Ошибки при проведении аттестации персонала

Автор: Елена Борисова

Персонал-Микс

Поведенческие ошибки в управлении персоналом допускают все. Рассмотрим те, которые чаще встречаются при аттестации. Так как оценку проводит не машина, а человек, ошибки имеют естественную человеческую природу.

Разные стандарты для работников, выполняющих одинаковую работу

Одному работнику мы позволяем опаздывать на работу, другого же критикуем за опоздание. Или при одинаковом выполнении плана одного хвалим, а по отношению к другому делаем вид, что так и надо. Справедливости ради следует сказать, что не всегда это делается по злому умыслу — мы учитываем личные обстоятельства каждого, потенциал (так, мудрые учителя хвалят троечника за ответ, который для отличника неприемлем). Однако, сами того не ведая, мы легко можем прослыть необъективным руководителем, имеющим любимчиков, особенно если в результате аттестации с учетом наших замечаний меняется статус или заработная плата. С данной ошибкой тесно связана другая.

Сходство убеждений и взглядов как фактор, влияющий на аттестацию

Безусловно, всегда приятнее иметь дело с теми, кто разделяет наши взгляды на работу, развитие бизнеса, коллег, руководство (так же как приятнее общаться со знакомыми, имеющими схожие политические убеждения, читающими те же книги, слушающими ту же музыку). Руководитель невольно (и естественно) при проведении аттестации больше симпатии проявляет к единомышленникам. Надо помнить, что сотрудники не должны быть нашими копиями, и иногда тот, чьи взгляды или манера поведения чужды нам, является прекрасным работником.

Аналогичная ошибка — Предубеждение лица, проводящего аттестацию

Чаще всего она встречается, когда аттестация проводится только непосредственным руководителем, без участия службы управления персоналом. Стремление раз и навсегда повесить ярлык «плохой»—«хороший» приводит к тому, что оценка деятельности работника за рассматриваемый период заранее предопределена. Как правило, в такой обстановке «хорошие» чувствуют себя более чем вольготно, «плохим» же, как бы они ни старались улучшить свою деятельность, остается только искать новое место работы.

Оценка не в целом, а по одной из характеристик

Чаще всего методы аттестации включают несколько критериев оценки. Но, если специалист, проводящий аттестацию, недостаточно опытен, он может результирующую оценку выставить только по одной из характеристик, причем не всегда самой важной. Например, отмечается, что улыбчивые люди воспринимаются окружающими как более честные и искренние. Однако ни одно из исследований не подтвердило связи между улыбкой и честностью.

Изменение стандартов в ходе аттестации

Яркий пример — экзамен. Строгий экзаменатор исходит из того, что все отлично знают предмет. Постепенно он понимает, что это не так. В результате к студентам, отвечающим последними, предъявляются более мягкие требования.

Благодатная почва для вышеперечисленных ошибок — плохая подготовка к аттестации. Перед началом аттестации должны быть определены:

• ключевые факторы для каждой должности (факторы, без которых нельзя обойтись ни при каких обстоятельствах) и факторы, которые мы бы хотели видеть, но можем без них обойтись (например коммуникативные навыки у оператора машинного доения);
• значимость каждого ключевого фактора (ранжирование по степени значимости);
• стандарты деятельности (например не более одной опечатки на страницу для машинистки);
• что такое хорошо, и что такое плохо (точнее, что мы имеем в виду, когда ставим оценку «плохо», «удовлетворительно», «хорошо», «отлично»). Только после этого руководитель, проводящий аттестацию, получает в свои руки отлаженный работающий инструмент, понятный ему и аттестуемым. Увы, список ошибок можно продолжить.

Придание большего значения поведению работника в период, непосредственно предшествующий аттестации, по сравнению с поведением в течение всего оцениваемого периода

Это самая распространенная и объяснимая ошибка. Поведение сотрудника за последние несколько недель запоминается больше, чем его деятельность несколько месяцев назад. Избежать данной ошибки можно при налаженной системе отчетности, а также если постоянно ведутся записи (как позитивные, так и негативные) о деятельности сотрудника, в крайнем случае, записи об особых достижениях или провалах.

Использование узкого диапазона оценок

Проводящий аттестацию избегает ставить очень высокие или очень низкие оценки. Или же, при сравнении результатов оценок подчиненных разными руководителями, видна явная тенденция строгих руководителей к занижению, мягких к завышению оценок. Чаще это встречается у пугливых или неопытных руководителей.

Аналогичная ошибка — Стремление завысить оценку

Кое-кто из начальников боится прослыть суровым. Иногда завышенная оценка воспринимается руководителем как элемент мотивации. На самом деле на аттестации не раздают авансы, а оценивают реальную деятельность. Никто не мешает дополнительно в аттестационной форме отметить потенциал сотрудника. Один директор по персоналу поделился опытом перевоспитания «добреньких» начальников: «Когда руководитель приходит ко мне с требованием немедленно уволить сотрудника и найти нового, я показываю ему аттестационный лист с хорошими оценками, заполненный им месяц назад, и сообщаю, что оснований для увольнения нет. В следующий раз руководитель относится к аттестации более ответственно».

Сравнение работников друг с другом, а не со стандартами деятельности

При анализе результатов аттестации (при ранжировании), вместо того чтобы сравнивать деятельность работников и ее соответствие критериям и стандартам работы, сравниваются сами работники. Это свидетельствует о непонимании того, что такое аттестация.

Часто встречаются ошибки в тех случаях, когда дается письменная характеристика сотрудника или проводится аттестационное интервью (то есть собеседование с сотрудником по результатам аттестации). Многие руководители невольно от работы переходят на личности. Мне пришлось участвовать в процессе аттестации в одной американской компании. Старейшая сотрудница службы персонала обратилась ко мне с просьбой перечитать ее письменные отзывы: «Я двадцать лет работаю в организации, многих знаю долгие годы. Боюсь, что мне не удалось скрыть личное отношение при подготовке характеристик» . Через час я знала не только, кто из аттестуемых как выполняет свою работу, но и как данная сотрудница относится к аттестуемым лично.

Нередко в характеристике употребляются такие слова, как «обаятельная, очаровательная, жизнерадостная» , которые так же мало относятся к производственной деятельности, как и фраза: «делает все в своей обычной старомодной манере» .

Правильный выбор слов — это один из важнейших моментов конструктивного завершения аттестационного процесса. В тех организациях, где издают внутренние методические пособия по проведению аттестации, специально обращают на это внимание и даже приводят список рекомендуемых комментариев.

Рассмотрим примеры того, как не надо писать и говорить.

«Этому сотруднику следует научиться исправлять свои ошибки. Он мог бы работать гораздо лучше». Практического смысла этот комментарий не имеет. У каждого есть ошибки, и каждый работал бы гораздо лучше, если бы исправлял их. Гораздо полезнее определить ошибки и обсудить с работником конкретные пути их исправления.

«Имярек — исключительный работник» . Судя по всему, аттестующий находится под впечатлением личности имярека. Замечание не несет никакой практической информации. Полезнее определить конкретные достоинства работника.

«Сотрудник делает слишком много ошибок, поэтому его работу я оцениваю как неудовлетворительную» . Сотрудник может не согласиться со столь абстрактным утверждением. Если бы в оценку было включено больше информации, убедить его не составило бы труда. Например: как часто допускаются ошибки, где и когда, что сделано, чтобы помочь ему разобраться в ситуации в целом (иногда ошибки возникают из-за перегрузки или несогласованности действий, а не только по вине работника). Вообще, негативные комментарии следует объяснять понятно и подробно. Во-первых, чтобы у работника не было оснований их оспаривать, во-вторых, чтобы улучшить деятельность. О зрелости руководителя свидетельствуют не только подробные комментарии, но и предложение плана исправления ошибок (или совместная выработка такого плана во время аттестационного интервью).

«Работает нормально» . Если этот комментарий — единственный, он свидетельствует либо о том, что руководитель не воспринимает аттестацию серьезно, либо о том, что он не заинтересован в сотруднике.

А теперь приведем несколько примеров того, как надо давать комментарии.

О качестве работы

Положительный отзыв. Очевидно, что сотрудник заботится о качестве работы, все проекты выполнялись с хорошим качеством. Сотрудника отличает аккуратный подход ко всем аспектам работы. Работа выполняется вдумчиво и заинтересованно. В течение года не было нареканий по качеству работы ни от клиентов, ни от коллег.

Отрицательный отзыв. Сотрудник обращает больше внимания на достижение быстрого результата, а не качественного результата. Хотя скорость работы и является его преимуществом, около 10% проектов были возвращены на доработку из-за допущенных ошибок. Коллеги вынуждены постоянно перепроверять предоставляемые им материалы, так как не всегда могут им полностью доверять.

Об объемах работы

Положительный отзыв. Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании.

Отрицательный отзыв. Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач (примерыЙ) не было уделено достаточного внимания. По-видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании.

Об умении анализировать и принимать решения

Положительный отзыв. Сотрудник отличается способностью анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть «в корень» вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с его решениями, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом.

Отрицательный отзыв. Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованы, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате.

Об умении планировать и организовывать

Положительный отзыв. Сотрудник умеет планировать свою работу и определять цели. Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое-либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто его вопросы и замечания оказываются полезны не только для него, но и для всей организации.

Отрицательный отзыв . Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, он часто не справляется своевременно с работой или же выполняет работу не с надлежащим качеством. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Сотрудник из-за неумения планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно.

Об умении контролировать эмоции

Положительный отзыв. Сотрудник хорошо работает не только в обычной, но и в стрессовой ситуации, всегда сохраняет оптимизм, выдержку и позитивное отношение к работе и коллегам. Его никто никогда не видел «вышедшим из себя». Когда дела идут плохо, он сохраняет выдержку и своим поведением успокаивает окружающих. Его зрелость и умение контролировать эмоции — одна из причин того, что коллеги стремятся работать совместно с ним над проектами.

Отрицательный отзыв. Когда что-то беспокоит сотрудника, вместо того чтобы обсудить ситуацию с коллегами и руководством, он замыкается в себе и отгораживается от окружающих. При этом меняется его манера общения на работе. Это создает нервозную обстановку в коллективе. Если его проблемы носят рабочий характер,вероятно, руководителю стоит обсудить с ним важность открытой информации и выработать конструктивные методы обсуждения спорных вопросов.

Варианты комментариев можно приводить довольно долго. Главное помнить, что они должны быть:

• реалистичны;
• конкретны;
• корректны и неэмоциональны;

они должны:

• иметь отношение к деятельности, а не к личности работника;
• затрагивать ключевые моменты деятельности.

Комментарии должны показывать путь к улучшению деятельности. Тогда, даже в случае невысокой оценки, между аттестуемым и аттестующим может состояться конструктивный диалог. И результаты следующей аттестации окажутся намного лучше.

Поведенческие ошибки в управлении персоналом допускают все. Рассмотрим те, которые чаще встречаются при аттестации. Так как оценку в большинстве случаев проводит пока еще не машина, а человек, ошибки имеют естественную человеческую природу.

1. Разные стандарты для работников, выполняющих одинаковую работу

Одному работнику мы позволяем опаздывать на работу, другого же критикуем за опоздание. Или при одинаковом выполнении плана одного хвалим, а по отношению к другому делаем вид, что так и надо. Справедливости ради следует сказать, что не всегда это делается по злому умыслу — мы учитываем личные обстоятельства каждого, потенциал (так, мудрые учителя хвалят троечника за ответ, который для отличника неприемлем). Однако, сами того не ведая, мы легко можем прослыть необъективным руководителем, имеющим любимчиков, особенно если в результате аттестации с учетом наших замечаний меняется статус или заработная плата. С данной ошибкой тесно связана следующая.

2. Сходство убеждений и взглядов как фактор, влияющий на аттестацию

Безусловно, всегда приятнее иметь дело с теми, кто разделяет наши взгляды на работу, развитие бизнеса, коллег, руководство (так же как приятнее общаться со знакомыми, имеющими схожие политические убеждения, читающими те же книги, слушающими ту же музыку). Руководитель невольно (и естественно) при проведении аттестации больше симпатии проявляет к единомышленникам. Надо помнить, что сотрудники не должны быть нашими копиями, и иногда тот, чьи взгляды или манера поведения чужды нам, является прекрасным работником.

3. Предубеждение лица, проводящего аттестацию

Чаще всего она встречается, когда аттестация проводится только непосредственным руководителем, без участия службы управления персоналом. Стремление раз и навсегда повесить ярлык «плохой» — «хороший» приводит к тому, что оценка деятельности работника за рассматриваемый период заранее предопределена. Как правило, в такой обстановке «хорошие» чувствуют себя более чем вольготно, «плохим» же, как бы они ни старались улучшить свою деятельность, остается только искать новое место работы.

4. Оценка не в целом, а по одной из характеристик

Чаще всего методы аттестации включают несколько критериев оценки. Но, если специалист, проводящий аттестацию, недостаточно опытен, он может результирующую оценку выставить только по одной из характеристик, причем не всегда самой важной. Например, отмечается, что улыбчивые люди воспринимаются окружающими как более честные и искренние. Однако ни одно из исследований не подтвердило связи между улыбкой и честностью.

5. Изменение стандартов в ходе аттестации

Яркий пример — экзамен. Строгий экзаменатор исходит из того, что все отлично знают предмет. Постепенно он понимает, что это не так. В результате к студентам, отвечающим последними, предъявляются более мягкие требования.

6. Плохая подготовка к аттестации

Перед началом аттестации должны быть определены:
— необходимые ключевые факторы для каждой должности и дополнительные, желаемые (например коммуникативные навыки у программиста);

— значимость каждого ключевого фактора (ранжирование);

— стандарты деятельности (например не более одной опечатки на страницу);

— что такое хорошо, и что такое плохо (что мы имеем в виду, когда ставим оценку «плохо», «удовлетворительно», «хорошо», «отлично»).

Только после этого руководитель, проводящий аттестацию, получает в свои руки отлаженный работающий инструмент, понятный ему и аттестуемым. Увы, список ошибок можно продолжить.

7. Придание большего значения поведению работника до и в период аттестации

Это самая распространенная и объяснимая ошибка. Поведение сотрудника за последние несколько недель запоминается больше, чем его деятельность несколько месяцев назад. Избежать данной ошибки можно при налаженной системе отчетности, а также если постоянно ведутся записи (как позитивные, так и негативные) о деятельности сотрудника, в крайнем случае, записи об особых достижениях или провалах.

8. Использование узкого диапазона оценок

Проводящий аттестацию избегает ставить очень высокие или очень низкие оценки. Или же, при сравнении результатов оценок подчиненных разными руководителями, видна явная тенденция строгих руководителей к занижению, мягких к завышению оценок. Чаще это встречается у пугливых или неопытных руководителей.

9. Стремление завысить оценку

Кое-кто из начальников боится прослыть суровым. Иногда завышенная оценка воспринимается руководителем как элемент мотивации. На самом деле на аттестации не раздают авансы, а оценивают реальную деятельность. Никто не мешает дополнительно в аттестационной форме отметить потенциал сотрудника. Один директор по персоналу поделился опытом перевоспитания «добреньких» начальников: «Когда руководитель приходит ко мне с требованием немедленно уволить сотрудника и найти нового, я показываю ему аттестационный лист с хорошими оценками, заполненный им месяц назад, и сообщаю, что оснований для увольнения нет. В следующий раз руководитель относится к аттестации более ответственно».

10. Сравнение работников друг с другом, а не со стандартами деятельности

При анализе результатов аттестации (при ранжировании), вместо того чтобы сравнивать деятельность работников и ее соответствие критериям и стандартам работы, сравниваются сами работники. Это свидетельствует о непонимании того, что такое аттестация.

Часто встречаются ошибки в тех случаях, когда дается письменная характеристика сотрудника или проводится аттестационное интервью (то есть собеседование с сотрудником по результатам аттестации). Многие руководители невольно от работы переходят на личности. Мне пришлось участвовать в процессе аттестации в одной американской компании. Старшая сотрудница службы персонала обратилась с просьбой перечитать ее письменные отзывы: «Я двадцать лет работаю в организации, многих знаю долгие годы. Боюсь, что мне не удалось скрыть личное отношение при подготовке характеристик». Нередко в характеристике употребляются такие слова, как «обаятельная, очаровательная, жизнерадостная», которые так же мало относятся к производственной деятельности, как и фраза: «делает все в своей обычной старомодной манере».

Правильный выбор слов — это один из важнейших моментов конструктивного завершения аттестационного процесса. В тех организациях, где издают внутренние методические пособия по проведению аттестации, специально обращают на это внимание и даже приводят список рекомендуемых комментариев.

Примеры неправильной обратной связи

«Сотруднику следует научиться исправлять ошибки. Он мог бы работать лучше». Практического смысла этот комментарий не имеет. У каждого есть ошибки, и каждый работал бы гораздо лучше, если бы исправлял их. Гораздо полезнее определить ошибки и обсудить с работником конкретные пути их исправления.

«Василий — исключительный работник». Судя по всему, аттестующий находится под впечатлением личности человека. Замечание не несет никакой практической информации. Полезнее определить конкретные достоинства работника.

«Сотрудник делает ошибки, его работу я оцениваю как неудовлетворительную». Сотрудник может не согласиться со столь абстрактным утверждением. Если бы в оценку было включено больше информации, убедить его не составило бы труда. Например: как часто допускаются ошибки, где и когда, что сделано, чтобы помочь ему разобраться в ситуации в целом (иногда ошибки возникают из-за перегрузки или несогласованности действий, а не только по вине работника). Вообще, негативные комментарии следует объяснять понятно и подробно. Во-первых, чтобы у работника не было оснований их оспаривать, во-вторых, чтобы улучшить деятельность. О зрелости руководителя свидетельствуют не только подробные комментарии, но и предложение плана исправления ошибок (или совместная выработка такого плана во время аттестационного интервью).

«Работает нормально». Если этот комментарий — единственный, он свидетельствует либо о том, что руководитель не воспринимает аттестацию серьезно, либо о том, что он не заинтересован в сотруднике.

Примеры правильной обратной связи

О качестве работы

Положительный отзыв.
Очевидно, что сотрудник заботится о качестве работы, все проекты выполнялись с хорошим качеством. Сотрудника отличает аккуратный подход ко всем аспектам работы. Работа выполняется вдумчиво и заинтересованно. В течение года не было нареканий по качеству работы ни от клиентов, ни от коллег.

Отрицательный отзыв.
Сотрудник обращает больше внимания на достижение быстрого результата, а не качественного результата. Хотя скорость работы и является его преимуществом, около 10% проектов были возвращены на доработку из-за допущенных ошибок. Коллеги вынуждены постоянно перепроверять предоставляемые им материалы, так как не всегда могут им полностью доверять.

Об объемах работы

Положительный отзыв.
Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании.

Отрицательный отзыв.
Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач (примеры) не было уделено достаточного внимания. По-видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании.

Об умении анализировать и принимать решения

Положительный отзыв.
Сотрудник отличается способностью анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть «в корень» вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с его решениями, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом.

Отрицательный отзыв.
Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованы, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате.

Об умении планировать и организовывать

Положительный отзыв.
Сотрудник умеет планировать свою работу и определять цели. Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое-либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто его вопросы и замечания оказываются полезны не только для него, но и для всей организации.

Отрицательный отзыв.
Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, он часто не справляется своевременно с работой или же выполняет работу не с надлежащим качеством. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Сотрудник из-за неумения планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно.

Об умении контролировать эмоции

Положительный отзыв.
Сотрудник хорошо работает не только в обычной, но и в стрессовой ситуации, всегда сохраняет оптимизм, выдержку и позитивное отношение к работе и коллегам. Его никто никогда не видел «вышедшим из себя». Когда дела идут плохо, он сохраняет выдержку и своим поведением успокаивает окружающих. Его зрелость и умение контролировать эмоции — одна из причин того, что коллеги стремятся работать совместно с ним над проектами.

Отрицательный отзыв.
Когда что-то беспокоит сотрудника, вместо того чтобы обсудить ситуацию с коллегами и руководством, он замыкается в себе и отгораживается от окружающих. При этом меняется его манера общения на работе. Это создает нервозную обстановку в коллективе. Если его проблемы носят рабочий характер,вероятно, руководителю стоит обсудить с ним важность открытой информации и выработать конструктивные методы обсуждения спорных вопросов.

Варианты комментариев можно приводить довольно долго. Главное помнить, что они должны быть:

— реалистичны;
— конкретны;
— корректны и неэмоциональны;
— о деятельности, а не о личности работника;

— затрагивающие ключевые моменты деятельности.

Комментарии должны показывать путь к улучшению деятельности. Тогда, даже в случае невысокой оценки, между аттестуемым и аттестующим может состояться конструктивный диалог. И результаты следующей аттестации окажутся намного лучше.

Аттестация — это подтверждение уровня знаний и навыков.

Столкнуться с ней можно не только в школе или вузе, но и на работе. Например, аттестацию обязательно проходят педагоги, врачи и госслужащие. Но по своей инициативе организовать ее может любая компания.

Расскажу, как работодателю провести аттестацию персонала и что делать по ее итогам.

Что такое аттестация работников

В законодательстве нет определения аттестации. На практике это периодическая проверка знаний, деловых навыков, уровня профессионализма и опыта сотрудников. Аттестация может проводиться как в целом по организации, так и в отдельных ее подразделениях.

Зачем проводят аттестацию

Во время аттестации проверяют соответствие работника должности, которую он занимает.

Что можно сделать по результатам аттестации. По итогу аттестации руководитель может устроить кадровые перестановки: кого-то уволить или перевести в другой отдел, кого-то повысить или отправить на обучение.

Также аттестация помогает:

1. Выяснить, каких специалистов не хватает, чтобы нанять новых людей или отправить работников на курсы повышения квалификации.
2. Узнать мотивацию сотрудников и вместе выбрать направления для их карьерного роста.
3. Понять, надо ли пересматривать систему оплаты труда и формировать кадровый резерв.

Обязательна ли аттестация работников

Виды аттестации

Работодатель может сам выбирать частоту и формат, в котором будет проводить аттестацию. Есть три основных вида аттестации.

Плановая аттестация, как правило, проходит регулярно и обязательна для всех сотрудников организации или отдела. Периодичность проверок устанавливает руководитель.

Внеплановая аттестация проводится перед большими изменениями в компании — к примеру, перед изменением системы оплаты труда или сокращением штата — или с целью проверить компетентность отдельных сотрудников.

Формы аттестации

Проводить аттестацию можно устно, письменно или объединив два способа.

Устное собеседование. Комиссия задает вопросы и слушает ответы сотрудника. Обсуждать могут не только знания и навыки, но и должностные обязанности, достижения и неудачи в целом.

Письменное тестирование. Это гораздо более объективный способ оценки, но он требует большей подготовки. Нужно заранее разработать и утвердить корректные тестовые вопросы, а после проверить и оценить результаты.

Смешанная форма аттестации. Сотрудник проходит сначала устное собеседование, а потом тестирование или наоборот.

Как составить положение об аттестации

В положении об аттестации следует указать полное описание целей, задач, формата проверки и процесса принятия решений. Нужно будет соблюдать процедуру строго в соответствии с положением, чтобы работник не мог оспорить результаты из-за ее нарушения.

Вот что должно быть в положении об аттестации.

Состав аттестуемых работников. Нужно определить, какие работники будут проходить аттестацию, а какие нет. Можно проводить ее лишь для некоторых отделов, а можно проверять только тех, кто трудоустроен на полную ставку.

Не включать в число аттестуемых можно сотрудников, которые проработали меньше года, или тех, кому не требуются специальные знания и навыки, например уборщиков и курьеров.

Периодичность проведения плановой аттестации. Подготовка к проверке — многоэтапный и хлопотный процесс, поэтому не стоит проводить ее слишком часто. Например, можно установить, что плановая аттестация руководителей проходит раз в два года, а всех остальных — раз в три года.

Основания для внеочередной аттестации. Внеплановую проверку можно назначить перед сокращением персонала или другими серьезными изменениями в компании. Также поводами для внеплановой аттестации могут быть жалобы клиентов или периодический брак в продукции компании.

Отдельно можно аттестовать и тех работников, которые не смогли пройти плановую проверку вместе с остальными: например, были в отпуске или на больничном.

Состав комиссии. Директор компании утверждает состав комиссии отдельным приказом, когда начинается подготовка к аттестации. В самом положении прописать этот состав можно приблизительно: указать должности и департаменты, сотрудники которых могут или обязательно должны войти в комиссию, например руководители и замы юридической и кадровой служб.

Обычно для аттестационной комиссии назначают председателя, его заместителя, секретаря и рядовых участников:

1. Председатель комиссии организует ее работу, формирует состав, определяет сроки проведения аттестации, порядок работы и функции остальных участников, запрашивает дополнительные данные.
2. Заместитель выполняет функции председателя во время его отсутствия.
3. Секретарь комплектует документы аттестуемых, уведомляет всех о месте и времени аттестации, ведет протокол заседания и учет сотрудников, которые прошли проверку.
4. Члены комиссии проверяют квалификацию работников, участвуют в голосовании, принимают коллегиальное решение о результатах аттестации.

Если в компании есть профсоюзы, а по итогам аттестации работодатель планирует уволить кого-то из работников, в состав комиссии обязательно нужно включать представителей профсоюзов.

Число людей в составе голосующих лучше оставить нечетным: это поможет избежать ситуации, когда за и против будет равное число голосов.

Определение кворума. В положении об аттестации надо прописать, сколько членов комиссии должно присутствовать на заседании, чтобы решение считалось правомочным. Обычно указывают не менее ⅔ от общего числа участников.

График аттестации. Чтобы работники и комиссия успели подготовиться, необходимо утвердить сроки, в которые пройдет аттестация. В приказе можно зафиксировать:

• кто составляет график;
• в какие сроки и как руководитель его утверждает;
• в каком порядке в график можно внести изменения;
• в какой срок с графиком нужно ознакомить работников под подпись.

Для всей организации или отдельного подразделения нужно утвердить список сотрудников, которые должны пройти аттестацию, а также даты заседаний и сроки принятия комиссией решений.

Перечень необходимых кадровых документов. Если комиссия не знает всех аттестуемых лично, то их непосредственные руководители могут заранее подготовить письменную характеристику на каждого сотрудника. К ней можно приложить и другие документы: например, благодарственные письма или жалобы от клиентов.

Оптимально предоставить эти документы за две-три недели до аттестации и зафиксировать такой срок в положении о ней. Самому работнику отзыв тоже лучше показать заранее.

Кроме характеристик непосредственный руководитель готовит и вопросы для теста или устной аттестации с правильными ответами на них. Вопросы должны напрямую относиться к той работе, которую выполняет конкретный сотрудник.

Описание процедуры. Работодатель должен четко соблюдать утвержденный порядок аттестации, особенно если по ее итогам могут кого-то уволить.

В положении лучше зафиксировать все этапы аттестации:

1. Кто и как ведет протокол заседания аттестационной комиссии, как он потом утверждается.
2. Какие причины неявки считаются для работника уважительными, чтобы перенести аттестацию на другой день.
3. Как проводится аттестация: устно, письменно или в смешанной форме.
4. Что делать, если сотрудник представил на заседание комиссии дополнительные оценочные сведения о своей работе. Например, комиссия может либо рассмотреть их немедленно, либо перенести аттестацию.
5. Порядок заседания аттестационной комиссии. Например, сначала слушают доклад члена комиссии по аттестуемому работнику, затем задают ему вопросы по списку и при необходимости слушают непосредственного руководителя аттестуемого сотрудника.
6. Как принимается решение. Как правило, для этого организуют закрытое или открытое голосование участников заседания. Можно определить, что если голоса разделились поровну, то комиссия засчитывает положительное решение.

Варианты решений комиссии и их оформление. Решение комиссии по каждому аттестуемому работнику заносят в протокол заседания, который потом утверждает руководитель организации.

Документы для аттестации

Утвержденных форм документов, которые используются при аттестации работников, не существует. Поэтому я собрала несколько подходящих образцов и шаблонов, в том числе образец локального акта об аттестации:

1. Образец положения об аттестации.
2. Образец приказа о проведении аттестации.
3. Шаблон аттестационного листа.
4. Образец протокола заседания аттестационной комиссии.

Порядок проведения аттестации

Как правило, сначала аттестуемые работники письменно отвечают на тесты либо беседуют с членами комиссии. В первом случае тесты с ответами оформляются как приложение к протоколу заседания, во втором — устные ответы заносятся в протокол.

Потом комиссия заслушивает непосредственного руководителя аттестуемых и членов комиссии, кто хочет высказаться по тому или иному работнику. Если среди сотрудников есть желающие выступить, им тоже предоставляют слово.

Затем члены комиссии совещаются и принимают решение по каждому аттестуемому в том порядке, который закреплен в положении об аттестации.

Подведение итогов

Когда комиссия провела аттестацию и предложила свои рекомендации, директор принимает финальное решение. Оно может не соответствовать выводам комиссии. Например, руководитель может решить не увольнять сотрудников, а отправить на обучение. В любом случае он должен издать приказ и ознакомить с ним всех участников процесса аттестации под подпись.

Если руководитель увольняет сотрудника по итогам аттестации, он также должен соблюсти определенную процедуру. Так, если в компании есть вакансии, для работы на которых достаточно квалификации и состояния здоровья сотрудника, работодатель обязан письменно предложить перевод на другую должность. Предлагать можно и временные вакансии — например, на период декретного отпуска другого специалиста.

Если человек не согласен на другую работу, нужно получить от него письменный отказ и оформить увольнение. Если вакансий нет — этот шаг можно пропустить и сразу перейти к увольнению. При этом важно, что по трудовому кодексу сотрудника нельзя увольнять, когда он находится в отпуске или на больничном.

Судебная практика по увольнению из-за несоответствия занимаемой должности

Приведу несколько примеров из судебной практики, когда работникам удалось оспорить увольнение по итогам аттестации, восстановиться на работе и взыскать с работодателя деньги.

Аттестация без комиссии. В одной компании аттестацию провели без создания аттестационной комиссии. В процедуре участвовал только один генеральный директор, который был заинтересован в увольнении работника. Поэтому сотруднику удалось восстановиться в должности.

Нарушена процедура, установленная в положении об аттестации. Например:

• в принятии решения участвовал непосредственный руководитель уволенного работника;
• в заседании аттестационной комиссии участвовали менее ⅔ ее членов и в нарушение положения об аттестации голосование было открытым, а не тайным;
• решение о внеочередной аттестации и заседание аттестационной комиссии состоялись в один день. У работника не было времени подготовиться к проверке.

Запомнить

1. Аттестация — единственный метод оценки, который позволяет законно уволить сотрудника за несоответствие должности или выполняемой работе.
2. Некоторых людей уволить нельзя, даже если они не прошли аттестацию. Например, беременных женщин или родителя ребенка с инвалидностью до 18 лет.
3. Аттестация обязательна только для отдельных специалистов: например, для врачей, спасателей, госслужащих. Для остальных сотрудников аттестация не обязательна. Но если работодатель решит ее провести, он должен прежде всего разработать и утвердить положение об аттестации.
4. Важно проводить аттестацию строго по утвержденному порядку. Иначе работник, уволенный по ее итогам, сможет легко оспорить увольнение в суде и восстановиться на работе. Тогда работодателю придется выплатить ему средний заработок за время вынужденного прогула и моральную компенсацию.

Законодательная база аттестации

Аттестация — это оценка деловых качеств и квалификации сотрудника. На основе ее результатов сотрудника можно:

• повысить или понизить в должности,

• премировать;

• перевести на более подходящую должность;

• отправить на повышение квалификации;

• уволить на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК.

Квалификация — это уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы. Такое определение есть в ст. 195.1 ТК. Характеристика квалификации, которая нужна работнику, содержится в профессиональных стандартах. На основании этих стандартов работодатель разрабатывает должностные инструкции.

Аттестация обязательна для госслужащих, муниципальных служащих, медработников, педагогов, аудиторов, работников опасного производства, пилотов, машинистов поездов. В общем, для всех ответственных должностей, к которым федеральные законы предъявляют квалификационные требования.

В госучреждениях правила проведения аттестации приняты на ведомственном уровне. Частные компании могут проводить аттестацию по желанию и составить собственные локальные акты, которые будут регулировать процесс.

Положение о проведении аттестации

Квалификацию сотрудников проверяют на основании положения о проведении аттестации. В нем нужно подробно определить порядок аттестации, иначе результаты процедуры могут признать недействительными.

Примерное содержание положения:

• понятие аттестации, ее задачи и цели;

• категории работников, которые подлежат и не подлежат аттестации;

• сроки аттестации;

• формы аттестации;

• состав и полномочия аттестационной комиссии;

• критерии оценки;

• порядок проведения аттестации;

• результаты аттестации.

В приложении обычно утверждают формы документов, которые относятся к процессу аттестации:

• приказ о проведении аттестации;

• график аттестации;

• приказ об утверждении аттестационной комиссии;

• положение о работе аттестационной комиссии;

• протокол заседания аттестационной комиссии;

• документация по экспертизе качеств работника;

• приказ об итогах аттестации и т.п.

Не подлежат аттестации:

• работники, проработавшие в занимаемой должности менее одного года;

• беременные женщины;

• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.

В последнем случае аттестация проводится не ранее, чем через год после выхода из отпуска.

Компания может расширить этот список. Например, сделать неприкосновенными молодых специалистов — на год или два. Или работников, которые трудятся по совместительству.

Сроки аттестации

Аттестация сотрудников может быть плановая и внеплановая. Внеплановую оценку соответствия должности проводят после несчастных случаев или когда работник систематически не справляется с должностными обязанностями.

Плановую аттестацию обычно проводят раз в несколько лет. Периодичность можно прописать следующими формулировками: «аттестация работников проводится 1 раз в 3 года» или «аттестация работников проводится не чаще, чем 1 раз в 3 года». Дату начала течения этого срока нужно установить с момента издания руководителем приказа о проведении аттестации или с даты, указанной в приказе.

Также нужно установить срок, который отводится на проведение аттестации вплоть до установления итогов. Он может быть разным и зависит от количества и квалификационного состава аттестуемых.

Если в положении об аттестации сроки проведения определить сложно, их можно указать в приказе о проведении каждой конкретной проверки.

Формы аттестации

Комиссия может проводить аттестацию устно, письменно или в смешанной форме. Устная аттестация представляет собой собеседование, письменная — заполнение тестов и опросников. При смешанной форме комиссия проводит собеседование с обязательным ответом в письменном виде на вопросы теста или анкеты

Состав и полномочия аттестационной комиссии

Руководитель компании должен определить состав аттестационной комиссии и распределить функций ее членов. Это делают в положении либо в приказе о проведении конкретной процедуры.

В комиссию могут входить эксперты из числа высококвалифицированных работников, обладающих достаточными знаниями в определенной области, а также руководители соответствующих подразделений. Из их числа назначают председателя и секретаря комиссии.

Важно: если по итогам аттестации возможно увольнение работников, в состав аттестационной комиссии включается член комиссии от соответствующего выборного профсоюзного органа.

Критерии оценки

Определить соответствие квалификации работника выполняемой им работе можно, если в трудовом договоре или должностной инструкции четко сформулированы функции сотрудника. На их основе в положении о проведении аттестации прописывают критерии оценки соответствия должности.

Важно: сотрудники, которые подлежат аттестации, должны быть ознакомлены с критериями до проведения аттестации. Иначе результаты аттестации легко оспорить.

Порядок проведения аттестации

Прежде всего, необходимо оповестить сотрудников о будущей аттестации не менее чем за месяц до начала.

При подготовке к аттестации ответственное лицо из комиссии оформляет и собирает документы: отзывы, характеристики, анкеты, отчеты сотрудников. На этом же этапе разрабатывается график проведения аттестации работников.

В графике проведения аттестации необходимо указать:

• ФИО работников;

• должности работников;

• дату, время и место проведения аттестации;

• перечень документов, которые работники должны представить в комиссию.

В графике обязательно должна быть графа для ознакомления работника, где он поставит подпись. Если сотрудник отказывается знакомиться с графиком проведения аттестации, необходимо сделать в документе соответствующую отметку.

Аттестацию проводят в присутствии аттестуемого работника и его непосредственного руководителя. Но если работник отсутствует без уважительной причины или отказался явиться на аттестацию, комиссия имеет право провести процедуру без него.

Проанализировав данные о сотрудниках, члены комиссии голосуют, отвечая на вопрос: соответствует ли конкретный сотрудник занимаемой должности.

Результаты аттестации

Комиссия может принять решение о том, что сотрудник:

• «соответствует занимаемой должности»;

• «не соответствует занимаемой должности»;

• «соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии».

Решение комиссии закрепляется в протоколе и доводится до сведения работников под подпись. Информацию об итогах оценки вносят в личную карточку работника.

На основании проведенной аттестации руководитель компании издает приказ об итогах процедуры. По итогам аттестации можно принять решения:

• о переводах на вышестоящие должности;

• о присвоении категории;

• о повышении окладов;

• об изменении или отмене надбавок;

• о понижении квалификационной категории;

• о переводах или об увольнении работников.

Важно: в положение об аттестации нельзя включать дисциплинарные взыскания как меру воздействия на сотрудников. Несоответствие занимаемой должности не предполагает вины работника в отсутствии у него достаточной квалификации.