Ошибки бывшего бухгалтера

Когда сотрудники ошибаются — это неприятно, а если речь идет об ошибках по вине бухгалтера — еще и дорого. В случае со штатным или приходящим специалистом платить штрафы и пени придется вам, потому что привлечь его к ответственности и заставить компенсировать расходы в полном объеме можно только через суд. Мы знаем сотни историй о безалаберных или недостаточно компетентных бухгалтерах, которые стоили своим работодателям слишком дорого — их рассказывают предприниматели, решившие отдать бухучет на аутсорс. Один интересный кейс описали детально, а типичные ошибки бухгалтерского учета собрали здесь. Прочтите этот обзор, чтобы понимать, что может пойти не так.

Самые распространенные ошибки по вине бухгалтера

Неправильные реквизиты

Бухгалтер может в спешке не проверить, например, код бюджетной классификации, по которому определяется назначение платежа. Одного предпринимателя приходящий специалист таким образом лишил 250 тысяч рублей. Ошибся в платежке, средства зависли в Казначействе и не поступили в налоговую. Когда это стало понятно, уже истек срок, в течение которого можно было бы уточнить реквизиты и исправить ситуацию. Деньги пропали, а задолженность перед налоговой осталась.

Ошибки в первичных документах

Они бывают разными — от банальных опечаток до отсутствия обязательных реквизитов, перечисленных в
статье 9 федерального закона «О бухучете». Если документ оформлен неправильно, проводки на его основании осуществлять нельзя.

Ошибки в расчетах по вине бухгалтера

Иногда бухгалтеру, чтобы осуществить проводки, нужно сначала произвести расчеты, в которых легко ошибиться. Чаще всего это происходит при расчете себестоимости товаров и зарплат сотрудников. Неточности могут привести к доначислению налогов, штрафам, необходимости платить пени.

Неверные проводки

К типичным ошибкам бухгалтерского учета можно также отнести неправильные проводки. Бывает, что в документе и расчетах всё точно, а в итоге сумма записана не туда, куда нужно. Чаще всего сложности возникают при распределении расходов на производство.

Отсутствие первичных документов

Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться определенными первичными документами — так называемыми «закрывашками» (актом выполненных работ, кассовым чеком, УПД и т. д.). Если их не окажется, запись в бухгалтерской программе будет недействительной, а ФНС, например, не примет расход к вычету, что приведет к увеличению суммы налога.

Ошибки в отчетах, нарушение сроков подачи деклараций

Если бухгалтер использует устаревшую форму, допустит ошибку при переносе данных или подаст декларацию не вовремя, налоговая оштрафует вас и обяжет оплатить пени за каждый день просрочки.

Ошибки по вине бухгалтера и их последствия для бизнеса

Невнимательность или недостаток знаний у бухгалтера может привести к тому, что вы будете платить больше налогов, чем должны. Или меньше, что повлечет за собой штрафы, пени, в отдельных случаях — блокировку счета. Обязать виновника компенсировать расходы сложно.

Если речь о штатном сотруднике, он в соответствии со
ст. 238 ТК РФ обязан возместить причиненный
прямой действительный ущерб. Если, например, бухгалтер ошибся при расчете зарплат и вы переплатили работникам, имеете право на компенсацию. Но только в пределах среднемесячного заработка сотрудника (
ст. 241 ТК РФ), если с ним не подписан договор о полной материальной ответственности. При этом за налоговые нарушения, например, несвоевременную сдачу отчета, ответственность несет налогоплательщик: ИП или юрлицо. Бухгалтер в этом случае компенсировать расходы
не обязан, даже если виноват.

Привлечь к ответственности приходящего бухгалтера можно только через суд при условии, что есть договор.

Работая с надежной аутсорсинговой компанией, будете застрахованы от ошибок — мы, например, отвечаем перед каждым клиентом за действия своих сотрудников на сумму до миллиона рублей. Любые расходы, связанные с возможными ошибками по вине бухгалтера, будут компенсированы в рамках лимита.

Мы перечислили типичные ошибки бухгалтерского учета, которые встречаются чаще всего. Если хотите разобраться в теме, рекомендуем прочесть также статьи о признаках назревающих проблем в бухгалтерии и том, как исправляются обнаруженные в ходе аудита ошибки.

Если верить известной поговорке, сапер имеет право только на одну ошибку. Бухгалтер в своей работе тоже часто идет по своеобразному минному полю. Но, в отличие от действий сапера, ошибки в учете не столь фатальны и в некоторых случаях исправимы. Но, конечно, это не означает, что к ним можно относиться легкомысленно.

Почему начинающие бухгалтеры делают ошибки

1. Нет времени. Здесь я рекомендовала бы чаще вспоминать поговорку «Не откладывай на завтра все, что можно нужно сделать сегодня». Делая все в последний момент, в ограниченный промежуток времени, вы невольно становитесь заложником обстоятельств, подталкивающих вас к ошибке.
2. Невнимательность. Базируется на спешке. Нет возможности подумать, проверить, правильно рассчитать. Лишь бы успеть, авось пронесет.
3. Нет необходимых знаний и опыта. Этот фактор наиболее значимый, на мой взгляд. Если опыт — это дело наживное, то знание требований законодательства к вашему участку работы — это необходимый инструмент, который нужен практически сразу, как только вы приступили к работе. Поэтому не спешите получить все и сразу, поднимая свою планку до уровня главного бухгалтера. Поработайте рядовым, проверьте себя на разных участках и нарабатывайте опыт. Учитесь. Старайтесь учиться на чужих ошибках.

Какие ошибки чаще всего допускают бухгалтеры

Я поделюсь с вами некоторыми ошибками, с которыми мне пришлось столкнуться за годы работы главным бухгалтером, аудитором, при проведении проверок и осуществлении контроля в целом за состоянием бухгалтерского учета. И посоветую, как их избежать или исправить.

1. Невнимательность и спешка

К сожалению, по этой причине допускают ошибки не только начинающие бухгалтеры.

Пример из практики. Участок банковских операций. Организация крупная, бухгалтерия большая, отдельный человек по работе с банками. Набирает платежи, получает выписку, а выписку разносит другой бухгалтер. Как я заметила ошибку? Заказав сверку с налоговой, обнаружила большие переплаты по налогам от ФОТ, переплаты по старым КБК. Конечно, у меня возник вопрос, в чем дело. Налоги считаются ежемесячно, суммы на оплату налогов бухгалтер получает по реестру (к слову, у компании более 20 обособленных подразделений).

Заказала выписку в той же налоговой и стала сверять платежи. К моему удивлению, несмотря на то что суммы налогов из месяца в месяц по факту были разными, в выписке стояли одни и те же суммы ежемесячно. Как вы думаете, что происходило из месяца в месяц?

Бухгалтер на участке банковских операций (стаж более 7 лет), делая платежи в последний день по сроку оплаты, понимая, что она не успевает, из месяца в месяц копировала платежки, но на проверку суммы платежа у нее не хватало времени. Кроме этого, сменились КБК по некоторым налогам, а платежи уходили на старый КБК.

Не трудно догадаться, что с таким отношением и невнимательностью можно легко получить штрафы и пени от налоговой. Эту организацию до поры до времени спасало то, что налоги стояли в переплате. Это тоже нехорошо, поскольку некоторые платежи не удалось вернуть, так как истек срок исковой давности.

• Совет начинающему бухгалтеру: возьмите за правило обязательно проверять содержание платежного поручения. Копируя его в системе «банк-клиент», не забывайте проверять реквизиты получателя, особенно КБК. Если речь идет о налогах, не забывайте указывать новый период, за который производится платеж, и обязательно проверяйте сумму платежа. Это поможет вам не совершать ошибки в момент проведения платежей.

2. Неверный выбор корреспонденции счетов

Вопрос из практики. Как правильно определить проводку, если в плане счетов пишут «счет 05 корреспондируется со счетами: по дебету 04,79» Это будет проводка Д 05 К 04 или это будет проводка Д 04 К 05?

Ответ. Давайте заглянем в план счетов. В нем есть подсказка, причем такая подсказка написана к каждому счету — надо только внимательно прочитать содержание: «Начисленная сумма амортизации нематериальных активов отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 05 «Амортизация нематериальных активов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу)».

А далее в этом же плане счетов мы видим:

Счет 05 «Амортизация нематериальных активов» корреспондирует со счетами:

Счета учета затрат (20, 23, 25, 26, 44), как вы видите, находятся в столбце «по кредиту», а сама проводка по начислению амортизации по правилам бухгалтерского учета отражается как: Д 20 (23, 26, 44) К 05. И выше в плане счетов мы увидели подсказку.

Соответственно, когда вы видите в плане счетов, что счет 05 «Амортизация нематериальных активов» корреспондируется со счетами по дебету 04, 79, проводки следующие: Д 05 К 04 и Д 05 К 79.

• Совет начинающему бухгалтеру: ищите подсказки в нормативных документах. Они там есть всегда.

3. Ошибки при составлении первичных документов

Все данные бухучета основаны на первичных документах. Поэтому нарушения при заполнении «первички» приводят к искажению учетных данных. На этапе обработки и занесения информации в информационную базу также возникают ошибки:

1. Опечатки при переносе данных.
2. Ошибки при расчетах. Данные из первички не всегда напрямую переносятся на бухгалтерские счета. Нередко перед этим необходимо провести достаточно сложные расчеты. В первую очередь ошибки здесь возникают при калькулировании себестоимости и начислении заработной платы. В обоих этих случаях специалист должен учесть множество нюансов, чтобы верно определить сумму проводки.
3. Неверные проводки. Даже если документ составлен верно, а сумма определена без ошибок, она в итоге может попасть не туда. Например, нередко возникают ошибки с распределением затрат на производство между счетами 20, 25 и 26.

Пример ошибки:

Неправильно заполнен путевой лист — это может привести к доначислению налога на прибыль, пени, штрафу. Все ошибки, которые допускают в путевых листах, можно разделить на две группы. Первые сводятся к неправильному проставлению реквизитов документа или использованию устаревшей формы. Вторые — к внесению недостоверной или некорректной информации:

• неправильно или неподробно указан маршрут движения транспортного средства;
• неверно указаны расходы горючего;
• некорректно указан номер водительского удостоверения сотрудника.

Подобные недочеты могут существенно исказить сведения о расходе горюче-смазочных материалов и повлечь как проблемы с надзорными органами, так и вопросы со стороны руководства предприятия. Хотя путевой лист заполняет преимущественно водитель, проверка и учет «путевок» — обязанность бухгалтера, поэтому вопросы в случае ошибок могут возникнуть и к нему.

• Совет начинающему бухгалтеру: всегда проверяйте составленные первичные документы и информацию, которую в них вносите. Если используются формы первичных документов, утвержденные самой организацией, проверьте, все ли обязательные реквизиты отражены в этой форме. По сути, это надо сделать всего один раз, в тот момент, когда вы впервые столкнулись с формой документа или первый раз проводите данный документ в бухгалтерском учете.

На вебинаре «Разбор ошибок начинающего бухгалтера. Практикум» я рассказываю о 10 наиболее часто встречающихся ошибках. Я хотела бы предупредить начинающего бухгалтера и еще об одной ошибке, которая может привести к плачевному исходу для бухгалтера и самой компании.

4. Попытка пойти на поводу у желаний директора или собственников компании

Я говорю о проведении несуществующих документов, отражении в учете операций, которые по факту отсутствуют или их вообще никогда и не было. Руководитель компании или собственники считают, что им лучше знать, в каких размерах платить налоги. И в тот момент, когда у бухгалтера появляется расчетная цифра, основанная на имеющихся документах о фактах финансово-хозяйственной жизни, у руководителя (собственника) возникает желание эту цифру уменьшить всеми способами. И вот тут главное устоять. Не каждому опытному бухгалтеру удается отстоять свою позицию, а начинающему и того труднее.

Пример из практики:

Проверяю строительную организацию. Запросила первичные документы по одному из объектов. Принесли. В одном из документов замечаю признаки его фальсификации. Начинаю задавать наводящие вопросы, и выясняется, что документ бухгалтер составила по требованию директора, потому что выходил большой налог на прибыль. Как вы думаете, что произошло бы с бухгалтером и с директором, если бы это вылезло при проверке фискальными органами? Пришлось бухгалтеру вносить изменения в уже сданную отчетность, доплачивать налоги и пени, чтобы не получить штрафные санкции.

Таких примеров у меня на практике было очень много. Не каждый начинающий бухгалтер понимает, как близко он подходит к краю пропасти, когда соглашается на подобные авантюры. Хотите вы или не хотите, но сейчас в фискальных органах очень много механизмов контроля за предприятиями и документами, и всегда вероятность того, что факты подделки, фальсификации, недостоверности в документах вылезут наружу, равняется ста процентам.

• Совет начинающему бухгалтеру: не идите на поводу желаний директора или собственников. Смело отстаивайте свои позиции, ищите законные способы минимизации налогов. Если не удается, просите приказ на проведение таких документов и ни в коем случае не соглашайтесь «делать» такие документы самостоятельно.

Как исправлять ошибки в бухгалтерском учете

Отрывок из вебинара «Разбор ошибок начинающего бухгалтера. Практикум»:

1. Исправление несущественных ошибок

Самый простой случай, когда ошибка обнаружена до закрытия расчетного периода. Обычно это месяц. В этом случае на практике часто просто ликвидируют неверный документ и заменяют правильным.

Но не забывайте проверить, чтобы все внесенные в бумажные документы изменения своевременно попали в информационную базу. Особенно это актуально для крупных компаний со сложной системой обмена данными.

Обратите внимание: если бухгалтер допустил ошибку в документе, связанном с «внешними» расчетами (например, в отгрузочной накладной), то ситуация усложняется тем, что необходимо, чтобы изменения были произведены и в учете контрагента. В противном случае при проверке у налоговиков неизбежно возникнут вопросы. Здесь уже не получается ограничиться простой заменой документов. Чтобы исправить ошибку, бухгалтерам приходится производить дополнительные операции, например обратную реализацию части отгруженного товара.

Если же период был закрыт и отчетность сдана, то проблем у организации будет намного больше. Обычно учетные ошибки приводят и к искажению налогов. Если налог был занижен, то после сдачи исправленной декларации предприятию придется доплатить разницу, а также пени.

Примеры исправления несущественных ошибок я также разбираю в вебинаре. И как правило, исправление несущественных ошибок хотя и вызывает вопросы, но не приводит к глобальным последствиям для предприятия.

2. Исправление существенных ошибок

Я хочу подробнее остановиться на разборе исправления существенных ошибок, потому что в вебинаре «Разбор ошибок начинающего бухгалтера. Практикум» я рассказываю о самых простых ошибках и о способах их исправления.

Что же такое существенная ошибка?

Обратимся к ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»:

«Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности».

Как правило, в учетной политике прописывают признак существенности показателей бухгалтерского учета от 5% и выше. Это значит, что если в результате допущения ошибки показатель бухгалтерского учета исказился более чем на 5%, ошибка признается существенной. Существенные ошибки можно исправить несколькими способами, и эти способы зависят от того, в какой момент обнаружена ошибка.

Если существенная ошибка выявлена до сдачи отчетности, до передачи ее заинтересованным пользователям, то ее исправляют декабрем отчетного года либо в период обнаружения (если она обнаружена и совершена в одном отчетном периоде). Если существенная ошибка выявлена до сдачи отчетности, но отчетность уже предоставлена заинтересованным пользователям (например, акционерам), исправляют ее, опять же, декабрем, переподписывают отчетность у руководителя и повторно предоставляют отчетность заинтересованным пользователям.

Если существенная ошибка выявлена уже после сдачи отчетности в налоговые органы, то исправлять ее нужно с учетом требований ПБУ 22/2010:

• за­пи­ся­ми на дату вы­яв­ле­ния ошиб­ки, используя счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; или
• за­пи­ся­ми на 1 ян­ва­ря те­ку­ще­го года.

Когда вы бу­де­те со­став­лять от­чет­ность за те­ку­щий год, вам нужно будет в ней пе­ре­счи­тать данные про­шлых лет так, как будто ошиб­ки не было. В пояснениях к от­чет­но­сти указать, по­че­му дан­ные за про­шлые годы в те­ку­щей от­чет­но­сти не сов­па­да­ют с дан­ными в ранее со­став­лен­ной, утвер­жден­ной и пе­ре­дан­ной поль­зо­ва­те­лям от­чет­но­сти.

Какие про­вод­ки при этом нужно сде­лать?

Если ошиб­ка за­тро­ну­ла фи­нан­со­вый ре­зуль­тат, то нужно сде­лать за­пись, об­рат­ную непра­виль­ной про­вод­ке, но в кор­ре­спон­ден­ции со сче­том 84 «Нерас­пре­де­лен­ная при­быль (непокрытый убыток)». Затем при необ­хо­ди­мо­сти сде­лай­те пра­виль­ную про­вод­ку также в кор­ре­спон­ден­ции со сче­том 84.

Если ошиб­ка не повлияла на фи­нан­со­вый ре­зуль­тат, стор­ни­руй­те непра­виль­ную про­вод­ку и сделайте правильную.

• Совет начинающему бухгалтеру: при обнаружении ошибки составьте бухгалтерскую справку, сделайте расчеты, определите, существенная или несущественная ошибка. Действуйте согласно требованиям ПБУ 22/2010. Любое исправление — это хозяйственная операция, а она должна быть документально подтверждена. Форма бухгалтерской справки для коммерческой организации не установлена законодательством. Она должна быть утверждена в учетной политике организации.

Какая ответственность грозит бухгалтеру за ошибки

Административная ответственность грозит бухгалтеру за грубые ошибки в учете, перечисленные в примечаниях к ст. 15.11 КоАП РФ:

• занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухучета;
• искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
• регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухучета в регистрах бухучета;
• ведение счетов бухучета вне применяемых регистров бухучета;
• составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухучета;
• отсутствие у организации первичных учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения.

За первое нарушение — штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. За повторное нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Вместо штрафа бухгалтера могут дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП).

Аналогичный штраф предусмотрен на неуплату страховых взносов. Если ошибка привела к крупной недоимке по налогам, инспекторы могут взыскать ее с бухгалтера и привлечь к уголовной ответственности. Этот риск возникнет, когда компания сама не способна погасить долг перед бюджетом (Постановление Конституционного Суда РФ от 08.12.2017 № 39-П).

Бухгалтер избежит административной ответственности, если он исказил показатели бухгалтерской отчетности по вине других лиц (Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ), а именно:

• отражал в учете первичные документы, которые искажали факты хозяйственной жизни, если такие документы составили другие лица;
• не отразил в учете факт хозяйственной жизни из-за того, что другие сотрудники не передали своевременно в бухгалтерию необходимые первичные документы.

• Совет начинающему бухгалтеру: чтобы обезопасить себя, регистрируйте дату поступления опоздавших документов. Возьмите с сотрудника объяснительную о причине, по которой он вовремя не сдал документ в бухгалтерию.

Надеюсь, статья поможет вам избежать ошибок. Ставьте свои оценки под статьей — нам важно ваше мнение. 

Работайте с удовольствием и все у вас получится!

В штате любой организации есть хотя бы один человек, занимающийся финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Эта работа требует внимательности, ведь ошибки могут привести к необратимым последствиям. Неправильная работа бухгалтера способна разрушить даже самую успешную и перспективную компанию. Чтобы этого избежать, нужно знать самые распространенные ошибки бухгалтера, как их избежать и устранить. Об этом наша статья.

Самые распространенные ошибки бухгалтера

Как правило, во всех организациях встречаются одни и те же ошибки в работе бухгалтера, из-за которых предпринимателю придется заплатить штрафы и, возможно, лишние налоги.

1. Сдача отчетности по старым образцам.

Каждый год меняются правила, нормы и формы бухгалтерской отчетности. Также могут сдвинуться и сроки сдачи. Так, например, с 2016 года появился новый отчет 6-НДФЛ, отчеты в Пенсионный фонд РФ теперь нужно сдавать ежемесячно, а в Росстат по форме МП-СП.

Отчеты, предоставленные по старой форме, можно считать недействительными. Это то же самое, что не сдать их совсем. А за непредоставление отчетности грозит штраф. Возможно, это и не большие деньги, но терять их не хочется. Хотя штрафы могут быть и весьма приличными. Так, если вы сдадите в Росстат отчет по старому образцу, то придется заплатить штраф от 20 до 70 тысяч рублей. А если вы сделаете это во второй раз, то до 150 тысяч рублей.

Чтобы избежать таких недочетов в работе, специалист должен следить за всеми изменениями в законодательстве, поэтому нужно приучать бухгалтеров читать новости и ездить на курсы повышения квалификации.

2. Нет бухгалтерской базы.

Ошибки в работе бухгалтера совсем исключить нельзя, их допускают даже самые опытные. Недочеты и ляпы можно устранить, гораздо хуже, если предыдущий работник бухгалтерии не может или не хочет предоставить бухгалтерскую базу для дальнейшего учета. Восстанавливать ее очень дорого, а ее отсутствие усложнит работу.

 Причин может быть несколько:

• Учет ведется в программах, из которых нельзя автоматически перенести данные в 1С. В таком случае их придется вводить вручную, а это очень долгая и кропотливая работа.
• Бухгалтер работает в одной базе с несколькими клиентами. Хорошо, если он умеет разделять данные. А если нет, тогда придется заплатить программисту, чтобы он это сделал, потому что предоставить данные остальных клиентов он вам не может.
• Недобросовестный или обиженный работник просит заплатить за предоставленные данные. Уступить требованиям шантажиста порой в два раза дешевле, чем восстанавливать базу. Был случай, когда предприниматель заплатил за базу около 250 тысяч рублей.

Ошибки бывшего бухгалтера исправить порой очень трудно и недешево. Поэтому нужно постараться избежать таких ситуаций, для чего обговаривайте все нюансы при заключении договора с человеком, который будет вести бухгалтерский учет вашей компании.

 Договоритесь о том, чтобы все данные хранились у вас на сервере, либо просите присылать копии после каждого отчетного периода. Определитесь с выбором базы, в которой бухгалтер будет вести учет. Лучше, чтобы это была общепринятая 1С, это упростит вам задачу с передачей данных. После расторжения контракта бухгалтер обязан передать вам базу. Включите этот момент в трудовой договор, чтобы избежать неприятных ситуаций.

3. Бухучет спустя рукава.

Упрощенная система налогообложения не требует полного ведения бухучета. Остальные компании обязаны вести учет движения всех денежных средств по счетам и категориям. Это затраты на производство, долги, основные средства (имущество), выплата заработной платы и многое другое. Все операции должны подтверждаться документами и вноситься в базу. Также все предприниматели обязаны предоставлять отчеты в налоговую и Росстат.

На «упрощенке» в основном ведется налоговый учет. Он гораздо проще, но, чтобы сдать отчет в налоговую, нужно опираться на данные бухгалтерского учета. Часто ИП нанимают приходящих бухгалтеров, работающих на удалении. А они составляют бухгалтерский баланс на глазок, ведь он нужен только для подготовки налогового отчета.

Часто при налоговых проверках выявляются нарушения. Одним из нарушений является занижение налогов, что происходит из-за отсутствия бухучета. А за такую ошибку грозит штраф, а иногда даже уголовная ответственность.

4. Запутанный НДС.

Организации, работающие на общей системе налогообложения, иногда испытывают трудности с уплатой налога на добавленную стоимость. Его включают в стоимость товаров или услуг. Если ваши поставщики включили НДС в стоимость товаров и услуг, то вы можете уменьшить налог на эту сумму. Все немного запутано, проще говоря, вы можете заплатить меньше налога, если вам выставляют счет-фактуру с НДС.

Часто происходят проблемы с исчислением возмещения НДС с авансов и с международных сделок. Приходящий бухгалтер делает операцию по возмещению отдельной услугой, а предприниматель, из-за незнания, отказывается от дополнительной услуги, хотя мог сэкономить, а не переплатить.

Возмещение НДС – дело выгодное, суммы небольшие, но могут достигнуть и 100 тысяч рублей.

5. Недостача документов.

Беспорядок в документах встречается у каждой второй компании, особенно если бухгалтерию ведет человек на удалении. Даже если вы работаете на упрощенной системе налогообложения, вы должны хранить все документы, подтверждающие финансовые операции для исчисления налоговой базы. При налоговой проверке вы должны будете подтвердить свои доходы и расходы.

Например, вам поставили 30 мешков цемента, и вы учли этот расход в налоговой отчетности. Если придет проверка из налоговой, они потребуют чек на покупку того самого цемента. В том случае если его у вас не окажется, вам начислят налог на эту сумму и придется заплатить пени за просрочку платежа. Если вы обнаружили недостающий документ раньше налоговой, нужно запросить его у контрагента. Закон требует хранить документы в течение трех лет с момента сделки.

6. Проблемы в работе с сотрудниками.

Работа с кадрами также лежит на плечах бухгалтерии. Начисление зарплат, больничных, отпускных, премий и многое другое – всё это отдельная часть работы бухгалтера, притом достаточно объемная. Законодательство требует от всех предпринимателей неукоснительно соблюдать законы. Бухгалтер должен учесть все нюансы в кадровом учете и при исчислении зарплатных налогов.

Чаще всего ошибки возникают при расчете больничных листов, сотрудники бухгалтерии забывают учитывать премии, выплаченные за этот период. Из-за этого сотрудник получит меньше денег, а работодателю придется заплатить штраф при проверке трудовой инспекции. Также нужно знать, что оплату больничных листов и декретные выплаты может возместить соцстрах.

Как выбрать бухгалтера:

Ошибки бухгалтера, связанные с зарплатой

Работа бухгалтерии связана с большим количеством математических вычислений, в ходе которых обязательно возникают ошибки и недочеты. Их в некоторых случаях называют счетными. Это может произойти из-за:

• арифметических ошибок, то есть возникших из-за неправильного элементарного математического вычисления (сложение, вычитание, умножение);
• опечаток при вводе данных (технические ошибки либо человеческий фактор).

Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ (абз. 4, ч. 2), если бухгалтер допустил счетную ошибку, ее можно исправить за счет перерасчета суммы к выплате. Но если ошибка несчетная, то если, например, работнику выплатили больше денег, чем положено, то работодатель не имеет права их удержать. Вернуть лишнее возможно, только если сотрудник добровольно согласится это сделать.

Несчетная ошибка бухгалтера по зарплате может возникнуть при неправильном применении законодательства или локальных правил организации. К таким ошибкам можно отнести такие, когда бухгалтер:

• перечислил какую-либо выплату повторно;
• не учел неоплачиваемый отдых сотрудника при расчете заработной платы;
• выдал премию или надбавку без соответствующего распоряжения руководства;
• посчитал сверхурочную работу по двойному тарифу, хотя первые два часа рассчитываются по полуторному.

Переплата денег в результате счетной ошибки должна быть удержана в течение одного месяца после выплаты. Для этого нужно:

• получить письменное согласие от сотрудника, написанное в произвольной форме, на удержание переплаты со следующей зарплаты, либо попросить ее вернуть сразу;
• издать соответствующий приказ. Также для подтверждения согласия достаточно подписи сотрудника в приказе об удержании.

Бухгалтер для работодателя – обычный сотрудник, как и все другие, соответственно, на него распространяются общие правила и положения трудового законодательства. Ответственность бухгалтера за ошибки, в случае нарушений, может быть дисциплинарная, административная, уголовная, материальная.

Дисциплинарная ответственность. Привлечь к таковой можно за невыполнение обязанностей, оговоренных в трудовом договоре, должностной инструкции и т. д. Но нужно доказать, что нарушение произошло по вине именно этого работника. Наказанием может послужить выговор, замечание или даже увольнение.

Материальная ответственность. Согласно законодательству на бухгалтера может быть возложена полная материальная ответственность, но такое возможно, если это допускается трудовым договором с главным бухгалтером. Она наступает в том случае, если нарушение было допущено сознательно либо в личных целях. Если с бухгалтером не подписано соглашение о полной материальной ответственности, то наказание будет в виде его средней месячной зарплаты.

Административная ответственность. Она проявляется в виде наложения штрафов, лишения должности, исправительных работ и даже административного ареста. Регулируется таковая Кодексом РФ об административных правонарушениях. Наказать бухгалтера могут за грубые нарушения, непредоставление в срок бухгалтерской отчетности, нарушения кассовой дисциплины.

Уголовная ответственность. К ней могут привлечь бухгалтера, если он осознанно участвовал в совершении преступления. Такой вид ответственности может наступить за уклонение от налогов, совершенное в крупном и особо крупном размере, а также умышленную задержку заработной платы свыше двух месяцев.

Как исправить ошибки бухгалтерского учета

Все выявленные оплошности в бухгалтерском учете обязательно нужно исправлять, следуя правилам, которые указаны в положении ПБУ № 22/2010 (приказ Минфина от 28 июня 2010 г. № 63н.). Согласно ему ошибкой является неправильное отражение либо неотражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете организации.

Но ошибкой не признается неточность в учете или отчетности, которая возникла по причине отсутствия сведений по факту совершенной хозяйственной операции. То есть если сделка проведена, но документы не оформлены, то у бухгалтера нет оснований для внесения данных в учет, поэтому их отсутствие и не может считаться ошибкой.

В соответствии с положением по бухгалтерскому учету № 22/2010 ошибки можно классифицировать так:

• По характеру совершения они подразделяются на преднамеренные и непреднамеренные. К преднамеренным можно отнести умышленную подделку документов с целью хищения имущества организации. Непреднамеренные совершаются из-за незнания законов либо из-за невнимательности.
• По уровню значимости ошибки бывают существенные и несущественные. Существенная ошибка влечет за собой последствия, влияющие на экономические решения, которые принимают исходя из отчетной информации. Критерии существенности каждая организация определяет самостоятельно, и они должны быть отражены в учетной политике. Остальные ошибки являются несущественными.
• По периоду возникновения ошибки делятся на возникшие в отчетном году и в предыдущем отчетном году. К ошибкам отчетного года относят те, которые выявлены до 31 декабря отчетного года, но до даты подписания отчетности.

Рассмотрим порядок их устранения по периоду возникновения на примерах.

• Ошибка отчетного года, выявленная до его окончания.

Для исправления таких ошибок нужно внести запись по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце, когда их обнаружили.

Пример 1.

В августе 2019 года специалист обнаружил, что не отразил в бухгалтерском учете выручку за оказанные услуги в июле этого же года на сумму 50 тысяч рублей (в т. ч. НДС 10 тысяч рублей). А значит, в августе 2019 года в бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи:

Дебет 62 кредит 90/1 – 50 000 руб. – так вы отразите неучтенную выручку.

Дебет 90/3 кредит 68/НДС – 10 000 руб. – начислен НДС, причитающийся в бюджет. Уточненную декларацию сдавать не нужно, потому что срок ее сдачи до 25 января следующего года.

Пример 2.

В июле 2019 года на расчетный счет организации поступила сумма 600 тысяч рублей (в т. ч. НДС 120 тысяч рублей), в связи с чем были сделаны следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 51 кредит 62 – 600 000 руб. – поступил аванс от покупателя.

Дебет 76/АВ кредит 68/НДС – 120 000 руб. – начислен НДС.

В августе 2019 года выяснилось, что эта сумма поступила от арендатора помещения и являлась она возвратом обеспечительного платежа по договору аренды. Чтобы устранить эту ошибку, были сделаны следующие записи в бухгалтерском учете:

Сторно дебет 51 кредит 62 – 600 000 руб. – сторнирован авансовый платеж от покупателя.

Сторно дебет 76/АВ кредит 68/НДС – 120 000 руб. – сторнирован ошибочно начисленный НДС.

Дебет 51 кредит 76 – 118 000 руб. – отражен возврат обеспечительного платежа по договору аренды торгового склада.

Сторнировать в бухгалтерском учете – значит отменять или исправлять. Этот метод еще называют понятием «красное сторно». Из приведенных примеров можно сделать вывод о том, что ошибки отчетного года исправляются следующим образом:

• в случае неотражения записи на счетах бухгалтерского учета хозяйственной деятельности соответствующие проводки нужно сделать в том месяце, когда обнаружили ошибку;
• в случае неправильного отражения записей фактов хозяйственной деятельности ошибочные записи сторнируются и делаются правильные проводки в месяце обнаружения.

• Ошибка отчетного года, выявленная после его окончания.

До того как отчетность подписали, такие ошибки можно исправить, сделав соответствующие проводки декабрем отчетного года. В этом случае следует поступить так же, как и с исправлениями ошибок текущего года. Разница только в том, что исправления вносятся не в месяце обнаружения, а в декабре отчетного года.

Те ошибки, которые обнаружили после подписания отчетности, нужно исправлять в зависимости от того, в какой период времени их обнаружили и от их существенности. Исключением являются субъекты малого предпринимательства. Они имеют право исправлять ошибки предыдущего отчетного года в месяце, котором их обнаружили. Для этого данные нужно разнести в корреспонденции со счетом 91 бухгалтерского учета.

Пример

30 апреля 2019 года ООО «ОМЕГА» получило акт и счет-фактуру от организации, оказывающей им услуги связи, на сумму 650 рублей (в т. ч. НДС 117 рублей). Первичные документы были датированы декабрем 2018 года.

Невнесение этих расходов считается ошибкой и подлежит исправлению, несмотря на то что документы получили поздно по вине контрагента. Бухгалтерская отчетность уже подписана, ООО «ОМЕГА» является субъектом малого предпринимательства, поэтому ошибку нужно устранить с помощью корреспонденции со счетом 91 в апреле 2019 года. Итак, проводки будут такими:

Дебет 91/2 кредит 60 – 650 руб. – услуги связи, оказанные в декабре 2018 года, занесены в состав прочих расходов текущего года.

Дебет 19/НДС кредит 60 – 117 руб. – внесен НДС по приобретенной услуге;

Дебет 68/НДС кредит 19/НДС – 117 руб. – принят к вычету НДС с суммы оказанных услуг.

Несущественные ошибки исправляют аналогичным образом, сделав запись в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

Обратите внимание, что исправление ошибок в налоговой отчетности и учете существенно отличается от бухгалтерской и регулируется ст. 54 Налогового кодекса РФ.

Кроме этих методов исправления, также существует корректурный, он используется для бумажных носителей. Неправильную запись нужно зачеркнуть так, чтобы можно было понять, что там написано, и рядом вносят верную запись. Далее нужно заверить исправление, поставить печать и дату, в которую оно было сделано. Подпись должна стоять ответственного лица.

Любое исправление – это хозяйственная операция, а она должна быть документально подтверждена. Для этого нужно составить бухгалтерскую справку. Ее форма для коммерческой организации не установлена законодательством. Она должна быть утверждена в учетной политике организации.

Ответственность главного бухгалтера за ошибки

Основной обязанностью главного бухгалтера является организация бухгалтерии, надзор за правильностью выполнения работы и верным составлением отчетности. Недочеты в его работе, как правило, обнаруживают налоговые проверки. Ошибки главного бухгалтера могут стоить очень дорого, поэтому, чтобы себя обезопасить, руководители заказывают аудит или проверку бухгалтерии. Некоторые ошибки могут послужить поводом для смены специалиста.

Дело в том, что ответственность главного бухгалтера за ошибки может ограничиться административным штрафом в размере до 5 тысяч рублей. А предпринимателя, нарушившего закон по вине главного бухгалтера, могут наказать суммами, намного превышающими бухгалтерские штрафы. Ведь всю бухгалтерскую и налоговую отчетность подписывает директор компании.

Итак, рассмотрим, какие штрафы грозят предпринимателю из-за различных ошибок бухгалтерии, на примере: допустим, организация платит налоги в среднем 7 % с ежегодного оборота компании, который составляет 48 млн руб. (4 млн руб. за месяц). Фонд оплаты труда у этой компании составляет 450 тысяч рублей. Примерные штрафы приведены ниже в таблице.

Предприниматели, зная какие суммы штрафов их ожидают, задумываются о том, как можно привлечь к ответственности виновника. Сделать это можно только через суд, но вину главного бухгалтера нужно будет еще доказать. Подать иск можно в рамках гражданского и трудового законодательства, причем даже если главный бухгалтер уже уволился.

Чтобы стало возможным привлечь к ответственности главного специалиста, при приеме на работу предприниматель должен составить грамотный трудовой договор. Не стоит к его содержанию и наличию относится формально, это позволит в дальнейшем взыскать убытки, которые компания может понести из-за промахов главного бухгалтера.

В трудовой договор должны быть включены следующие аспекты:

• Должностные обязанности. Составьте грамотную должностную инструкцию. В нее нужно включить все обязанности, которые вы хотите возложить на главного бухгалтера. Это своевременная сдача отчетности, правильность ее составления, ведение бухгалтерского учета. И укажите, какую ответственность он понесет за ошибки. Инструкцию новый работник должен подписать.
• Включите в договор полную материальную ответственность. Тогда специалисту придется полностью оплатить все убытки компании, которые повлекли за собой ошибки в его работе. В противном случае с главного бухгалтера получится взыскать максимум сумму, равную его среднемесячной зарплате, а остальные убытки понесет организация.

Правильно оформленный трудовой договор может увеличить шансы на победу в судебном деле. По Трудовому кодексу РФ предприниматель имеет право подать в суд на своего сотрудника как на работника, а по Гражданскому кодексу РФ – как на физическое лицо. Поэтому после увольнения специалиста также можно привлечь к ответственности, и он в случае победы истца должен будет возместить ущерб компании за счет собственных средств.

Вы обезопасите себя в спорных или конфликтных ситуациях с главным бухгалтером, рассказав ему, что вы можете привлечь его к ответственности как по трудовому, так и по гражданскому законодательству. Часто встречаются ситуации, когда, увольняясь, сотрудник шантажирует предпринимателя, ставит свои условия, манипулируя бухгалтерской базой.

Чтобы доказать виновность главного бухгалтера в суде, вам потребуется предоставить документы, доказывающие несвоевременную оплату налогов, например, или несдачу отчета в срок, что и повлекло за собой штрафные санкции и начисление пеней.

Подать в суд на сотрудника можно не только из-за ошибок в работе. Также с него можно взыскать средства, потраченные на восстановление бухгалтерского и налогового учета.

Зная свои права, предприниматель может сэкономить достаточно много денежных средств. Как показывает практика, далеко не все владельцы бизнеса знают, как можно привлечь к ответственности главного бухгалтера и не платить штрафы из средств организации. Статистика судебных разбирательств доказывает, что не один раз получилось обязать сотрудника покрывать убытки, которые возникли из-за его действия или бездействия.

Как избежать возникновения бухгалтерских ошибок

Итак, проанализировав самые распространенные ошибки, допускаемые бухгалтерами, сделаем вывод, как их избежать. Во-первых, нужно подобрать достойного кандидата на эту должность. Чтобы не ошибиться, проведите тест. Это сэкономит ваше драгоценное время, потому что провести его, может любой, у кого имеются ответы. Если вы пользуетесь услугами бухгалтерской фирмы, тщательно проверьте ее, поспрашивайте у знакомых, поищите отзывы в соцсетях и на форумах.

Во-вторых, руководителю не стоит полностью доверять бухгалтеру и периодически надо самостоятельно проверять правильность ведения учета.

Предоставьте бухгалтеру технический ключ, а право подписи платежек оставьте за собой. Руководители, желая освободить свое время, передают ключ бухгалтеру. Имея его, бухгалтер может отправить средства не туда, куда надо. Технический ключ же позволяет готовить платежные поручения, смотреть выписки и выгружать их в 1С. Но без подписи директора не получится отправить ни один платеж. Также, чтобы отследить направление платежей, можно настроить СМС-уведомления от банка.

В начале каждого года просите бухгалтера делать налоговый календарь, в котором будут указаны сроки сдачи отчетности в ПФР, налоговую и другие контролирующие органы. После сдачи отчетности бухгалтер должен предоставить вам отметку о получении документов соответствующими инстанциями. Проверьте, соответствует ли сумма налогов и сборов реально проведенным платежам. Раз в квартал запрашивайте у бухгалтеров справку о состоянии расчетов, сборов, по пеням и штрафам.

Следите за отсутствием документов: обяжите сотрудников бухгалтерии ежемесячно передавать вам список недостающей «первички». Обратите внимание на потенциальные «хвосты». Это могут быть какие-либо накладные, акты, договоры, авансовые отчеты. Если какие-то документы остаются в списках более месяца, примите меры. Выборочно проверяйте, правда ли документ был восстановлен.

Если ваш бухгалтер работает на удалении, онлайн, то обяжите его распечатывать или выгружать документы раз в месяц. Наличие базы у вас на руках упростит впоследствии ее передачу новому бухгалтеру или перейти на другое облачное хранилище. Восстановление бухгалтерского учета требует немалых затрат, а отсутствие базы чревато последствиями.

Проверяйте кассу и склад. Бухгалтер может злоупотреблять подотчетными деньгами, использовать их в своих личных целях. Может даже закрывать их документами, никак не относящимися к деятельности вашей компании. Чтобы этого избежать, хотя бы раз в квартал полистайте кассовую книгу и просмотрите авансовые отчеты.

Иногда бухгалтер может скрывать превышение лимита по кассе, часто возвращая неиспользованные авансы. Если вы относитесь к субъекту малого предпринимательства, то имеете право отказаться от лимита. Для этого нужно просто издать соответствующие приказы.

Периодически заказывайте аудиторскую проверку, это один из самых качественных способов проверки работы вашего бухгалтера и даже компании в целом. Это дорогое удовольствие, но крупные компании могут себе позволить такую услугу. Ведь ошибки будут стоить дороже.

Еще один из способов обнаружения ошибок – инвентаризация. С помощью нее можно найти все недостачи и хищения.

Компания «Деловые партнеры». Аутсорсинг бухгалтерских услуг:

Получить расчет
экономии