Как правильно изменить пвтр

Формулировки правил внутреннего трудового распорядка со временем могут устареть, перестать соответствовать закону или потребовать пересмотра по иным причинам. Тогда работодателю придется вносить в них изменения и знакомить с ними работников. Что учесть работодателю при внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка? Как внести изменения, чтобы не нарушить трудовое законодательство? Ответим на эти вопросы.

Обязательно ли вносить изменения в ПВТР

Работодатель вносит изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР):

• В обязательном порядке — если внесены корректировки в закон или иной нормативный акт, содержащий нормы трудового права, и они затрагивают формулировки ПВТР или требуется их отражение в этом документ.

К примеру, работодателям в скором времени придется вносить обязательные изменения в ПВТР, если в тексте правил прописано, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет по их желанию в удобное для них время (ст. 262. 2 ТК РФ в редакции Федерального закона от 11.10.2018 № 360-ФЗ).

Дело в том, что законодатели планируют изменить формулировку ст. 262.2 ТК РФ — право на выбор желаемого времени отдыха хотят предоставить работникам с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет. Гарантия сохранится, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (проект федерального закона № 967957-7).

• В добровольном порядке — если в компании изменились или добавились новые положения, требующие отражения в ПВТР (к примеру, введен суммированный учет рабочего времени, изменился график работы отдельных групп работников или компании в целом, и т. д.).

Как внести изменения в ПВТР

Изменения в ПВТР вносятся в том же порядке, в котором этот документ разрабатывался и утверждался первоначально. Стандартная процедура включает (ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 190 ТК РФ):

• подготовку проекта правил с изменениями;
• составление приказа о внесении изменений;
• согласование изменений с представительным органом работников (при его наличии);
• ознакомление с изменениями под подпись тех работников, которых они касаются.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Нужно ли вносить изменения в ПВТР при изменении графика сменности, подскажет статья, размещенная в справочной системе (это бесплатно).

Что учесть при внесении изменений в ПВТР

Если внесенные в ПВТР изменения затрагивают условия трудовых договоров, определенные работником и работодателем, изменять их допускается только по соглашению сторон.

Если работодатель решил изменить ПВТР, и установлено, что нужно поменять условия некоторых трудовых договоров с работниками, следует предложить работникам подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями (ст. 72 ТК РФ).

Односторонняя корректировка работодателем условий трудового договора допускается исключительно в случае организационных или технологических изменений условий труда. При этом нужно соблюдать процедуру, описанную в ст. 74 ТК РФ.

К примеру, работодатель изменяет в ПВТР условие о рабочем времени в связи с использованием в технологии производства нового оборудования, а работники не согласны на такие изменения. В таком случае необходимо:

• оформить уведомления работникам с указанием, какие условия трудового договора меняются и по какой причине;
• вручить уведомления работникам не позже, чем за 2 месяца до введения изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
• внести изменения в трудовые договоры, если работники согласны работать в новых условиях. Если работник откажется, следует предложить ему перевод на имеющиеся вакантные рабочие места, (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). При отсутствии подходящих вакансий, оформляется увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Проверьте, не устарели ли ваши правила

В последнее время в законодательство вносилось много поправок, корректировались нормы ТК РФ и иных нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями. Если вы давно не заглядывали в свои ПВТР, возможно, настало время провести ревизию текста и при необходимости внести в него изменения.

Что изменилось и что добавить (несколько примеров):

• В разделе «Порядок приема на работу» — новичкам, не имеющим трудовой книжки, при приеме на работу бумажная трудовая не оформляется. Соискатели вместо бумажной трудовой книжки могут предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (ст. 66.1 ТК РФ).
• В разделе «Порядок увольнения» откорректируйте порядок выдачи документов, связанных с работой. Следует указать, что сотрудникам, отказавшимся от бумажной трудовой книжки, будут по их заявлению или при увольнении выдаваться сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ).
• В разделе «Порядок организации дистанционной работы» пропишите виды и условия применяемой в компании дистанционной работы, детализируйте иные связанные с удаленной работой нюансы: порядок взаимодействия с работодателем, сроки и процедуру предоставления отчетов о проделанной работе и т. д.
• В раздел «Режим рабочего времени» включите условие о необходимости соблюдения работниками (в связи с необходимостью социального «коронавирусного» дистанцирования) специальных графиков начала и окончания рабочего дня, пропишите порядок утверждения, согласования и корректировки таких графиков.
• Добавьте раздел «Порядок прохождения диспансеризации», в котором пропишите особенности освобождения от работы для прохождения диспансерного осмотра сотрудников разных возрастных групп, необходимость подтверждения отсутствия на работе во время диспансеризации справкой из медучреждения.

Трудовые инспекторы могут привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если прописанные в ПВТР нормы не соответствуют законодательству или отсутствуют обязательные нормы.

Подводим итоги

• Изменения в ПВТР нужно вносить обязательно при изменении трудового законодательства. В добровольном порядке — по инициативе работодателя.
• Для внесения изменений в ПВТР необходимо подготовить проект текста с изменениями, оформить приказ о внесении изменений, учесть мнение представительного органа работников (при его наличии), ознакомить с изменениями под подпись тех работников, которых они касаются.
• Основное правило при внесении изменений — корректировки не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Каждый работодатель должен утвердить правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и ознакомить с ними персонал. Если в организации или у ИП, нанимающего сотрудников, нет такого документа, это может повлечь негативные последствия при проверках трудовой инспекции. Законодательство периодически меняется, и ПВТР нужно подстраивать под новые требования. 

Что такое ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, то есть документ, составленный работодателем. Это может быть самостоятельный документ или приложение к коллективному трудовому договору. По сути, ПВТР – это набор инструкций, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должен решать наниматель. Например, какой установить в компании режим работы, чем поощрить сотрудников, назначать ли испытательный срок при найме.

Законодательство не устанавливает какой-либо определённой формы или структуры для ПВТР, поэтому составить документ можно произвольно. Далее он утверждается приказом руководителя или ИП. Правила обязательны для применения всеми сотрудниками, поэтому каждого нанимаемого необходимо знакомить с ними под подпись ещё перед заключением трудового договора.

Разработать и утвердить ПВТР должны все наниматели – организации и индивидуальные предприниматели.

Что включить в правила распорядка

Поскольку стандартной структуры правил не существует, каждый работодатель решает самостоятельно, какие разделы в него включить. Главное – чтобы документ работал, то есть дисциплинировал сотрудников и предотвращал трудовые споры. Обычно в ПВТР включают как минимум те разделы, которые описаны ниже.

Отметим, что зачастую в документе отражают не только моменты, оставленные законом на усмотрение работодателя, но и сами положения ТК РФ. Такой подход приемлем, ведь любому работнику не будет лишним перед заключением договора ознакомиться с нормами Кодекса. Однако всё же при составлении ПВТР основное внимание нужно уделить тем вопросам, решить которые должен работодатель.

Далее мы рассмотрим основные разделы документа, а заодно расскажем об изменениях ПВТР, которые должны быть внесены в 2023 году.

Общие положения

Общая информация обычно прописывается в начале документа. Здесь надо указать, что правила составлены в соответствии с трудовым и иным законодательством, а их нормы распространяются на работников организации или ИП. Также нелишним будет прописать назначение ПВТР – а это защита прав обеих сторон трудовых отношений и предотвращение спорных ситуаций, которые не регулируются ТК РФ. Если правила содержат специфические термины, их также можно описать в начале документа.

Порядок найма и увольнения

Правила приёма на работу сотрудников и их увольнения прописаны в главах 11-13 ТК РФ, то есть при составлении этого раздела ПВТР в первую очередь следует ориентироваться на них.

Здесь необходимо указать, какие именно документы нужно представить при найме. Первое, что нужно добавить в правила в 2023 году – это положение о праве работника наравне с трудовой книжкой получать сведения о трудовом стаже. Это изменение вносится в связи с внедрением электронных трудовых книжек и обусловлено положениями статьи 66.1 ТК РФ. Можно указать, что в 2023 году лицам, которые начинают трудовую деятельность, бумажные книжки оформляться не будут.

Здесь же можно расписать, какие дополнительные документы нужны при трудоустройстве. Например, если вакансия требует специальных знаний, помимо стандартного набора, нужно представить документ, подтверждающий их наличие. Однако при этом нельзя требовать с работника документы, не указанные в статье 65 ТК РФ, а в отдельных случаях – в иных законах. То есть работодатель не должен запрашивать у нового сотрудника, например, ИНН или справку с предыдущего места работы.

Довольно распространённое явление – испытательный срок. Если работодатель его установил, то пункт об этом также нужно включить в ПВТР. Однако порядки организации не должны ухудшать положение нанимаемого лица по сравнению с условиями, которые установлены в Трудовом кодексе. Соответственно, испытательный срок не может превышать: шести месяцев – для руководителей организации или её филиала, главбухов и заместителей указанных лиц, трёх месяцев – для всех остальных. Установление более длительного испытательного срока будет нарушать ТК РФ.

Также в правила нужно включить порядок получения документов при прекращении трудового договора. И вот ещё одно изменение в ПВТР, которое нужно сделать в связи с введением электронных трудовых книжек. Необходимо указать, что если сотрудник отказался от бумажной трудовой в пользу электронной, то получит сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (по форме из приказа Минтруда от 10.11.2022 № 713н).

Документ выдаётся по письменному заявлению работника, в котором должна быть указана форма предоставления – бумажная или электронная. Если СТД-Р запрошена в день увольнения, то выдать её следует тогда же. Запросить сведения может любой работник, который перешёл на электронную трудовую книжку (а не только увольняющийся), но в таком случае выдать их нужно в течение трёх дней.

Нелишним будет и отражение порядка получения документов сотрудником, который в последний день работы отсутствовал, особенно с учётом широкого распространения дистанционной формы занятости.

Права и обязанности сторон

Работник вправе рассчитывать на работу в соответствии с договором, на безопасное рабочее место, на оплату труда, на защиту своих прав, на страхование и на другие гарантии. Вместе с тем он должен добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, в том числе правила распорядка, дисциплину, установленные нормы труда, требования по его охране. Ему также следует бережно относиться к собственности работодателя и сообщать о нештатных ситуациях, угрожающих жизни, здоровью или имуществу.

Работодатель, в свою очередь, вправе требовать от работников исполнения обязанностей, бережного отношения к имуществу, поощрять их и привлекать к ответственности. Он обязан обеспечить нанятых лиц работой и средствами производства, оплачивать их труд, информировать и знакомить с принятыми локальными актами, создавать им условия для деятельности, в том числе удовлетворять бытовые нужды, страховать и возмещать причинённый вред.

Это лишь часть прав и обязанностей сторон трудовых отношений. Со всеми остальными можно ознакомиться в статьях 21 и 22 ТК РФ. Их можно взять за основу данного раздела ПВТР. Работодателям стоит воздержаться от возложения на работников лишних обязанностей, равно как и от ограничения их прав. Например, нельзя сокращать обеденное время, запрещать покидать здание офиса во время перерыва и тому подобное.

Одно из прав работников – проходить диспансеризацию. Если в ПВТР включены такие положения, их следует скорректировать. В 2023 году у работников старше 40 лет есть право на однодневную диспансеризацию раз в год (у более молодых коллег такое право есть раз в 3 года). За этот день начисляется средний заработок. Надо указать, что работник может взять раз в год выходной для этой цели, уведомив работодателя заранее (например, за 3 дня) и должен согласовать с ним дату. Также он обязан представить справку после диспансеризации в определённый срок. Если не прописать это правило, то требовать справку и засчитать прогул за её отсутствие нельзя.

Режим работы

В разделе о режиме труда и отдыха стоит максимально подробно расписать такие моменты:

• начало и окончание рабочего дня / смен;
• продолжительность рабочего дня в часах и рабочей недели;
• количество и продолжительность перерывов внутри дня;
• режим работы сотрудников с ненормированным рабочим днём.

В связи с пандемией коронавируса Роспотребнадзор дал рекомендации обеспечить на рабочих местах социальную дистанцию. Поэтому на многих предприятиях работники трудятся по сменам, в изменённом режиме. Это должно быть закреплено в дополнительном соглашении к трудовому договору. Также стоит включить данные правила в ПВТР, максимально подробно расписав новый формат работы. Можно указать, что режим вводится при определённых условиях (как пример – при действии рекомендаций РПН), а по умолчанию действует обычный порядок.

Ещё одно новшество, которое необходимо отразить в ПВТР в связи с изменениями в ТК РФ – удалённая работа. Многие организации перевели своих сотрудников на такой режим полностью или частично. Из основных моментов надо указать:

• вид дистанционной работы (временная, постоянная или комбинированная – теперь все эти формы закреплены в Кодексе);
• возможность сторон обговорить и прописать в допсоглашении к договору адрес работы (обычно на дому у сотрудника);
• порядок и периодичность связи (мессенджеры, телефон, электронная почта);
• порядок обмена документами, в том числе с применением электронной подписи, а также порядок её получения и использования;
• порядок информирования работника о локальных актах, в том числе об отпуске, увольнении и так далее.

Оплата труда и премирование

В этом разделе прописывают, что заработная плата начисляется согласно принятой у работодателя системе оплаты и на основании штатного расписания. Выплачивается она не реже двух раз в месяц пропорционально отработанному времени, например, как часто бывает, 5 и 20 числа.

Тут же указывают формы награждения сотрудников. Это могут быть не только предусмотренные ТК РФ премии и прочие виды материального поощрения, но и любые другие. Например, обучение за счёт компании.

Меры ответственности

В положениях ПВТР относительно ответственности надо учитывать нормы статьи 192 ТК РФ. Распространённая ошибка работодателей – внедрять в компании систему штрафов и иные подобные наказания. Это незаконно. В Трудовом кодексе прописаны все возможные варианты привлечения работника к ответственности за нарушения, в том числе неисполнение правил трудового распорядка. Это замечание, выговор и увольнение. Применение других мер дисциплинарной ответственности запрещено.

При назначении наказания должна учитываться тяжесть проступка. Например, уволить сотрудника можно, если он неоднократно не исполнил или грубо нарушил свои обязанности, прогулял, появился на работе в нетрезвом виде. А вот за однократное неисполнение обязанностей налагается более мягкое наказание.

Другие разделы

Выше мы привели примерную структуру правил трудового распорядка, но она может быть расширена. Например, можно расписать порядок обращения с техникой, в том числе с офисной, автомобильной, порядок работы с персональными данными и другие положения. Важно лишь оставаться в рамках трудового права и иных законодательных норм.

Скачать образец правил внутреннего трудового распорядка

Заключение

Итак, теперь вы знаете, какие положения должны быть в ПВТР и как их нужно подкорректировать. Правки требуются в связи с введением электронных трудовых книжек и другими новшествами в ТК РФ. Изменения нужно утвердить в том же порядке, в котором утверждались сами правила.

Остаётся добавить, что некоторые работодатели забывают о необходимости издания правил внутреннего трудового распорядка. Но надо знать, что за отсутствие этого документа проверяющие могут наложить штраф по статье 5.27 КоАП: на организацию – 30-50 тыс. рублей, на ИП – 1-5 тыс. рублей.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Составьте приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка (Правила) в произвольной форме, так как нормативно установленной нет.

Рекомендуем указать в приказе следующее:

• информацию о причинах внесения изменений (например, в связи с изменением закона или в связи со структурными изменениями, которые повлияли на организацию работы отдельных работников, подразделений или всей организации в целом);
• дату, с которой вводятся изменения;
• дополнительные организационные мероприятия в связи с изменением Правил. Например, это могут быть внесение изменений в трудовые договоры с работниками, проведение дополнительных мероприятий, если Правила — приложение к коллективному договору;
• перечень изменений, если они незначительные (можно отразить сразу в приказе), с указанием на пункты (разделы) Правил, которые меняются.

Обратите внимание, что если предполагаются существенные изменения, то лучше составить новую редакцию Правил, которая будет включать как новые, так и неизменные положения Правил. Вы можете оформить такую редакцию как приложение к приказу либо назначить ответственное лицо для подготовки отдельного проекта Правил;

• лиц, ответственных за ознакомление работников с изменениями.

Отметим, что информацию о внесении изменений в Правила вы можете указать и в тексте другого приказа. Например, если меняете режим работы отдельного структурного подразделения и помимо изменения Правил делаете иные распоряжения (в частности, под подпись уведомить работников о новом графике работы). То есть можете издать один общий приказ.

Что учесть, если изменения в правилах внутреннего трудового распорядка затрагивают условия трудовых договоров с работниками

Если вы меняете правила внутреннего трудового распорядка и установили, что нужно поменять условия некоторых трудовых договоров с работниками, рекомендуем сделать следующее.

Предложите работникам подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями (ст. 72 ТК РФ).

Если работник не согласится, а вы считаете, что нужно все же изменить условия трудового договора, вам следует соблюсти процедуру по ст. 74 ТК РФ. В этом случае обязательно обоснуйте, что условия договора меняются в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Например, в связи с использованием в производстве новой техники или технологии вы меняете условия о рабочем времени.

Подготовьте уведомления работникам. В них укажите, какие условия трудового договора меняются и по какой причине. Вручите уведомления не менее чем за два месяца до введения изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Если в течение этого срока работник согласится работать в новых условиях, внесите изменения в его трудовой договор, а если откажется — предложите ему перевод на другие вакансии или работу в соответствии с ч. 3 ст. 74 ТК РФ. Если у вас подходящих вакансий (работы) нет или работник откажется от перевода — оформите увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Готовое решение: Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}