«Об утверждении инструкций и правил»
1. Утвердить:
1) Инструкцию по организации работы с документами в аппарате акима города Алматы (приложение 1);
2) Правила приёма граждан в аппарате акима города Алматы;
3) Правила пользования в системе «Электронный документооборот»;
4) Инструкцию по формированию, оформлению и хранению документов в аппарате акима города Алматы;
5) Инструкцию по делопроизводству организационных документов аппарата акима города Алматы.
2. Признать утратившим силу Распоряжение акима города Алматы от 20 июля 2006 года № 186-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя руководителя аппарата акима города Алматы Тажиеву К.К.
Акима города Алматы
И. Тасмагамбетов
Приложение 1
к распоряжению акима города Алматы
от 30 ноября 2007 года № 408-р
Инструкция по организации работы с документами в аппарате акима города Алматы
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами и устанавливает систему организации работы с ними в аппарате акима города Алматы в процессе выполнения возложенных на него функций по обеспечению деятельности в части подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера, а также рассмотрения обращений в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Законом Республики Казахстан от 07 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан», приказом Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов от 29 августа 2000 года № 8 «Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения», и Регламентом работы аппарата акима города Алматы.
Порядок ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием специальных видов связи, устанавливается отдельной Инструкцией.
Настоящая Инструкция обязательна для всех сотрудников аппарата акима города.
2. Делопроизводство в аппарате акима города Алматы организуется с использованием автоматизированной системы «Электронный документооборот». Наряду с электронным документооборотом допускается делопроизводство на бумажных носителях.
3. Работа с документацией в аппарате акима города Алматы ведётся с применением систем менеджмента качества, соответствующих требованиям международного стандарта ИСО 9001:2000.
4. Ответственность за состояние делопроизводства в целом возлагается на руководителя аппарата акима города Алматы, а за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов на начальников управлений и заведующих отделами аппарата акима города.
5. Администрирование системы «Электронный документооборот» осуществляет отдел информационных технологий коммунального государственного казённого производственного предприятия при аппарате акима города Алматы (далее – Отдел информационных технологий).
На Отдел информационных технологий возлагается вся ответственность за обеспечение бесперебойного функционирования системы «Электронный документооборот» и проведение обучения работе в ней работников аппарата акима города.
6. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет управление документационного обеспечения (далее – Управление)
7. Управление знакомит вновь принимаемых работников с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими работу аппарата акима города.
2. Порядок приема и регистрации входящей корреспонденции
8. делопроизводство по документам организационно распорядительного и директивного характера, служебной корреспонденции, а также по обращениям физических и юридических лиц (далее – обращения), осуществляется Управлением.
9. К документам организационно-распорядительного характера (далее – ОРД) относятся Законы Республики Казахстан, Указы и Распоряжения Президента Республики Казахстан, Постановления Правительства Республики Казахстан и Распоряжения Премьер-министра Республики Казахстан, поручения Администрации Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан, протоколы совещаний Правительства Республики Казахстан, запросы депутатов Парламента, переписка с центральными исполнительными и другими органами, касающихся исполнения вышеназванных нормативных документов.
10. К служебной корреспонденции относятся: корреспонденция юридических лиц, протоколы совещаний с участие акима города Алматы, его заместителей и руководителя аппарата, инициативные письма, сопроводительная, информационно-разъяснительная и другая корреспонденция служебного характера.
11. К обращениям физических лиц относятся заявления, жалобы, запросы, предложения, отклики, а также корреспонденция, в которой содержится просьба рассмотреть приложенные к ней обращения физических лиц.
12. Приём обращений в аппарате акима города Алматы осуществляется, а специальном отведённом помещении. При приёме обращений заявителям выдаётся талон с указанием даты и времени, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.
13. Пакеты с корреспонденцией, поступающие в аппарат акима города фельдъегерской связью и почтой, принимаются Управлением в установленном порядке.
Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то составляется акт произвольной формы в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остается в Управлении.
14. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы направляются адресату, или возвращаются отправителю. Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда на них имеются: данные, не указанные в документах: адрес отправителя, дата отправки и др.
15. Прием документов, поступающих в аппарат акима города в выходные я праздничные дни до 15.00 часов, осуществляется дежурным работником Управления.
16. Документы регистрируются, сканируются в системе «Электронный документооборот», куда в обязательном порядке вносятся все данные о ходе рассмотрения и исполнения документов.
17. Если адресат не подключен к системе «Электронный документооборот» ему в обязательном порядке направляется документ на бумажном носителе.
18. Регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего номера проставляется на первой странице документа в правом нижнем углу. Обозначение даты производится в следующей последовательности: число, месяц, год (например, 18.10.2005).
19. При регистрации корреспонденции поступившей из вышестоящих органов (Администрации Президента РК, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, аппарата палат Парламента Республики Казахстан и др.), штамп регистрации проставляется на фишке вышеуказанного органа или сопроводительном документе.
20. При регистрации корреспонденции на иностранных языках штамп ставится на оригинале и переведенном тексте с пометкой «перевод».
21. Регистрационный номер является одновременно входящим и исходящим.
22. Регистрационный номер ОРД состоит из порядкового номера и индекса «СК». В случае наличия в компьютерной базе данных корреспонденции аналогичной тематики, документ при регистрации прикрепляется к основному документу и ему присваивается дополнительный порядковый номер (например, «588ск,12»),
23. Регистрационный номер служебной корреспонденции состоит из порядкового номера поступления документа.
24. Регистрационный номер обращений физических лиц состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения (например, М-454), коллективное – (например, КЕ-152). Регистрационный номер обращений граждан, поступивших с приема граждан по личным вопросам руководством аппарата акима города состоит из начальной буквы фамилии заявителя, порядкового номера обращения и индекса приемной граждан «ПР» (например, А-530пр).
25. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором:
-
обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;
-
сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истёк установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен;
-
указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
26. Повторные обращения регистрируются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через запятую (например: 1002,2; 1002,3).
27. Если в повторных обращениях не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, а в материалах предыдущего обращения имеются исчерпывающие материалы проверок, и заявителям в установленном порядке давались ответы, рассмотрение обращений прекращается, о чём сообщается заявителю.
Письма одного и того же автора, но по разным вопросам, считаются первичными.
28. Регистрация входящих и исходящих телеграмм производится аналогично с текущей корреспонденцией.
29. Обращения, по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя, признаются анонимными.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о готовящихся или совершённых преступлениях, либо об угрозе государственной или общественной безопасности, и которое подлежит немедленному перенаправлению в государственные органы в соответствии с их компетенцией.
30. Не подлежат регистрации: материалы социологических исследований, статистические отчеты, бухгалтерские документы, печатные издания, метеосводки, поздравительная, рекламная и иная подобная корреспонденция.
3. Рассмотрение и прохождение входящей корреспонденции
31. Поступающая в аппарат акима города корреспонденция распределяется, как правило, следующим образом:
а) акиму города Алматы передаётся на рассмотрение корреспонденция, требующая его личного внимания и решения;
б) заместителям акима и руководителю аппарата корреспонденция передаётся в зависимости от курируемых ими вопросов, или направленная непосредственно в их адрес.
Документы, направляемые руководству аппарата акима города, принимаются их помощниками или специалистами приемных под роспись, с указанием даты получения. Одновременно они получают документ в системе «Электронный документооборот».
32. После рассмотрения руководством, документы возвращаются в Управление, где перед отправкой исполнителям сверяется правильность внесения данных резолюции в системе «Электронный документооборот», проставляются реквизиты контроля.
33. Срок рассмотрения корреспонденции руководством не должен превышать 3-х дней со дня получения.
34. Резолюция (поручение, указание) проставляется на бланках (фишках) установленного образца или непосредственно на рассматриваемых документах.
35. В резолюции должны быть указаны:
-
исполнитель (наименование организации в именительном падеже, ФИО – в дательном);
-
содержание поручения (конкретные действия);
-
срок исполнения по усмотрению;
-
исходящий номер;
-
личная подпись руководителя;
-
дата подписания.
36. В управлениях и отделах аппарата акима города делопроизводство ведется назначенными ответственными работниками, а в приемных руководства – специалистами приемных – секретарями, которые в обязательном порядке вносят данные рассмотрения документов руководством в систему «Электронный документооборот», и несут ответственность за своевременное прохождение документов и надлежащее их хранение.
37. При принятии вопроса к исполнению исполнитель должен убедиться, что решение поставленного вопроса входит в его компетенцию. В случае если вопрос частично выходит за пределы установленной компетенции, то исполнителем направляются запросы в необходимые органы для предоставления информации. В случае если решение вопроса полностью выходит за пределы установленной компетенции, то документ направляется компетентному государственному органу или возвращается в орган, направивший документ, с обязательным уведомлением автора поручения в срок не более 3-х дней.
38. Исполнители, независимо от характера резолюции, должны известить автора обращения о результатах его рассмотрения и, в обязательном порядке, внести данные об этом в систему «Электронный документооборот». В случае отсутствия этих данных документ не будет считаться исполненным.
39. По фактам нарушений данной Инструкции по делопроизводству Управление имеет право вносить представления руководителю аппарата.
4. Оформление исходящей корреспонденции
40. Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух экземплярах, при этом, на втором экземпляре должны быть проставлены визы исполнителей.
41. Ответы на обращения даются на государственном или русском языках.
42. Переписка внутри аппарата акима города осуществляется без использования бланков.
43. На документе, направляемом адресату, указываются после его наименования почтовый индекс, город (село), улица, номер дома, если по факсу – номер телефакса.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. Для рассылки снимаются копии документа согласно списку, на каждой копии документа указывается только один адрес.
Адресаты, которым направляются документы, могут быть обозначены обобщенно (например: «акимам районов»).
44. При подготовке ответа в левом верхнем углу документа делается ссылка на исходящий номер и дату поручения или запроса и, как правило, дается краткий заголовок.
В отметке о наличии приложения, указанного в тексте документа, проставляется количество листов, количество экземпляров.
45. В исходящем документе проставляется дата отправки (число, месяц, год) приводимую полностью или сокращенно (например; 15 мая 2006 года, или 15.05.2006г.) и номер.
46. Исходящий номер документа состоит из индекса приемной руководства, управления или отдела аппарата акима города, и входящего номера документа (например: 5-1018).
В исходящем номере ОРД дополнительно за дробью проставляется индекс регистрации года документа (например, 2-677ск/07)
При нумерации документа, подготовленного в инициативном порядке, номер состоит из буквенного обозначения «И», индекса приемной и порядкового номера: (например: И-1-25.)
47. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», фамилию, инициалы имени и отчества, номер его служебного телефона я располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (например: Исп. Астаев Е.Б., т. № 269-04-82)
48. При направлении документов, требующих возврата, на первом листе документа ставится штамп «?айтарылуы тиіс».
49. Исходящая корреспонденция, отправляемая фельдъегерской связью, принимается Управлением до 13-00 часов.
50. Правительственные телеграммы подписываются акимом города, его заместителями, руководителем аппарата. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание) с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк); печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
При отправке телеграмм нескольким адресатам исполнитель делает копии согласно списку рассылки.
51. Подлинник отправляемого документа я подписанный исполнителем список рассылки, а также необходимое количество оформленных копий документа, передаются, а Управление для обработки и отправки адресатам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
52. При оформлении исходящей корреспонденции фельдъегерской связью и почтой Управление составляет реестр. Реестры хранятся в Управлении в течение трех лет, после чего сдаются в архив в установленном порядке.
5. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования»
53. К документам с пометкой «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») относятся материалы, содержащие несекретные сведения ограниченного распространения и запрещенные к опубликованию в открытой печати, передаче по радио и телевидению, сетях открытой компьютерной связи типа «Интернет».
54. Документы с грифом «ДСП», поступающие в аппарат акима города, принимаются, регистрируются и учитываются в Управлении. При этом к регистрационным номерам добавляется пометка «ДСП» и проставляется номер экземпляра.
55. Необходимость проставления пометки «ДСП» определяется исполнителем и/или руководителем, подписавшим документ.
56. Документы с пометкой «ДСП» хранятся в металлических шкафах и сейфах отдельно от других несекретных документов.
57. При отправке документов с пометкой «ДСП» на них проставляются номера экземпляров. При отправке документов нескольким адресатам вместе с документом представляется список рассылки с указанием номеров отправляемых экземпляров. На пакетах также ставится пометка «ДСП».
58. Утрата документов с пометкой «ДСП», разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими информацию, сведения ограниченного распространения, влечёт за собой привлечение к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
59. Документы с пометкой «Для служебного пользования» включаются в номенклатуру дел несекретного характера с отметкой в примечании «ДСП».
6. Организация контроля исполнения документов
60. Контроль за исполнением документов осуществляется Управлением. Контроль за исполнением документов, направленных в структурные подразделения, возлагается на их руководителей.
61. К контрольным поручениям относятся поручения, в которых имеются указания «доложить», «внести предложения», «проинформировать», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость постановки их на контроль. При этом на фишке проставляется штамп «Ба?ылау».
62. Сроки исполнения директивной и служебной корреспонденции исчисляются в календарных днях со дня дачи поручения. В случае поступления корреспонденции из вышестоящих органов – со дня дачи поручения руководителем органа или запроса.
63. Обращения для рассмотрения, которых не требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматриваются в течение пятнадцати календарных дней. В иных случаях обращения рассматриваются, и по ним принимается решение в течение тридцати календарных дней со дня поступления.
Поручения Президента Республики Казахстан подлежат исполнению в двухнедельный срок, если иное не установлено в поручении.
Поручения, имеющие пометку «срочно» или «ускорить», исполняются в течение 10 дней, «весьма срочно» – 3 дней.
64. Если руководством поручение дано нескольким исполнителям, то работу по контролю и координации исполнения осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, либо тот исполнитель, рядом с наименованием которого стоит пометка «созыв». Структурные подразделения – соисполнители поручений, вносят свои предложения подразделению, осуществляющему свод, не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока исполнения поручения, если иное не установлено соответствующим поручением. А по поручениям со сроком исполнения менее 5 дней – в течение одного рабочего дня со дня его поступления.
65. В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки, срок рассмотрения может быть продлён не более чем на тридцать календарных дней, о чём сообщается заявителю в течение трёх календарных дней с момента продления срока рассмотрения.
66. Документ снимается с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось. При этом основанием для снятия документа с контроля является соответствующая резолюция.
Начальник управления документационного
обеспечения аппарата акима города Алматы
Конырова Г.
Основы делопроизводства
отделения УФМС России изложены в ряде
приказов МВД и УВД России. В частности,
приказы МВД №150 от 1 марта 1999 г., №859 от
2 ноября 1999 г., №790 от 22 июля 2000 г. « Об
организации делопроизводства и порядке
работы с обращениями граждан в центральном
аппарате и подчиненных подразделениях
МВД России». Во исполнение указанных
приказов и в целях совершенствования
организации делопроизводства 4 декабря
2001 года была принята инструкция « Об
организации делопроизводства и порядке
работы с обращениями граждан в аппарате
и подчиненных отделах и отделениях УВД
Оренбургской области», утвержденная
Приказом УВД Оренбургской области.
Прежде всего,
следует отметить, что работники отделения
УФМС России несут персональную
ответственность за соблюдение
установленного порядка организации
делопроизводства и сохранность
документов, а также за неразглашение
содержащейся в них информации. Передача
документов допускается только с
письменного разрешения начальника
отделения УФМС. О передаче документов
делаются соответствующие отметки в
карточках и на подлинниках документов
с указанием, каким должностным лицом
разрешена передача документов.
Корреспонденция поступает в отделение
по почте, по каналам связи, доставляется
курьерами, работниками отделения,
посетителями. Поступившие документы
регистрируются в журнале учета входящих
документов ( Приложение 1.). При приеме
документов проверяется правильность
доставки, сохранность упаковки,
правильность вложений. При вскрытии
конвертов проверяется правильность
адресования и оформления, комплектность
и целостность документов, приложений
к ним, сверяются номера документов с
теми, что указаны на конвертах. Неправильно
адресованные и оформленные, ошибочно
вложенные документы пересылаются по
назначению или возвращаются
15
отправителю. При
поступлении поврежденного документа
на оборотной стороне его последнего
листа в правом нижнем углу ставиться
отметка «Документ получен в поврежденном
виде». На зарегистрированных документах
в нижней левой части оборотной стороны
последнего листа основного документа
проставляется регистрационный штамп
с заполнением соответствующих реквизитов.
Учет Законов РФ,
Указов и Распоряжений Президента РФ,
Постановлений и Распоряжений Правительства,
нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти
осуществляется отдельно от другой
служебной корреспонденции. акты
подшиваются после ознакомления с ней
в соответствующие папки и составляется
опись. Сроки исполнения документов по
поручениям Президента, правительства
и обращениям МВД устанавливаются особо.
Поручения без указания конкретной даты
исполнения, имеющие в тексте пометку
«Срочно», исполняются в 3-дневный срок,
имеющие пометку «Оперативно» — в
10-дневный срок, остальные – в срок не
более месяца.
Документы могут
быть получены или отправлены телефаксом,
электронным сообщением. К передаче по
телефаксной связи запрещены документы
с пометкой «Для служебного пользования».
Отравляемые документы должны быть
напечатаны четким, контрастным шрифтом
или написаны контрастными чернилами,
шариковой ручкой, тушью. Оригиналы
переданных и принятых факсограмм
учитываются в журнале. Законченные
делопроизводством факсограммы сдаются
исполнителем для подшивки в дело принятых
факсограмм, имеющих срок хранения 1 год.
Документ, пришедший по электронной
почте, распечатывается, представляется
к исполнению, после чего подшивается в
дело с описью.
Для систематизации
входящей и исходящей документации в
рамках отделения ведутся соответствующие
журналы. Так, в журнале исходящей
информации
16
регистрируются
документы с указанием их краткого
содержания, даты отправления, фамилия
исполнителя, кому адресован документ
(Приложение 1).
Кроме того, исходя
из основных функций, выполняемых
отделением УФМС России, можно проследить
правила регистрации других документов.
Дело об утрате паспорта гражданина РФ
регистрируется в Книге учета дел по
утрате и хищению паспортных документов
(Приложение 1).Сведения о заявителе
заносятся и в Алфавитный журнал, где
указываются ФИО заявителя, сведения о
регистрации, дата заведения дела об
утрате, дата окончания дела. Регистрационные
номера с обоих журналов переносятся на
заведенное дело. В случае выдачи лицу
временного удостоверения личности,
данный факт отражается Журнале учета
временных удостоверений личности
гражданина (Приложение 1). Информация о
дактилоскопируемых гражданах указывается
в Журнале учета добровольного
дактилоскопирования граждан (Приложение
1). Дело об установлении личности позволяет
учитывать Журнал дел по установлению
личности (Приложение 1). Для учета
правонарушителей ведется Журнал
регистрации административных протоколов
(Приложение 2), а для учета информации о
неплательщиках алиментов – Журнал
розыскных дел (Приложение 2). Выданные
паспорта фиксируются в Журнале учета
поступления паспортов и выдачи их
гражданам отделения отдела УФМС России
(Приложение 2), а сведения о регистрации
– в Журнале учета выдачи свидетельств
о регистрации по месту пребывания
(Приложении 2). Отдельно предусмотрена
Книга учета лиц, проживающих на территории
Октябрьского района, имеющих судимость,
в которой отмечают кому выдан паспорт,
кем и на какой срок.
Правила ведения,
содержание, сроки хранения указанных
журналов и книг предусмотрены в
Приложениях к соответствующим Приказам
МВД РФ.
Для наиболее
полного и своевременного осуществления
функций применяются автоматизированные
системы при обработке сведений по
документам,
17
поступившим и
направляемым отделениям УФМС России.
Данные системы позволяют вовремя найти
информацию на гражданина, обратившегося
с каким-либо вопросом в отделение,
поскольку в базу заносятся сведения о
гражданах, проходящих регистрацию,
заявивших об утрате паспортных документов,
получивших паспорта, совершивших
административное правонарушение,
объявленных в розыск. Кроме того, в базу
заносятся сведения о недействительных
паспортах и иная информация.
В соответствии с
вышеуказанными нормативно-правовыми
актами каждый документ, прошедший
регистрацию в отделении УФМС и исполненный,
имеет определенный срок хранения. Для
этих целей предусмотрен архив, в котором
информация хранится в хронологическом
порядке с учетом даты заведения и
окончания документов.
Хранению подлежат
следующие документы:
— подшивка с
перепиской по паспортной работе;
— накладные приходные
ордера на бланки строгой отчетности;
— акты об уничтожении
недействительных и невостребованных
паспортов;
— запросы по форме
П налоговой инспекции;
— заявления о
регистрации по месту жительства/пребывания;
— заявления о снятии
с регистрационного учета;
Отдельно подлежат
хранению решения суда о снятии с
регистрационного учета.
Кроме того, хранятся
заявления на домовые книги, о выдачи и
замене паспортов, а также дела по утрате
паспортных документов, по установлению
личности и розыскные дела.
Наибольший срок
хранения имею заявления по выдачи
(замене) паспортов – 85 лет. Существует
архивная картотека на действующие
паспорта, паспорта, утратившие силу, а
также паспорта осужденных.
18
Заключение.
После прохождения
производственной практики в отделении
ФМС Октябрьского района г. Орска мною
была изучена деятельность отделения,
нормативно-правовая база, регламентирующая
функции отделения, приобретены
практические навыки работы с гражданами,
составления документов правового
характера.
Таким образом,
отделение ФМС как структурное подразделение
обладает рядом функций и обязанностей.
Главная задача-осуществление контроля
за мигрантами и принятие мер по выявлению
правонарушений со стороны иностранных
граждан. Кроме того, отделение осуществляет
регистрацию граждан РФ и снятие с
регистрационного учета, восстановление
утраченных паспортов, дактилоскопирование
и другие функции.
Отделение в
своей деятельности руководствуется
Конституцией Российской Федерации,
федеральными конституционными
законами, федеральными законами,
нормативными правовыми актами
Президента Российской Федерации
и Правительства Российской
Федерации, общепризнанными принципами
и нормами международного права,
международными договорами Российской
Федерации, приказами и распоряжениями
МВД Российской Федерации и ФМС России,
начальника Управления и настоящим
Положением. Отделение осуществляет
свою деятельность во взаимодействии
с другими структурными подразделениями
Управления, территориальными органами
федеральных органов исполнительной
власти. При решении совместных
задач отделение обеспечивает
необходимое взаимодействие с органами
исполнительной власти Оренбургской
области, структурными подразделениями
органов
19
местного
самоуправления, общественными
объединениями и иными организациями.
В целях своевременного
и правильного исполнения функций все
входящие и исходящие документы фиксируются
в соответствующих книгах и журналах.
20
СПИСОК
ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
-
Конституция РФ.
– Москва: К65 Проспект, 2010. – 32с. -
Вопросы Федеральной
миграционной службы: Указ Президента
РФ от 19 июля 2004 г. N 928 // Российская газета.
2004. 21 июля. -
О системе
государственной службы Российской
Федерации: Федеральный закон от 27 мая
2003 г. N 58-ФЗ // Парламентская газета. 2003.
31 мая. -
Указ Президента
РФ «Об утверждении Положения о Федеральной
Миграционной службе» от 19 июля 2004 г.//
Российская газета. 2004. 21 июля. -
.
Указ Президента РФ от 7 декабря 2008 г. N
1734 «О федеральных кадровых резервах
Министерства внутренних дел Российской
Федерации, Федеральной службы исполнения
наказаний, Федеральной службы Российской
Федерации по контролю за оборотом
наркотиков и Федеральной миграционной
службы» (с изменениями от 12 января
2010 г.)// Российская газета. 2010. 20 января.
1Указ Президента РФ «Об утверждении
Положения о Федеральной Миграционной
службе» от 19 июля 2004 г.//
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
С этим файлом связано 1 файл(ов). Среди них: ИБ512+Модуль+3+Практикум+Раздел+3.1+v.12.docx.
Показать все связанные файлы
Подборка по базе: Шпора Инструкция.docx, Должностная инструкция педагога-библиотекаря школы.doc, перечень инструкция для детей.docx, gorenje — инструкция по эксплуатации.pdf, Практическое задание 5.2.1. Разработка Инструкции по конфиденциа, Должностная инструкция наладчика машин и автоматических линий по, 8. Инструкция с ЕДДС .docx, ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ по охране труда при работе на персональном ко, АНТИПЛАГИАТ инструкция.pdf, Должностная инструкция Специалиста по умр.docx.1.docx
- Область применения
- Настоящая инструкция устанавливает общие требования, предъявляемые к регистрации, учёту, оформлению, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации.
- Настоящая инструкция обязательна для работников, получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа.
- Нормативные ссылки.
Инструкция разработана на основе требований следующих документов:
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477).
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, органах местного самоуправления. (Приказ Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199).
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
- Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ № 1233 от 3 ноября 1994).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- Нормативные акты, регламентирующие ведение делопроизводства в РФ
- Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными ППр РФ от 15 июня 2009 г. № 477.
- На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству
- Сокращения, условные обозначения
ООО «МG» — MG
- Термины и определения
- обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам
- доступ к информации – возможность получения информации и ее использования
- предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц
- распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц
- электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети
- документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель
- электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах
- Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними
- Общие положения
- Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников предприятия, получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа.
- Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе и филиалах.
Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, назначаемых руководителями Подразделений.
Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа работников подразделений.
На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их должностных инструкциях.
Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на руководителей этих подразделений.
- Организацию работы и контроль с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляют Руководители подразделений.
- Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
- Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с инструкцией по делопроизводству, с учётом требований настоящей инструкции.
- Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино- и фотоматериалах.
- На документы, содержащие конфиденциальную информацию, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности: Конфиденциально» — на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции; Бумажные носители, содержащие проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических), до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу подлежат учёту в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации по форме согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции.
Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.
- Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 3 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений MG, введенному приказом Общества от 10.10.2021 № 1, буквенного обозначения «КТ» (для коммерческой тайны) или «КИ» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где 01 – индекс, КТ – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя по Журналу).
- Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале учёта внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 4 к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на бумажных наклейках. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.
Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений MG, буквенного обозначения «КТ-Э» или «КИ-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 01/КИ-Э/7, где «01» – индекс, «КИ» – признак конфиденциальной информации, «Э» – внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер носителя по Журналу). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н».
На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.
- Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.
На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. №
Адресат
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер носителя информации по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например:
Уч. № … (№ по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях)
Отп. 2 экз., на 5 л. каждый
Экз. № 1 – в адрес
Экз. № 2 – в дело
И.И.Иванов
8 (4212) 00-00-00 (доб. 3333)
18.11.20013
Если документ рассылается в несколько адресов, то на оборотной стороне последнего листа документа напротив соответствующих номеров экземпляров указываются в скобках слова «согласно списку рассылки», например:
Отп. 2 экз.,(согласно списку рассылки) на 5 л. каждый
Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12).
- Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например:
Приложение: 1. Сведения о запасах …, коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л.
2. Справка …, на 3 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например, «Только в первый адрес». Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).
Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».
- Разработанные в подразделении проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям своих подразделений на визирование или подпись, а также направляются для согласования в другие подразделения по Реестру (приложение № 5 к настоящей Инструкции).
- Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из Перечня возлагается на Комиссию по вопросам обеспечения защиты информации MG, создаваемую по приказу исполнительного директора MG (филиала)., (далее по тексту – Комиссия). Заключение Комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, утверждаемым председателем Комиссии. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «Гриф снят. Акт № ___ от _____ (дата)», заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в (филиале), и печатью «Для пакетов» MG (филиала). Аналогичные отметки вносятся в описи дел.
- Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией
- Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в подразделениях Общества организуется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству с учётом требований настоящей Инструкции.
- Особенности при работе с входящей конфиденциальной корреспонденцией:
7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками отдела.
Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 3.2.6.). При этом проверяется правильность адресации и целостности упаковки документов.
Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в трёх экземплярах, один из которых остается, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Акт подписывается сотрудником и руководителем подразделения, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация.
В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится.
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещено.
После регистрации документы передаются под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная копия.
7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела 7 настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13).
7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журнале Журнал учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения.
Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6 к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении.
7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится номер и дата регистрации конверта (пакета).
Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.
7.2.7. Документы, поступившие в адрес MG от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов приложение № 6 к настоящей Инструкции) Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО принимается комиссией.
При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например, 123643). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещено.
7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно.
7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией:
7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются согласование для подписи руководителя в приемную Общества.
7.3.2. Документы, подписанные руководителем или заместителем руководителя, регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции).
В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений.
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещено.
7.3.3. Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в MG и помещаются в архив.
Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции). регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении.
7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют комплектность в присутствии руководителя, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта, оформленные в соответствии с образцами (приложение №18 к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов».
О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра.
7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией:
7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел.
7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении (приложение № 9).
При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по письменному разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на учёте руководителя заинтересованного подразделения.
7.5. Все виды журналов, предназначенные для учёта документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все страницы в них пронумерованы. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество содержащихся в нём листов, которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов» (приложение № 
Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью.
В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов».
- Группировка конфиденциальных документов в дела
8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально» и журналы учета конфиденциальных документов.
8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера.
8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «КТ» или «КФ».
8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела — дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ.
Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в MG.
8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение № 11 к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. В каждом деле (томе) должно быть подшито не более 250 листов.
8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати «Для пакетов», которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома).
8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.
8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями инструкции управления в MG и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив).
По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нём документов.
8.9. Приём дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение № 12). Дела передаются с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.
8.10. Дела с грифом конфиденциальности постоянного хранения выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей, на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения MG (филиала). Выдача дел осуществляется под расписку в карточке учёта выдачи дел (приложение № 13).
- Хранение конфиденциальных документов
9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) сейфах, запираемых шкафах (ящиках).
9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку.
9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению руководителя с обязательной отметкой в журнале, или по реестру.
9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № 12 к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются ответственному лицу временно замещающего его.
9.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д.
В необходимых случаях исполнительный директор MG (филиала)., может в письменной форме разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах территории, обслуживаемой.
9.6. Командируемым работникам под их личную ответственность, с письменного разрешения исполнительного директора MG (филиала)., разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы.
9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность исполнительный директор MG (филиала).
9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, проводится служебное расследование и составляется акт, который представляется исполнительному директору MG (филиала). для принятия решения.
- Копирование конфиденциальных документов
10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется только лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя подразделения, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты.
10.2. После размножения документов в Журналы регистрации конфиденциальных документов вносится соответствующая отметка о количестве полученных копий «Дополнительно размножено № экз.», в соответствующей графе (приложения №№ 6 и 7 – отметка о тиражировании (копировании). Дополнительно размноженные документы учитываются за номером основного документа. При этом запись о дополнительно отпечатанных экземплярах производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где «3» – экземпляр размножаемого документа, а «1» – порядковый номер размноженной копии.
На оборотной стороне документа проставляется штамп «Дополнительно размножено № экз.» с указанием номеров полученных копий.
10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере уничтожаются под наблюдением исполнителя.
- Пересылка конфиденциальных документов
11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией MG в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.
11.2. Доставка конфиденциальных конвертов (пакетов) осуществляется на служебном транспорте. Конверты (пакеты) передаются адресатам по реестру (приложение № 13), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать получателя.
Конфиденциальные документы запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет, Интранет и другим без использования мер защиты.
11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № 14 к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества.
- Уничтожение конфиденциальных документов
12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, производится Комиссией, на основании докладной записки руководителя структурного подразделения MG (филиала). В докладной записке указывается обоснование уничтожения конфиденциальных документов.
12.2. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании. Все конфиденциальные документы уничтожаются в присутствии комиссии.
Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путем полного форматирования носителя.
12.3. Для гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе либо уничтожения носителей механическим способом они передаются в Службу корпоративной защиты, работники которой производят уничтожение в присутствии лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство Подразделения — владельца указанного носителя.
12.4. Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется соответствующим актом (приложение № 16 к настоящей Инструкции). Первый экземпляр акта направляется ответственному лицу за ведение конфиденциального делопроизводства, второй – в Службу корпоративной защиты MG.
12.5. После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, а также в журналах учёта внешних электронных и других накопителей конфиденциальной информации проставляется отметка «Уничтожено. Акт № __ от ___ (дата)». Акты об уничтожении конфиденциальных материалов хранятся в отдельном томе номенклатурного дела.
- Контроль состояния конфиденциального делопроизводства
13.1. По окончании календарного года проводится внутренняя проверка наличия конфиденциальных документов MG. В состав Комиссии в обязательном порядке включаются сотрудники отдела.
Комиссия проверяет выполнение требований настоящей инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также с отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами.
В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.
13.2. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы, как правило, должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, в старых производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров.
13.3. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки (приложение № 17), который утверждается исполнительным директором MG (филиала). В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.
Приложение № 1
(п.2.3.)
Управление предпроектных
|
Коммерческая тайнаОбщество с ограниченной ответственностьюЭкз. №Адресат |
Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.
Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.
Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации
В 2013 году было отменено обязательное применение форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Организация теперь вправе самостоятельно разрабатывать формы документов, применяемые в документообороте за исключением некоторых.
Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.
Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:
- по учету кассовых операций (п.4.1.,4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88);
- по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
- по учету услуг по перевозке грузов (Уставы и Кодексы соответствующих видов транспорта, Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Письма Минфина России от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).
Отмечу, что для упрощения документооборота многие организации продолжают применять формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.
Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)
Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен Документом. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то на следующий день после его свершения. Основные требования к обязательным реквизитам при составлении документа содержатся в пункте 2 вышеуказанной статьи ФЗ № 402-ФЗ. Список является закрытым и не содержит упоминания о печати организации или ИП.
Печать
Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.
Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа
В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.
В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.
Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.
Доверенность
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.
Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:
- Следите, чтобы первичные учетные документы организации содержали не только подписи лиц их составивших, но и должности и расшифровки подписей. Кроме этого, должны в наличии быть документы от контрагента, подтверждающие право этих лиц составлять и подписывать данные документы (это могут быть приказы или доверенности).
- Если контрагент не использует печать, то обязательно запросите заверенную копию его Устава, где этот пункт про неиспользование печати закреплен.
- Обратите внимание на даты в доверенностях или актах. Несуществующая дата, например, 31 сентября 2019 в акте или 99.01.2019 в доверенности подписанта приводят к ничтожности документа, а значит, расходы в таком случае документально не подтверждены и не могут быть учтены при налоговом учете.
Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора
Любой хозяйствующий субъект для уменьшения налогооблагаемой базы по НДС и прибыли имеет право применять универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»).
Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.
Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.
Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.
Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя
Часто на практике при получении товара по заключенным договорам поставки отдельной строкой выделены транспортные расходы. На основании п.1-3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утвержденного 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза подтверждается таким первичным документом, как транспортная накладная. Без транспортной накладной груз к перевозке не принимается. Форма транспортной накладной содержится в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.
Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС
Геодезические работы
Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.
Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.
Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.
Установка систем пожарной сигнализации
Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ.
При заверении копий документов проконтролируйте, чтобы обязательно была указана дата заверения, иначе заверенная копия документа юридически ничтожна. При отсутствии лицензий на данные виды деятельности у контрагентов или их приостановке у вас появляется серьезный риск непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами
Часто при проведении строительных работ в аренду берется необходимая строительная техника с экипажем. Согласно п.1 ст. 609 договор аренды, по которому одна из сторон является юридическим лицом, заключается в письменной форме независимо от срока и предмета аренды.
Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?
Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.
Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.
Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально.
Для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ запросите копии ПТС и штатного расписания. При отсутствии в штате контрагента-поставщика необходимого специалиста и в собственности или аренде спецтехники — возрастают ваши риски непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (осн. п.1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность
С 1 января 2020 года обязательный экземпляр бухгалтерской отчетности будет представляться в электронном виде по ТКС в налоговый орган для размещения в специальном ресурсе ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности), за который будет отвечать ФНС (такие изменения в закон о бухучете внес Федеральный закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ).
В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.
Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.