Как откорректировать сзв м исправить фамилию

Корректировка СЗВ-М позволяет исправить ошибки и неточности в исходном отчете. Благодаря этому персонифицированные сведения на лицевых счетах застрахованных лиц будут достоверными. В какой форме подается корректирующий отчет и как его заполнить? В какие сроки и каким способом отправить СЗВ-М в ПФР, чтобы избежать финансового наказания? Рассказываем в нашем материале.

Инструкция по корректировке СЗВ-М

Можно ли сдать корректировку по СЗВ-М и как внести корректировку в СЗВ-М? С такими вопросами рано или поздно сталкиваются все специалисты, в обязанности которых входит ежемесячное оформление и представление этого отчета в ПФР.

Если у вас появилась необходимость подправить данные СЗВ-М, предлагаем следующую последовательностью действий:

Шаг 1: предварительный

Прежде чем решать, как сделать корректировку СЗВ-М, убедитесь, что данные персонифицированного учета, которые вы собираетесь корректировать, приняты в ПФР:

Ранее мы рассказывали, какими способами можно представить СЗВ-М.

Шаг 2: выбор типа формы

Если вы убедились, что исходный отчет принят фондом, можно приступать непосредственно к корректировочным процедурам.

Корректировка СЗВ-М в 2022 году производится по тем же правилам, что действовали в предыдущие периоды.

Сначала определите, что следует сделать:

• дополнить сведения в исходном СЗВ-М;
• отменить (обнулить) сведения из представленного в ПФР отчета.

В зависимости от этого выбирайте необходимый тип формы СЗВ-М для корректировки:

Тип формы «Дополняющая» выбирается в том случае, когда вы забыли отразить в исходном СЗВ-М данные по застрахованному лицу (или нескольким лицам), а все остальные сведения исходного отчета верны (не содержат ошибок).

Тип формы «Отменяющая» применяется при обнаружении в исходном СЗВ-М:

• лишних данных (например, указаны данные по сотруднику, который давно уволен);
• ошибочной/неточной информации (к примеру, неверные персональные сведения сотрудников).

Шаг 3: заполнение корректировочной формы

После того как вы определились с объемом исправлений и выбрали нужный тип формы, можно приступать к оформлению корректировочной СЗВ-М.

Для корректировки используйте тот бланк, на котором подавали исходный отчет:

• с мая 2021 года — утв. постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п;
• по апрель 2021 года — постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

В уточненке:

• в разделах 1 и 2 заполните реквизиты страхователя и отчетный период аналогично исходному СЗВ-М, который корректируете;
• в разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте выбранный тип формы (например, вам нужно отменить ранее представленные сведения):

Корректировка сведений в СЗВ-М в части персональных данных застрахованных лиц производится в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах». В этом разделе укажите сведения, которые нужно отменить. К примеру, так выглядит раздел 4 корректировочного отчета, если в исходный СЗВ-М включен лишний сотрудник:

В такой ситуации следует продублировать данные о лишнем сотруднике из исходного СЗВ-М.

Скачайте образец корректирующей СЗВ-М

Если же необходимо исправить ошибочные данные о сотруднике, сначала нужно представить форму СЗВ-М с типом «Отменяющая» (аналогично представленному выше образцу), а затем — форму СЗВ-М с типом «Дополняющая», в которой указать верные сведения. Так следует поступать, к примеру, если причиной оформления корректировки СЗВ-М явилась ошибка в фамилии застрахованного лица.

В корректирующую форму СЗВ-М включаются сведения только по тем, сотрудникам, данные по которым подлежат исправлению. Сведения по остальным сотрудникам, включенным в исходную СЗВ-М и изначально указанные верно, повторно вносить не нужно.

Посмотрите, как и какие ошибки можно исправить в отчете СЗВ-М.

Как сдать корректировочный СЗВ-М и в какой срок

После заполнения корректирующей формы отчета возникает следующий вопрос: как сдать корректировку СЗВ-М? Она представляется по тем же правилам, что и исходный отчет — в электронной или бумажной форме (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

Узнайте, как поступить, если файл электронного СЗВ-М не соответствует XSD-схеме.

Сроки представления корректировочного СЗВ-М законодательно не регламентируются, но лучше не затягивать с этим мероприятием и представить его сразу после обнаружения ошибок, иначе можно нарваться на штраф.

Наказание за корректировку

Работодатель может обнаружить ошибки сам или узнать о них из уведомления ПФР. Он готов скорректировать сведения, но у него могут возникнуть опасения: возможна ли корректировка СЗВ-М без штрафа.

Информация, представленная на рисунке, поможет разобраться с этим вопросом:

Как видите, штраф за корректировку СЗВ-М существует, но назначается он только при определенных обстоятельствах. При этом важным явлется и тип корректировки. За отменяющую форму штрафа не будет. За дополняющую будет штраф, если форма СЗВ-М представлена позже установленного срока. Размер финансовых санкций зависит от количества застрахованных лиц, чьи сведения вы не включили в СЗВ-М или не откорректировали вовремя — из расчета 500 руб. за каждое лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

В течение какого времени ПФР может привлечь работодателя к ответственности за ошибку в СЗВ-М? Ответ на этот вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Посмотрите, по каким реквизитам перечислить штраф по СЗВ-М.

Работодатель ликвидирован — кто корректирует данные?

Вносить корректировки в СЗВ-М необходимо при выявлении в исходных данных неточностей и ошибок. Если этого не сделать, персонифицированные сведения, формируемые на лицевых счетах застрахованных лиц, будут недостоверными.

Право работодателей как страхователей дополнять и уточнять сведения из СЗВ-М закреплено в ст. 15 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Работодатели уточняют сведения в СЗВ-М после того, как самостоятельно обнаружат неверные или неполные сведения в исходном СЗВ-М, либо после получения из ПФР уведомления об устранении выявленных специалистами фонда при проведении проверки СЗВ-М расхождений.

Неполные или недостоверные сведения в персонифицированных сведениях подлежат обязательной корректировке даже в том случае, если на момент их обнаружения работодатель уже ликвидирован или его деятельность прекращена по причинам, предусмотренным законодательством. В таких случаях уточнения в персонифицированные сведения вносят специалисты Пенсионного фонда (п. 17 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 15.10.2019 № 519п).

Итоги

СЗВ-М с неверными, неполными или отсутствующими данными необходимо скорректировать. Сделать это следует на обычном бланке отчета, проставив в разделе 3 нужный тип формы: дополняющая или отменяющая. При этом в разделе 4 отражаются данные о застрахованных лицах, которые подлежат корректировке. За представление в ПФР корректировочного отчета финансовые санкции не предусмотрены, если работодатель выявил и устранил ошибки самостоятельно или не позднее 5 рабочих дней с момента получения от фонда уведомления. Это касается отменяющих сведений.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Как правильно указывать ФИО сотрудника в отчёте

ФИО сотрудников указывают в таблице раздела 4 «Сведения о застрахованных лицах». Туда включают данные о физических лицах, с которыми заключены трудовые, гражданско-правовые, авторские, лицензионные договоры. Обязательно включают директора-единственного учредителя, даже если с ним не заключен трудовой договор. А вот ИП самого себя в раздел 4 ставить не должен.

Чтобы всё было правильно, нужно писать ФИО так, как указано в СНИЛС, в именительном падеже. Фамилия и имя — обязательно, отчество при наличии.

Пример

Иванова Надежда Филипповна
Степанов Сергей (в снилс отчество отсутствует).

В таблице обязательно указывают номера СНИЛС каждого сотрудника. ИНН ставят только при их наличии у страхователя.

Как исправить ошибку ФИО работника в СЗВ-М

СЗВ-М можно сдавать в бумажном виде, когда количество работников не превышает 10 человек. Если их больше — только электронно. При заполнении отчёта вручную допускается больше всего ошибок. Ответственный за сдачу отчёта сотрудник может по невнимательности пропустить или поставить не ту букву в ФИО работника.

Пример

Иванова Надежда Филиповна
Степаунов Сергей

При отправке СЗВ-М в электронном виде, программа укажет на ошибку, так как автоматически проверяет все вводимые данные.

Если ошибка обнаружена после сдачи отчёта, нужно поступить следующим образом:

В некоторые отделения Пенсионного фонда достаточно подать только дополняющую форму. Чтобы не делать лишнюю работу, уточните в своём отделении.

Избежать ошибок в будущем поможет переход на электронный формат заполнения СЗВ-М. Это можно сделать в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ, либо скачать специальные программы «Spu_orb», «Налогоплательщик ЮЛ», «ПФ-отчёт» и другие. Есть отдельная программа для проверки правильности заполнения отчётов — «CheckPfr».

Лучшим вариантом будет применение интернет-бухгалтерии «Моё дело». Там есть все формы отчётности и база шаблонов с автозаполнением.

Какой штраф грозит за ошибки ФИО в отчете СЗВ-М

Пенсионный фонд РФ (ПФР) присваивает свои коды по обнаруженным в отчётах ошибкам:

Штрафа не будет, если отменяющий и дополняющие отчёты СЗВ-М отправлены в Пенсионный фонд РФ до истечения срока сдачи — 15 числа следующего за отчётным месяца.

Штраф не грозит также в случае устранения ошибок в течение 5 рабочих дней после получения уведомления от Пенсионного фонда. В этом случае отменяющую форму отчёта делать не нужно. достаточно отправить только дополняющую.

Во всех остальных случаях, а именно:

предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника в ФИО которого допущена ошибка — согласно части 3 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Кроме того, на директора или главного бухгалтера компании могут наложить штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.3 КоАП РФ). Сумма штрафа заметно увеличится, если в СЗВ-М обнаружат ошибки в десятках или сотнях записей. Цена невнимательности может быть очень высокой.

Чтобы не зависеть от человеческого фактора и сократить время на заполнение отчётов, воспользуйтесь услугами интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

В рамках персонифицированной отчётности работодатель обязан сдавать несколько документов, одним из которых является СЗВ-М. Этот отчёт содержит в себе данные о застрахованных лицах, и при допущении ошибок СЗВ-М можно корректировать и сдать в исправленном виде.

Инструкция: как сдать корректирующий СЗВ-М

Корректировка СЗВ-М выполняется в три этапа. Первые два из них — предварительные, и только на третьем этапе можно приступать непосредственно к заполнению корректирующей формы.

В 2021 году корректировка формы СЗВ-М выполняется по тем же правилам, что действовали раньше. Мы подробно рассмотрим порядок действий в этом случае.

1 этап: проверка принятия отчёта

В первую очередь работодатель должен убедиться, что отчёт СЗВ-М был доставлен в территориальный орган ПФР и принят его сотрудниками. Для этого нужно помнить о трёх главных правилах. Отчёт считается принятым, если:

• бумажный вариант СЗВ-М был сдан лично в отделение ПФР;
• после отправки электронного отчёта был получен положительный протокол;
• после отправки СЗВ-М по почте было получено уведомление о его доставке в ПФР.

То же самое мы отразили в удобной схеме.

Направлять корректирующий отчёт СЗВ-М в ПФР можно сразу же после того, как исходный документ был получение Пенсионным фондом.

2 этап: выбор типа отчёта

Существует две формы для внесения корректировок в исходный документ. Выбор между ними зависит от того, что нужно сделать — отменить первичный отчёт или дополнить его.

Если вы хотите обнулить документ, вам нужно использовать отменяющую форму. Она используется, когда в исходном отчёте были допущены те или иные ошибки, например, внесены неверные данные о сотрудниках или указана лишняя информация.

Дополняющий отчёт нужен в том случае, если ошибок допущено не было, но в то же время вы забыли отразить в исходном документе какую-либо необходимую информацию.

Чтобы было легче понять и запомнить разницу, обратите внимание на таблицу.

3 этап: заполнение корректировочной формы

Вот мы и пришли к третьему и самому важному этапу: теперь форму нужно правильно заполнить.

В первую очередь нужно определиться с тем, какой бланк заполнять. С мая 2021 года — это бланк, утверждённый постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п.

Заполнение корректирующего отчёта должно начинаться с заполнения основных сведений. Реквизиты страхователя и отчётный период указываются в разделах 1 и 2, а тип формы — в разделе 3. Напомним, что форма может быть двух видов: дополняющая и отменяющая. Именно это и нужно указать в третьем разделе.

Непосредственно корректировку сведений нужно проводить в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах». В каждой строке нужно указать сотрудника, страховой номер индивидуального счёта и ИНН. Ранее поданные сведения о работнике после принятия корректировки будут отменены.

Чтобы внести корректировку в сведения о сотруднике, нужно сначала отправить отменяющую форму, а затем дополняющую. В последней нужно указывать верные сведения о сотрудниках, данные которых были обнулены отменяющей формой.

В какой срок сдавать корректирующий отчёт СЗВ-М

Первый вопрос, который возникает после обнаружения ошибки это не «Как заполнить корректирующий отчёт?», а «Сколько у меня есть времени на то, чтобы сдать корректирующий отчёт?».

Для начала нам нужно разобраться, в каком формате мы вообще должны сдавать СЗВ-М. Для этого необходимо помнить о следующем алгоритме: если в прошлом отчётном периоде количество работников было менее 25 человек, то отчёт можно сдавать как в электронном, так и в бумажном виде. В остальных случаях — только в электронном.

Очередная схема для удобства запоминания.

Законом сроки подачи корректирующего отчёта не установлены, однако чтобы избежать штрафа, лучше подавать его как можно быстрее. Оптимальным будем срок в пять дней. Именно такой срок указан при обнаружении ошибки органом ПФР.

Штрафы за корректирующий отчёт СЗВ-М

Работодатель может получить штраф за отчёт СЗВ-М, который был подан с ошибками. Чтобы понять, за что будет выставлен штраф, в первую очередь необходимо разобраться, в каком случае штраф вообще могут выставить.

Итак, у нас есть две ситуации: страхователь сам обнаружил ошибку и об ошибке сообщили в уведомлении от ПФР. В первом случае работодатель не получит штрафа, если сам подаст корректирующий документ. Во втором случае избежать штрафа он также может. На это у работодатель будет пять дней, за которые он должен подать уточнёнку.

Проще это понять с помощью следующей схемы.

Если же страхователь не укладывается в отведённые на уточнение пять дней, тогда штрафа не избежать. За каждого сотрудника, в сведениях которого была допущена ошибка, работодателю придётся заплатить 500 рублей. То же самое касается и сотрудников, сведениях о которых не были поданы вообще.

Как сдавать корректировку при ликвидации работодателя

Если индивидуальный предприниматель прекращает свою деятельность, либо если организация ликвидирована, персонифицированные сведения всё равно должны быть подвергнуты корректировка в случае, когда в них допущены неточности. Данная обязанность ложится уже не на работодателя, который прекратил своё существование, а на сотрудников Пенсионного Фонда.

Это связано с тем, что на лицевых счетах застрахованных лиц должны быть достоверные сведения вне зависимости от того, прекратил свою деятельность работодатель или нет.

Что делать, если ПФР не принимает отчёт

В ответ на сданный отчёт СЗВ-М Пенсионный Фонд может выслать уведомление, в котором будет указан код ошибки. Этот код будет указывать не только на саму ошибку, но и на способ её решения.

Всего есть 14 ошибок, которые объединены в три группы ошибок — коды 20, 30 и 50. Подробно ознакомиться с каждой из ошибок можно в Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 N 1077П.

Если приходит ошибка с кодом 50, то отчёт придётся направлять заново. Такая ошибка может прийти, например, когда использована некорректная электронная подпись. Если ошибка приходит под кодом 20 или 30, достаточно сдать дополняющий отчёт. Например, код 20 может прийти, когда не заполнен ИНН.

Выводы

Резюмируя всё вышесказанное:

1. Если в СЗВ-М неверные, неполные или отсутствующие данные, отчёт нужно корректировать.
2. В корректирующей форме нужно выставлять правильный тип: «отменяющая» или «дополняющая».
3. Если работодатель не подал корректирующий отчёт в течение пяти дней после обнаружения ошибок органом ПФР, на него будет наложен штраф.
4. Во время уточнения электронного отчёта нужно ориентироваться на код ошибки, присланный ПФР.

С 1 января 2023 года вместо СЗВ-М мы теперь сдаем новый отчет под названием «Персонифицированные сведения о физических лицах».

За опечатку в ФИО сотрудника при сдаче отчета СЗВ-М могут оштрафовать. Санкций удастся избежать, если вовремя подать корректировку. Как это сделать, объясняет специалист интернет-бухгалтерии «Моё дело» Виктория Никульшина.

Опечатки в фамилиях, именах и отчествах работников — распространенные ошибки в СЗВ-М. За это выписывают штраф, если страхователь с опозданием подает корректировку.

В этой статье вы узнаете про порядок исправления ФИО сотрудников и ответственность за нарушение сроков предоставления актуальных сведений.

Как указывать в СЗВ-М ФИО работника

Данные о застрахованных лицах отражают в таблице четвертого раздела СЗВ-М. Актуальная форма отчета утверждена постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 15 апреля 2021 года № 103п.

Юридические лица всегда сдают СЗВ-М. В организации есть как минимум один работник — директор (часто по совместительству — единственный учредитель).

Если для выполнения разовых работ привлекали индивидуального предпринимателя или самозанятого (плательщика «Налога на профессиональный доход»), по ним не вносят сведения в отчет и не уплачивают страховые взносы.

Из-за ошибок в ФИО застрахованных лиц Пенсионный фонд принимает СЗВ-М частично. Ведомство присылает протокол проверки с требованием подать корректировку по указанным сотрудникам.

Фамилию, имя и отчество указывают в именительном падеже. Они должны совпадать с данными из СНИЛС. Фамилию и имя вносят всегда, а отчество — при наличии. Например, не у всех граждан других стран есть отчество. По ним указывают только имя и фамилию.

В протоколе проверки ПФР укажет «ВСЗЛ.ФИО.1.1». Его установят напротив каждого сотрудника, в ФИО которого допущена ошибка.

Воспользуйтесь сервисом «Моё дело», чтобы быстро и без ошибок подготовить СЗВ-М. Система упрощает подготовку документа, проверяет достоверность сведений и помогает сформировать отчет для электронной отправки в Пенсионный фонд.

Исправление ошибки в ФИО работника в СЗВ-М

Рассмотрим корректировку СЗВ-М на конкретном примере. Бухгалтер ООО «Цветочек» перепутал фамилии двух сотрудников. По остальным работникам указал верные сведения. ПФР частично принял документ и потребовал внести исправления.

Исходная форма:

Исправим ошибку в два этапа:

1. Подадим отменяющую форму: в третьем разделе «исхд» меняем на «отмн». В четвертом разделе укажем сотрудников, по которым допущена ошибка. Информацию скопируем из исходного отчета с неправильными фамилиями, то есть сначала отменим неправильные данные.

2. Отправим дополняющую форму: в третьем разделе «отмн» меняем на «доп». В таблицу четвертого раздела внесем работников, по которым ПФР не принял сведения. Данные по остальным сотрудникам не указываем, они уже учтены в системе Пенсионного фонда.

Формат подачи документа зависит от масштабов бизнеса. Если трудоустроено больше 25 человек, отправлять СЗВ-М можно только в цифровом виде. В остальных случаях работодатели выбирают способ отправки отчета по собственному усмотрению.

Подготовьте СЗВ-М без ошибок в сервисе «Моё дело». Система учитывает законодательные требования, формирует отчеты на актуальных бланках и проверяет сведения о работниках. С ней вы избежите штрафов и сконцентрируетесь на стратегическом развитии бизнеса.

Штраф за ошибки ФИО в отчете СЗВ-М

Пенсионный фонд России штрафует не за ошибки, а за нарушение сроков предоставления отчета. Исходный документ сдают до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если срок выпадает на выходной, он сдвигается на ближайший рабочий день.

За каждого сотрудника, по которому сведения сданы с опозданием, штрафуют на 500 рублей.

Пример. В ООО «Цветочек» работает 17 человек. Исходный отчет предоставили 13 ноября. 16 ноября ПФР прислал протокол проверки с требованием исправить сведения по четверым сотрудникам. Фирма сдала корректировку только 26 ноября. За нарушение срока ПФР выписал штраф на: 4 × 500 = 2 000 рублей.

Решение ПФР можно обжаловать. Суд часто занимает сторону налогоплательщика, если правила нарушены впервые, а срок задержки не превысил 14 дней. Но для снижения или полной отмены штрафа нужны «сильные» аргументы: почему фирма или индивидуальный предприниматель заслуживают смягчения санкции и из-за чего отчетность предоставили с нарушением срока.

Обратите внимание на определения от 28 сентября 2018 года № 309-КГ18-14480 и от 28 сентября 2018 года № 309-КГ18-14482. Верховный суд РФ считает опечатки в ФИО недостаточным поводом для штрафа, если верно указаны ИНН и СНИЛС. По мнению судей, у ПФР в подобных случаях есть данные для идентификации застрахованных лиц. Сошлитесь на эти документы, чтобы через суд отменить штраф за опечатки в фамилии, имени или отчестве сотрудников.

Чтобы избежать спорных ситуаций с Пенсионным фондом, воспользуйтесь сервисом «Моё дело». Он автоматизирует заполнение СЗВ-М, проверяет сведения на ошибки и формирует документ с правильной структурой для электронной отправки.