Предыдущие письмо направлено ошибочно

В спешке или по невнимательности все мы отправляем случайные письма своим начальникам и близким людям с корпоративной почты. Чтобы этого избежать, существует функция отзыва писем или отмены отправки. В этом статье мы подробно рассмотрим способы, как отозвать письмо в Outlook на примере всех его актуальных версий.

Когда письмо отозвать невозможно

Письмо, отправленное через Outlook, можно отозвать в любой из версий этого приложения, но только при условии, что человек, которому вы по ошибке отослали сообщение, не успел открыть письмо или не отметил его как прочитанное.

Для начала давайте разберем ситуации, в которых у вас не получится отозвать письмо, даже если адресат его еще не видел:

• • Получатель не пользуется почтовым клиентом Outlook.
  • Адресат активировал у себя режим автономной работы в настройках учетной записи.

• У получателя подключено кэширование — в этом случае весь входящий контент сохраняется по умолчанию.
• Адресат переместил письмо из папки «Входящие».
• Вы не работаете с сервисом Exchange.
• Если вы используете Outlook Web App на Mac, у вас нет возможности отменить отправку письма — эту функцию не реализовывали для продуктов Apple.
• Сообщения, которые защищены службой Azure Information Protection, невозможно будет отозвать.

Как отозвать письмо в Outlook разных версий

В этом разделе мы рассмотрим несколько активных версий Outlook и выясним, как в них можно отозвать отправленное письмо.

Обратите внимание! В статье мы не будем рассматривать версию Outlook 2003, так как она не поддерживается Windows и в ней отсутствует сервер Exchange.

Outlook 2007

Если вы случайно отправили неверное письмо адресату или оно не предназначалось ему — вы можете отменить отправку, но делать это нужно быстро — до того, как адресат прочитает письмо. Если вы поймаете себя на мысли об ошибке через два часа — будет уже поздно. В этом случае мы можем лишь порекомендовать отправить следом второе сообщение — с извинениями и объяснением сложившейся ситуации.

Чтобы отменить письмо, зайдите в приложение Outlook и перейдите в папку «Отправленные». Найдите сообщение, которое необходимо отозвать, нажмите на него два раза — перед вами откроется отдельное окно с сообщением.

В верхнем меню ищите параметр «Другие действия» и выбирайте раздел «Отозвать письмо», как на скриншоте ниже.

Далее откроется окно с выбором ваших действий: удалить непрочитанные копии или удалить и заменить их новыми сообщениями.

Также здесь можно выставить отметку и получить данные о результате — успешно ли была проведена отмена или в ходе проверки была обнаружена проблема.

После нажмите «Ок» и дожидайтесь результата.

В настройках параметров приложения вы можете включить несколько функций, благодаря которым вы будете получать сообщения о том, дошло ли ваше письмо до адресата или нет.

Рекомендуется к прочтению! Узнайте из нашей статьи, как проверить, прочитано ли письмо в различных почтовых клиентах.

Outlook 2010, 2013

Давайте рассмотрим другие версии приложения Outlook. В них есть небольшие отличия.

У нас версия Outlook 2010 в сборке Windows Professional Plus. В ней отзыв письма можно произвести двумя способами — при этом первый из них повторяет все действия версии Outlook 2007.

Переходите в приложение, открывайте сообщение и ищите в верхнем меню параметр «Action/Действия». Далее нажмите «Recall this message/Отозвать это письмо».

Далее перед вами откроется окно с такими же параметрами действий: удалить копию сообщения или заменить его содержимое. Нажимаете «Ок» и ожидаете ответа от сервера.

Второй способ показан на версии Outlook 2013 в сборке Windows Standard. Для начала откройте письмо в отдельном окне и перейдите в раздел «Файл».

Вам нужен раздел «Сведения». Переключитесь на него и нажмите на кнопку «Повторная отправка или отзыв». Выберите параметр «Отозвать сообщение».

Далее выбираете действие и ждете ответа от сервера:

Первым сообщением, которое вы можете увидеть, будет информация о том, что вы желаете отозвать письмо. Этот текст получите не только вы, но и ваш адресат, если вы поставили галочку оповещения о результате.

Через некоторое время, если адресат не прочитает сообщение, ваше письмо будет удалено и вам также придет об этом уведомление.

Outlook 2016-2019

В версиях 2016 и 2019 все действия одинаковы, лишь немного изменился только интерфейс. Мы рассмотрим процедуру отправки и отзыва сообщений на примере приложения Outlook 2019.

Включите письмо в отдельном окне и зайдите в разделы «Файл» — «Сведения» — «Повторная отправка или отзыв» — «Отозвать сообщение»:

Повторите все необходимые действия, которые мы описывали выше, и ожидайте ответа. В случае успешного завершения операции вам придет сообщение о том, что отзыв письма выполнен.

Важно! Чтобы проверить, как срабатывает отзыв писем — изучите возможные результаты в справке Microsoft.

Как отозвать сообщение в Outlook через браузер

В браузере в версии Outlook Web App нельзя отозвать письмо, но можно отменить отправку сообщения. Для этого зайдите в параметры приложения:

Когда включите полное отображение параметров, зайдите в следующие разделы: «Почта» — «Создание сообщений и ответ на них» — «Отмена отправки». Эта функция позволит вам настроить время, за которое вы сможете отменить отправку сообщения.

А ниже показан интерфейс приложения и набор нового сообщения:

После отправки в нижней части экрана появится кнопка, по факту нажатия на которую в течение 10 секунд (время вы задаете сами) вы сможете отменить отправку письма.

Редактирование отправленного письма в любой из версий Outlook

Чтобы отредактировать содержание уже отправленного письма, выберите в действиях отзыва письма «Удалить непрочитанные копии и заменить их новыми сообщениями»:

После этого у вас откроется окно с сообщением и возможностью редактирования. Как только вы отправите новое письмо, в почтовом ящике адресата предыдущее письмо будет удалено.

Заключение

Как вы можете видеть, способов для отмены и отзыва сообщений в Outlook несколько. Поэтому используйте наши инструкции для того, чтобы вернуть и отредактировать случайно отправленное письмо.

А также не забывайте про наши инструменты для автоматизации маркетинговых процессов. Регистрируйтесь в сервисе SendPulse и настраивайте как автоматические рассылки в email, так и web push, SMS уведомления и чат-ботов в мессенджерах Telegram, Facebook Messenger и ВКонтакте!

Приложение N 14
к Регламенту

              ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ ОБ ОТЗЫВЕ ЗАЯВЛЕНИЯ
 
                                В Федеральную службу
                                по интеллектуальной собственности
                                Бережковская наб., д. 30, корп. 1,
                                г. Москва, Г-59, ГСП-3, 125993
                                __________________________________
                                от _______________________________
                                      (фамилия, имя, отчество
                                (последнее - при наличии) и адрес
                                    места жительства или полное
                                наименование организации и адрес
                                  места нахождения стороны или
                                  сторон договора (заявителя(ей)
                                __________________________________
                                Адрес для переписки ______________
                                __________________________________
                                    (полный почтовый адрес на
                                 территории Российской Федерации,
                                    наименование адресата (для
                                 юридического лица) или фамилия
                                и инициалы (для физического лица),
                                  номер телефона, факса и адрес
                                электронной почты (при наличии).
                                  Допускается указание полного
                                 почтового адреса на территории
                                   другого государства, если
                                    международным договором
                                Российской Федерации предусмотрена
                                    возможность ведения дел с
                                   Роспатентом непосредственно
                                    национальными заявителями
                                     такого государства и их
                                      патентных поверенных)
 
                            Заявление
  об отзыве заявления о государственной регистрации распоряжения
               исключительным правом по договору на РИД
 

Регистрационный N заявления    

Дата поступления:                

(если известен заявителю)

(если известна заявителю)

                                                                  
Прошу    отозвать    заявление    о    государственной регистрации
распоряжения исключительным правом по договору на РИД (указывается
вид распоряжения):
 
1. В отношении:
 товарного знака (товарных знаков)
   государственная регистрация N ___________;
   международная регистрация N _____________;
 общеизвестного товарного знака (общеизвестных товарных знаков)
N _____;
 изобретения (изобретений), патент(ы) N ______________________;
 евразийского патента(ов) N __________________________________;
 полезной модели (полезных моделей), патент(ы) N _____________;
 промышленного образца (промышленных образцов), патент(ы) N __;
 топологии   интегральной   микросхемы  (топологий интегральных
микросхем), регистрационный N __________________________________;
 программы (программ для ЭВМ, регистрационный N ______________;
 базы (баз) данных, регистрационный N ________________________.
 
2. Сведения о сторонах договора:
 
2.1.  Правообладатель,  сублицензиар, вторичный правообладатель по
договору, залогодатель ___________________________________________
_________________________________________________________________.
(указываются    в    именительном    падеже    полное наименование
юридического лица, включая организационно-правовую форму (согласно
учредительным  документам),  и адрес места нахождения или фамилия,
имя,   отчество   (последнее   -   при  наличии) физического лица,
индивидуального  предпринимателя и адрес места жительства, включая
официальное  наименование  страны  с  указанием кода страны, номер
телефона,  факса и адрес электронной почты (если они имеются). Для
российского  юридического  лица,  индивидуального предпринимателя,
физического  лица  указываются соответственно ОГРНЮЛ, ОГРНИП, ИНН,
СНИЛС.  Для иностранного лица соответствующие сведения указываются
в  транслитерации буквами русского алфавита. Если правообладателей
несколько, сведения о них указываются для каждого в отдельности)
 
2.2.   Приобретатель,   пользователь,   лицензиат,   сублицензиат,
вторичный  пользователь  по договору, залогодержатель, последующий
залогодержатель __________________________________________________
_________________________________________________________________.
(указываются    в    именительном    падеже    полное наименование
юридического лица, включая организационно-правовую форму (согласно
учредительным  документам),  и адрес места нахождения или фамилия,
имя,   отчество   (последнее   -   при  наличии) физического лица,
индивидуального  предпринимателя и адрес места жительства, включая
официальное  наименование  страны  с  указанием кода страны, номер
телефона,  факса и адрес электронной почты (если они имеются). Для
российского  юридического  лица,  индивидуального предпринимателя,
физического  лица  указываются соответственно ОГРНЮЛ, ОГРНИП, ИНН,
СНИЛС.  Для иностранного лица соответствующие сведения указываются
в  транслитерации  буквами  русского алфавита. Если приобретателей
несколько, сведения о них указываются для каждого в отдельности)
 
3.  Настоящим   также   уведомляю,   что   моим  представителем
(патентным поверенным) является:
_________________________________________________________________,
 (указывается Ф.И.О. представителя, если представитель является

    патентным поверенным, то указывается его регистрационный
                    номер в Роспатенте)
который  уполномочен  вести  переписку и совершать все необходимые
действия,   связанные   с   отзывом   заявления  о государственной
регистрацией    в    Федеральной    службе    по  интеллектуальной
собственности.
 
4. Мне известны последствия отзыва заявления:
- заявление будет признано отозванным со дня направления заявителю
решения об удовлетворении заявления об отзыве;
-  по  заявлению,  признанному  отозванному,  юридически  значимые
действия не совершаются;
-  просьба  заявителя  считать  недействительным  его заявления об
отзыве   заявления,   поступившее   после   направления  заявителю
уведомления  об  удовлетворении  заявления об отзыве заявления, не
является    основанием    для    отмены    указанного   результата
предоставления государственной услуги.
 
5.  Заявителю известно, что в соответствии с подпунктом 4 пункта 1
статьи  6  Федерального  закона  от  27  июля  2006 г. N 152-ФЗ "О
персональных данных" Роспатент осуществляет обработку персональных
данных  субъектов  персональных  данных,  указанных в заявлении, в
целях  и  объеме,  необходимых  для предоставления государственной
услуги.
Заявитель   подтверждает   наличие   согласия   других   субъектов
персональных   данных,   указанных   в   заявлении (за исключением
согласия  представителя),  на  обработку  их  персональных данных,
приведенных   в   настоящем   заявлении,   в  Роспатенте в связи с
предоставлением   государственной   услуги.   Согласия оформлены в
соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N
152-ФЗ "О персональных данных".
Заявитель  подтверждает  достоверность  информации,  приведенной в
настоящем заявлении.
 
6. Подписи и печати сторон, заявителя
Подпись(и)   и   (или)   печать(и)   (последнее   -   при наличии)
правообладателя,    сублицензиара,    вторичного  правообладателя,
залогодателя с указанием Ф.И.О. и должности подписывающего лица
 
Подпись __________________________________________________________
 
Печать (для юридических лиц, при наличии) ________________________
 
Должность (для юридических лиц) __________________________________
 
Дата _____________________________________________________________
 
Подпись(и)   и   (или)   печать(и)   (последнее   -   при наличии)
пользователя,     лицензиата,     сублицензиата,     залогодателя,
последующего   залогодержателя   с   указанием  Ф.И.О. и должности
подписывающего лица
 
Подпись __________________________________________________________
 
Печать (для юридических лиц, при наличии) ________________________
 
Должность (для юридических лиц) __________________________________
 
Дата _____________________________________________________________
 
Приложение:
 доверенность;
  документ,  подтверждающий  согласие на обработку персональных
данных представителя:
 не являющегося патентным поверенным;
 являющегося патентным поверенным;
 иной документ.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Возврат корреспонденции по иным обстоятельствам

Возврат корреспонденции по иным обстоятельствам

Подборка наиболее важных документов по запросу Возврат корреспонденции по иным обстоятельствам (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Иное:
• Доплата членам летного экипажа
• Соглашение о доплате
• Линии энергопередачи
• Приготовитель кормов
• Рыбохозяйственные заповедные зоны
• Ещё…

Судебная практика: Возврат корреспонденции по иным обстоятельствам

Нормативные акты: Возврат корреспонденции по иным обстоятельствам

Содержание

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Клиенты могут уходить и не возвращаться, даже если вы их ничем не обидели. Как вернуть их на сайт? В этой статье рассматриваем 4 самых эффективных инструмента.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

1. Извинения.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

• компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
• компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

• покупателю пришлось срочно ехать в офис;
• приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
• на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.