Переплата по НДФЛ — что делать налоговому агенту? Ошибки в исчислении налога на доход физических лиц могут привести как к неудержанию платежа, так и к излишне уплаченной сумме. Как вернуть переплату по НДФЛ? Расскажем в нашем материале.
Переплата по НДФЛ: что делать?
Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ суммы НДФЛ, излишне удержанные из доходов налогоплательщика, должны быть возвращены налоговым агентом.
В течение 10 рабочих дней с даты обнаружения переплаты работодатель обязан сообщить сотруднику о том, что сумма НДФЛ была излишне удержана, а также о размере самой суммы (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение составляется в произвольной форме, поскольку налоговым законодательством не предусмотрены конкретные способы его составления, и направляется налогоплательщику.
В 2022 году некоторые налоговые агенты могли столкнуться с ситуацией, когда им приходилось возвращать работнику НДФЛ с материальной выгоды за 2021 год. Как это надо было делать, налоговая служба пояснила здесь.
Образец сообщения об излишне удержанном НДФЛ можно скачать бесплатно по ссылке ниже:
Скачать бланк сообщения
Порядок направления такого сообщения должен быть предварительно согласован с получателем (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 1).
Отразить возврат излишне удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и бухгалтерском учете вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.
Ждем заявление от работника
Чтобы переплата была возвращена, налогоплательщик должен обратиться к налоговому агенту с соответствующим заявлением в письменной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206). Порядок его представления (на бумажном носителе или в электронной форме) вы вправе установить самостоятельно (письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-04-06/51172).
Срок возврата налога составляет 3 года со дня уплаты налога (п. 7 ст. 11.3 НК РФ). Если этот срок пропущен, возвращать налог налоговый агент не обязан.
В заявлении работнику необходимо указать реквизиты своего банковского счета, на который работодатель должен будет перечислить денежные средства, т. к. возврат переплаты осуществляется в безналичной форме (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете принять заявление от физлица, составленное им в свободной форме, либо предложить заполнить по вашему образцу.
Скачать готовый образец можно в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Пример
В. П. Смирнов является работником ООО «Апрель». В марте 2023 года ему была выдана материальная помощь в размере 2 000 руб., с января по февраль 2022 г. материальная помощь не начислялась и не выплачивалась. Бухгалтер по ошибке исчислила и удержала НДФЛ с материальной помощи. На следующий день она обнаружила ошибку, пересчитала налог и определила сумму к возврату. В тот же день сотруднику сообщили о факте удержания и о размере налога, который организация обязана ему возвратить.
В. П. Смирнов должен написать заявление, чтобы ООО «Апрель» вернуло ему излишне удержанную сумму НДФЛ.
Возвращаем переплату
Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?
Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.
Пример возврата излишне удержанного НДФЛ за счет налога с доходов других лиц от КонсультантПлюс
В результате ошибки бухгалтера у работника организации А.А. Иванова за период январь — март был излишне удержан НДФЛ в общей сумме 4 000 руб.
За апрель А.А. Иванов получил заработную плату в размере 15 000 руб. НДФЛ в размере 1 950 руб. (15 000 руб. x 13%) с его заработной платы не удерживался…
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив тестовый доступ бесплатно.
Если налоговый агент не в состоянии вернуть переплаченный НДФЛ в установленный срок, то ему следует обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате излишне удержанной им суммы налога в течение 10 дней с даты обращения к нему сотрудника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). К заявлению прикладываются документы, подтверждающие факт переплаты, и выписка из регистра налогового учета за тот период, в котором она произошла. При этом самому налогоплательщику подавать заявление на возврат налога во второй раз уже не нужно (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 2).
Следует отметить, что работодатель может не дожидаться возврата средств из бюджета, а вернуть переплату по НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Итоги
Вернуть излишне удержанный у сотрудника НДФЛ налоговый агент обязан в течение 3-х месяцев с момента получения соотетствующего заявления от работника. Возврат можно осуществить только в безналичном порядке. Если средств на выплату не хватает, налоговый агент вправе запросить возврат средств из налоговой службы.
Работодатель удерживает с доходов своих сотрудников НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Иногда при подсчете этого налога бухгалтерия допускает ошибки, которые приводят к излишним удержаниям — в результате сотрудник недополучает доход.
Как вернуть НДФЛ сотруднику, отразить это в бухучете и заполнить 6-НДФЛ, разберем в статье пошагово.
- Шаг 1. Уведомляем сотрудника об излишне удержанном НДФЛ
- Шаг 2. Получаем заявление от сотрудника о возврате НДФЛ
- Шаг 3. Возвращаем излишне удержанный НДФЛ
- Шаг 4. Строим проводки в бухучете
- Шаг 5. Отражаем излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ
Сообщите сотруднику о факте излишнего удержания НДФЛ с его доходов в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта (абз. 2 п.1 ст. 231 НК РФ).
Уведомление нужно вручить сотруднику лично или направить по почте. Форма сообщения свободная, так как законодатель обязательный бланк такого извещения не устанавливает.
Образец уведомления сотрудника об излишне удержанном налоге
В п. 1 ст. 231 НК РФ сказано, что налоговый агент возвращает излишне удержанный НДФЛ на основании письменного заявления работника. Если его нет, то НДФЛ можно не возвращать.
Скачать образец заявления сотрудника о возврате НДФЛ
Подать заявление работник может в течение трех лет со дня уплаты НДФЛ (п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина от 01.03.2017 г. № 03-04-05/11548). Сделать это можно как во время действия трудовых или гражданско-правовых отношений, так и после увольнения или прекращения действия договора ГПХ (Письмо Минфина РФ от 24.12.2012 г. № 03-04-05/6-1430).
Важно! Если работодатель уже отсутствует, сотрудник все равно может вернуть излишне уплаченный налог. Для этого достаточно обратиться с заявлением в ИФНС и сдать 3-НДФЛ по итогам года (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Срок для возврата лишнего НДФЛ — три месяца со дня получения заявления от сотрудника (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). За просрочку начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ, которая действовала в дни нарушения срока (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Осуществить возврат НДФЛ можно одним из двух способов::
- за счет предстоящих платежей по налогу на доходы физлиц (абз.3 п. 1 ст. 231 НК РФ);
- за счет средств, возвращенных из бюджета (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).
От выбранного способа зависит, придется ли вам обращаться в ИФНС.
Рассчитайте аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей
Подробнее
Возврат за счет предстоящих платежей
Вернуть переплату можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет. Это может быть как НДФЛ за этого сотрудника, так и за других физлиц-налогоплательщиков (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).
При этом налоговые ставки значения тоже не имеют. Излишне удержанный налог по ставке 13% можно вернуть за счет НДФЛ, удержанного по иным ставкам.
Уведомлять ФНС о возврате сотруднику излишне удержанного налога не нужно (Письмо Минфина РФ от 18.10.2013 г. № 03-04-06/43608). Однако все документы по возврату стоит сохранить.
Важно! Излишне удержанный с дивидендов НДФЛ нельзя зачесть в счет текущих или предстоящих платежей по НДФЛ, так как налог с дивидендов организация начисляет отдельно с каждой суммы. Поэтому переплату по налогу нужно вернуть на банковский счет учредителя.
Возврат за счет средств, возвращенных из бюджета
Этот способ можно использовать только в том случае, если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно, чтобы вернуть сотруднику деньги в течение трех месяцев.
Если вы выбрали этот вариант, то в течение 10 рабочих дней с момента получения от сотрудника письма о возврате, направьте в ИФНС заявление о возврате излишне уплаченной суммы (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возврат денег из налоговой происходит в соответствии со ст. 78 НК РФ. Подайте в инспекцию следующие документы:
- заявление по форме из Приложения № 8 к Приказу ФНС РФ от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@;
- выписку из регистров налогового учета о доходах сотрудника;
- документы, подтверждающие факт излишней уплаты налога: платежные поручения, бухгалтерские справки-расчеты, пояснения, ведомости и т.д.
Налоговая вернет излишнюю сумму НДФЛ налоговому агенту в течение месяца со дня получения всех документов (п. 6 ст. 78 НК РФ).
Работодатель может выплатить сотруднику деньги за свой счет и не дожидаться возврата из ИФНС (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Вернуть НДФЛ наличными нельзя. Выплатить деньги следует на банковский счет сотрудника (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Это правило работает независимо от способа выдачи зарплаты: наличными или на карту.
При перечислении излишне удержанного НДФЛ сформируйте следующие проводки.
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 70 | 68.НДФЛ | Сторнируем излишне удержанный НДФЛ |
| 70 | 51 | Перечисляем сотруднику излишне удержанный НДФЛ |
Если вы возвращали переплату из налоговой, то сумму, полученную из ИФНС, в состав доходов при расчете налога на прибыль не включайте.
Помните, что исправление ошибок в бухгалтерском учете, в том числе неверное исчисление НДФЛ, нужно исправлять по правилам ПБУ 22/2010.
Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков
Читать памятку
Порядок отражения переплаты по НДФЛ зависит от того, когда вы нашли ошибку: в текущем или уже прошедшем квартале. В первом случае нужно просто подать 6-НДФЛ с указанием сумм излишне уплаченного налога, а во втором — сдать корректировку.
Бесплатно проверить 6-НДФЛ по контрольным соотношениям и сдать через интернет
Подробнее
Вариант 1 — Ошиблись и исправили в одном квартале
Заполняем 6-НДФЛ следующим образом:
- строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
- строки 030 и 032 — фактически возвращенные суммы;
- строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
- строки 140–142 — правильную сумму исчисленного НДФЛ;
- строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
- строка 180 — сумма НДФЛ, который был удержан излишне, за вычетом возвращенного налога;
- строка 190 — сумма НДФЛ, которую удалось вернуть с начала года.
Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ
Вариант 2 — Нашли ошибку после сдачи отчета
Сдайте уточненку по 6-НДФЛ за все периоды, по которым отчитались до обнаружения ошибки. Так, если ошибку нашли в феврале 2022 года, придется сдавать три уточненки по 6-НДФЛ: за первый квартал, полугодие и за 9 месяцев 2021 года (Письмо ФНС РФ от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@).
Уточненку сдавайте следующим образом:
- строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
- строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
- строки 140-142 — правильная сумму исчисленного НДФЛ;
- строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
- строка 180 — «переплата» по НДФЛ, имеющаяся на последний день отчетного периода.
Образец корректировки 6-НДФЛ за прошлый отчетный период
Как видите, Порядок заполнения корректировки аналогичен порядку заполнения первичной 6-НДФЛ.
В расчете за период, в котором НДФЛ вернули сотруднику, учтите следующие особенности:
- строки 030 и 032 — суммы возвращенного НДФЛ;
- строка 180 — «переплата» по НДФЛ за вычетом возвращенного налога;
- строка 190 — сумма НДФЛ, которую вы вернули с начала года.
Образец 6-НДФЛ с излишне удержанным НДФЛ
Дата публикации: 10.11.2021 09:42
Налоговому агенту до начала мероприятий по возврату (зачету) переплаты по НДФЛ необходимо определить, как возникла данная переплата, так как от этого зависят дальнейшие действия.
1. В случае излишней уплаты собственных средств, например, в результате ошибки в платежном документе, можно либо вернуть их из бюджета, либо зачесть в счет недоимки или будущих платежей по другим налогам. Для этого нужно подать в инспекцию заявление о возврате или о зачете суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации, поскольку перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму фактически удержанного из доходов физических лиц налога, не является уплатой НДФЛ.
Налоговый орган, в случае отсутствия у указанного налогового агента задолженности по иным федеральным налогам, осуществляет возврат излишне уплаченной суммы, не являющейся НДФЛ, в порядке, установленном статьей 78 НК РФ (далее – Кодекса).
Укажем, что подтверждение факта ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ производится на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов согласно абзацу 8 п. 1 ст. 231 Кодекса, а возврат на расчетный счет организации осуществляется с учетом положений абзаца второго п. 6 ст. 78 Кодекса.
2. При излишнем удержании НДФЛ из доходов физического лица, например, по причине ошибки в расчете, такие суммы налоговый агент должен самостоятельно вернуть этому лицу в специальном порядке, определенном статьей 231 Кодекса. Для этого надо:
— сообщить налогоплательщику об излишне удержанном налоге;
— получить от него заявление о возврате излишне удержанной суммы налога;
— перечислить ему эту сумму в безналичной форме.
Возврат необходимо произвести в течение 3 месяцев со дня подачи заявления, иначе придется начислить проценты за просрочку.
Возврат осуществляется за счет уменьшения налоговым агентом предстоящих платежей НДФЛ. Если этих средств недостаточно для возврата, их можно вернуть из бюджета.
В этом случае налоговому агенту в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от физического лица необходимо направить в налоговый орган:
• заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
• выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание;
• документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
Налоговый орган в течение месяца со дня получения указанных документов вернет налоговому агенту сумму переплаты НДФЛ, которая в дальнейшем должна быть перечислен на счет физического лица.
В обоих указанных случаях важно помнить, что вернуть или зачесть переплату по НДФЛ можно в течение трех лет после перечисления налога в бюджет.
Ошибочная уплата НДФЛ может возникать по самым разным причинам – от излишнего удержания налога (например, при неправильном применении налоговой ставки, получении вычетов не с начала года и т.д.) до технических сбоев при перечислении налога в бюджет. При этом как у работников (налогоплательщиков), так и у работодателей (налоговых агентов) образовывается переплата по налогу. Рассказываем, как правильно вернуть и зачесть излишне уплаченные суммы по НДФЛ.
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
Для этого работодатель от своего имени подает в ИФНС заявление на возврат налога, приложив к нему выписку из регистра налогового учета за год переплаты и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление НДФЛ в бюджет. Заявление с комплектом указанных документов направляется в налоговую инспекцию в течение 10 дней с момента получения заявления от работника (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ). Налог будет возвращен работодателю на его расчетный счет в банке в течение одного месяца. Если до этого работодатель еще не перечислит переплату работнику за счет своих средств, он должен будет перевести ему суммы, перечисленные ИФНС.
При этом наряду с возвратом НДФЛ через работодателя НК РФ предусматривает для работников возможность самостоятельного возврата переплаты непосредственно через ИФНС. Однако это возможно только в случаях отсутствия работодателя (например, по причине его ликвидации). В таких случаях работник вправе самостоятельно подать в ИФНС заявление о возврате излишне удержанной с него суммы НДФЛ одновременно с представлением налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Однако при наличии действующего работодателя работник не может реализовать право на самостоятельный возврат налога из ИФНС, а налоговая инспекция не может производить возврат излишне удержанной суммы налога без обращения к ней самого работодателя.
Также возврат НДФЛ невозможен и через того работодателя, который не удерживал налог с работника (например, при трудоустройстве по новому месту работы). Возврат излишне удержанной из дохода сотрудника суммы НДФЛ осуществляется всегда тем работодателем, который непосредственно и удержал данную сумму. Возможность возврата переплаты по НДФЛ иным налоговым агентом НК РФ не предусмотрена (письмо Минфина от 06.07.2016 № 03-04-10/39533).
Возврат переплаченного налога работодателю
Если переплата НДФЛ произошла не по причине излишнего удержания налога с доходов сотрудника, а, скажем, из-за сбоя в компьютерной программе или ошибки в платежке, то возврат НДФЛ в таких случаях будет иметь свои особенности.
Дело в том, что НДФЛ всегда удерживается с доходов работника. Уплата налога за счет средств работодателей за редким исключением (п. 9 ст. 226 НК РФ) не допускается. Начиная с 2020 года Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ разрешил взыскивать задолженность по НДФЛ за счет средств работодателей только при неправомерном неудержании или неполном удержании НДФЛ налоговым агентом.
Поэтому сейчас если переплата НДФЛ не сопровождается удержанием соответствующей суммы из дохода работника, то перечисление в бюджет суммы не может рассматриваться в качестве НДФЛ.
Вместе с тем это не означает, что в таких ситуация работодатель не может вернуть ошибочно уплаченные под видом НДФЛ суммы. В этом случае работодатель также вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет. Заявление представляется по форме, утв. приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (приложение № 8).
К заявлению необходимо будет приложить подтверждающие документы. Подтверждение факта ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ производится на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возврат суммы излишне уплаченного налога осуществляется на открытый в банке счет работодателя, указанный им в заявлении о возврате. Сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату в течение одного месяца со дня получения ИФНС заявления (п. 6 ст. 78 НК РФ).
При наличии у компании налоговой недоимки или задолженности по соответствующим пеням и штрафам возврат налога производится только после зачета суммы переплаты в счет погашения указанной недоимки/задолженности.
Добавить в «Нужное»
Возврат излишне удержанного НДФЛ
Если НДФЛ из доходов физлица был удержан налоговым агентом в большем размере, чем нужно (например, из-за технической ошибки или же по причине ошибочного непредоставления вычета), то у физлица-налогоплательщика возникает переплата по НДФЛ, которую нужно такому лицу вернуть.
Как вернуть НДФЛ
О том, что НДФЛ был излишне удержан, налоговый агент должен сообщить работнику (иному физлицу) в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения этого факта (абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). После чего работнику, желающему вернуть излишне удержанный из его доходов НДФЛ, нужно написать соответствующее заявление на имя налогового агента. Сделать это работнику нужно до истечения 3 лет со дня уплаты в бюджет излишне удержанного налога (Письмо Минфина от 27.12.2012 № 03-04-06/4-370).
На возврат налога у агента есть 3 месяца со дня получения заявления от работника (Письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@). Вернуть излишне удержанный НДФЛ налоговый агент может из средств, перечисляемых в качестве НДФЛ с доходов как этого работника, так и других (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). А дальнейший ход событий зависит от того, хватит ли денег, перечисляемых в бюджет в виде НДФЛ в течение этих трех месяцев, для возврата работнику.
| Ситуация | Действия налогового агента |
|---|---|
| Денег достаточно для возврата | Налоговый агент производит возврат излишне удержанного НДФЛ на банковский счет работника, указанный в его заявлении |
| Денег недостаточно для возврата | Налоговый агент обращается за возвратом в ИФНС |
Например, работодатель излишне удержал из зарплаты работника 5000 руб. НДФЛ. Ошибка обнаружена 30 ноября. 4 декабря начислена зарплата всем работникам и получилось, что общая сумма удержанного с зарплаты налога, которую работодатель должен перечислить в бюджет, составляет 25000 руб. Как видим, средств для возврата НДФЛ достаточно. Соответственно, 5000 руб. работодатель возвращает работнику, а в бюджет перечисляет 20000 руб.
Как вернуть НДФЛ через ИФНС
Если налоговый агент понимает, что денег для возврата излишне удержанного НДФЛ ему не хватает, то в течение 10 рабочих дней со дня получения от работника заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ он направляет в свою ИФНС заявление на возврат (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ). Деньги в этом случае возвращаются в обычном «возвратном» порядке (ст. 78 НК РФ).
Не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета, налоговый агент может произвести возврат переплаты по НДФЛ работнику (иному физлицу) за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ). А когда деньги поступят из ИФНС, оставить их в своем распоряжении.
Документы для возврата НДФЛ
Если денег для возврата НДФЛ у агента достаточно, то единственным документом, необходимым для проведения такого возврата, является заявление работника.
Если же за возвратом налоговый агент обращается в ИНФС, то помимо соответствующего заявления нужно представить в ИФНС выписку из налогового регистра по НДФЛ, а также документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление налога (к примеру, платежные поручения). Также необходимо представить справку 2-НДФЛ в отношении лица, налог по которому возвращается. Составляется такая справка за период, когд налог был излишне удержан. При обращении за возвратом НДФЛ, излишне удержанного в прошлые годы, нужно представить две справки 2-НДФЛ — первичную и корректирующую.
Возврат излишне удержанного НДФЛ самим налогоплательщиком
Если налогового агента нет (например, ликвидировался), то за возвратом переплаты по НДФЛ в ИНФС обращается сам плательщик (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ). Для этого вместе с декларацией по форме 3-НДФЛ за истекший год ему нужно подать заявление о возврате налога.
Понять, что налог был излишне удержан, можно из имеющейся на руках справки 2-НДФЛ. В 2-НДФЛ излишне удержанный налог отражается по строке «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом».
Обращаем внимание, что если НДФЛ оказался излишне удержанным по той причине, что по итогам года работник приобрел статус налогового резидента РФ, удержанный по ставке 30% налог физлицо возвращает самостоятельно путем обращения в ИФНС (п.1.1 ст.231 НК РФ).
Более полную информацию по теме вы можете найти в
КонсультантПлюс
.
Бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Содержание страницы
- Что говорит законодатель?
- Алгоритм возврата
При исчислении налога на доходы нередко возникают ошибки, вследствие которых НДФЛ оказывается излишне удержанным. Причин может быть несколько: арифметическая ошибка бухгалтерской службы, игнорирование при расчетах подтверждающих документов на вычет, смена статуса работника с нерезидента на резидента.
Как поступить бухгалтеру, если он обнаружил излишнее удержание с доходов сотрудника? О порядке действий, законодательных нормах, регламентирующих возврат налога сотруднику, расскажет наша статья.
Что говорит законодатель?
Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.
В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.
Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.
Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):
- в налоговой по окончании года;
- в месте, где он работает, в середине года.
Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.
О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).
Алгоритм возврата
Обнаружив факт излишнего удержания, руководство фирмы обязано следовать порядку возврата, прописанному в НК РФ:
- Сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ. Форма такого сообщения может быть произвольной, а порядок уведомления согласовывается с работником заранее (Минфин, документ №03/04/06/6-112 от 16/05/11 г.). Установлен десятидневный срок с момента обнаружения нарушения для отправки такого сообщения сотруднику фирмы. В уведомлении обязательно должна быть указана сумма к возврату (НК РФ, ст. 231-1, ст. 6.1-1).
- Дождаться, когда сотрудник напишет заявление с просьбой о возврате НДФЛ (ст. 231-1 НК и письма Минфина). Заявление может быть подано в период до 3-х лет с момента, когда налог был уплачен (ст. 78-7 НК). Деньги возвращаются работнику только на его счет, в безналичном виде. В заявлении номер счета обязательно указывается.
- Вернуть сотруднику переплату в 3-месячный срок после получения заявления от сотрудника. Если этот срок проигнорировать, то за каждый последующий календарный день работодатель обязан начислить проценты и уплатить их вместе с возвращенной суммой. Ставка по процентам равна актуальной на момент нарушения ставке рефинансирования ЦБ.
Возникшую переплату по налогу можно погасить за счет текущих платежей НДФЛ, т.е. уменьшить сумму НДФЛ за счет сумм, начисленных с доходов данного сотрудника либо других сотрудников, независимо от ставки налога, которая применялась при расчетах, и видов дохода.
Если фирма по какой-то причине не имеет возможности вернуть сотруднику излишне удержанный у него налог, необходимо обратиться в ФНС, предоставив заявление о необходимости возврата НДФЛ физическому лицу в установленные законом сроки. К заявлению прилагаются документы, в которых отражен факт переплаты, и налоговые документы-расчеты на удержание НДФЛ (выписки из реестров НУ за соответствующий период).
На заметку! Если налоговый агент уплачивал НДФЛ «впрок», т.е. в счет будущих платежей, и допустил переплату, ФНС не признает ее переплатой по налогу на доходы, поскольку уплата данного налога за счет налогового агента недопустима. В этом случае фирме следует обратиться с заявлением в ФНС о возврате «налога, не являющегося НДФЛ», который был ошибочно уплачен. Возможен и зачет этой суммы в счет других налогов (письмо №ГД-4-8/2085@ от 06.02.17 г.).
Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:
- если фирма, где он работал, ликвидирована;
- если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.
В последнем случае переплата возникает из-за разницы ставок НДФЛ для резидентов и нерезидентов (соответственно 13 и 30% от доходов). При обращении налогоплательщик предоставляет декларацию на доходы и заявление с указанием счета, на который будет перечисляться излишне удержанный налог. Необходимо подтвердить и статус резидента РФ документами, имеющимися в наличии у работника (копии регистрационных документов по месту жительства, миграционной карты и пр.).
Может случиться так, что сотрудник уже уволен, а бухгалтерия обнаружила переплату по налогу с его доходов. В этом случае излишне удержанный НДФЛ фирма обязана сотруднику вернуть.
Возврат оформляется тем же порядком и по тому же алгоритму, который приведен выше: уведомление, заявление сотрудника, перечисление ему средств.
Если до окончания года сотрудник на уведомление не ответил и заявления не написал, по нему формируется справка 2-НДФЛ, где указывается факт и сумма переплаты. Экземпляр такой справки целесообразно отправить сотруднику вместе с уведомлением.
Если сведения в налоговую уже отправлены, а сотрудник заявил свое право на возврат, сумма должна быть возвращена.
После этого в ИФНС подается корректирующая справка 2-НДФЛ, в которой излишне удержанный налог отражаться не будет. Кроме того, в форме 6-НДФЛ обязательно указывается сумма перечисленного сотруднику на счет излишне удержанного НДФЛ в том отчетном периоде, в котором прошло перечисление.
Бухгалтерские записи по операциям возврата НДФЛ представляют собой корректировочные проводки – сторно Дт 70 Кт 68/НДФЛ.
Вкратце
Возврат НДФЛ сотруднику производится после того, как он будет уведомлен об излишне удержанной с доходов суммы. Возврат производится на основании заявления сотрудника, только безналичным порядком на банковский счет физлица.
При невозможности перечислить налог руководство фирмы обязано обратиться в ИФНС с заявлением об этом, с приложением соответствующих сведений по НДФЛ из регистров НУ. Игнорирование налоговым агентом обязанностей по возврату НДФЛ ведет к необходимости им уплаты дополнительных процентов за каждый день просрочки.