Как правильно изменить состав комиссии

В каждом учреждении для разрешения определенных задач создаются различные временные или, действующие на постоянной основе, комиссии. Время от времени в зависимости от обстоятельств руководителю учреждения приходится вносить изменения в состав таких комиссий.

Для этого требуется опубликовать соответствующий приказ. Подготовка такого распорядительного документа является непременной частью процесса по замещению одного сотрудника комиссии на другого.

Формат документа

Законодательными нормами РФ не предусмотрено унифицированной формы приказа о замене членов комиссии. Следовательно, такое распоряжение допускается составлять в произвольном стиле, соблюдая при этом, правила формирования подобных приказов в делопроизводстве.

Однако, если предприятием разработана собственная форма, утвержденная руководителем, то в этом варианте кадровики обязаны для подготовки такого распоряжения использовать ее. Формат такого приказа обязан быть отображен в учетной политике учреждения.

При этом, приказ может быть заполнен от руки или распечатан, используя офисную технику. Также такой документ можно заполнить на простом листе бумаги А4 или на фирменном бланке учреждения, где отображены его реквизиты.

В приказе непременно понадобиться отобразить следующую информацию:

1. Наименование предприятия, где издается распоряжение.
2. Его номер и дату опубликования.
3. Основание для его опубликования.
4. Информация о членах комиссии подлежащих замене.
5. Подписи руководителя и лиц, отмеченных в распоряжении.

Приказ всегда подписывается в одном экземпляре. Для передачи распоряжения в другие отделы и филиалы делаются дополнительные копии в нужном количестве.

Кто назначает комиссию, кто в нее включается?

Комиссия может быть назначена отдельным распоряжением руководителем учреждения и обязана состоять из нескольких человек (не меньше трех).

Как правило, членами комиссии могут назначаться сотрудники предприятия, работающие в разных отделах, имеющие требуемое образование, специализацию, опыт, а также лица, которые пользуются доверием дирекции. В большинстве своем, членами комиссии назначаются специалисты и руководители среднего уровня. Иногда, могут назначаться представители из других предприятий, а также сторонние эксперты.

Приказом руководства, назначается также председатель комиссии, отвечающий за осуществление требуемых мероприятий и оформление необходимых документов.

В каких случаях необходимо писать приказ?

Комиссия формируется приказом руководителя накануне действия, необходимого для оценки учета или состояния на том или ином объекте. В приказе, отмечается состав комиссии, его председатель и цель ее создания с распределением обязанностей.

Иногда, после формирования комиссии в период ее работы один из ее членов «выбывает из строя», например, попадает в больницу, или его отправляют в командировку, или человек увольняется и т.д. В таком варианте, требуется заменить его другим сотрудником. Для этого директору потребуется опубликовать соответствующий приказ, о замене работника. При этом, отменять предыдущее распоряжение о создании комиссии нет необходимости.

Как составить приказ?

Приказ об изменении комиссии опубликовывается при выбытии какого-либо сотрудника по уважительной причине. При формировании такого распоряжения необходимо изложить в преамбуле распорядительного документа причину замены работника, с обозначением всех требуемых сведений, в том числе, даты вступления нового сотрудника к работе в составе комиссии.

Учитывая, что унифицированного шаблона такого распоряжения не существует, предприятие вправе составлять такие приказы в произвольном стиле, на основании утвержденной внутриведомственной инструкции по делопроизводству. Приказ может быть заполнен на стандартном листе А4 или на фирменном бланке компании.

В данном приказе понадобиться заполнить следующие сведения:

1. Реквизиты предприятия (если документ формируется на стандартном листе).
2. Название документа и его номер, зарегистрированный в журнале приказов.
3. Основание для опубликования приказа и для замены работника комиссии с обозначением номера и даты протокола заседания комиссии, или таких же реквизитов служебной записки, или простого распоряжения по кадровым перестановкам.

1. В тексте распорядительного документа необходимо перечислить изменения, которые вносятся в состав комиссии со ссылкой на предыдущий приказ об образовании комиссии, а также вступления в силу перечисленных изменений.
2. Кроме этого, непременно нужно назначить ответственное лицо, контролирующее исполнение распоряжения.

1. Завершающим этапом заполнения данного приказа является подпись директора, с расшифровкой фамилии.
2. С приказом обязаны быть ознакомлены заинтересованные лица, расписавшись в соответствующей графе опубликованного документа.

Содержание

Приказ об изменении комиссии обязан содержать следующую информацию:

1) Реквизиты предприятия.

2) Название документа и его номер, зарегистрированный в книге учета распоряжений по учреждению.

3) Место и дату его подготовки.

4) Преамбулу, где отображается основание формирования распоряжения, со ссылкой на соответствующий документ (реквизиты протокола заседания), и причину (увольнение, заболевание, отпуск, командировка и т.д.).

Распорядительной части документа, где обозначается:

• Ф.И.О. и занимаемой должности выбывшего члена комиссии.
• Ф.И.О. и занимаемой должности нового сотрудника, включенного в состав комиссии.

5) Дата, вступления к своим обязанностям нового члена комиссии.

6) Ответственное лицо за исполнение распорядительного акта.

7) Подпись директора предприятия.

Подписи лиц об ознакомлении с распоряжением, отмеченных в приказе.

Образец заполнения приказа о внесении изменений в состав комиссии

Скачать

• Бланк, doc
• Образец, doc

Кто должен подписывать приказ?

Любое распоряжение по предприятию всегда публикуется от имени его руководителя или лица, уполномоченного ним при его отсутствии, поэтому, пописывать приказ обязан соответственно директор или его заместитель.

Кроме этого, в опубликованном приказе обязаны расписаться лица, которые отмечены в распорядительном документе, для подтверждения того, что они ознакомлены с документом.

Скрепление подписи руководителя печатью предприятия не обязательно, так как данное распоряжение является внутриведомственным документом.

Сроки хранения документов

После подписания и опубликования приказа об изменении комиссии, а также ознакомления с ним отмеченных в распоряжении лиц, сведения о документе записываются книгу учета распоряжений, находящиеся либо у секретаря, либо у специалиста кадрового отдела.

Затем такой документ сохраняется в папке с прочими распорядительными документами, к которым доступ ограничен. Продолжительность хранения подобных распоряжений определяется либо внутриведомственными положениями предприятия, либо законодательными нормами РФ.

После завершения срока хранения, данный документ либо передается в центральный архив региона, либо утилизируется при соблюдении установленной процедуры.

Когда меняется персональный список инвентаризационной группы

Организация вправе утверждать инвентаризационную группу каждый раз перед проведением инвентаризации либо разово утвердить постоянно действующую. Численность инвентаризационной группы зависит от объема работы, но проводить сверку фактического наличия с данными бухучета должно не менее 3 специалистов. В ряде случаев, например, при подготовке годовой отчетности, проведение сверки является обязательной. Но жизнь непредсказуема и может случиться, что один или несколько ревизоров не сможет присутствовать при инвентаризации в связи с:

• болезнью;
• отпуском;
• командировкой;
• увольнением и т. п.

Кроме того, у членов инвентаризационной группы могут меняться фамилии и должности. В любом случае необходимо скорректировать приказ, утвердивший персональный список, чтобы:

• включить в состав комиссии новых работников;
• исключить отсутствующих членов;
• скорректировать измененные данные действующих членов.

Важно знать: как правильно провести инвентаризацию ТМЦ

Кто вправе менять список инвентаризационной группы

Поименный список утверждается распорядительным документом руководителя организации либо иного уполномоченного на то лица. И только он вправе издавать распоряжение о внесении изменений в состав комиссии по любым причинам. Персональный список инвентаризационной группы формируется из представителей администрации, бухгалтерии, других специалистов.

Порядок изменения списка сотрудников, проводящих инвентаризацию

Алгоритм действий, как изменить список работников, проводящих инвентаризацию, выглядит следующим образом:

1. Извещение руководителя о необходимости внести изменения в список сотрудников, проводящих инвентаризацию, с указанием причин.
2. Выбор кандидатов.
3. Утверждение нового состава.

Нормативно-правовыми актами не установлено, в какой срок после уведомления о замене члена комиссии нужно внести изменения в приказ комиссии. При подготовке документа необходимо исходить из сроков, позволяющих ознакомить с ним всех заинтересованных лиц до начала инвентаризации. Издание приказа о внесении изменений в список лиц, наделенных полномочиями проводить инвентаризацию, — обязательная часть процедуры замены одного из членов группы другим сотрудником.

Составляем приказ о внесении изменений в состав лиц, проводящих инвентаризацию

Унифицированной формы распорядительного акта, изменяющего состав комиссии, нет, в связи с чем он составляется в произвольной форме с соблюдением правил делопроизводства и с обязательным указанием:

• наименования организации;
• даты, номера и места составления приказа;
• его наименования;
• основания изменений в составе комиссии;
• их обоснования со ссылкой на конкретный пункт НПА, имеющего отношение к документу, или на локальный документ (например, служебную записку);
• какие изменения вносятся;
• даты, с которой рабочая группа начинает работу в новом составе;
• лица, ответственного за исполнение распоряжения.

Формулировка основания изменения членства зависит от причин, повлекших изменения.

Например, в случае замены на период больничного основание можно сформулировать так: «в связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Викторовой В.В.».

Организация вправе включить в документ иные необходимые данные. При необходимости в распоряжение включается пункт об отмене предыдущего документа, утвердившего состав рабочей группы. Приказ утверждается руководителем организации либо иным уполномоченным лицом. Всех обозначенных в документе сотрудников необходимо ознакомить с ним под подпись.

Срок хранения документов устанавливается действующим законодательством либо внутренними положениями предприятия.

Пример:

Читайте также:

• как составить заключение инвентаризационной комиссии;
• как действовать, если при инвентаризации обнаружена недостача.

Приказ о внесении изменений в состав комиссии утверждает смену членов группы по различным причинам: отпуск, болезнь, увольнение и т. д. Узнаем, как оформить его в разных ситуациях.

В каких случаях меняется состав инвентаризационной комиссии

В конце года компании озабочены составлением годового бухгалтерского отчета. Перед этим по закону обязательно проводить инвентаризацию, как и в ряде других случаев (п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Для осуществления этой задачи на предприятии создают специальный инвентаризационный коллективный орган на постоянной основе. Если предстоит значительный масштаб деятельности, то допускается утвердить дополнительную рабочую группу (п. 2.2 методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России № 49 от 13.06.1995).

Утверждает состав рабочей группы руководитель при помощи распоряжения включить в состав комиссии конкретных сотрудников. Количество участников обычно утверждают заранее — хотя бы за несколько дней до того, как состоится первое заседание. Но есть ситуации, когда один из утвержденных директором участников не в состоянии присутствовать, тогда необходимо издать распоряжение о переменах в составе команды. Есть разные причины, когда приходится проводить подобные изменения, если сотрудник:

• заболел;
• член инвентаризационной комиссии уволился;
• срочно уехал в командировку;
• отправился в отпуск;
• отказался присутствовать на инвентаризации и подписывать протоколы;
• признан некомпетентным;
• поменял персональные данные (Ф.И.О.);
• изменились названия должностей и др.

В таком случае необходимо исключить из состава комиссии этого человека, заменив другим компетентным сотрудником, который разбирается в конкретной сфере деятельности, где предстоит проверка.

Кто вправе менять состав инвентаризационной группы

В рабочую группу включают любых работников предприятия. Кого именно, решает глава компании, в зависимости от компетентности сотрудников для проверки определенного имущества. В качестве участников коллективного инвентаризационного органа руководитель предприятия вправе утвердить следующих сотрудников (п. 2.3 методических указаний):

• представителей администрации;
• работников бухгалтерии;
• экономистов;
• технических специалистов;
• инженеров;
• аудиторов (внутренних и внешних) и др.

Изменения в команде, как и первоначальную инвентаризационную рабочую группу, утверждает глава предприятия при помощи распоряжения о внесении изменений в состав комиссии по инвентаризации или иного распорядительного документа. Но предварительно новые кандидатуры выбирают действующие члены команды путем голосования.

Законодательство не устанавливает, сколько человек необходимо назначить. Обычно не менее трех, включая председателя. Если штат позволяет, то число членов инвентаризационного органа увеличивают, если сотрудников мало — количество участников сокращают.

Формы дополнительного соглашения к приказу о постоянно действующей инвентаризационной комиссии не существует, обычно издают приказ о внесении изменений.

Как изменить состав инвентаризационной группы

Вот поэтапная процедура, как добавить членов комиссии в действующую комиссию по инвентаризации:

1. О предстоящих переменах сообщают председателю (обычно при помощи служебной записки).
2. Затем на заседание созывают действующий коллектив (все решения вносят в протокол).
3. На заседании предлагают кандидатуры, которые выбирают при помощи голосования.
4. По его результатам вносят изменения и назначают нового члена органа.

Выбирать на заседании нового участника команды следует не всегда. В некоторых случаях он приходит автоматически на смену бывшему сотруднику, например, при увольнении последнего.

Рассмотрим пример.

Председатель группы ревизии уезжает в отпуск в запланированные сроки для проведения годовой сверки остатков товарно-материальных ценностей на производстве. Он пишет служебную записку на имя директора в свободной форме или заявление: прошу исключить меня из председателя инвентаризационной комиссии на время моего отсутствия в ежегодном оплачиваемом отпуске. Если директор согласен, он вынесет отдельный документ о назначении иного лица в качестве председателя.

Как составить распоряжение об изменении состава инвентаризационной группы

Единого стандарта приказа не существует. Руководство компании вправе издать его в произвольном виде в соответствии с правилами делопроизводства и принятыми в фирме шаблонами. Его форму следует утвердить в учетной политике организации.

Инструкция, как оформить приказ на изменение инвентаризационной комиссии в 2022 году, — следует указать:

• название и реквизиты предприятия;
• название документа и заголовок;
• дату, номер и место составления приказа;
• обоснование изменений среди участников (ссылки на протокол заседания, указание на кадровые перестановки, увольнение, отпуск и т. д.);
• в основной части перечислите участников (должность и Ф.И.О. сотрудников, которых исключают, и тех, кого включают в команду по инвентаризации);
• поручение ответственным сотрудникам ознакомить с распоряжением заинтересованных лиц;
• должность, Ф.И.О. руководителя и подпись.

Дополнительно вы вправе указать сведения, которые важны в конкретной ситуации. Затем с этим распоряжением обязательно под подпись знакомят всех, кого оно касается.

Образец приказа об изменении состава комиссии в связи с увольнением:

А это шаблон распоряжения о замене среди участников коллективного органа, который вы вправе использовать в работе: