка запросов и встроенного языка программирования 1С. Окно редактирования поля выражения содержит два поля для выражений детальных и итоговых записей. Итоговые записи – это группировки, настроенные в области «Структура отчета», в них необходимо использовать агрегатные функции («Сумма», «Минимум», «Максимум», «Количество»).

Например, вычислим средний процент скидки. Средний процент скидки рассчитывается по формуле: [Сумма продаж без скидки] — [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]. Необходимо помнить, что сумма продаж без скидки может быть нулевой, поэтому используем оператор ВЫБОР для проверки. Получим следующие выражения:

·         Для детальных записей:

Выбор

                Когда [Сумма продаж без скидки] = 0

                               Тогда 0

                Иначе [Сумма продаж без скидки] — [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]

Конец

·         Для итоговых записей:

Выбор

                Когда Сумма([Сумма продаж без скидки]) = 0

                               Тогда 0

                Иначе Сумма([Сумма продаж без скидки]) — Сумма([Сумма продаж со скидкой]) / Сумма([Сумма продаж без скидки])

Конец

Как было сказано ранее, в выражении итоговых записей используем агрегатную функцию «Сумма».

3. Группируемые поля. Содержит поля, по которым будет группироваться результат варианта отчета. Группируемые поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие группируемые поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования группируемых полей.

4. Поля. Содержит поля, которые будут выведены в результат варианта отчета. Поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования полей.

Поля можно группировать, чтобы логически выделить какую-либо часть отчета или задать особое расположение колонок. При добавлении группы становится активна колонка «Расположение» и позволяет выбрать один из вариантов расположения:

• Авто – система располагает поля автоматически;
• Горизонтально – поля располагаются горизонтально;
• Вертикально – поля располагаются вертикально;
• В отдельной колонке – поля располагаются в разных колонках;
• Вместе – поля располагаются в одной колонке.

5. Отбор. Содержит отборы, используемые в варианте отчета. Настройка отборов была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Отборы настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие отборы для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

6. Сортировка. Содержит поля сортировки, используемые в варианте отчета. Настройка полей сортировки была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Сортировка настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля сортировки для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

7. Условное оформление. Содержит элементы условного оформления, используемые в варианте отчета. Настройка условного оформления была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Условное оформление настраивается отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие элементы условного оформления для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

8. Дополнительные настройки. Содержит дополнительные настройки оформления отчета. Позволяют выбрать общий внешний вид отчета, расположение полей, группировок, реквизитов, ресурсов, итогов, задать настройки диаграммы, управлять выводом заголовка, параметров и отбора, определять позицию ресурсов и закреплять шапку и колонки группировок варианта отчета.

В заключение хотелось бы отметить, что настройки отчета можно не только сохранять в качестве варианта отчета, но и выгружать в файл (меню «Еще» — «Сохранить настройки»). Для загрузки необходимо выбрать «Загрузить настройки» и выбрать сохраненный файл. Таким образом, мы можем передавать настройки варианта отчета между различными базами, имеющими одинаковую конфигурацию.

Исходя из этого, можем резюмировать, что пользователь может не только самостоятельно настроить отчет под свои нужды, но и сохранить свои настройки и использовать их в дальнейшем при необходимости.

Александр Кириллов 2 июня 2017г.

Интересуют услуги по 1С? Мы делаем работу в 1С комфортной.

Если вы еще не знаете, какая 1С вам подойдет — подберем лучшие варианты под ваши особенности. Если уже выбрали программу — настроим ее под ваши нужды, доработаем необходимые функции, обучим сотрудников работе в ней. Если вы уже работаете в 1С — обеспечим бесперебойную работу, благодаря регулярному обновлению, оперативному решению проблем и вечерней техподдержке.

Связаться со специалистом

Смотри также:

• Настройка отчетов в 1С 8.3 (основные понятия)