Как правильно редактировать ведомости на выплату зарплаты
Дударенко Ольга
Ведущий специалист линии консультаций партнерской сети «ИнфоСофт».
01.12.2021
Время прочтения — 3 мин.
Получить бесплатную консультацию
Расчет и выплата зарплаты сотрудникам – область одного сплошного «человеческого фактора».
Сотрудник может попросить перечислить ему сумму побольше перед отпуском, зарплата или премия может быть пересчитана уже после выплаты.
Может быть всё, что угодно!
Иногда нам приходится править ведомости на выплату вручную: уменьшать или увеличивать сумму к выплате.
Как это сделать правильно? Чтобы не было потом проблем с НДФЛ в отчетности и не тянулись за сотрудником суммы «к выплате» с прошлых месяцев и лет.
Давайте посмотрим сначала, как сделать НЕПРАВИЛЬНО.
А неправильно – это самым очевидным образом:
Если щёлкнуть рядом с суммой, мы увидим, что 51 550 к выплате – это 56 550 начисленной зарплаты минус 5 000 аванса.
Аванс (ранее выплаченный) в расшифровке ведомости выглядит вот так:
С минусом и без документа.
А теперь предположим, что Базину нужно уменьшить сумму:
Самый простой вариант, просто меняем сумму к выплате.
А потом смотрим расшифровку:
В расшифровке наши недоплаченные деньги распределены по всем строкам.
Казалось бы, с итоговой суммой всё в порядке? Какая разница?
Разница есть.
Давайте начислим и выплатим зарплату за февраль.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
С февральскими суммами всё в порядке, но откуда «хвосты» за январь?
Из предыдущей ведомости.
51 550 – 45 000 = 6 550
6 550: (56 550 + 5 000) = 0,1064
5 000 * 0,1064 = 532
56 550 * 0,1064 = 6 017
Копейки мы здесь опускаем и округляем до рубля. Да, это те самые 6 550, которые мы не доплатили в прошлом месяце.
И по итогу сумма ведомости правильная.
Если мы сейчас оставим все как есть, то следующие ведомости пройдут нормально.
А если еще поправим? Например, округлим до 500 рублей при выдаче?
И тогда в марте мы увидим:
И так далее… понятно, что и 6 НДФЛ может при таких ошибках пострадать.
Как же правильно было сделать? В самой первой ведомости?
1) Зайти в расшифровку:
2) Поменять только строчку с указанием документа зарплаты, отняв разницу:
56 550 – 6 550 = 45 000
А если нужно, как во втором примере, не уменьшить, а увеличить сумму?
Тогда нужно четко понимать, что это не зарплата, а аванс.
И вносить ее нужно отдельной строчкой как аванс за этот или за следующий месяц. Без документа, но с плюсом.
Вот так:
Работайте с удовольствием!
При рассмотрении зарплатных документов на курсах 1С Бухгалтерии регулярно встречается вопрос, обозначенный в заголовке данной статьи. Бывает так, что требуется что-то изменить в ведомости на выплату зарплаты, но, открыв документ, вы видите, что она изменяться не хочет. В чём же дело?
В этой статье я отвечу на вопрос, «почему не удаётся изменить ведомость на выплату зарплаты». Примеры буду показывать в 1С:Бухгалтерии 8.3, но всё сказанное относится и к более ранним версиям.
Смотрите видео после статьи
видео может дополнять статью или содержать её полностью
Почему нельзя изменить ведомость на выплату зарплаты?
Ну, во-первых, эту самую платежную ведомость вы как-то ведь создали, не так ли? И при создании все реквизиты в ней изменялись прекрасно. Тем не менее в определённый момент форма документа становится неактивной, как показано на рисунке ниже.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Само собой разумеется, что реквизиты в платежной ведомости недоступны не просто так. Тем не менее, почему-то многие склонны считать это ошибкой в работе 1С:Бухгалтерии. Типичный способ обойти такую «ошибку» — создать платёжную ведомость заново, удалив текущий документ. Однако так делать не стоит (хотя можно).
Дело в том, что это вовсе не ошибка. Просто 1С Бухгалтерия защищает документ от изменения, поскольку на его основании уже был создан другой зарплатный документ. Именно поэтому все поля в платежной ведомости и нельзя изменить. Других вариантов тут нет.
Как я постоянно напоминаю своим ученикам, самое главное — понять как работает программа, а не просто нажимать на кнопки. Только в этом случае работа в 1С:Бухгалтерии будет эффективной и безошибочной. Сейчас я покажу, почему не изменяется платежная ведомость, а точнее — из-за какого документа. И вообще как всё это исправить.
На самом деле тут всё просто.
Полное описание работы в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 на практических примерах решения сквозной задачи есть в нашем специальном учебном видеокурсе, предназначенном для самостоятельного обучения ведению учёта на предприятии. С примерами видео-уроков и учебным планом видеокурса Вы можете познакомиться здесь.
Как изменить платежную ведомость на выплату зарплаты
В приведённом примере мы имеем дело с ведомостью в кассу. Следовательно, раз документ не изменяется, то на его основании уже был создан расходный кассовый ордер на выплату зарплаты по ведомости.
Чтобы платежную ведомость на выплату зарплаты снова можно было изменять, нужно просто найти РКО, созданный на её основании, и отменить его проведение. Удалять расходник вовсе не нужно — отмены проведения вполне достаточно.
После отмены проведения РКО нужно закрыть и снова открыть платёжную ведомость, чтобы форма снова стала редактируемой!
Логика работы 1С:Бухгалтерии в данном случае вполне понятна. Программа считает, что раз уже расходный кассовый ордер сформирован, то деньги уже выданы, а значит и платежная ведомость изменению не подлежит. Отменяя проведение РКО на выплату зарплаты, мы тем самым указываем 1С, что деньги из кассы ещё не выданы.
Подведём итоги
Здесь я описал один из случаев блокировки платёжной ведомости на выплату зарплаты. Если у вас зарплата выплачивается не из кассы, то принципы, описанные в данной статье, по-прежнему остаются в силе — нужно отменить проведение документа, созданного на основании платёжной ведомости.
Особенности создания зарплатных документов изучаются на курсах 1С:Бухгалтерии 8.
Уникальная метка публикации: 3F9544AC-4A95-DDDA-1277-AC5B2D1BFA6E
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/1s-predpriyatie/ne-izmenit-platezhnuyu-vedomost-na-vyplatu-zarplaty-1s/
После формирования ведомости на выплату дохода могут быть изменены суммы начислений или удержаний по сотруднику, а также может быть обнаружена ошибка в сумме к выплате или НДФЛ. При этом требуется внести исправления в данные ведомости.
- Что делать, если ошибки найдены после перечисления зарплаты?
Изменить суммы выплат в ведомости до перечисления зарплаты можно только:
- в открытом периоде;
- для сотрудников, расчеты с которыми не зафиксированы.
- Разорвите связь с документами на перечисление дохода и НДФЛ, если выплаты производились на личные карты сотрудников или через кассу.
При внесении правок только по одному сотруднику разорвите связь только с теми платежками, которые к нему относятся.
Если выплаты производились по зарплатному проекту, то предварительно отмените проведение платежных документов, затем разорвите связь.
- В ведомости нажмите «Изменить» и кликните строку с ФИО.
- Укажите правильное значение в графе «Выдано» и нажмите .
- Сохраните данные.
- Откройте платежное поручение, свяжите его с ведомостью и укажите верную сумму. Сохраните данные.
.
Данные в ведомости изменены, налог на вкладке «Для 6-НДФЛ» пересчитается автоматически.
Обновите данные на вкладке «Для 6-НДФЛ», если внесли в расчет зарплаты изменения, не влияющие на сумму к выплате, например, изменили обособленное подразделение сотрудника. Также это требуется, если вы завели вычет работнику после формирования ведомости. Обновление нужно выполнить, чтобы в отчет «6-НДФЛ» попали корректные суммы.
- Разорвите связь с проведенными платежными документами на перечисление НДФЛ, если ведомость с ними связана.
- Перейдите на вкладку «Для 6-НДФЛ»,нажмите «Изменить» и кликните в строке сотрудника.
- Как массово обновить данные по сотрудникам на вкладке «Для 6-НДФЛ»?
- Расчет обновился. Проверьте данные и сохраните документ.
- Что делать, если данные на вкладке «Для 6-НДФЛ» не изменились?
- Укажите в платежном поручении верную сумму к уплате.
- Сохраните документ и кликните платежное поручение, чтобы установить связь с ведомостью.
Если вы будете вносить правки только по одному сотруднику, разорвите связь только с теми платежками, которые относятся к сотруднику.
в строке сотрудника.
Расчет НДФЛ на вкладке «Для 6-НДФЛ» обновлен.
Лицензия, права и роли
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.
Как правильно скорректировать сумму выплаты в Ведомости…, если нужно выплатить только часть начисленной зарплаты?
Если необходимо скорректировать в документе Ведомость… сумму выплаченного дохода, например, при частичной выдаче начисленных сумм, то корректировать сумму нужно именно в расшифровке суммы К выплате по документам-основаниям.
Так следует делать, потому что сумма К выплате может складываться из различных сумм по разным документам-основаниям и по авансу (документ-основание не заполнен). Корректировка суммы К выплате прямо в форме документе, ведет к тому, что сумма распределяется между всеми строчками в расшифровке пропорционально, что в свою очередь может вести к ошибкам.
При частичной выдаче начисленных сумм важно также, чтобы удержание НДФЛ прошло частично.
Рассмотрим на примере, как правильно скорректировать суммы к выплате в документе Ведомость при частичной выплате заработной платы.
При выплате заработной платы за январь 2019 года в ООО «Ромашка» не хватило денежных средств для полной выдачи заработной платы. Было принято решение выдать 50% заработной платы. Необходимо отразить в ЗУП 3 выплату 50% заработной платы, а также удержание НДФЛ пропорционально выплаченным суммам.
Вручную скорректируем суммы в колонке К выплате. При этом, делать корректировку желательно внутри расшифровки суммы К Выплате по документам-основаниям. Расшифровка открывается по кнопке Изменить зарплату или по щелчку по ячейке справа от суммы.
Отрицательная сумма без документа-основании – это сумма выданного аванса, поэтому скорректируем сумму в строке, где Документ основание – Начисление зарплаты и взносов:
Аналогичным образом скорректируем суммы по другим сотрудникам.
Графа НДФЛ к перечислению при этом не пересчитается автоматически.
Чтобы суммы НДФЛ пересчитались необходимо нажать кнопку Обновить налог. Кнопка Обновить налог выполняет обновление налога только по выделенным строкам документа. Чтобы обновить налог сразу по всем строкам документа, можно выделить все строки при помощи комбинации клавиш Ctrl + A, а затем нажать кнопку Обновить налог.
См. также:
- ЧАСТИЧНАЯ ВЫПЛАТА ДОХОДОВ И НДФЛ
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Оцените публикацию
(4 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка…
Как правильно вносить исправления в выплаты
Содержание
У сотрудника оклад 65000, аванс 30000. Была ведомость на выплату аванса, а в конце месяца должна была быть выплачена зарплата на руки 26500. Реальной выплаты еще не было. Теперь выяснилось, что выплатить на руки по факту надо меньше.
Как не надо делать
В любом случае, не надо вручную исправлять итоговую сумму к выплате на руки. Почему? Она складывается из сумм расшифровки, которые скрыты в поле справа от этой суммы. Дважды щелкнув по нему, можно туда провалиться.
Если вы руками поменяете итоговую сумму при наличии нескольких строк в расшифровке выплаты, программа сделает с суммами расшифровки совершенно непредсказуемые вещи – что-то увеличит, что-то уменьшит.
У нас в расшифровке после изменения суммы на руки на 20000 с учетом уже выплаченного аванса в 30000 должна поменяться общая сумма к выплате на 50000. Но вот что произойдет с уже выплаченным авансом (и, возможно, с межрасчетными выплатами по отпускам и больничным, которые, кстати, облагаются НДФЛ!), если изменить сразу в ведомости сумму на руки, проигнорировав суммы в расшифровке:
Программа в этой ситуации некорректно поменяет налоговую базу, что неминуемо приведет к недоудержанному НДФЛ. Если провалиться в расшифровку, мы увидим также, что программа по собственному разумению изменила и суммы итоговой выплаты и всех остальных составляющих. Это изменило и налоговую базу для данной выплаты, и НДФЛ, причем неверно. Только итоговая сумма на руки останется соответствующей действительности. В этом случае уже в ведомости следующего месяца нас ожидают перерасчеты и ошибки с окончательнымудержанием НДФЛ.
Как надо делать
Необходимо провалиться в расшифровку и вручную исправить нужную сумму уже в расшифровке. В нашем случае это общая сумма к выплате (сумма, которая включает в себя возможный аванс). Мы сократили реальную сумму выплаты, соответственно, налоговая база должна уменьшиться. Правильная сумма к выплате должна быть сумма аванса + скорректированная сумма выплаты на руки (30000+20000). Проваливаемся в расшифровку выплаты меняем общую сумму (она дается БЕЗ учета НДФЛ). Не забываем после этого нажать кнопку Обновить НДФЛ.
Обратите внимание, сумма на руки в ведомости получилась той же, но сложена она уже из реальных данных (общая сумма — аванс), а не путем изменения налоговой базы и вольного арифметического преобразования составляющих этой суммы. НДФЛ также указан корректно от части налоговой базы, которая соответствует размеру сокращенной выплаты – Налоговая база=(Выплата+Вычеты*0,87)/0,87 = 50000/0,87 = 57471,26.
Исходная налоговая база для программы при этом не меняется, так как она закреплена документом-основанием (Начисление зарплаты и взносов) и равна 65000.
Поэтому закроем долг перед сотрудником и перейдем к следующему примеру.
Пример 2. Исправления для уже выплаченных ведомостей
Исходные вводные те же. У сотрудника оклад 65000, аванс 30000. Была ведомость на выплату аванса, а в конце месяца должна была быть выплачена зарплата на руки 26500. Реальная выплата уже проведена.
Теперь выяснилось, что полная сумма выплаты за вычетом НДФЛ должна была быть меньше на 16500, т.е. 40000 (30000 аванс + 10000).
Как не надо делать
Опять покажем, что произойдет, если поменять сумму на руки сразу в ведомости:
Снова все кроме суммы на руки перекосилось, и нам снова повезло, что в расшифровке нет сумм больничных и отпусков, которые облагаются НДФЛ. Все это точно также бы претерпело изменения и повлекло за собой ошибочные перерасчеты.
Как надо делать
Снова не правим сумму сразу в ведомости, а проваливаемся в расшифровку и исправляем сумму конечной выплаты уже там. Всего, включая аванс, мы должны были учесть в данном месяце 40000. Ставим эту сумму, затем нажимаем Обновить налог.
Так мы получаем корректно учтенную для целей НДФЛ выплату.
Но поскольку нам надо сохранить в ведомости уже учтенную сумму выплаты, придется довести сумму выплаты на руки в нашей ведомости до исходной. Добавим в расшифровку выплаты строку вручную. В ней надо будет заполнить поля сотрудника, подразделения и суммы. Таким образом нам надо довнести строку с суммой 56550-40000 = 16550, чтобы получить искомые 26550 в ведомости.
Теперь все в порядке, сумма восстановлена, а поскольку мы добавили сумму без документа-основания, НДФЛ к удержанию не изменится.
Данная сумма для программы пройдет как аванс и будет вычтена при последующих выплатах на правах аванса.
(Рейтинг:
0 ,
Голосов: 0 )
Материалы по теме
Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). С 1 января 2023 года датой фактического получения зарплаты стала дата ее выплаты, в том числе за первую половину месяца (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Эксперты 1С рассказали, как оформить начисление зарплаты за первую половину месяца в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
Согласно статье 136 ТК РФ, зарплата сотрудникам выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. Дата выплаты зарплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
С 1 января 2023 года вступил в силу Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ, который изменил порядок определения даты фактического получения дохода в виде оплаты труда в учете НДФЛ. С 2023 года датой фактического получения зарплаты стала дата ее выплаты, в том числе за первую половину месяца (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится на дату фактического получения зарплаты (п. 3 ст. 226 НК). Удерживать НДФЛ необходимо при каждой выплате зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Согласно статье 226 НК РФ, для исчисления налога, а затем его удержания в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо выполнить расчет за первую половину месяца с расчетом НДФЛ документом Начисление за первую половину месяца.
Документ Начисление за первую половину месяца можно создать в разделе Зарплата по ссылке Все начисления (или Создать по ссылке Начисление за первую половину месяца), рис. 1.
Рис. 1. Документ «Начисление за первую половину месяца» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Документ Начисление за первую половину месяца предназначен для расчета суммы аванса сотрудникам, исходя из их плановых начислений и удержаний, а также расчета НДФЛ. Итоговые начисления за весь месяц регистрируются при окончательном расчете зарплаты за месяц документом Начисление зарплаты и взносов.
Внимание! Порядок исчисления и удержания НДФЛ регулирует НК РФ. Если трудовым договором или локальным нормативным актом в организации предусмотрена выплата за первую половину месяца фиксированной суммой, с 2023 года с этого дохода необходимо исчислить и удержать налог при его выплате. Таким образом сумма к выплате не будет соответствовать оговоренной фиксированной сумме.
Начиная с версий 3.1.24.212 и 3.1.23.357 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3, документ Начисление за первую половину месяца с 2023 года заполняется по всем сотрудникам, независимо от ранее указанного способа расчета аванса.
В документе указывается месяц, за который проводится начисление. Также можно изменить дату Расчета первой половины месяца до, установленную по умолчанию (15-е число), до которой следует учитывать отработанное время при расчете начислений (рис. 1).
Внимание! Расчет пособий, доначислений, взносов и т.д. для выплаты аванса производить не нужно.
По кнопке Заполнить в таблицу автоматически попадут все сотрудники организации (рис. 1).
Внимание! На вкладку Начисления в документе Начисление за первую половину месяца автоматически попадут плановые начисления сотрудников, внутри которых установлен флаг Начисляется при расчете первой половины месяца (рис. 2).
Рис. 2. Флаг «Начисляется при расчете первой половины месяца» внутри начисления в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Расчет за первую половину месяца проводится с учетом отработанного времени сотрудников. Посмотреть показатели и проверить расчет начисления сотрудников можно по соответствующей кнопке Показать подробности расчета (рис. 1).
Исчисление НДФЛ с применением вычетов в документе Начисление за первую половину месяца проводится на вкладке НДФЛ на планируемую дату выплаты (рис. 1).
Внимание! Если Ведомость на выплату (рис. 3) (фактическая выплата) будет проведена в другой день, то в программе автоматически изменится дата выплаты дохода и НДФЛ, согласно дате, установленной в ведомости на выплату.
После проведения документа Начисление за первую половину месяца ведомость на выплату с видом Выплачивать: Аванс заполнится автоматически по всем сотрудникам. Суммы аванса будут рассчитаны с учетом удержанного НДФЛ (рис. 3).
Рис. 3. Ведомость на выплату аванса в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Налог будет удержан на дату выплаты, указанной в поле Дата выплаты (рис. 3).
Внимание! В ведомости на выплату аванса также указываются суммы из расчетных документов, выплата по которым была выбрана с авансом.
Перечислить НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ) с зарплаты, выплаченной с 1 по 22 января 2023 года, необходимо не позднее 30 января 2023 года (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). В Ведомости флаг Налог перечислен вместе с зарплатой устанавливается по умолчанию.
Для анализа начисления за первую половину месяца применяются отчеты по зарплате: Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца), Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца), Расчетный листок (за первую половину месяца) в подразделе Первая половина месяца (рис. 4).
Рис. 4. Отчеты по зарплате за первую половину месяца в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
- Опубликовано 07.03.2017 22:30
- Автор: Administrator
- Просмотров: 54986
Выплата заработной платы должна осуществляться регулярно на любом предприятии, где используется труд наемного персонала. Как и у любой другой операции, здесь есть некоторые важные особенности, о которых обязательно должен знать бухгалтер, ответственный за расчет зарплаты в программах 1С. В данной статье разберемся, как выплатить заработную плату в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.
Первым делом, необходимо настроить основные способы выплаты, для этого в программе предусмотрено несколько уровней.
Можно сделать настройки:
1) для организации
2) для конкретного подразделения
3) для конкретного сотрудника, если способ выплаты ему зарплаты отличается от общего.
В рамках данной статьи мы рассмотрим два способа выплаты зарплаты:
— через кассу предприятия;
— через банк без зарплатного проекта.
Если сотрудники получают заработную плату через кассу организации, то необходимо установить соответствующую настройку, а затем отражать факт выплаты зарплаты документом «Ведомость в кассу».
Заполняем документ нажатием на соответствующую кнопку, автоматически определяется сумма к выплате с учетом всех начислений и удержаний сотрудника за месяц за минусом уже выплаченных ранее сумм. Также при заполнении ведомости определяется налог на доходы физических лиц к удержанию с этой зарплаты.
В данном документе есть возможность округлить значения сумм к выплате и изменить процент выплаты, если возникает ситуация, когда в организации нет возможности в данном месяце выплатить сотрудникам зарплату в размере 100%.
Из документа можно получить следующие печатные формы.
Документ «Ведомость перечислений на счета» нужен для того, чтобы отразить выплату заработной платы через банк без зарплатного проекта.
При этом необходимо указать данную настройку в карточке сотрудников, для которых используется этот способ выплаты заработной платы (установить переключатель в положение «Перечислением на счет в банке, и указать номер счета»). Заполняем в документе дату, месяц начисления и характер выплаты. Также здесь указывается банк. Заполнение табличной части происходит по кнопке «Заполнить». При необходимости данные можно добавить в ручном режиме по кнопке «Добавить».
После проверки заполненных данных документ можно провести, при этом списывается задолженность организации перед сотрудниками, регистрируется удержанный налог на доходы физических лиц. Также имеется возможность установить для документа пометку «Передан для выплаты», после этого данный документ становится недоступным для редактирования.
Если возникла необходимость, то можно ввести сведения о незачисленной заработной плате. После заполнения и проведения данного документа зарплата будет считаться невыплаченной, НДФЛ неудержанным.
У документа есть печатные формы:
— Реестр перечисленных сумм НДФЛ;
— Список перечисляемой в банк зарплаты.
В данной статье мы рассмотрели два самых распространенных способа выплаты заработной платы в организации. В том случае, если какая-то из ведомостей на выплату зарплаты не заполняется автоматически при наличии задолженности перед сотрудниками, то, первым делом, проверьте настройки выплаты, о которых шла речь в начале статьи. Например, если для сотрудника указан способ выплаты зарплаты «Через кассу», а затем вы хотите его увидеть в автоматически заполненной ведомости перечислений на счета, то столкнетесь с определенными трудностями, поэтому подойдите внимательно к вопросу настроек.
Автор статьи: Галина Кулиничева
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
