Как работнику изменить график отпусков

Почему меняется график отпусков?

Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).

Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Скачать бланк формы Т-7 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

График отпусков по форме № Т-7

Скачать

Образец формы № Т-7 смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.

Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.

Причинами для этого могут быть:

• наём работников после согласования графика отпусков;
• работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
• больничный лист отпускника;
• на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
• нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.

Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.

Узнайте, нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с продлением ежегодного оплачиваемого отпуска, из Готового решения КонсульантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и смотрите рекомендации экспертов бесплатно.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:

Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:

Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2023)

Заявление о переносе отпуска — бланк и образец

Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».

Пример

Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 07.06.2023 по 04.07.2023.

У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 07 июня на 17 мая 2023 года.

Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.

Скачать образец

Внесение изменений в график отпусков — образец

Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.

Новые кадры

Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?

Есть 2 варианта:

1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.

2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.

Перенос по просьбе работника

У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).

Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.

Скачать образец

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.

Временная нетрудоспособность работника

Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.

Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:

• «Если работник ушел на больничный перед отпуском…»;
• «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?».

Как внести изменения в график отпусков, если отпуск предоставлен работнице перед декретом не по графику, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и узнайте порядок действий. 

Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска

Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.

В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.

Итоги

Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.

Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».

Утверждает график руководитель в декабре года, предшествующего году, на который планируются отпускные даты. После ввода документа в действие он становится обязательным для исполнения и работником, и работодателем.

Если нужно изменить даты предоставления отпусков или перенести отдых на другой срок, то оформляется приказ, на основании которого вносятся корректировки.

Можно ли изменять после утверждения?

Изменение графика отпусков после его утверждения на основании приказа допускается при наличии на то оснований.

Как правило, причиной внесения изменений становятся следующие причины:

• основания из ст.124 ТК РФ – уход на больничный или исполнение государственных обязанностей в отпуске;
• несоблюдение работодателем правил предоставления ежегодных отпусков – не выдана в положенный срок отпускные или сотрудник не предупрежден заранее за 2 недели о предстоящем отдыхе;
• семейные обстоятельства работника;
• производственная необходимость;
• прием нового сотрудника или увольнение действующего.

Изменяет график ответственный работник на основании приказа, который составляется руководителем при наличии оснований.

Существует два способа внесения изменений:

1. Изменить существующий утвержденный график, внеся изменения в графы 8-10.
2. Оформить дополнение к утвержденной форме – удобно использовать, например, при принятии на работу новых сотрудников.

Дополнительный график составляется по той же форме, что и основной, но делается пометка, что это дополнение к другому документу (указываются его реквизиты).

Если меняется утвержденный график, то заполняются графы 8 и 9, предназначенные для отражения данных о перенесении отпуска:

• гр.8 – документ, на основании которого меняются даты отпуска (приказ);
• гр.9 – новая дата начала отпуска.
• В гр.10 вносится примечание – поясняется суть и причина изменений.

Как внести корректировки по желанию работника?

Часто с инициативой изменить даты отпуска выступает сам сотрудник. Отпуска планируются заранее, вероятна ситуация, что у работника появятся непредвиденные обстоятельства, которые потребуют изменения отпускных дат.

Кроме того, ТК РФ предусматривает случаи, когда работодатель обязан перенести отдых на другой срок по заявлению трудящегося.

Можно выделить несколько причин для изменения отпускных дат в графике Т-7:

1. Работодатель не уведомил сотрудника за 2 недели о дате начала отдых – это нарушение ТК РФ позволяет работнику требовать переноса отпуска на любой удобный для него срок. Нужно понимать, что ознакомление с графиком под роспись уже является фактом ознакомления.
2. Работодатель не выплатил отпускные за 3 до начала отпуска – по ст.124 ТК РФ это нарушение также может выступать основанием для переноса отпуска по желанию работника.
3. Сотрудник в период нахождения в ежегодном отпуске заболел и оформил на себя больничный – дни, совпавшие с болезнью, можно перенести на другое время по согласованию с руководством (можно на это время также продлить текущий отпускной период).
4. Сотрудника вызывали на работу в период отпуска для исполнения обязанностей.
5. У трудящегося возникли обстоятельства, требующие предоставления отдыха в другое время – семейные обстоятельства. Вопрос переноса решается по согласованию двух сторон.

Во всех случаях, когда инициатива исходит от работника, им пишется заявление.

Если в заявлении указана одна из первых четырех причин, то работодатель должен удовлетворить просьбу заявителя о переносе.

Оформить приказ и внести изменения в график.

Если работник просит изменить даты по семейным обстоятельствам, то руководитель может решить вопрос на свое усмотрение – вправе отказать.

Если заявление получено и одобрено руководством, выбраны даты, на которые переносится отпуск, то оформляется приказ, в котором руководитель отдает распоряжение внести изменения в график отпусков.

Кадровый работник корректирует даты и заполняется графы с 8 по 10.

 Пример при переносе в связи с больничным, досрочным отзывом

Если причиной изменений выступает перенос отпуска в связи с временной нетрудоспособностью во время отдыха, то следует получить от работника заявление о том, что он хочет именно перенести даты, а не продлить их.

Далее согласовываются сторонами даты и оформляется приказ. Распоряжение служит для кадровика основанием для изменения графика.

Пример изменения графика при переносе в связи с больничным:

Если работник досрочно вызван на работу до окончания отпускного периода (это возможно только с согласия отпускника), то неотгулянная часть предоставляется в выбранное сотрудником время.

При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.

Работодатель также оформляет приказ, а кадровый специалист корректирует график.

Пример изменения в связи с досрочным отзывом на работу:

Правила оформления по инициативе работодателя

Работодатель не может в одностороннем порядке перенести отпуск сотрудника, если его даты закреплены в графике.

Нет ни одной причины в ТК РФ, которые позволяют внести изменения без согласования с самим работником.

Если руководству по какой-либо причину нужно перенести отдых одного или нескольких сотрудников, то каждому нужно составить письменное уведомление, в котором предлагает изменить отпускные даты и указывается причина этому.

Получив уведомление, работник может отказаться и уйти отдыхать точно в запланированные сроки. Никто его за это не накажет и не уволит.

Только личное согласие работника, оформленное в письменном виде, может послужить основанием для составления приказа о переносе отпуска и изменении графика по инициативе работодателя.

Руководству нужно согласовать с трудящимся вопрос изменений, выбрать новые даты, которые будут удобны обеим сторонам, после этого можно менять сам график.

Образец внесения изменения в связи с производственной необходимостью:

Нужно ли менять при приеме нового сотрудника?

Еще одной причиной для корректировки отпускного расписания может выступать прием новый работников в организацию.  Нужно ли вносить сведения о предоставлении отдыха для вновь принятых в текущем году — подробнее читайте здесь.

Право на отпуск у новых работников появляется через полгода работы, но работодатель может предоставить отпуск и раньше, в том числе авансом.

Если планируется отправить сотрудника отдыхать в том же году, в котором он принят на работу, то можно пойти двумя путями:

1. Изменить текущий график, внеся в него сведения об отпуске вновь принятого сотрудника.
2. Предоставить новому работнику отдых на основании его заявления, не меняя расписание.

Второй вариант удобнее, так как не требует изменять текущий график или оформлять к нему дополнения.

Если организация большая, и кадровые перестановки в ней не редкость, то составлять постоянно новое дополнение каждый раз при приеме нового человека – дело весьма трудоемкое.

Законодательство не обязывает работодателей вносить сведения об отдыхе вновь принятых работников в график после его утверждения.

Если руководитель все-таки хочет закрепить договоренности об отпуске на бумаге, то следует составить дополнительный документ по той же форме Т-7, указать в нем, что он дополняет основной график.

В дополнение вносятся сведения только для принятого на работу сотрудника, при этом в графе «Примечание» делается пометка о том, что это новый человек трудоустроен в организацию.

Образец оформления дополнения при приеме нового работника:

Полезное видео

Что нужно знать о графике отпусков и в каких организациях он нужен — можно узнать из данного видео:

Выводы

Изменить утвержденный график Т-7 можно, но для этого работодателем составляется приказ. Инициатива может исходить от трудящегося или руководства.

Для корректировки предназначены две графы – 7 и 8, в первую вносятся реквизиты документа-основания, во вторую – новые даты предоставления отдыха.

Если на работу принимается новый человек, то сведения об его отпуске вносить в график не обязательно. Если работодатель все-таки это делает, то оформляется дополнительный документ к текущему утвержденному.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Как внести изменения в утвержденный график отпусков

Как внести изменения в утвержденный график отпусков

Подборка наиболее важных документов по запросу Как внести изменения в утвержденный график отпусков (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Отпуск:
• 29 4
• 29.4
• 6-НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск
• 6-НДФЛ отпускные
• 6-НДФЛ отпускные и больничные
• Ещё…

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Как внести изменения в утвержденный график отпусков

Нормативные акты: Как внести изменения в утвержденный график отпусков

1

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2023 год необходимо утвердить не позднее 16.12.2022, так как 17 декабря выпадает на субботу.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще нет 14 лет (ст.262.2 ТК РФ);
• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника. Отказать в предоставлении отпуска, если он не совпадает с графиком, вы не имеете права (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

График отпусков: форма

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков утверждается руководителем организации (ИП). Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной календарный год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

Хранить график отпусков нужно 3 года (п.453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

График отпусков: образец

Приведем образец графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. – для самой организации;
• от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному. 

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:

Скачать список категорий сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для себя время

• «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.
• Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.

Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В Трудовом кодексе нет правил о том, что работодатель должен собрать пожелания всех сотрудников и только на их основе составить проект графика отпусков. Есть норма о том, что документ должен утверждаться с учетом мнения профсоюза (ст. 123 ТК РФ). И не обязательно положительного.

Также есть правило, что разделение ежегодного отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем (ст. 125 ТК РФ). Роструд считает, что в одностороннем порядке это делать нельзя. Если работодатель не договорился с работником о разделении отпуска на части, то он обязан дать ему полный отпуск в 28 дней и более.

Как применить эти правила при составлении графика:

1. Трудовой кодекс не обязывает собирать пожелания работников. Сотрудник может попросить у работодателя отпуск в удобные для себя сроки, но если он не «льготник», работодатель имеет право ему отказать. Руководитель отвечает за непрерывный производственный процесс и по общему правилу сам решает, кто из работников и когда идет на отдых. Воля работодателя выражена в графике отпусков.
   Мы считаем, что пожелания от сотрудников стоит собирать. Но окончательное решение будет за работодателем. Исходя из этого, руководитель сам планирует отпуска сотрудников, которых нет на рабочем месте в период составления проекта графика. Это, например, работники, находящиеся на больничном, в длительной командировке.
2. Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.
3. В 2022 году еще не сложилось практики по мобилизованным работникам. С одной стороны, трудовой договор с ними приостанавливается (ст. 351.7 ТК РФ). С другой стороны, этот период включается в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). И Трудовой кодекс не содержит исключений по категориям работников при планировании графика отпусков. Рекомендуем включить мобилизованных работников в график, а сведения о приостановке трудового договора указать в примечании.
4. При планировании ежегодного отдыха интересы работников защищает профсоюз. График отпусков составляется с учетом его мотивированного мнения (ст. 123, 372 ТК РФ). При этом руководитель может не согласиться с профсоюзом и принять свой вариант локального нормативного акта. Такой порядок предусмотрен в ст. 372 ТК РФ.
   На получение мотивированного мнения профсоюза нужно пять рабочих дней. Еще три рабочих дня прибавляются для оформления протокола разногласий, если они есть. Только после этого можно утвердить график. Надо учесть эти сроки, чтобы успеть утвердить график до 16 декабря.
5. Разделить отпуск работника на части можно только по соглашению сторон. На практике это как раз и реализуется сбором предложений от работников по срокам и продолжительности их отдыха на этапе составления ежегодного графика.

Правила, которые нужно учитывать при составлении графика на год:

1. Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не касается определенных категорий «льготников», например, работников в возрасте до 18-ти лет или совместителей.
2. В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору. Это разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
3. Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня, у педагогов — 42 дней. 
4. Отдельным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, по закону он дается за ненормированный рабочий день. Работодатель имеет право установить дополнительные оплачиваемые отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ. 
5. При составлении графика основной и дополнительный отдых суммируются (ст. 120 ТК РФ).
6. Отпуск считается в календарных днях. В него не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по дате начала отпуска. Роструд отдельно разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что первый день отдыха может выпадать на выходной день работника.
7. Если по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск делится на части, то, как минимум, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
8. В графике отпусков по каждому периоду отдыха указывают дату начала и продолжительность. Работодатель сам решает, будет ли он указывать в плане дату окончания, поскольку нормативными документами этот вопрос не урегулирован.
9. Отпуска планируют на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за его пределы в графике нельзя даже по «льготникам», которые выбирают удобное для себя время. 
   Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъясняет, что отпуск дается работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, по производственной необходимости его можно перенести. При этом весь отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Поэтому заранее планировать переносы отдыха на будущее неправильно.

Для графика отпусков есть унифицированный бланк Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но его применяют добровольно. Работодатель может взять Т-7 за основу и дополнить его под свою организацию. Например, добавить графы о рабочем годе, за который дается отпуск, а также об ознакомлении работников с документом под личную подпись.

Форму графика, который используется в компании, утверждают приказом или закрепляют в локальном акте. В нем же определяют порядок заполнения бланка. Это нужно, чтобы все отделы и службы использовали одну форму и единообразно ее оформляли.

Скачать бланк графика отпусков Т-7

В форме Т-7 при планировании графы 7-9 не заполняются. Кадровик вносит в них данные при фактическом исполнении графика отпусков в календарном году. Например, когда ежегодный отдых работника переносится.

В шапке формы Т-7 есть два грифа:

• о мотивированном мнении профсоюза;
• об утверждении руководителем организации.

Подписи директора и реквизитов письма от профсоюза достаточно, чтобы график считался утвержденным. На практике его часто вводят в действие приказом, в котором дают организационные поручения. Например, в определенный срок ознакомить работников.

Мы рекомендуем все-таки получать личную подпись работников. Особенно, если в графике есть разделение отпуска на части. Считаем, что личной подписи сотрудника будет достаточно, чтобы считать это соглашением с работодателем по ст. 125 ТК РФ.

Работодатель письменно предупреждает работника о дате начала очередного отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, то у сотрудника возникает право перенести свой отдых на удобное для себя время по письменному заявлению на директора (ст. 124 ТК РФ).

Уход в отпуск оформляется приказом. В Трудовом кодексе нет такого правила, но организационно-распорядительный документ оформляют в двух целях:

• доказать документально, в том числе инспектору ГИТ, что работнику был предоставлен ежегодный отпуск;
• закрепить основание для начисления и выплаты отпускных.

При этом если работник уходит на отдых по графику, то получать письменное заявление для приказа не нужно. Этот документ требуется, если сроки отпуска не установлены, или сотрудник хочет их изменить.

Работник имеет право уйти на плановый ежегодный отдых и без приказа директора. Повторим, что график отпусков обязателен к исполнению для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ).

Фактические даты отдыха отмечаются в графе 7 формы Т-7.

График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.

Принят новый сотрудник

Здесь у работодателя два варианта действий. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.

Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.

«Льготник» ушел в отпуск не по графику

Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Сотрудник захотел перенести сроки

Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.

В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Сроки нужно перенести по закону

Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.

Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.

Сроки переносятся по инициативе руководителя

Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст. 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.

При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК РФ).

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Скачать бесплатно бланк Т-7

Разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. 

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

• нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
• должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• граф 3 – имя, фамилия и отчество;
• граф 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Скачать бесплатно график отпусков на 2023 год (образец)

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт