Ошибки при приемке товара

В нашей статье мы кратко приведем правила, нормативы и порядок приемки товара по количеству и качеству от поставщика на склад. Эти законодательные нормы успешно работают и в современной России.

Как принимают

В эту процедуру входит обязательная проверка, регламентированная в соответствии с положением абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ. В заключительном договоре оговаривается порядок инспектирования. В противном случае, ревизию проводят по действующему законодательству.

Такая операция осуществляется для:

• Определения бракованной партии.
• Выявления недостачи.
• Раскрытия виновных лиц по возмещению материальных убытков.

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

• Произвести визуальный осмотр коробок.
• Выявить недостачу по численности.
• Определить непригодную продукцию.
• Обозначить место для выборки,
• Проверить сопроводительные документы представителя.
• Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

Инструкция по приемке товара на склад

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

• Осуществляется подъезд к месту размещения.
• Проверяются сопроводительные документы.
• Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
• Выделяется пространство под разгрузку.
• Подается оборудования для перевозки груза.
• Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
• Вывозится при помощи рохли на место сложения.
• Сверяются и оформляются сопроводительные письма
• Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
• Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
• Подготавливается зона для размещения и хранения.

Порядок приемки продукции по количеству и качеству

Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.

Приемка товара — процесс небыстрый, требует внимательности. К тому же ручной учет не исключает ошибки человеческого фактора. Поэтому его автоматизация является оптимальным решением. По отзывам наших клиентов издержки сокращаются до 70%. Посмотреть решение >>

Кто может принимать

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Составление договора

Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.

Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.

Как осуществляется приемка и передача товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

• Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
• Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
• Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
• Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
• Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака. Подробнее >>

Как правильно принять товар от поставщиков

Технические моменты оговариваются между кладовщиком и экспедитором, но есть несколько принципиальных условий:

• Взвешиванием и узнается точный вес.
• Определяется численность подсчетом.
• На документе делается отметка, что упаковка на неповрежденной таре не распечатывалась.
• Допускается открывание коробки для выборочной проверки.
• Подписывается договор о материальной ответственности.
• Если кладовщик найдет несоответствие в накладной, то заполняется акт.
• Заранее планируется график.

Что необходимо проверить при приемке товара

Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:

• Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
• Инспектирует совпадения цен.
• Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
• Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
• Проверяет маркирование.
• Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
• Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
• В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
• В компьютере отображает принятие продукции.
• Вносит в программную базу штрихкоды.
• Распределяет груз по зонам хранения.

Как принимают по качеству

По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.

Сроки приемки

Срок приемки товаров прописывается в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота». В целом сроки приемки товара делятся на две большие группы: по количеству и качеству.

По количеству покупатель обязан принять товар:

• В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
• В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
• Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.

По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:

• Не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов.
• Не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе.
• Не позднее 20 дней, если поставщик иногородний.

Приемка по весу

Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке.

Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков

Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.

Нюансы составления актов

В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться:

• Название, дата составления, регистрационный номер.
• Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт.
• Список полученного груза, его число и комплектность.
• Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий.
• Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи.

Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций

Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет.

Преимущества виртуального документооборота

Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:

• Систематизировать данные, легко находить статистику.
• Минимизировать ошибки работников.
• Ускорить процесс заполнения.
• Автоматизировать подсчет и контроль.
• Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
• Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.

Программное обеспечение

Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки. Необходимое программное обеспечение можно найти на сайте cleverence.ru российского разработчика мобильных систем учета по штрихкодам «Клеверенс».

Как решаются проблемы недостачи и пересортицы

Весь цикл пребывания на складе сопровождается ошибками. Несоответствия могут появляться как при приеме, так и при выдаче. Нередким случаем является воровство и порча. Системный подход, основанный на присвоении идентификационного номера, позволяет устранить преднамеренные или нечаянные сбои, и проследить весь путь изделия. Это сильно затрудняет возможность фальсификации, все действия остаются в памяти, и при необходимости могут быть просмотрены для контроля.

Недостача

Ее можно минимизировать, если поставщик будет привозить маркированные единицы. Но нужно сделать так, чтобы ваши системы учета были совместимы.

Излишки

Так принято называть, когда количество не совпадает со значением, указанным в накладной. К таким ошибкам обычно приводят:

• Плохо проведенная работа по инвентаризации.
• Сильная загруженность кладовщика при поступлении большого объема.
• Некачественная отпускная отчетность.

Излишки может принять только директор компании после письменного заявления кладовщика, где отображаются пояснения по поводу лишней продукции. Составленный протокол передается главному бухгалтеру для поправок в отчетности.

Пересортировка

Основной источник проблемы — это небрежность при приемке и выдачи предметов торговли. Решает эту задачу чипирование и централизованный компьютерный учет.

Акт о недостаче

Существуют типовые формы, как то: № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Возможны нюансы. Многие поставщики решают такие проблемы без лишних формальностей. Если необходимо официально задокументировать, то претензия должна быть завизирована не только кладовщиком, но и экспедитором или комиссией, состоящей из нескольких членов.

Приемка продовольственного товара, что это такое

Такой вид продукта требует особого отношения и соблюдения специфических правил. Если получение пакетированных изделий с длительным сроком годности является стандартной процедурой, то оборот скоропортящихся, весовых продуктов требует повышенного внимания при оценке добротности, времени реализации и соблюдения правил транспортировки и хранения. В магазинах принято решение спорных вопросов в пользу принимающей стороны. Свои особенности имеются при закупке у населения мяса, овощей, фруктов, молока, грибов и ягод.

Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании Клеверенс

Количество показов: 207505

Как в проектной документации, так и на практике необходимо соблюдать определенные правила приемки закупленных товаров, работ и услуг. Но заказчики регулярно нарушают их, включая недопустимые условия, забывая проводить экспертизу некачественной продукции или публиковать сведения в единой информсистеме.

Некорректные условия приемки

Неоднократно участники госзакупок сталкивались с ситуациями, когда заказчики включали в закупочную документацию некорректные условия. Одна из ситуаций, которую рассматривали антимонопольные органы в этой области, касалась требования провести экспертизу работ уже после их приемки. Но, по мнению экспертов из Северо-Осетинского управления антимонопольной службы России, это требование не повлияет на эффективность закупок, потому избыточное.

Антимонопольной службе Мурманской области пришлось объяснять заказчику, почему в проектную документацию необходимо включать конкретные сроки приемки. Это требование включено в п. 1 ч. 13 ст. 34 закона 44-ФЗ, напомнили они.

К аналогичному выводу пришли и их коллеги из Липецка. Но добавили: отсутствие в проектной документации конкретного порядка и сроков приемки «тянет» на административное правонарушение по ч. 4.2 ст. 7.30 КоАП РФ. В действующей редакции норма предусматривает 3000 рублей штрафа для должностного лица.

Подробнее:

• решение Мурманского УФАС от 13.04.2021 по делу № 051/06/106-248/2021;
• решение Липецкого УФАС от 13.07.2020 № 048/06/105-617/2020;
• решение Северо-Осетинского УФАС России от 16.09.2021 по делу № А486-09/2021.

Отказ от экспертизы качества товара

Если между сторонами возник спор о качестве поставленного товара, судьи АС Восточно-Сибирского округа рекомендуют провести экспертизу в ходе приемки. Но если никаких проверок нет, то и доказать несоответствие выдвинутым требованиям невозможно. Тем более, ничего не удастся доказать, если в ходе судебных разбирательств выяснится, что после приемки, несмотря на якобы плохое качество, товар в полном объеме использовали по назначению.

А в Воронежской области антимонопольщики решили, что нельзя включать в реестр недобросовестных поставщиков компанию, если заказчик в одностороннем порядке отказался от приемки, но при этом не провел экспертизу товара и не доказал его несоответствие.

Подробнее:

• постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.12.2021 № Ф02-6410/2021 по делу № А74-11818/2020;
• решение Воронежского УФАС России от 21.06.2021 № 036/10/104-640/2021.

Несвоевременное размещение в ЕИС сведений о приемке

Закон требует размещать в ЕИС сведения о приемке в течение 5 рабочих дней, не позже. Об этом напомнили сотрудники Тамбовского УФАС и ФАС России заказчикам после жалоб на необоснованное нарушение сроков. В обоих случаях антимонопольщики предложили наказать заказчиков по ч. 2 ст. 7.31 КоАП РФ за несоблюдение правил передачи данных для ведения реестра (штраф для должностного лица — 20 000 рублей).

Отметим, что в практике встречаются и случаи, когда заказчиков не наказывают. По мнению представителей Самарского управления антимонопольной службы, уважительной причиной для нарушения сроков являются технические работы в ЕИС, которые помешали своевременно разместить требуемые законом сведения.

Подробнее:

• решение Тамбовского УФАС от 02.03.2021 по делу № 068/06/103-55/2021;
• решение ФАС России от 26.10.2020 по делу № П-195/20;
• решение Самарского УФАС от 30.04.2021 № 21-14721-21/4.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Работа склада начинается с приемки товара. От того, насколько правильно и грамотно осуществлена приемка, зависит правильность учета товара, обеспечение отгрузок и синхронность данных с учетной системой.

Эффективную организацию приемки товара на складе можно разделить на три составляющих:

1. Своевременное получение информации об ожидаемой поставке, включающей в себя:

• перечень поступающих товаров;
• количество поступающих товаров;
• сроки годности, партии, серийные номера и другие характеристики поступающих товаров (зависит от особенностей товара);
• планируемый срок поставки;
• наименование поставщика;
• тип тары, на которой поступит товар (при наличии данных);
• информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты, ГТД и т.д.);

1. Планирование необходимого объема и подходящего типа складских ресурсов и складской техники, которые будут задействованы в приемке товара;
2. Определение места хранения товара (в процессе либо по факту приемки согласно настроенным стратегиям).

Результаты анализа процессов приемки товара на различных складах, проведённые Координационным советом по логистике, показали наличие одних и тех же типовых ошибок и недочетов в их работе. Эти ошибки оказывают существенное негативное воздействие на приемку товара, приводят к нарушениям бизнес-процессов, трате большого количества времени на приемку, чрезмерное использование складских ресурсов.

Так, ошибки при приемке по количеству и весу сказались в дальнейшей недостаче 3-5% товаров для 60% складов, 2% недостачи для 25% складов и 0,25% недостачи для оставшихся 15% складов.

Кроме того, 70% изученных складов несмотря ни на что принимали до 5% товарных позиций, не соответствовавших заявленному перечню. 60% складов принимали бракованную продукцию как кондиционную и доля такого брака составляла от 0,5% до 8% от всей поставки.

К причинам этих ошибок можно отнести:
•    отсутствие либо неоптимальное планирование ресурсов при приемке товаров;
•    низкую квалификация персонала;
•    несоблюдение либо отсутствие утвержденных регламентов (стандартов) по осуществлению приемки;
•    отсутствие или недостаток в технических возможностях для осуществления эффективной приемки.

При автоматизации склада системой управления необходимо настроить процедуру приемки товаров таким образом, чтобы влияние указанных причин стало минимальным либо было полностью устранено. Для этого, на стадии изучения процессов и составления концепта системы необходимо тщательно проанализировать все проблемы автоматизируемого склада и предусмотреть все возможные варианты приемки, которые необходимы складу в силу особенностей обработки входящих потоков.
Проблему планирования ресурсов, привлекаемых к приемке товара, можно решить при помощи стандартных инструментов WMS (мониторинг, отчеты). Такие инструменты позволят руководителю прогнозировать и планировать ресурсы исходя из текущей нагрузки и планируемых работ.

Проблема низкой квалификации персонала решается комплексно и, как минимум, в двух векторах: с помощью системы и без нее. Ко второму вектору относится повышение квалификации персонала непосредственно силами самой компании, а также обучающие тренинги по использованию внедренной системы WMS (в рамках проекта внедрения системы или после его завершения).

Что касается решения проблемы низкой квалификации сотрудников при помощи WMS, то здесь суть подхода может заключаться в максимальной автоматизации процессов и минимизации количества самостоятельных действий сотрудников. Ведь, как известно, именно расширение возможностей (прав) сотрудников при работе в любой системе управления складом дает больше потенциала для совершения ошибок.

К примеру, возможность ручного ввода серийного номера или партии продукта, включающих в себя большое количество цифр, могут стать причиной ошибки. Проблема решается принудительным сканированием штриховых кодов без возможности ручного ввода данных. Конечно, это допустимо при условии наличия маркировки на принимаемом товаре и к любым таким решениям следует подходить с учетом того, в каком виде товар поступает на склад.

То же самое касается размещения из зоны приемки. Предоставление водителям складского транспорта полномочий по самостоятельному выбору места хранения может привести к ошибкам в размещении и неверному выбору складского места, противоречащего стратегии размещения.

В любом случае, при принятии решения о применении каких-либо ограничений следует учитывать действующие процессы и возможные отклонения от них. Иначе есть риск остановки работы.

Проблема несоблюдения регламентов и стандартов, равно как и проблема отсутствия таковых решаются вне системы WMS. Исключением могут быть процессы, необходимость принудительного выполнения которых можно настроить при помощи системы, не оставив сотрудникам возможности их обхода.

Что касается технических возможностей для осуществления эффективной приемки – решение этой проблемы лежит полностью за рамками системы WMS.

Если решение проблем на приемке требует административного вмешательства, то здесь необходимо правильно рассчитать требуемое количество персонала и предоставить расчеты руководству склада для обоснования изменений в штатном расписании.

Расхождения по количеству товара 

Предположим, что при поставке выяснилась недостача товара, обнаружились излишки. Как действовать, если товар подлежит прослеживаемости?

Мы будем исходить из того, что изначально товаросопроводительные документы, счета-фактуры (УПД) были оформлены согласно условиям сделки. 

Ситуация № 1. Недостача выявлена при приемке товара 

В случае обнаружения недопоставки до момента перехода прав на товар, если такая недостача не восполняется, сторонам следует зафиксировать этот факт документально (например, покупатель актирует недостачу при приемке товара). Затем поставщику надлежит сформировать корректировочный счет-фактуру (УКД), в котором будет отражено уменьшение количества отгруженного товара. 

Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является документ, подтверждающий согласование сторонами изменения стоимости отгруженных товаров из-за изменения их количества (п. 10 ст. 172 НК РФ). Далее с корректировочным счетом-фактурой производятся обычные учетные действия, что в итоге приводит к отражению в налоговых декларациях сторон по НДС верных данных, в том числе, и по реквизитам прослеживаемости товаров. 

Если недопоставка сопряжена не просто с ошибкой при отгрузке, а именно с недостачей товара у поставщика, ему надлежит прекратить прослеживаемость таких товаров, зафиксировав недостачу документом об инвентаризации и отразив ее в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, за соответствующий квартал. 

Ситуация № 2. Недостача выявлена после приемки товара покупателем 

Если нехватка товара выявлена покупателем уже после того как он принял товары к учету, дальнейшее развитие ситуации будет зависеть от того ставит ли себе покупатель задачу доказывания недопоставки. 

Когда право собственности на товар перешло к покупателю, а документы при приемке были подписаны без претензий, у поставщика имеются все основания считать, что он передал эстафетную палочку прослеживаемости своему покупателю. 

Выявленная покупателем впоследствии недостача может рассматриваться как образовавшаяся уже у него. Тогда именно покупатель выведет товары из прослеживаемости, проведя инвентаризацию, задокументировав недостачу и отразив ее в своем отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. 

В случае, когда покупатель решит вести претензионную работу, до момента разрешения тем или иным образом конфликта с поставщиком, покупателю следует зафиксировать недостачу и отразить ее в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. 

В дальнейшем, если поставщик признает факт недопоставки, ему надлежит сформировать корректировочный счет-фактуру (УКД), зарегистрировать его в своей книге покупок в периоде, когда он был выставлен. Это приведет к отражению соответствующих данных в налоговой декларации по НДС за текущий налоговый период, уточненную декларацию поставщику подавать не нужно (п. 1 ст. 169, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ, п. п. 2, 12 Правил ведения книги покупок). 

Покупатель же, получив корректировочный счет-фактуру, регистрирует его в книге продаж в том налоговом периоде, на который приходится наиболее ранняя из следующих дат (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж): 

— получения покупателем первичных документов на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров. В данном случае это некий документ по итогам спора с поставщиком, в котором он признал факт недопоставки, или решение суда;

— получения покупателем корректировочного счета-фактуры. 

Этим же периодом верные данные по прослеживаемости попадут в налоговую декларацию покупателя. Однако при этом ему нужно подать еще и корректировочный отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Тогда расхождений в системе не возникнет. 

Ситуация № 3. При приемке выявлены излишки товара 

Если покупатель не против их принять, то продавец по согласованию с покупателем увеличивает количество отгруженного товара, выставляя корректировочный счет-фактуру. Стороны фиксируют его в своих регистрах по НДС в общем порядке, т. е. за период, в котором были составлены документы, являющиеся основанием для выставления корректировочных счетов-фактур (п. 10 ст. 154, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ). Это обеспечивает отражение в системе прослеживаемости верных данных без представления сторонами уточненных налоговых деклараций, а также специальных уведомлений, отчетов. 

Если покупатель отказался от лишнего товара, он возвращает его поставщику. Исходя из допущения, что документы были изначально оформлены сообразно условиям договора, корректировать их или отчетность сторон по НДС, по прослеживаемости в этом случае не требуется, поскольку восстановлен статус-кво. 

В случае, когда покупатель выявляет излишки товара, но не может связать их с конкретным поставщиком, партией товара, РНПТ, он приходует такой товар на основании документов об инвентаризации и, если этот товар прослеживаемый, подает уведомление об остатках, чтобы получить РНПТ и иметь возможность ввести товар в оборот. В отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, данные от таком товаре не включаются. Реквизиты прослеживаемости этого товара будут отражаться в системе обычным способом по мере его дальнейшего движения. 

Ситуация № 4. Недостача или излишек выявлены при экспортной или импортной операции 

Если с расхождениями стороны столкнутся в связи импортом товара или в связи экспортом в страну ЕАЭС, нужно принять во внимание следующее: 

1. если импорт осуществлен из страны, не входящей в ЕАЭС, для изменения количества товара, отраженного в декларации на товары, следует обращаться в таможенный орган. При положительном решении таможни число товаров с соответствующим РНПТ изменится. Если покупатель фиксирует недостачу или излишек импортного товара у себя на складе при инвентаризации, он заполняет:

— в случае недостачи – отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости,

— при выявлении излишков – уведомление об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости (с целью получения РНПТ); 

2.при ввозе товаров из страны ЕАЭС покупатель подает в налоговый орган уведомление о ввозе в течение пяти рабочих дней с даты принятия этих товаров на учет. Если к этому моменту расхождение уже выявлено и согласовано с поставщиком, в уведомлении нужно отразить фактическое количество товара. ФНС России присвоит этой партии РНПТ, выслав соответствующую квитанцию в ответ на уведомление. При выявлении расхождения, признанного поставщиком, в более поздний срок, необходимо представить корректировочное уведомление (не позднее следующего рабочего дня с даты обнаружения факта не отражения или неполноты отражения сведений). 

Если излишек был выявлен в дальнейшем по итогам инвентаризации у покупателя и затруднительно связать товар с конкретной поставкой и с конкретным РНПТ, необходимо отразить его выявление в уведомлении об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости. Недостачу указанного товара, которую не удается документально связать именно с недопоставкой, отражают в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, на основании документов об инвентаризации; 

3. если товар был вывезен в страну ЕАЭС, поставщик подает уведомление о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, в течение пяти рабочих дней с даты отгрузки этого товара. Если впоследствии выясняется, что в уведомлении оказалось указано неверное количество товара из-за недопоставки или излишков, которые покупатель согласился принять, необходимо представить корректировочное уведомление – не позднее следующего рабочего дня с даты обнаружения неверных сведений. Если покупатель отказывается от излишка товаров, право собственности на них сохраняет продавец. Несмотря на то, что товары уехали в страну ЕАЭС, их возврат не связан с внешнеэкономической сделкой: российский продавец просто привозит обратно свой же товар. Такую операцию нет необходимости сопровождать корректировочным уведомлением о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, – ведь в первоначальном уведомлении данные были указаны верно и затем фактическое положение дел было приведено в соответствие с документами. 

Возврат товара 

Отказ покупателя от товара полностью или в части может быть оформлен в зависимости от ситуации и воли сторон прекращением сделки, признанием ее недействительной, корректировкой отгрузки или новым договором купли-продажи (т. н. «обратным выкупом»). 

При прекращении сделки или признании ее незаключенной выставленный ранее счет-фактура (УПД) регистрируется в книге покупок (книге продаж, дополнительном листе книги покупок или книги продаж) стороны с отрицательными значениями. Благодаря таким исправлениям в декларациях сторон по НДС отражаются в итоге верные сведения о реквизитах прослеживаемости. 

Если возврат решили оформить новым договором, в котором стороны поменялись ролями, бывший покупатель оформляет счет-фактуру (УПД) с реквизитами прослеживаемости и обратный путь товара прослеживается в системе за счет отражении отгрузки в налоговых декларациях сторон. 

Если возврат решено оформить корректировочным счетом-фактурой (УКД), он в привычном налогоплательщикам порядке отражается в регистрах по НДС и налоговой декларации как покупателя, так и продавца, что в итоге также позволяет верно отразить реквизиты прослеживаемости в системе. Никаких дополнительных отчетов и уведомлений тут не требуется, если речь не идет о сделке с партнерами из ЕАЭС. 

Сложнее обстоит дело с возвратом поставщику товара, который был ввезен российским покупателем из страны ЕАЭС или, наоборот, товара, который российский поставщик отгрузил на территорию другой страны ЕАЭС. Дело в том, что на языке Протокола об уплате косвенных налогов к Договору о ЕАЭС (Приложение № 18) возвратом считается только возврат товаров ненадлежащего качества. Если импортный товар качественный, но покупатель все же от него отказался, возврат оформляется как экспорт им товара (п. 23 Протокола, Письмо Минфина от 31.03.2020 № 03-07-13/1/25489). Никаких разъяснений по этому вопросу пока не имеется. Но с учетом положений Договора о ЕАЭС верно будет поступить так: 

— при возврате некачественного товара покупателем с территории ЕАЭС обратно в Россию оформить корректировочное уведомление о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории Российской Федерации на территорию другого государства – члена Евразийского экономического союза; 

— при возврате качественного товара покупателем с территории ЕАЭС в Россию оформляется импорт в РФ и уведомление о ввозе товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории другого государства – члена Евразийского экономического союза на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией. Это будет первичное уведомление и, несмотря на то, что товар уже был ранее в системе и имел РНПТ, партии будет присвоен новый РНПТ налоговым органом в ответ на данное Уведомление. Порядок заполнения Уведомления о ввозе (п. 3), приведенный в Письме ФНС России от 14.04.2021 № ЕА-4-15/5042@, предполагает, что в этом документе строка 12 (РНПТ) при первичном представлении не заполняется; 

— при возврате российским покупателем некачественного товара поставщику в страну ЕАЭС оформляется корректировочное уведомление о ввозе; 

— при возврате российским покупателем товара надлежащего качества поставщику в страну ЕАЭС оформляется экспорт и уведомление о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории Российской Федерации на территорию другого государства — члена Евразийского экономического союза. 

Ошибка в счете-фактуре (УПД) 

Предположим, что при приемке товара (или позже) выяснилось, что в сопроводительных документах, счете-фактуре (УПД) допущены существенные ошибки, требующие исправления. Например, неверно указано количество товара, РНПТ, стоимость и т. д. 

Как следует поступить сторонам?

Покупателю нет нужды отказываться от приемки товара. Его следует оприходовать на основании имеющихся верно оформленных документов (возможно, на основании внутренних первичных учетных документов, скажем акта приемки) и первоначально принять к учету как неотфактурованную поставку. 

Покупатель оповещает поставщика об ошибке в документах. Перед последним стоит задача переделки документов с тем, чтобы их реквизиты, в том числе, связанные с прослеживаемостью, приобрели должные значения. 

Приобретенные запасы могут быть отпущены в переработку, объекты могут быть введены в эксплуатацию в качестве основных средств и использованы любым образом, который предполагает прекращение прослеживаемости. В том числе, ничто не мешает пустить товар в продажу в розницу, поскольку прослеживаемость прекращается в случае реализации товара физическим лицам для использования их в личных, семейных, домашних и иных целях, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, а также в случае реализации товара налогоплательщикам налога на профессиональный доход. 

Если купленные товары предполагается перепродавать другой организации или индивидуальному предпринимателю, учтите следующее. В счете-фактуре (УПД) приводятся реквизиты прослеживаемости: 

— регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (РНПТ);

— количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости;

— количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости. 

Если покупатель уверен, что огрехи в документах, полученных от поставщика, не связаны с реквизитами прослеживаемости, отгрузить товар не возбраняется. Не забывайте: прослеживаемость основывается именно на документах. Если бы речь шла о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, их нельзя было бы ни принять, ни хранить, ни перевозить, ни продавать, если бы на них отсутствовал код маркировки (ст. 4 Соглашения о маркировке товаров средствами идентификации в Евразийском экономическом союзе). В этом принципиальное различие двух систем контроля. 

Если ошибки допущены именно или предположительно в реквизитах прослеживаемости, прямого запрета на отгрузку товара следующему в цепочке оборота товара покупателю также нет, но ввиду заведомых проблем при выставлении ему счета-фактуры (УПД) целесообразно отложить отгрузку до получения верно оформленных входящих документов. Ведь счет-фактура, как и УПД должны быть сформированы в течение 5 календарных дней с момента отгрузки, а значит, отгрузка на свой страх и риск в отсутствие верных реквизитов прослеживаемости будет происходить в условиях жесткого цейтнота. 

Что же делает продавец, пока покупатель принимает решение о дальнейших действиях с товаром?

Ему надлежит внести исправления в накладную (если необходимо) и выставить исправленный счет-фактуру (УПД). Согласно п. 7 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, в новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение в строке 1 номера и даты первоначального счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений. А в строке 1а указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются с верными значениями. Это актуально и для показателей граф 11 – 13, где приводятся реквизиты прослеживаемости. 

После выставления/получения нового счета-фактуры (УПД): 

— продавец, если квартал еще не закрыт, аннулирует ранее сделанную запись в книге продаж, регистрируя первоначальный документ с отрицательными значениями, а новый – с положительными. Если изменения вносятся за предыдущий налоговый период, записи производятся в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором зарегистрирован счет-фактура (УПД) до внесения в него исправлений (п. п. 3, 11 Правил заполнения книги продаж, п. п. 3, 4 Правил заполнения дополнительного листа к книге продаж); 

— покупатель, если квартал еще не закрыт, аннулирует запись по первоначальному счету-фактуре (УПД) в книге покупок, внося его данные с отрицательными значениями, а затем с положительными значениями регистрирует данные исправленного документа. Если исправления вносятся за более ранний налоговый период, то записи производятся в дополнительном листе к книге покупок (п. п. 4, 9 Правил заполнения книги покупок, п. п. 3, 5 Правила заполнения дополнительного листа к книге покупок). 

В налоговых декларациях сторон по НДС отражаются верные данные. Если исправления были внесены после представления декларации за период, то подается уточненная налоговая декларация, где, в том числе, корректируются реквизиты прослеживаемости товаров. Это необходимо сделать и в том случае, когда у стороны сделки в результате исправления ошибки не произошло увеличения суммы налога к уплате, поскольку иначе в системе прослеживаемости останутся неверные данные. 

Заранее подготовьтесь к работе с прослеживаемыми товарами

В этом поможет компания Такском. Мы подберём для вас решения по электронному документообороту, благодаря которым вы без проблем сможете выставлять счета-фактуры по новым правилам, а также обмениваться другими электронными документами с контрагентами и сдавать отчётность в госорганы через интернет.