Процедура отзыва претензии в законе не урегулирована.
Чтобы ее отозвать, вы можете написать письмо контрагенту. Оно должно недвусмысленно выражать ваше намерение отказаться от требований, указанных в претензии. Укажите в письме реквизиты претензии, а также дату, номер и название договора, в связи с которым вы ее предъявляли.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно!
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 200-62-55. Это быстро и бесплатно!
Рекомендуем направить письмо об отзыве претензии так же, как направляли претензию.
Как составить письмо об отзыве претензии
Рекомендуем оформить отзыв претензии так же, как саму претензию, например на фирменном бланке вашей организации.
Включите в письмо об отзыве реквизиты, которые обычно содержат письма контрагентам. Главное – чтобы по письму можно было определить адресата, отправителя и содержание вашего намерения.
Также важно указать в письме сведения, которые позволят контрагенту без труда определить, от какого требования вы отказываетесь:
- дату и номер (при наличии) претензии;
- дату, номер (при наличии) и название договора, в связи с которым вы предъявляли претензию;
- суть ранее предъявленных требований (например, об уплате неустойки).
Укажите, что вы отзываете ранее направленную претензию. Обосновывать отзыв необязательно, но вы можете это сделать. Кроме того, можно приложить к письму документы, обосновывающие отзыв.
Если вы направили претензию ошибочно или необоснованно, рекомендуем для сохранения доброжелательных деловых контактов принести извинения за беспокойство и возможные организационные издержки и временные затраты.
Письмо об отзыве претензии должно подписать лицо, уполномоченное действовать от имени организации. Как правило, такие документы подписывает единоличный исполнительный орган (например, генеральный директор) или лицо, действующее на основании доверенности.
Образец письма об отзыве претензии
Кому: ООО “Сигма”
Адрес: ул. Андреева, д. 7,
Москва, 115321
Телефон: +7 (495) 321-12-34
Электронная почта:
info@companysigma.ru
ОГРН 1087741512597
От кого: ООО “Андромеда”
Адрес: Дубининский проезд,
д. 22/33, Москва, 124632
Телефон: +7 (495) 313-33-13
Электронная почта:
info@compandromeda.ru
ОГРН 1087763211321
Уведомление
об отзыве претензии от 01.10.2018 N 123
1 октября 2018 г. вам была направлена претензия N 123 (далее – претензия) с требованием оплатить до 10 октября 2018 г. задолженность в размере 46 000 (сорока шести тысяч) руб. по договору аренды нежилого помещения от 15.01.2018 N АВ/2018-01.
При отправке претензии мы исходили из того, что ваша организация не возместила в полном объеме расходы на коммунальные услуги за июль и август 2018 г. Согласно счету N 52, выставленному нами 03.09.2018, вы должны были уплатить 94 000 (девяносто четыре тысячи) руб., однако уплатили только 48 000 (сорок восемь тысяч) руб.
Как выяснилось, счет был сформирован в результате ошибочных показаний неисправных приборов учета расхода воды и электричества. В настоящее время неисправность устранена.
В связи с этим мы отзываем претензию и отказываемся от требований, указанных в ней.
Приносим Вам извинения за необоснованно предъявленные требования.
Первый заместитель
генерального директора ООО “Андромеда”
(по доверенности от 04.09.2018 N 134) _______________ /Попов С.И./
Как направить письмо об отзыве претензии
Отправьте письмо на тот же адрес и тем же способом, что и претензию, которую вы намерены отозвать.
Вы можете выбрать также иной удобный для вас способ. Главное, чтобы можно было достоверно установить, от кого исходит письмо и кому оно адресовано.
Вопрос:
Можно ли отозвать претензию направленную контрагенту если она была направлена ошибочно?
Ответ:
Да, можно.
Процедура отзыва претензии в законе не урегулирована.
Чтобы ее отозвать, вы можете написать письмо контрагенту. Оно должно недвусмысленно выражать ваше намерение отказаться от требований, указанных в претензии. Укажите в письме реквизиты претензии, а также дату, номер и название договора, в связи с которым вы ее предъявляли.
Рекомендуем направить письмо об отзыве претензии так же, как направляли претензию.
Включите в письмо об отзыве реквизиты, которые обычно содержат письма контрагентам. Главное — чтобы по письму можно было определить адресата, отправителя и содержание вашего намерения.
Укажите, что вы отзываете ранее направленную претензию. Обосновывать отзыв необязательно, но вы можете это сделать. Кроме того, можно приложить к письму документы, обосновывающие отзыв.
Если вы направили претензию ошибочно или необоснованно, рекомендуем для сохранения доброжелательных деловых контактов принести извинения за беспокойство и возможные организационные издержки и временные затраты.
Ответ подготовил эксперт «Альвенты» с использованием системы КонсультантПлюс. Информация актуальна на 12.09.2022.
Полезные документы:
-
Готовое решение: Как отозвать претензию, направленную контрагенту (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс};
-
Готовое решение: Какие реквизиты должно содержать письмо контрагенту (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс};
-
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) {КонсультантПлюс};
-
Готовое решение: Как отозвать претензию, направленную контрагенту (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}.
Подобрать комплект КонсультантПлюс вы можете на нашем сайте.
Арбитражная инстанция откажет в рассмотрении иска, если его составитель не учел досудебный порядок взыскания долга. По какому адресу контрагента нужно направить претензию? Какие огрехи в составлении претензии суды признают некритичными?
Напомним, что с 1 июня 2016 года действует обязательный досудебный порядок урегулирования споров. Это означает, что суд рассматривает лишь те претензии, которые не удовлетворены контрагентом. Истец направляет требования «нарушителю», и у последнего есть 30 календарных дней на их выполнение. При этом направлять контрагенту претензию не нужно при:
- выяснении фактов, которые имеют юридическое значение;
- банкротстве;
- выделении компенсаций за ущемление права на судопроизводство;
- защите законных прав коллектива (группы лиц);
- корпоративных конфликтах;
- досрочном завершении периода правовой охраны товарного знака ввиду неиспользования;
- оспаривании заключений третейского суда.
Арбитражный суд не будет рассматривать исковое заявление, если истцом не соблюден претензионный или иной досудебный порядок урегулирования спора с ответчиком, за исключением случаев, если его соблюдение не предусмотрено федеральным законом (п.2 ст.148 АПК в редакции, действующей с 01.06.2016 г.).
Важно!
Это означает, что несоблюдение (неточность формулировок в претензии) порядка предъявления претензии о взыскании долга, приведет к тому, что суд оставит иск без рассмотрения.
«Допустимые» огрехи в предъявленных контрагентам претензиях
Несоблюдение претензионного порядка не может являться безусловным основанием для оставления иска без рассмотрения, поскольку такое решение может привести к необоснованному затягиванию разрешения спора и ущемлению прав одной из его сторон (п.4 раздела II «Обзор судебной практики ВС РФ №4», утв. Президиумом ВС РФ от 23.12.2015 г., Постановление АС Волго-Вятского округа от 15.08.2018 г. №А11-6570/2017).
Какой-либо утвержденной формы претензии нет, однако существует судебная практика по вопросам соблюдения претензионного порядка, которую нельзя не учитывать. Так, суды отмечают, что истцом не соблюден претензионный порядок урегулирования спора, поскольку претензия подписана лицом, полномочия которого не подтверждены, претензия по юридическому адресу ответчика не направлялась (Решение АС Хабаровского края от 31.05.2018 г. №А73-3682/2018).
Важно!
Но есть огрехи в претензии, которые суды считают несущественными и признают соблюдение досудебного порядка урегулирования споров.
Систематизируем их в таблице:
|
Характер недочетов в претензии |
Реквизиты судебного вердикта |
|
Тот факт, что в претензии ошибочно указан акт от 30.11.2014 г. (но с верным номером) не делает эти претензии ненадлежащим доказательством соблюдения истцом досудебного порядка урегулирования спора. |
Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2018 г. №А56-80639/2016 |
|
Тот факт, что в претензии ошибочно указан договор от 01.11.2012 г. №976 не делает эту претензию ненадлежащим доказательством соблюдения истцом досудебного порядка урегулирования спора. |
Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.07.2018 г. №А66-8446/2018 |
|
Согласно ФЗ от 17.07.1999 г. №176-ФЗ «О почтовой связи» почтовый индекс — условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи. Таким образом, индекс не является юридическим адресом организации, а обозначает только почтовый адрес объекта связи. Таким образом, вывод суда о несоблюдении истцом обязательного досудебного порядка урегулирования спора не соответствует приведенным нормам закона и противоречит материалам дела. |
Апелляционное определение Московского городского суда от 22.06.2018 г. №33-23099/2018 |
|
Требование удовлетворено, поскольку факт бездоговорного потребления энергии подтвержден, тот факт, что в претензиях ошибочно указан договор теплоснабжения, не делает эти претензии ненадлежащим доказательством соблюдения досудебного порядка урегулирования спора. |
Постановление АС Северо-Западного округа от 03.05.2018 г. №А56-4570/2017 |
|
Документ не назван претензией, но, по сути, является ею. К примеру, уведомление о прекращении договора с требованием о возврате аванса суд признал претензией по иску о взыскании этого аванса |
Постановление АС Дальневосточного округа от 23.04.2018 г. №А51-7770/2017 |
|
Имеющаяся в деле претензия не содержит каких-либо неясностей относительно требуемого к исполнению обязательства ответчиком, кроме того, принято во внимание, что требований о направлении вместе с претензией какого-либо пакета документов, равно как обязанности поименовать счета-фактуры, по которым числится задолженность, в обоснование требований ни договором, ни законом не предусмотрено. |
Постановление АС Московского округа от 20.08.2018 г. №А40-25231/2018 |
|
Тот факт, что в требовании допущена математическая ошибка при расчете неустойки по актам выполненных работ от 24.08.2017 г. №3-5 не делает это письмо (претензию) ненадлежащим доказательством соблюдения истцом досудебного порядка урегулирования спора. |
Постановление АС Поволжского округа от 16.08.2018 г. №А12-42558/2017 |
|
Действия истца в совокупности можно считать направленными на досудебное урегулирование спора, представленное истцом уведомление соотносится с предметом спора, в связи с чем претензионный порядок урегулирования спора не может считаться несоблюденным, учитывая получение ответчиком уведомления и отсутствие доказательств совершения им каких-либо действий, направленных на урегулирование спора. |
Постановление АС Московского округа от 20.04.2018 г. №А40-70243/2017 |
В какие сроки нужно направить ответ на досудебную претензию? В случае если ответ на досудебную претензию касается гражданско-правового спора о взыскании денежных средств, то срок ответа не может превышать 30 дней (п.5 ст.4 АПК РФ).
Если же речь идет об ответе на претензию, которая касается соблюдения Закона от 07.02.1992 г. №2300-1 «О защите прав потребителей», то ответ должен быть представлен в течение 10 дней со дня получения запроса (ст.22 Закона №2300-1).
Форма ответа на досудебную претензию, не регламентирована законодательством.
Как правило, ответ на досудебную претензию должен содержать реквизиты отправителя, контраргументы либо согласие с предъявленной претензией (ссылки на пункты договора, нормы законодательства), предложение способом мирного урегулирования ситуации, подпись ответчика.
Ответчик может отправить претензию либо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении либо лично, зарегистрировав в канцелярии заявителя.
Мой адрес не дом и не улица…
Направление контрагенту претензии – не менее важный шаг, чем ее составление.
По какому адресу должна быть направлена претензия?
Во-первых, перед отправкой претензии, нужно проверить юридический адрес, заказав выписку из ЕГРЮЛ. Кроме того, во избежание ситуаций, когда контрагент сменил юридический адрес, а истец направил претензию по старому адресу, нужно прописать в договоре следующее условие: «…стороны договора обязуются в письменном виде уведомлять друг друга об изменении своих реквизитов (юридический адрес, банковские реквизиты и т.д.) в срок не позднее 3 рабочих дней с момента таких изменений. При неуведомлении одной из сторон об изменении приведенных в договоре реквизитах, другая сторона, исполнившая обязательства по известным ей реквизитам, считается добросовестно его исполнившей».
Как показывает судебная практика, ошибка в адресе контрагента при отправке претензии может дать основания суду признать претензионный порядок несоблюденным.
Например, в одном из споров, суд оставил требование без рассмотрения, поскольку доказательств соблюдения истцом обязательного претензионного порядка урегулирования спора с ответчиком представлено не было. Причина отказа в том, что истец направил претензию не по юридическому адресу ответчика (Постановления АС Уральского округа от 22.03.2018 г. №А60-26610/2017, Московского округа от 27.02.2018 г. №А41-39727/2017).
Именно истец должен документально подтвердить факт отправки претензии контрагенту на юридический адрес компании. При этом копии журналов входящей и исходящей корреспонденции ООО «Кедр», представленные в ходе рассмотрения дела об административном правонарушении, не могут быть приняты в качестве доказательства направления и получения от нерезидента корреспонденции ввиду несоответствия указанной в них информации. Факт направления ООО «Кедр» в адрес нерезидента претензии посредством электронной почты, а также факт получения от нерезидента ответа на претензии документально не подтверждены. Согласно письменным пояснениям защитника ООО «Кедр», конверт, в котором было получено письмо от нерезидента, Обществом утерян.
Таким образом, доказательства официального направления в адрес нерезидента претензий, а также доказательства их вручения партнеру Обществом не представлены (Решение АС Кемеровской области от 22.03.2018 г. №А27-279/2018).
Предположим, что компания направила претензию по верному юридическому адресу, но контрагент не получил ее. Как быть в этом случае?
В п.2 Письма ВАС РФ от 18.05.1995 г. №ОП-21/39, указано, что в случае, когда истец представил доказательства направления претензии ответчику, претензионный порядок считается соблюденным независимо от того, получена ли претензия ответчиком.
Например, претензия с требованием вернуть перечисленные предоплату за товар направлена генеральному директору по адресу, что соответствует месту нахождения согласно выписке из ЕГРЮЛ.
Истцом представлен конверт почтового отправления, которым претензия была направлена в адрес ответчика, однако возвращена в связи с «истечением срока хранения».
В соответствии с п.3 ст.54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст.165.1 ГК РФ), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными лицом, даже если оно не находится по указанному адресу (п.1 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 г. №61, АС Приморского края от 11.05.2018 г. №А51-10495/2017).
То есть компания-ответчик обязана обеспечить получение информации и корреспонденции, которая ему направляется и, соответственно, риск неполучения такой информации и все негативные последствия несет сама компания.
АПК РФ и большинство соглашений, заключаемых между бизнесменами, содержат требование о претензионном порядке (ПП) урегулирования возникающих разногласий. Потому получение претензии от контрагента — это нормальная ситуация в предпринимательской практике.
Можно ли не отвечать на претензию? Что писать в ответе на претензию? Какой срок дается получателю на написание ответа? На эти и другие практические вопросы отвечаем в данном материале.
Нужно ли отвечать на претензию
АПК РФ требует направлять претензию по многим категориям споров: это обязательное условие для обращения в арбитражный суд с иском. Однако направлять ответ на претензию закон не обязывает. То есть с формальной точки зрения получатель претензии может вообще никак не реагировать и ничего не отвечать.
Правда, последствия такого поведения вполне предсказуемые. Не получив ответ на заявленные требования, недовольная сторона обратиться за поддержкой в суд. Для суда такое «молчание» также не останется незамеченным. Игнорирование претензий контрагента покажет равнодушие получателя к проблеме либо косвенное признание правомерности требований истца («когда нечего возразить»).
Важно! Многие контрагенты намеренно не отвечают на претензию, чтобы затянуть процесс разрешения спора. Иногда это тактически выверенный прием, который позволяет выиграть время на подготовку стратегии судебной защиты. Но следует иметь в виду следующее. Во-первых, течение срока исковой давности на период, отведенный законом или договором для ответа на претензию, приостанавливается. Во-вторых, по истечении установленного на ответ срока заявитель может смело обращаться в арбитражный суд.
Как составить ответ на претензию
Закон не устанавливает требований к претензии. На практике это письменный документ, который составляется по правилам, принятым в обычной деловой практике:
-
есть ссылки на реквизиты сторон;
-
есть даты и подписи;
-
есть приложения, которые обосновывают позицию получателя;
-
есть ссылки на положения закона и соглашения сторон.
Мы составили чек-лист, который поможет вам не упустить важные детали при написании ответа на претензию. Проверьте себя по нему, прежде чем направлять ответ контрагенту.
Чек-лист «Содержание ответа на досудебную претензию»
|
1. Есть информация об отправителе и получателе (название организации / ФИО ИП, адрес, контактные данные). |
|
|
2. Есть ссылка на претензию, на которую дается ответ, и указана дата и обстоятельства ее получения. |
|
|
3. Указана позиция получателя: согласен с требованиями, частично согласен, полностью не согласен. |
|
|
4. Приведены аргументы, обосновывающие позицию получателя (при необходимости). |
|
|
5. Высказаны предложения по урегулированию конфликта (при необходимости). |
|
|
6. Высказана просьба об отсрочке, исполнении обязательства на иных условиях, уменьшении санкций или отказе от них и др. (при согласии с требованиями). |
|
|
7. Есть дата написания ответа на претензию. |
|
|
8. Есть подпись заявителя. |
|
|
9. Есть список приложений, на которые получатель претензии ссылается в ответе. |
|
Что писать в ответе
Содержание ответа на претензию зависит от того, соглашается ли получатель с позицией отправителя или нет. Если компания / ИП не согласны с заявленными претензиями, они могут просто отклонить доводы или же опровергнуть их со ссылкой на собственные аргументы.
-
В первом случае ответ будет выражаться через отрицание. Такой вариант используется, если контрагент не представил убедительных доказательств. Собственные доводы получатель в ответе на претензию не излагает.
-
Второй вариант предполагает опровержение доводов отправителя со ссылкой на собственные доказательства и факты. Иногда получатель в дополнение может привести иные аргументы, которые не были упомянуты оппонентом.
-
Также можно частично согласиться с позицией заявителя и призвать сторону к диалогу и обсуждению вариантов разрешения конфликта.
Есть ситуации, когда аргументы отправителя убедительны, и получатель соглашается с претензией. В таком случае ответ может содержать указание на согласие с требованиями оппонента и предложения по поводу их выполнения. Также можно попросить об отсрочке, исполнении обязательства на иных условиях, уменьшении санкций или отказе от них и др.
Обычно предприниматели соглашаются с претензиями, если понимают, что:
-
у оппонента есть высокие шансы на победу в суде;
-
они случайно допустили ошибку и готовы ее исправить для сохранения партнёрских отношений;
-
у них слабая позиция в споре, и есть возможность попросить контрагента об уступках.
Обратите внимание! Если в ответе на претензию согласиться с какими-либо доводами, то потом будет сложно от них отказаться, изменив свою позицию в суде. Потому ответ на заявленные требования следует обстоятельно продумывать и взвешивать.
Срок для ответа на претензию
Статья 4 АПК РФ указывает 30-дневный срок для направления ответа на претензию. Этот срок может быть изменен специальным законом или положениями соглашения между сторонами.
В договоре между участниками конфликта может быть указан конкретный период для ответа на претензию, который меньше или больше установленных законом 30 дней. Или может быть сказано, что отправитель претензии самостоятельно устанавливает срок для ответа в самой претензии.
Исходя из этого следует, что при определении срока для ответа нужно руководствоваться следующим алгоритмом.
-
Загляните в договор и посмотрите, что там сказано о периоде для ответа на претензию. Если там указан конкретный срок, следуйте ему. Если указано, что срок указывается отправителем — следуйте положениям претензии.
-
Если в договоре ничего не говорится о сроке, руководствуйтесь требованиями закона. Для большинства ситуаций будет применяться 30-дневный срок, указанный в АПК РФ. Однако есть два исключения.
-
Специальным законодательством могут быть установлены иные сроки для ответа на претензию. Например, при обращении с жалобой на качество туристического продукта к туроператору он должен ответить на претензию потребителя в течение 10 дней.
-
Если ни закон, ни договор не устанавливает конкретных требований, нужно руководствоваться правилами о разумном сроке для ответа. На практике разумным признается период от 1-ой до 3-х недель.
Почему на практике принято направлять претензии
Претензионный порядок (ПП) направлен на разрешение конфликта между сторонами гражданско-правовых отношений до суда. На необходимость примириться самостоятельно указывают положения АПК РФ. Также стороны нередко прописывают такую обязанность в договоре, например, «в случае возникновения конфликта стороны разрешают свои разногласия с помощью переговоров или направления письменных претензий».
Обращение к ПП, с одной стороны, призвано снизить нагрузку на судебную систему, а с другой — направлено на сохранение партнерских отношений между субъектами предпринимательства. Внесудебный порядок разрешения конфликтов выигрывает перед судебным по многим параметрам.
|
Обращение в суд |
Обмен претензиями |
|
Предполагает большие финансовые и временные затраты. Нужно оплачивать пошлины, работу юристов, участие в деле специалистов, экспертов, а иногда и судебные издержки противоположной стороны (в случае проигрыша). По времени судебный процесс может растянуться на месяцы и даже годы. |
Решение конфликта своими силами, без привлечения третьих лиц, не требует от предпринимателей дополнительных затрат. По времени процесс внесудебного согласования разногласий обычно укладывается в максимально короткие сроки. Естественно, при условии, что стороны в принципе готовы вести диалог и договариваться. |
|
Один из принципов судебного судопроизводства — публичность. Судебные заседания открыты, а все решения по делу и информация о сторонах публикуется в интернете. Сохранить конфиденциальность не получится. Информация об участии в судебном конфликте нередко играет против деловой репутации компании или индивидуального предпринимателя. |
Обмен претензиями производится строго между участниками конфликта и позволяет «не выносить спор из избы». |
|
Суд принимает решение на основе изучения фактов, представленных сторонами, и норм закона. Потому судебное решение обычно удовлетворяет лишь интересам одной из сторон. Другими словами, по итогу процесса всегда есть победитель и есть проигравший. |
В рамках направления претензий стороны высказывают требования и обозначают границы своих интересов. Так что участники спора могут трезво оценить, готовы ли они на уступки. Бывает и так, что интересы сторон спора не противоречат друг другу, конфликт вызван банальным недопониманием. После формулирования претензий стороны легко находят решение, которое удовлетворит всех участников. |
|
Судебные решения часто не исполняются добровольно. Приходится тратить время и иные ресурсы, чтобы добиться исполнения решения через приставов, или продолжать спор в вышестоящих судебных инстанциях. |
Стороны, как правило, охотно исполняют решения, к которым они самостоятельно пришли в рамках диалога. |
|
Суд решает юридическую задачу, спор между сторонами. Внутренний конфликт остается неразрешенным, потому сохранить партнерские отношения после судебного состязания практически невозможно. |
Достижение договоренностей в рамках ПП позволяет сохранить деловые отношения между сторонами в будущем. |
Таким образом, сторонам договорных отношений в большинстве случаев выгоднее решить конфликт до суда. Эта одна из причин, по которой следует незамедлительно отвечать на претензии контрагента.
Если вам нужна помощь с составлением ответа на претензию, юристы компании «Консалт-групп» готовы решить эту задачу. Сделаем все возможное, чтобы вы смогли донести до контрагента свою позицию и договориться на взаимовыгодных условиях без суда!
Претензионные письма используются для того, чтобы проводить досудебную процедуру урегулирования возникшей спорной конфликтной ситуации. В тех же случаях, когда в использовании данного механизма отпадает необходимость, претензию можно отозвать.
На обработку поступившего претензионного письма, в том числе подготовку мотивированного ответа на указанные в нем требования, законодателем предоставляется срок в тридцать дней с момента получения такой претензии тем лицом, которому она была направлена. За этот период указанные в тексте претензионного письма требования либо должны быть удовлетворены в полном объеме, либо необходимо сформулировать обоснованный ответ, по каким причинам такие требования не могут быть удовлетворены.
Если за этот период автор претензии пришел к выводу, что его требования получили удовлетворение, либо необходимость в использовании претензионного механизма разрешения отпала, он имеет право направить письмо с отзывом претензии.
Правила составления письма об отзыве претензии
Так как письмо об отзыве претензии представляет собой документ, с помощью которого приносятся извинения за выставленное претензионное письмо, к такому документу предъявляются особые требования. Наличие таких требований обусловлено еще и тем, что такое письмо является основным документом, который позволяет завершить урегулирование возникшего конфликта. Именно по этой причине требования к отзывному письму, сформулированные в гражданском и гражданском процессуальном законодательстве, являются обязательными к исполнению.
К числу основных требований относятся:
- составление документа только в печатном виде (данное требование является обязательным для всех деловых документов, в том числе для того, чтобы минимизировать возможность неправильного или искаженного толкования содержаний из-за сложности прочтения почерка);
- необходимость указания наименования юридического лица в полном и сокращенном вариантах, а для физического лица – его полных и сокращенных идентификационных данных (фамилии, имени и отчества);
- в тексте письма должны быть отражены сведения о том, когда было направлено претензионное письмо, которое в настоящий момент отзывается;
- реквизиты отзываемого письма (с указанием входящего номера, присвоенного после получения такого письма тем, кому оно было адресовано, исходящего номера, который был присвоен автором претензии), а также иных идентификационных данных, которые позволят быстрее понять, о каком именно письме идет речь;
- краткое содержание выставленной претензии;
- информация о причинах, по которым происходит отзыв выставленной претензии;
- указание на то, что выставленное ранее претензионное письмо следует считать недействительным;
- официальные извинения, которые приносятся автором выставленной претензии (данный раздел должен быть оформлен со строгим соблюдением всех принципов официальной деловой переписки без отклонений в свободный стиль).
Образец письма на отзыв ранее выставленной претензии можно посмотреть по ссылке.
Подготовленное письмо об отзыве претензии, оформленное по всем правилам, необходимо направить как можно быстрее после его составления и подписи у уполномоченного должностного лица.
Способы направления письма
Письмо об отзыве выставленной ранее претензии направляется по общим правилам ведения досудебной претензионной работы, что предусматривает необходимость использования тех же способов, которые были использованы для направления претензии. К числу основных способов направления письма об отзыве претензии следует относить:
- личное вручение (то есть при непосредственном визите автора претензии к адресату и вручение письма тому уполномоченному лицу, которое принимает входящую корреспонденцию). Используется в тех случаях, когда речь идет о необходимости срочного вручения данного отзывного письма;
- вручение посредством использования услуг почтовых операторов (действующее законодательство говорит о необходимости использования в данном случае писем, о доставке адресату которых есть специальные уведомления, так как датой получения данного письма будет считаться дата, отмеченная в уведомлении о вручении);
- направление посредством электронной почты или с использованием факса (может быть использовано только в том случае, если само претензионное письмо было направлено с использованием указанных способов направления письма).
В некоторых случаях требуется, чтобы письмо об отзыве претензии поступило его адресату как можно скорее. В данном случае законодатель предусматривает возможность направить письмо наиболее скоростным способом передачи информации, содержащейся в таком письме, например, посредством использования электронной почты. В таком случае датой вручения письма следует считать ту дату, которая будет сформирована в отчете о доставке или о прочтении такого письма.
Однако продублировать письмо тем способом, которым была направлена сама претензия, придется, так как это требование содержится в процессуальном законодательстве как одно из доказательств завершения ведения претензионной работы.
Проведение претензионной работы иногда может завершаться по решению авторов выставленных первоначально претензий. Для того чтобы такое завершение осуществить, необходимо направить адресату первоначальной претензии письмо с отзывом ранее выставленных претензионных документов. Однако при составлении такого письма должны быть соблюдены правила и требования, сформулированные в действующем гражданском процессуальном законодательстве, так как, в противном случае, этот документ будет считаться ничтожным.
Можно ли указать в претензии альтернативные требования к контрагенту
В претензии нужно указывать материально-правовое требование к контрагенту. Например, взыскать убытки или расторгнуть договор. Если такого требования нет, заявление не считается претензией. Однако в законе нет ответа на вопрос, вправе ли заявитель включить в претензию альтернативные требования.
Пример из практики. Компания взыскивала неосновательное обогащение. Ответчик ссылался на несоблюдение досудебного порядка. Причина: истец направил ответчику претензию с требованием представить документы, а в случае отказа — вернуть деньги. Первая инстанция посчитала, что досудебный порядок не соблюден. Апелляция и суд округа не согласились: в претензию можно включить альтернативные требования к контрагенту (постановление А С Центрального округа от 03.07.2019 по делу № А14−18 524/2018).
Совет. В претензию можно включать несколько взаимосвязанных требований. Например, поставить товар, а в случае отказа — вернуть деньги. Не стоит включать в претензию альтернативные требования, каждое из которых не удовлетворит ваши интересы. Например, вернуть долг или возместить убытки. Если у вас несколько требований к контрагенту, укажите их в претензии как обязательные, а не альтернативные: например, расторгнуть договор и возместить убытки.
Какие последствия влечет отзыв претензии до подачи иска
Кредитор после отправки претензии должнику нередко присылает письмо об отзыве претензии. Например, по просьбе должника, который в противном случае угрожает не заплатить. Закон не запрещает отзывать претензии. Однако и последствий отзыва претензии в законе нет. Суд может проигнорировать письмо об отзыве претензии и посчитать, что досудебный порядок соблюден.
Пример из практики. Ответчик в отзыве на исковое заявление сослался на несоблюдение досудебного порядка. Причина: истец ранее прислал письмо об отзыве претензии в связи с закрытием договора. Суд отклонил этот довод. При решении вопроса, оставлять иск без рассмотрения или нет, необходимо учитывать цель претензионного порядка и перспективы досудебного разрешения спора. Истец направил ответчику претензию об уплате процентов в мае 2018 года. Письмо об отзыве претензии, на которое ссылается ответчик, датировано 12.09.2018, то есть четыре месяца спустя. За это время ответчик не совершил действий, чтобы урегулировать спор без суда (решение А С Вологодской области от 23.05.2019 по делу № А13−3434/2019).
Совет. Кредитор вправе обратиться в суд, даже если отозвал претензию: в законе такого запрета нет. Должнику нет смысла рассчитывать на то, что суд не станет рассматривать спор из-за отзыва претензии, — вместо этого обратитесь к кредитору, чтобы разрешить спор в досудебном порядке.
Можно ли установить в договоре сроки предъявления претензий
Стороны вправе прописать в договоре, что обо всех нарушениях будут сообщать друг другу в течение определенного срока, по прошествии которого требования считаются погашенными. Однако суды относятся к таким условиям по-разному.
Одни суды считают такие условия допустимыми. Аргумент этих судов состоит в том, что закон подобные условия прямо не запрещает. Если стороны добровольно согласились предъявлять претензии в течение определенного периода времени, то обязаны это условие соблюдать.
Другие суды полагают, что просрочка подачи претензии не лишает истца права на судебную защиту. Суды аргументируют это так: стороны в договоре фактически сократили продолжительность срока исковой давности, что по закону недопустимо.
Пример из практики. Суд рассматривал спор о взыскании неустойки по контракту. Стороны прописали в договоре предельный срок на подачу претензий — шесть месяцев. Ответчик сослался на несоблюдение досудебного порядка по части требований. Первая инстанция иск удовлетворила. Суд посчитал, что условие о сроке подачи претензий нарушает право на судебную защиту. Апелляция и суд округа не согласились и отказали в части требований, по которым истец пропустил срок подачи претензий. По истечении срока на претензионный порядок истец лишается права требовать неустойку. Такое условие закону не противоречит (постановление А С Московского округа от 13.11.2020 по делу № А40−55 627/2020).
Совет. В договор лучше включить такое условие: «Стороны обязуются направлять друг другу претензии в течение одного месяца с момента, когда они узнают о нарушении условий договора контрагентом. Если одна из сторон допустила нарушение условий договора, а другая сторона не направила претензию, то по прошествии одного месяца возможные разногласия считаются исчерпанными». Скорее всего, суд посчитает это условие действительным, поскольку стороны не вышли за пределы свободы договора. Такое условие позволит сторонам оперативно разрешать возникающие разногласия.
Кому отправлять претензию, если требование истца солидарное
Если требование кредитора солидарное, то он вправе предъявить иск к одному, нескольким или ко всем солидарным должникам (п. 1 ст. 323 ГК). В законе не указано, как нужно соблюсти досудебный порядок кредитору, который хочет предъявить иск к солидарным должникам.
Пример из практики. Страховая компания подала иск о взыскании ущерба со страховщика и причинителя вреда солидарно. До подачи иска истец направил претензию только одному из ответчиков. Копию претензии в адрес второго ответчика истец не представил. Суды оставили иск без рассмотрения (постановление А С Московского округа от 05.06.2018 по делу № А40−241 896/2017).
Совет. Если требование солидарное, то до подачи иска нужно отправить претензию всем должникам, к которым будете подавать иск.
Считается ли адрес компании в реквизитах договора почтовым адресом для отправки претензий
Компания, которая указала в договоре адрес для получения писем, вправе рассчитывать, что ей будут направлять письма именно на этот адрес. Если направить компании письмо не на почтовый адрес, а на юридический, суд признает такую отправку ненадлежащей, а поведение отправителя претензии — недобросовестным. При условии, что отправитель претензии не знал и не мог знать о недостоверности адреса, указанного в договоре (п. 64 постановления Пленума В С от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
В законе нет ответа на вопрос, как именно стороны должны прописать в договоре адрес для получения писем. Например, считается ли согласованным такое условие, если сторона укажет в реквизитах договора свой юридический адрес. Или необходимо прямо прописать обязанность стороны получать письма по адресу, который указан в договоре.
Пример из практики. Истец взыскивал с ответчика долг по арендной плате. Ответчик ссылался на несоблюдение досудебного порядка. Причина: стороны прописали в реквизитах договора свои юридические адреса. Ответчик полагал, что истец должен направить ему претензию по адресу, указанному в договоре. Истец же выслал письмо на юридический адрес ответчика, который к тому времени поменялся и не совпадал с адресом из договора. Три инстанции отклонили возражения ответчика и посчитали действия истца правомерными (постановление А С Московского округа от 26.11.2019 по делу № А41−107 686/2018).
Совет. В договоре лучше заранее закреплять адреса для отправки претензий. Стоит указать, что стороны обязаны направлять друг другу письма лишь по таким адресам.
Каковы последствия пропуска срока подачи претензии, указанного в законе
Закон устанавливает сроки предъявления претензий для споров из договоров перевозки и оказания услуг связи (ст. 123 Устава железнодорожного транспорта; п. 5 ст. 55 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»). В частности, срок предъявления претензий к перевозчикам — 6 месяцев, а для требований по выплате штрафов и пеней он составляет 45 дней. Претензии по оказанию услуг связи подавайте в срок от одного до шести месяцев. Однако в законе не указаны последствия пропуска таких сроков.
Пример из практики. Компания взыскивала с «РЖД» неустойку за просрочку доставки груза. «РЖД» сослались на несоблюдение досудебного порядка: истец предъявил претензию с пропуском 45-дневного срока. Суды отклонили этот довод. Срок для предъявления претензии в Уставе железнодорожного транспорта не пресекательный. В случае пропуска такого срока суд обязан рассмотреть иск по существу (постановление А С Московского округа от 08.05.2019 по делу № А40−201 999/2018).
Совет. Надо успеть предъявить претензию в сроки, которые указаны в законе. Если пропустите срок, сразу подавайте иск. Суд может возложить на истца, который нарушил досудебный порядок, судебные расходы вне зависимости от исхода спора (ч. 1 ст. 111 АПК).
Можно ли в договоре отменить обязательный претензионный порядок
Стороны иногда включают в договор условие, по которому обязательный претензионный порядок соблюдать не нужно. Причина: стороны рассматривают условие о досудебном порядке как формальность, которая затрудняет доступ к правосудию. Однако суды считают такие условия договоров ничтожными и не принимают исковые заявления, если истец не представил доказательств отправки претензии ответчику.
Пример из практики. Истец взыскивал с ответчика неустойку по договору поставки. Три инстанции оставили иск без рассмотрения: истец не доказал, что направил ответчику претензию до подачи иска. Истец ссылался на условие договора, по которому стороны могли не соблюдать претензионный порядок. Суды отклонили этот довод. Стороны не прописали в договоре иной порядок досудебного разрешения спора вместо претензионного. В такой ситуации до подачи иска о взыскании денег по договору стороны обязаны соблюсти претензионный порядок (постановление А С Центрального округа от 02.07.2020 по делу № А23−6184/2019).
Совет. Лучше не пытаться отменить в договоре установленную в законе обязанность соблюдать досудебный порядок. Вместо этого пропишите удобные условия претензионного порядка: способы отправки претензий, адреса для отправки писем и короткие сроки для ответа.
Р. Масаладжиу
Ответчик не получал судебные извещения. Как доказать вину суда или почты
Соблюден ли досудебный порядок, если ответчик не получил претензию из-за ошибок почты
Ответчики часто заявляют в судах доводы о несоблюдении претензионного порядка. Есть три группы причин, по которым ответчик мог не получить претензию от истца.
Во-первых, это обстоятельства, которые зависят от самого ответчика. Например, компания не находится по адресу регистрации и не получает писем, которые приходят на этот адрес. Они не считаются уважительными причинами неполучения претензии, ссылаться на них смысла нет. Суд не оставит иск без рассмотрения.
Во-вторых, ошибки истца. Например, истец указал в претензии неверные реквизиты ответчика либо направил письмо по неверному адресу. Такие обстоятельства считаются уважительными, а потому на них нужно ссылаться. Если суд выяснит такие факты, то, скорее всего, оставит иск без рассмотрения.
В-третьих, обстоятельства, которые не зависят от воли сторон. Например, ошибки сотрудников почты. Формально за такие обстоятельства не отвечают ни истец, ни ответчик. В законе не указано, какая из сторон рискует, если ответчик не получит от истца претензию по этим причинам. Суды относят такие риски на ответчика.
Пример из практики. Истец направил ответчику претензию, а затем обратился в суд. Суды установили, что ответчик претензию не получил из-за ошибок почты. Две инстанции оставили иск без рассмотрения: истец не принял всех необходимых мер, чтобы ответчик получил письмо. Суд округа не согласился. По смыслу закона претензионный порядок соблюден, если истец отправил претензию в адрес ответчика. Если ответчик претензию фактически не получил, это не нарушение досудебного порядка. Если истец представил доказательства отправки претензии ответчику, претензионный порядок соблюден независимо от того, получил ответчик претензию или нет (постановление А С Дальневосточного округа от 27.11.2017 по делу № А37−681/2017).
Совет. Если ответчик не получил письмо с претензией из-за ошибок почты, ссылайтесь в суде на то, что досудебный порядок соблюден.
Сколько раз можно сослаться на несоблюдение досудебного порядка
Если суд посчитает обоснованными доводы ответчика о том, что истец нарушил претензионный порядок, то оставит иск без рассмотрения (п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК). В этом случае истец вправе снова подать иск, если устранит недостатки, на которые укажет суд (ч. 3 ст. 149 АПК). Однако в законе нет ответа на вопрос, может ли ответчик в следующий раз вновь сослаться на несоблюдение досудебного порядка.
Пример из практики. Компания взыскивала неустойку по договору. Суды требование удовлетворили в части. В кассационной жалобе ответчик ссылался на несоблюдение досудебного порядка. Суд округа отклонил этот довод. Ответчик ранее уже ссылался на несоблюдение досудебного порядка, а суд уже оставлял иск без рассмотрения. Поскольку за длительный срок стороны не разрешили свои разногласия без суда, повторно оставлять иск без рассмотрения смысла нет (постановление А С Московского округа от 20.11.2019 по делу № А40−9615/2018).
Совет. Если суд оставил исковое заявление без рассмотрения, можно попробовать договориться с оппонентом без суда. Повторно сослаться на несоблюдение досудебного порядка не получится.
Можно ли взыскать штраф за несоблюдение досудебного порядка
Принцип свободы договора не запрещает прописать в договоре неустойку для стороны, которая не ответит контрагенту на претензию. Однако суд может посчитать, что взыскание такого штрафа противоречит целям досудебного порядка разрешения споров.
Пример из практики. Покупатель вовремя не ответил на претензию. Поставщик потребовал взыскать с покупателя штраф, который стороны прописали в договоре. Суды указали, что стороны не вправе установить наказание за несвоевременный ответ или отказ от ответа на претензию. Такой ответ — право, а не обязанность стороны. Взыскание штрафа противоречит задачам досудебного урегулирования спора (постановление А С Московского округа от 20.11.2019 по делу № А40−259 126/2018).
Совет. В договоре можно установить штраф за неисполнение сторонами своих гражданско-правовых обязательств, а не за нарушение условий претензионного порядка. Просите суд возложить на ответчика, который не ответил на претензию, все расходы по делу вне зависимости от исхода спора (ч. 1 ст. 111 АПК).
© Материал из ЮСС «Система Юрист»
Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.
Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ответа на претензию .docСкачать образец заполнения ответа на претензию .doc
Для чего нужен ответ на претензию
Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.
Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.
Кто составляет ответ на претензию
В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.
Правила написания ответа на претензию
Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.
Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).
Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.
Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.
Надо ли соглашаться с претензией
В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.
Инструкция по написанию ответа на претензию
Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.
Часть первая
- В «шапке» ответа на претензию нужно указать отправителя, а именно: полное название организации, ее фактический адрес, ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).
- Далее следует внести данные об адресате: если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
- Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.
Часть вторая
Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.
- Здесь следует обязательно указать точную дату получения претензии, коротко обозначить ее суть и при наличии финансовых требований, вписать сумму (цифрами и прописью). Если есть документ, в рамках которого действует отправитель претензии (например, договор) – нужно указать его номер и дату подписания.
- Потом пишется собственно ответ — при его составлении следует руководствоваться пунктами договора, законодательными нормами и правилами (и обязательно указывать на них ссылки). Если претензия состояла из нескольких пунктов, отвечать нужно также – отдельными пунктами.
- После написания ответа необходимо подвести резюме, то есть емко, в одном-двух предложениях высказать мысль о том, что претензия принимается полностью, частично, или вовсе отклоняется.
- В завершение ответ на претензию должен подписать ответственный сотрудник предприятия с обязательной расшифровкой подписи.
