Ошибочный прием сотрудника

Персонифицированная отчётность — это учёт сведений о каждом сотруднике организации или индивидуального предпринимателя. СЗВ-ТД — это один из таких персонифицированных отчётов, в котором представляются сведения о трудовой деятельности работников.

Иногда при заполнении СЗВ-ТД работодатель допускает ошибки, и если такой отчёт уже был отправлен в ПФР, ему необходимо подавать корректирующий документ. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие ошибки можно допустить, как формировать и сдавать корректирующий отчёт и какие штрафы полагаются за сдачу документа с ошибками.

Распространённые ошибки при сдаче отчётности СЗВ-ТД

Несмотря на то что можно совершить огромное количество ошибок при заполнении отчёта СЗВ-ТД, чаще встречаются всего несколько типов:

• ошибки в указании отчётного периода;
• ошибки в указании даты события или номера приказа;
• неточности, допущенные при заполнении данных о работнике или работодателе;
• сдача документа не на того сотрудника.

Когда отчёт попадает в ПФР, он проходит проверку в базе. Если обнаруживается какая-либо неточность, работодатель получает отрицательный протокол, который свидетельствует о том, что отчёт принят не был. В протоколе будут отражены коды ошибок, которые нужно исправить.

У работодателя есть пять рабочих дней на то, чтобы внести исправления и отправить отчёт в новой редакции. Но если работодатель самостоятельно обнаружит ошибку, он может сдать повторный отчёт ещё до получения протокола по тому, который был отправлен сначала.

Важность представления актуальной формы

Актуальная форма СЗВ-ТД утверждена постановлением правления ПФ РФ № 769п от 27.10.2020 и используется с 1 июля 2021 года. Предыдущие редакции формы не будут приняты в ПФР и их представление тоже будет считаться ошибкой, после которой будет направлен отрицательный протокол.

Если говорить о важности представления актуальной формы, то нужно помнить, что если сдать неправильный отчёт по устаревшему образцу, работодателю всё равно придётся заново его отправлять по новой форме. А за опоздание представления на работодателя будут накладываться штрафы, подробнее мы их рассмотрим в соответствующем разделе.

В актуальной форме СЗВ-ТД, например, отсутствует строка отчётного периода — она была исключена и, соответственно, корректировать отчётный период никак нельзя. В предыдущей форме такая строка была.

Как сформировать корректирующий отчёт СЗВ-ТД

Существует определённый алгоритм действий по формированию корректирующего отчёта СЗВ-ТД, он приведён в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Есть два варианта развития событий и их разрешения:

• Ошибка была обнаружена во время заполнения первичных данных. В этом случае достаточно вернуться к строкам, где была допущена неточность, и исправить внесённые данные на корректные.
• Ошибка была обнаружена после сдачи отчёта СЗВ-ТД. В этом случае нужно составить корректировочный отчёт и отправить его в пенсионный фонд РФ.

Вносят изменения не только в случае, если была допущена ошибка. Иногда возникает необходимость направления уточнёнки при смене наименования работодателя или необходимости отменить запись, которая была внесена в трудовую книжку.

Смена наименования работодателя

В этом случае нужно поступить следующим образом:

• Новое название нужно указать в графе 3 и поставить дату в графе 2.
• В графе 4 нужно сделать запись следующего вида: «старое наименование» переименовано в «новое наименование», а следом указать дату изменения.
• Реквизиты документов, которые являются основанием для переименования, нужно указать в графах 7-9.

Отчёт нужно отправить в том же месяце, в котором произошли изменения.

Другие ошибки, связанные с работодателем, обозначаются кодом 50. Расшифровку и способ решения проблем можно увидеть в таблице ниже.

Исправление ошибок

Если неточности были допущены в тех местах, где можно изменить данные, нужно проделать следующий алгоритм действий:

1. Сделать копию формы, где были допущены ошибки.
2. В строке «Признак отмены» поставить знак X.
3. Указать правильные данные.

Ошибки в сведениях о работниках группируются под кодом 30. Расшифровку и способ их решения можно увидеть в таблице ниже.

После исправлений отчёт нужно отправить в ПФР.

Как отменить отчёт СЗВ-ТД в ПФР

Отменять отчёт СЗВ-ТД можно в том случае, когда внести уточнения нельзя одним документом. Для этого нужно проделать следующие действия:

• Сделать копию формы, где были допущены ошибки.
• В строке «Признак отмены» поставить знак X.
• Отправить документ в ПФР.

Эти действия приведут к отмене отправленного ранее отчёта. После чего можно составлять новый документ с верными данными и снова отправлять его в пенсионный фонд.

Как сдать исправленный отчёт СЗВ-ТД

Как уже было сказано, у работодателя есть пять рабочих дней на то, чтобы сдать исправленный отчёт, когда был получен отрицательный протокол.

Отправка же корректирующей формы проходит так же, как и обычного отчёта: в территориальный орган ПФР по месту регистрации. При этом главное — соблюдать очерёдность: сначала нужно отменить первый ошибочный отчёт, а потом направить корректирующий.

В сервисе 1С-Отчетность вы сможете отправить электронную отчетность во все необходимые контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и ФТС

Могут ли оштрафовать за ошибки

Если ошибку заметить вовремя и внести изменения в указанный срок, то никаких штрафов наложено не будет. Однако, в соответствии со статьёй 15.33.2 КоАП РФ непредставление данных, представление с ошибками или неполное представление может привести к наложению штрафам на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.

ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.

Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.

Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать ­утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.

 При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).

Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.

В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.

 Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].

Уволенный сотрудник снова устраивается к вам на работу. Такие ситуации встречаются настолько редко, что Эльба ещё не научилась автоматически их учитывать. Но есть несколько хитростей, чтобы отчёты были правильными.

Если сотрудник уволился в прошлом году или раньше, а возвращается только сейчас, добавьте его в раздел «Сотрудники» как нового работника. Отражайте его данные так, словно он у вас раньше и не работал.  

Если увольнение и повторный приём произошли в одном и том же году, то порядок действий такой.

Шаг 1: отмените увольнение

Важно: при приёме и увольнении отчёт СЗВ-ТД нужно сдать не позже чем на следующий рабочий день. В ситуации повторного приёма Эльба не создаст задачу по СЗВ-ТД. Напишите в техподдержку, там подскажут, как решить этот вопрос. 

В разделе «Сотрудники» выберите работника, которого повторно нанимаете. Выпишите на листочек дату увольнения и сумму компенсации за неиспользованный отпуск, если такая была, — это пригодится позже. Затем в данных сотрудника нажмите  «Уволен» и из списка действий выберите «Восстановить». 

Шаг 2: добавьте компенсацию за неиспользованный отпуск

Это нужно сделать, если при увольнении вы выдавали сотруднику компенсацию за неиспользованные дни отпуска. После его восстановления компенсация удалится, поэтому нужно показать её снова. В личных данных сотрудника на вкладке «Отпуска» добавьте отпуск длиной в 1 день на дату после увольнения. Дата выплаты отпускных совпадает с датой выплаты компенсации.

Шаг 3: уберите отработанные дни, когда сотрудник был уволен

На вкладке «Зарплата» выберите месяц, когда сотрудник не работал, и обнулите отработанные дни.

Шаг 4: отредактируйте кол-во застрахованных лиц в расчёте по страховым взносам (РСВ) и стаж в отчёте в ПФР

В отчёте РСВ указывается число застрахованных лиц и число физических лиц, с выплат которым исчислены страховые взносы, за каждый месяц. Допустим, что вы уволили сотрудника 31 марта и приняли его повторно 1 июня. Тогда в РСВ за второй квартал будет информация о том, что он был застрахованным лицом во всех трёх месяцах квартала. Чтобы это исправить, уменьшите кол-во застрахованных лиц и кол-во физических лиц, с выплат которым исчислены страховые взносы в апреле и мае, на единицу. 

Исключите период, когда сотрудник не работал, из его стажа в отчёте СЗВ-Стаж. Для этого выберите сотрудника и отредактируйте периоды его стажа.

Шаг 5: отредактируйте отчёты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Если увольнение и возвращение сотрудника на работу по трудовому договору произошли в одном квартале, нужно исправить отчёты 2-НДФЛ за год и 6-НДФЛ за квартал. Сделать это в Эльбе не получится, поэтому скачайте отчёты по кнопке «Сохранить файл для ИФНС» и отредактируйте вручную. Для подрядчиков по ГПХ редактировать отчёты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ не нужно. 

В скачанном файле отчёта 6-НДФЛ в строке с суммой компенсации поправьте показатель «СрокНал». Укажите дату, следующую за днём выплаты компенсации. Этот показатель отвечает за срок перечисления НДФЛ в налоговую. Из-за того что компенсацию за неиспользованный отпуск вы добавили как отпускные, Эльба автоматически подставила в эту строку последний день месяца. Если с сотрудником при увольнении рассчитались в тот же день, что и выплатили зарплату всем остальным сотрудникам, то этого будет достаточно.

Но если рассчитались с ним в межрасчёт, то в 6-НДФЛ будет выделено отдельной строкой только сумма компенсации за неиспользованный отпуск, без зарплаты за отработанные дни. А зарплата попадёт в общую сумму по расчётам за месяц с другими сотрудниками, что неправильно. Поэтому нужно будет вычесть отработанную данным сотрудником сумму из общей суммы по зарплате и добавить её к сумме компенсации.

В файле отчёта 2-НДФЛ напротив суммы компенсации нужно исправить показатель «КодДоход» на код 2013. Дело в том, что каждому виду дохода соответствует специальный код. Эльба автоматически подставит код для отпускных — 2012, а у компенсации при увольнении другой код — 2013.

Если увольнение и приём обратно произошли в рамках одного года, но в разных кварталах, то исправить придётся только 2-НДФЛ — по схеме, описанной выше. С 6-НДФЛ проблем не будет.

После исправления отчётов присылайте их нам на e@kontur.ru, мы загрузим их в вашу учётную запись для отправки в налоговую.

Статья актуальна на 

21.01.2020

Вопрос клиента: Как скорректировать или отменить переданные в ПФР кадровые мероприятия в отчете СЗВ-ТД?

Ответ: Кадровые мероприятия считаются переданными в ПФР, если в отчете СЗВ-ТД установлен флажок Документ принят в ПФР (не редактируется):

При установленном флажке в СЗВ-ТД кадровые документы (Прием на работу, Увольнение, Кадровый перевод, Регистрация трудовой деятельности и др.) становятся недоступными для редактирования:

При необходимости можно включить возможность редактирования кадровых документов через кнопку Еще / Изменить документ:

Корректировка переданных кадровых мероприятий

Есть два способа корректировки – мероприятия можно скорректировать непосредственно в кадровом документе, которым оно было зарегистрировано, или с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности», который можно открыть в разделе Кадры / Электронные трудовые книжки:

После корректировки сведений необходимо создать новый СЗВ-ТД.

Обратите внимание, если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР) или просто отменить проведение документа, то переданное кадровое мероприятие регистрируется как отмененное.

После повторного проведения, измененного или снятого с проведения документа, сформируется новое мероприятие (сформируется новый идентификатор мероприятия).

При изменении данных в кадровом документе в отчете СЗВ-ТД первая строка с ранее переданными сведениями будет стоять с признаком отмены, а вторая строка — с новыми (измененными) данными о мероприятии:

Если документ был снят с проведения, то сформируется строка с ранее переданными мероприятиями с признаком отмены:

Если в кадровом документе были изменены сведения, которые не передаются в ПФР (суммы начислений, право на отпуск и т. д.), то при проведении документа новое мероприятие (новый идентификатор) сформирован не будет.

Примеры корректировки переданных мероприятий:

Пример 1 – внесение изменений в кадровый документ

         Сотрудница принята на работу 03.08.2020 г., сведения в ПФР о приеме приняты. В отчете СЗВ-ТД стоит галочка Документы приняты ПФР (не редактируется). В сентябре обнаружили ошибку, нужно было дату приема указать 10.08.2020 г. Принято решение скорректировать кадровый документ.

В Приеме на работу по кнопке Еще / Изменить документ включается возможность редактирования:

Изменяем в документе дату приема. При формировании отчета СЗВ-ТД будет сформировано две строки – одна с отменой ранее переданного мероприятия, вторая с корректными данными. Дата отмены, как правило, это текущая дата компьютера:

Пример 2 – изменение сведений с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности»

Переданы сведения в ПФР, но в номере приказа была допущена ошибка, вместо номера 70-л, было отправлено мероприятие с номером приказа 70.

Скорректируем переданные сведения документом «Регистрация трудовой деятельности». Для изменения сведений ранее переданного мероприятия следует нажать на кнопку «Изменить». В появившемся окне в левой части отображается список сотрудников, по которым имеются кадровые мероприятия, а в правой части перечисляются кадровые мероприятия по конкретному сотруднику:

При выборе мероприятия, которое нужно изменить, в Регистрации трудовой деятельности появится две строки – одна с признаком отмены, а вторая с такими же данными, в которые следует вносить изменения:

Скорректировав данные и проведя документ в отчете СЗВ-ТД появится две строки с мероприятиями – одна отменяющая, вторая в верными сведениями:

Если кадровое мероприятие было зарегистрировано Регистрацией трудовой деятельность, то для корректировки мероприятий также нужно воспользоваться документом Регистрация трудовой деятельности (кнопка Еще / Изменить документ или кнопка Изменить).

Отмена переданных кадровых мероприятий

Для отмены ранее переданного мероприятия можно снять с проведения кадровый документ, которым было зарегистрировано кадровое мероприятие, или создать документ Регистрация трудовой деятельности и по кнопке «Отменить» отменить ранее переданное кадровое мероприятие. После чего нужно создать новый отчет СЗВ-ТД.

Пример – отмена переданного кадрового мероприятия

В ПФР были переданы мероприятия о переводе сотрудника на другую должность. Позже выяснилось, что мероприятия были переданы ошибочно. Нужно отменить переданные кадровые мероприятия.

1) Отменить проведение документа «Кадровый перевод» при формировании СЗВ-ТД автоматически появится строка с ранее переданными сведениями с признаком отмены.

или

2) Сформировать документ «Регистрация трудовой деятельности», в котором нажать кнопку «Отмена» (1), откроется окно, в котором слева нужно выбрать сотрудника, по которому отменяется мероприятие (2), в правой части окна выбрать отменяемое мероприятие (3):

В документе строка с отменяемым мероприятием будет окрашена в серый цвет и стоять дата отмены:

Сведения, которые были отменены, будут отражены в форме СЗВ-ТД автоматически при последующем формировании: