Смысловая
точность речи — одно из главных условий,
обеспечивающих практическую, а нередко
и правовую ценность делового текста.
Неправильно выбранное слово может
исказить смысл сообщения, создать
возможность двояко толковать ту или
иную фразу, наконец, придать тексту
нежелательную тональность. Все это
затрудняет восприятие содержания
документа.
Неразличение
паронимов. Паронимы
— это близкие по звучанию однокоренные
слова, различающиеся значением: вдохнуть
— вздохнуть,
гарантийный ■—гарантированный,
поместить
— разместить.
Сравним
слова командированный
и командировочный.
Слово командированный
образовано от глагола командировать
и имеет значение ‘лицо, посланное со
служебным поручением, в командировку’:
Командированные
курсанты обеспечиваются общежитием…
(Ник.);
Я
поселился в маленьком уютном доме для
командированных
(Пауст.). Слово командировочный
образовано
от существительного командировка
и обозначает предметы, вещи,
обстоятельства, связанные с этим
понятием: командировочное
удостоверение, получить командировочные.
В устной речи слово командировочный
иногда неправильно употребляют вместо
слова командированный:
В Доме колхозника быстрый, по-городскому
одетый человек посмотрел на ее
удостоверение и сказал:
— Надя,
проводите командировочную (Ник.).
Такое, ошибочное с точки зрения строго
нормированной литературной речи,
использование слова командировочный
можно наблюдать и в деловых текстах:
Военнослужащим,
инвалидам Великой Отечественной
войны, командировочным
(следует: командированным)
билеты предоставляются вне общей
очереди.
Сравним
употребление многозначных глаголов
представить
и предоставить:
представить—1)
предъявить, сообщить: представить
список сотрудников, представить
доказательства;
2)
познакомить с кем-л.: представить
коллективу нового работника-,
3)
ходатайствовать (о повышении, о награде):
представить
к очередному званию, представить к
ордену,
4)
составить, обнаружить: представить
(собой) значительную ценность’,
5)
мысленно вообразить: представить
(себе) картину
боя;
6) изобразить, показать: представить
в смешном виде. Например:
Заявки
на спортинвентарь должны представляться
в завком.
предоставить—
1) отдать в чье-то распоряжение, пользование:
предоставить
квартиру, предоставить транспортные
средства-,
2)
дать право, возможность сделать,
осуществить что-л.: предоставить
отпуск,
предоставить слово, предоставить
должность’,
3)
разрешить действовать самостоятельно
или оставить без присмотра: предоставить
самому себе, предоставить дело случаю.
Например:
Колхозам
и совхозам области будут предоставлены
дополнительные кредиты.
Очевидно,
что глаголы представить
и предоставить
употребляться
один вместо другого не должны.
В
некоторых случаях паронимы могут
сближаться по смыслу и употребляться
в качестве синонимов: проводить/производить
опыт, усвоить/освоить материал.
Следует учитывать, что слова, образующие
подобные синонимические пары, всегда
различаются и своей лексической
сочетаемостью, и оттенками значений;
ср.: проводить
занятия
— производить
шум, усвоить урок
— освоить
производство.
То
же соотношение лексической сочетаемости
и значимости можно наблюдать, например,
при употреблении глаголов поместить
и разместить.
В их значении есть общий компонент
— ‘дать место, расположить в
определенном месте’, поэтому эти глаголы
допустимо употреблять как синонимы:
поместить/разместить
командированных в гостинице
В этом контексте смысловые различия
между глаголами оказываются
малосущественными. Однако в тех случаях,
когда глаголы поместить
и разместить
сочетаются с другими словами, эти
различия проявляются весьма отчетливо.
Слово поместить
может употребляться по отношению как
к одному предмету, лицу, так и ко многим:
поместить
студента/студентов в общежитии.
Глагол разместить
в подобном контексте означает ‘дать
каждому свое место’ и поэтому может
употребляться только по отношению ко
многим предметам, лицам: разместить
картины на стенах.
Паронимы
могут различаться не только оттенками
значения, но и способами грамматической
связи с другими словами. Рассмотрим
синонимический ряд заплатить
— оплатить
— уплатить
‘внести плату’. С одной стороны, в
отличие от глаголов заплатить,
уплатить
слово оплатить
употребляется только тогда, когда речь
идет о денежном (материальном) возмещении
каких-то предварительных расходов
(кредитования, стоимости чего-либо):
оплатить
счет <полученный инвентарь>.
С другой стороны, в отличие от глаголов
заплатить,
уплатить
слово оплатить
не нуждается в предлоге за.
Оно управляет существительным в форме
винительного падежа без предлога,
оплатить
строительство
<командировку>.
Паронимы
могут различаться стилистической
окраской, ср.: туристский
— туристический,
океанский
— океанический.
Как правило, и в этом случае употребления
паронимов мы наблюдаем различия либо
в их сочетаемости с другими словами,
либо в оттенках значения, появляющихся
при сочетании слов. Ср.: туристская/туристическая
путевка, океанские/океанические
течения,
но на
туристских
(не туристических)
тропах, океанские
(не океанические)
просторы;
формы туристический,
океанический
более употребительны в специальной
(деловой, научной) речи и поэтому имеют
стилистическую окраску книжности.
Смешение паронимов является одним
из наиболее грубых нарушений норм
литературной речи.
Ошибки
в употреблении синонимов. Синонимы
— это слова с одинаковым или очень
близким значением: будущий
— грядущий,
возвести
— воздвигнуть,
построить
— соорудить,
спешить
— торопиться.
Синонимы очень редко бывают полностью
тождественны один другому. Как правило,
они различаются оттенками значений,
лексической сочетаемостью или
стилистической окраской. Ср.: возражать
‘не соглашаясь с чем-л., приводить
собственные доводы’; противоречить
‘утверждать нечто противоположное,
нередко без достаточного обоснования’;
перечить
‘говорить наперекор, причем главным
образом из упрямства, чувства раздражения’;
в этом же ряду синонимов и глагол
прекословить
(устар.).
Невнимание
к оттенкам значений синонимов, незнание
традиционных норм лексической сочетаемости
может привести к смысловой ошибке.
Сравним синонимичные глаголы построить
и возвести.
Глагол построить
может употребляться в любом контексте
и в сочетании с любым существительным,
когда речь идет о сооружении, строительстве,
постройке чего-либо: построить
водохранилище
С машину
>.
Глагол возвести
(в соответствии со значением приставки
воз-)
может
употребляться только применительно к
тому, что возвышается над чем-либо,
поднимается вверх: возвести
здание <.стёны>.
При употреблении глагола возвести
нужно учитывать и то, что его не принято
сочетать с существительными, называющими
постройки служебного или повседневно-обиходного
назначения. Неправильно: возвести
(следует: построить)
сарай <
конюшню,
баню
и т. п.>.
Синонимичные
слова дефект,
недостаток, изъян указывают
на несовершенство чего-либо, но условия
их употребления неодинаковы. Слово
дефект
обычно используется только по отношению
к техническим изделиям: дефекты
конструкции.
Слова изъян,
недостаток
могут относиться и к тому, что создано
природой, и к процессам или результатам
общественной деятельности: Изъяны
в тренировках команды обнаружились на
первых же соревнованиях; Недостаток
связующих компонентов вызван недостатками
в протекании ферментного взаимодействия.
Ошибки
в употреблении синонимов нередко
происходят оттого, что многозначное
слово может быть синонимично другому
только в одном из своих значений.
Например, характерное для деловых
текстов слово запрос
в одном из значений синонимично слову
требование
(обязательно в форме множественного
числа): запросы/требования
покупателей.
В то же время оно не имеет присущего
слову требования
значения ‘норма, порядок, которым
кто-что-л. должен соответствовать’:
требования
к поступающим в вуз <.к качеству то-
варов>.
Слово запросы
синонимично слову интересы
в контексте духовные
< культурные>
запросы (
= интересы).
Однако оно не имеет значения ‘то, что
составляет благо, служит на пользу
кого-чего-л.’. Неправильно: Личные
запросы
(следует: интересы)
должны гармонично сочетаться с
общественными.
Наконец, слово запрос
как ‘официальное обращение с требованием
дать какие-л. сведения’ не синонимично
слову вопрос,
хотя некоторые компоненты их смысла
(момент обращения одного лица к другому,
желание получить ответ) и совпадают.
Неправильно: Члены
профкома дали подробные ответы на
запросы
(следует: вопросы)
о строительстве нового дома.
Плеоназмы
и тавтология. Плеоназмом
(от гр. р1еопа8тоз
— переизбыток) называют частичное
совпадение значений слов, образующих
словосочетание: памятный
сувенир
(сувенир
‘подарок на память’), передовой
авангард
(авангард
‘те, кто впереди’), совместное
сотрудничество (сотрудничество
‘совместное решение проблем,
совместная работа’). Плеонас- тичны
обороты речи типа На
полях кипит горячая работа; Необходимо
взаимно помогать друг другу.
Наличие
плеоназмов в тексте принято рассматривать
как речевой недостаток, неумение выразить
мысль точно и лаконично. Действительно,
когда мы говорим в
апреле,
то зачем добавлять месяце?
когда говорим 150
рублей,
то нужно ли разъяснять денег
(или денежных
средств)?
Тем не менее можно указать не один
случай, когда оценка правильности или
неправильности словоупотребления
требует осторожности.
В
условиях определенного стиля речи,
постоянной контекстно-лексической
сочетаемости, например в официальных
текстах, плеоназм может приобрести
форму устойчивого, фразеологически
связанного словосочетания: Целиком
и полностью признать право народа на…
; Целиком и полностью разделять чувства…
.
Подобные устойчивые обороты речи не
противостоят повторам типа
сильно-пресильно,
крепко- накрепко,
выполняют ту же экспрессивно-усилительную
функцию, хотя и применительно к иному
стилю речи. Их употребление не следует
относить к числу нарушений стилистической
нормы литературной речи. Плеонастичны
терминологические словосочетания
типа информационное
сообщение
(любое сообщение содержит информацию).
Наконец,
словосочетания, представляющие собой
типичные плеоназмы, в речи могут так
видоизменяться, что критерии оценки
их правильности или неправильности
также изменяются. Неправильно: прейскурант
цен (прейскурант
‘перечень цен’), однако допустимы
выражения типа прейскурант
розничных цен, прейскурант местных цен,
в рамках которых понятие цены
конкретизируется и получает форму
развернутого словосочетания.
Неправильно: своя
автобиография (автобиография
‘описание собственной жизни’), однако
в определенных контекстах употребление
этого словосочетания вполне оправдано:
опубликовать
свою
(не другого человека) автобиографию.
Нарушением
норм литературной правильности и
культуры речи является также тавтология
— смысловые повторы, которые возникают
в тех случаях, когда в предложении
соседствуют однокоренные слова: Польза
от использования навесных агрегатов…
; Следует учитывать следующие факты…
; Данное
явление полностью проявляется в
условиях… . Тавтологические
повторы делают фразу неблагозвучной.
Кроме того, они затрудняют ее восприятие,
поскольку привлекают к себе особое
внимание.
Использование
омонимов. Омонимы
— это слова, совпадающие по звучанию,
но различающиеся по смыслу: лук
‘оружие’ и лук
‘растение’; брак
‘супружество’
и брак
‘изъян, дефект, недостаток’. В
произведениях художественной литературы
и публицистики омонимы иногда
используются в качестве изобразительного
средства. Вот как, например, обыграно
слово пассаж
в одной из газетных статей: Пошли
в самый крупный свердловский магазин
ЦУМ, или
«Пассаж»,
как
его издавна именуют свердловчане.
Неожиданные пассажи здесь в самом деле
на каждом шагу.
В деловых текстах подобное употребление
омонимов практически не встречается,
хотя в особых условиях и возможно
(например, в выступлении, при необходимости
выразить свою оценку, не прибегая к
обычным формулировкам, и т. п.).
С
явлением омонимии могут быть связаны
и некоторые речевые ошибки. Наиболее
частая из них — использование омонимов
(а также многозначных слов, у которых
связь между отдельными значениями
ощущается нечетко) в контекстах,
допускающих двоякое понимание.
Возможность
двоякого понимания фразы иногда
наблюдается и при употреблении возвратных
глаголов. Например: После
обследования больные направляются
на лечение по месту жительства
— в таком контексте не вполне ясно
значение глагола направляются
(кто-то направляет больных или они сами
идут, едут); исправить такую ошибку
нетрудно: После
обследования больных направляют на
лечение…
(это значение более вероятно).
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
litokedous876
Вопрос по русскому языку:
Исправьте пожалуйста лексико-стилистические ошибки
1)следует учитывать следующие факты…
2)высказывать свое кредо на перспективу урожая может каждый член артели
3)вот и мастерская ,где велосипед можно починить,накачать шины,приобрести к нему разные причиндалы
4)наконец-то Володя возвестил,что он хочет есть
5)нерешенные проблемы надо решать
Трудности с пониманием предмета? Готовишься к экзаменам, ОГЭ или ЕГЭ?
Воспользуйся формой подбора репетитора и занимайся онлайн. Пробный урок — бесплатно!
Ответы и объяснения 1
wiouredicoti889
Необходимо учитывать…
высказывать свое мнение ( или выражать кредо) …
вот и мастерская ,где велосипед можно починить,накачать шины,приобрести разные причиндалы
4)наконец-то Володя сообщил,что он хочет есть
5)нерешенные проблемы надо устранять
Знаете ответ? Поделитесь им!
Гость ?
Как написать хороший ответ?
Как написать хороший ответ?
Чтобы добавить хороший ответ необходимо:
- Отвечать достоверно на те вопросы, на которые знаете
правильный ответ; - Писать подробно, чтобы ответ был исчерпывающий и не
побуждал на дополнительные вопросы к нему; - Писать без грамматических, орфографических и
пунктуационных ошибок.
Этого делать не стоит:
- Копировать ответы со сторонних ресурсов. Хорошо ценятся
уникальные и личные объяснения; - Отвечать не по сути: «Подумай сам(а)», «Легкотня», «Не
знаю» и так далее; - Использовать мат — это неуважительно по отношению к
пользователям; - Писать в ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ.
Есть сомнения?
Не нашли подходящего ответа на вопрос или ответ отсутствует?
Воспользуйтесь поиском по сайту, чтобы найти все ответы на похожие
вопросы в разделе Русский язык.
Трудности с домашними заданиями? Не стесняйтесь попросить о помощи —
смело задавайте вопросы!
Русский язык — один из восточнославянских языков, национальный язык русского народа.
Отнести одно слово к другому можно, если между ними приложим параметр качественной характеристики первого. Повысить, например, можно только то, чему приложим параметр «высокий»:
1) правильным будет словосочетание «повысить урожайность»;
2) неправильным – «повысить подготовку специалистов», можно лишь «улучшить подготовку».
Но ограничения сочетаемости не сводятся лишь к невозможности соединения слов, называющих не связанные между собой или противоречащие понятия. В действительности нормы литературного языка предписывают соединять или не соединять те или иные слова в соответствии не только со смыслом, но и с речевой традицией. Например, цвет шерсти животного называется «масть», в то время как цвет той же шерсти, используемой для изготовления одежды, так назвать невозможно. Равно неправильны словосочетания «цвет лошади» и «масть шубы».
Недопустимо использование однокоренных слов в составе словосочетания или грамматической основы предложения, т.е. когда значение одного из слов, входящих в состав словосочетания, включает в себя значение второго. Например, неправильным будет считаться выражение «следует учитывать следующие факты», ошибку можно исправить, использовав слово-синоним вместо любого из однокоренных элементов словосочетания, – «необходимо учитывать следующие факты».
Грамотное словосочетание содержит необходимый минимум информации. Смысловая избыточность считается грубой речевой ошибкой, поскольку существенно замедляет и затрудняет восприятие.
10. Деловая встреча. Подготовка и тактика проведения деловой беседы
Деловая встреча и деловые переговоры в общем имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.
Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.
Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:
1) дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;
2) договориться по интересующему собеседников вопросу;
3) убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т.п.;
4) установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;
5) динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат. Знание смысла этих фаз позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника так, что результатом встречи будет положительное для вас решение.
Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.
Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.
Беседу на деловой встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана. В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее, оставаясь при этом вежливым и приветливым. В России принято обращаться к партнерам по имени-отчеству, кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет называть друг друга по имени, на американский манер.
Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: «Рады видеть вас!», «Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!» В начале деловой беседы рекомендуется завести короткий разговор на светские темы – о погоде, о последних культурных событиях, экономической ситуации. Такого рода вступительные фразы позволяют привыкнуть к манере говорить собеседника, настроиться на общую волну, достигнуть первого согласия (о погоде за окном мнения расходятся редко).
Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:
1) установить контакт с собеседником;
2) создать благоприятную атмосферу для беседы;
3) привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).
Контакт важно не просто установить, его нужно отслеживать по ходу беседы и принимать меры: если он прерывается – задайте вопрос, предложите чай, можно пошутить, если, конечно, позволяет обстановка.
Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Если вы хотите, чтобы ваша беседа при первой деловой встрече была результативной, то следует избегать:
1) проявления признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;
2) проявления неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;
3) возбуждения оборонительной позиции собеседника первыми же вопросами.
Вы должны установить благоприятную эмоциональную атмосферу, даже если собеседник вам неприятен и вы не испытываете от встречи никаких положительных эмоций, главное – добиться положительных результатов от самой встречи.
Вторая фаза – ориентация. Здесь в качестве основной цели является выяснение сути проблемы, из-за которой произошла встреча. Вам надо донести до собеседника необходимую информацию о ваших превосходных профессиональных качествах в форме презентации (только не хвастаться), объяснить мотивы вашего интереса и обращения к нему.
Эта фаза наиболее длительная, поэтому вашей задачей является поддержание контакта с собеседником. Например, нудное перечисление ваших успехов или клиентов может просто наскучить, и тогда будет потерян положительный эмоциональный контакт, что обычно приводит к отрицательным результатам.
Деловая встреча будет более результативна, если она будет заранее спланирована и вы будете к ней подготовлены, если вами будет собрана вся доступная информация о собеседнике, предполагаемом деловом партнере.
Определите несколько основных мыслей, которые вы хотите донести до другой стороны. Выберите время для презентации и количество информации, которое вы будете сообщать. Продумайте последовательность подачи информации, где сказать главное и как скрыть недостатки вашего решения.
Ваш успех на деловой встрече, помимо ваших профессиональных качеств, во многом зависит от вашего морального состояния, от уверенности в себе, и чем больше у вас будет информации, тем легче вам будет вести переговорный процесс.
Большое влияние на результат вашей деловой встречи оказывают стиль и подходы ведения беседы. Даже при самой положительной настроенности партнеров на общение, искреннем желании достичь договоренности их беседа не складывается, более того, их усилия исправить положение лишь усугубляют его. Важнейшей причиной этого часто является различие стилей и подходов ведения деловой беседы у партнеров и их составляющих, таких как:
1) склонность высказываться прямо или намекать;
2) наличие жестов, интонация, частота повторения и использование определенных компонентов речи: высота тона, тембр, скорость, громкость и т.п.;
3) умение и неумение задавать нужные вопросы или предоставление другим инициативы в предоставлении информации о себе;
4) комфортный уровень формальности – простоты; допустимые шутки; отношение к обмену жалобами;
5) ожидание, что другой последует нашему примеру, и т.д.
Существуют три разных подхода к ведению деловых бесед: жесткий, мягкий и принципиальный.
Если сторона действует «по жесткому типу», то она воспринимает участников беседы как противников, односторонне пытающихся выиграть. Своей целью считает собственную победу, твердо придерживается своей позиции и скрывает свои интересы, требует уступок в качестве платы за соглашение, применяет давление и пытается навязать и выиграть «состязание воли».
Если сторона действует в рамках «мягкого подхода», то она воспринимает участников беседы как друзей, целью беседы считает соглашение и готова заплатить за это односторонними уступками, легко меняет свою позицию, пытается избежать «состязания воли», но если оно навязано, поддается давлению другой стороны.
Сторона, действующая на основе «Принципиального подхода», воспринимает участников как сотрудников, вместе работающих над проблемой. Своей целью считает разумный результат, достигнутый быстро и доброжелательно, концентрируется на интересах, а не на позициях, требует не уступок, а разработки взаимовыгодных вариантов, настаивает на применении объективных критериев, не зависимых от воли участников. Такими критериями могут быть мнения экспертов, экономические показатели по рынку, рассчитанные показатели, статистика, законы, но никак не желания какой бы то ни было стороны.
Выбор наилучшего для вас подхода зависит от следующих факторов:
1) от ваших целей. Если вы хотите сохранять отношения, поддерживать контакт продолжительное время, то предпочтителен «принципиальный подход». Если вам важно выиграть время и вы готовы пойти на уступки сейчас для того, чтобы «отыграть ситуацию» в дальнейшем, возможно следование «мягкому подходу»;
2) от того, на чьей стороне реальная сила. Например, если у вас нет реальной власти, реализация «жесткого подхода» очень затруднительна;
3) от умений и навыков сторон. «Принципиальный подход», являясь одним из самых эффективных, требует и наиболее развитых навыков общения.
Поэтому необходимо с особым вниманием отнестись к личностным качествам вашего собеседника, его позиции и целям, учитывать его потребности в предлагаемом вами решении.
Существует шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах.
1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.
2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.
3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, то можно провести с ними деловую встречу просто в виде консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.
4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.
5. Избегайте поучать партнера. Ваше убеждение должно быть основано на уважении личных качеств собеседника.
6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.
Успешное проведение деловых встреч, бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.
Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание может свидетельствовать о вашей ненадежности в делах.
Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.
Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д.
Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.
Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами. Подготовьте наглядный материал, продумайте форму его подачи.
Эти правила сохраняют свое значение и в ходе ведения дальнейших переговоров.
В случае положительного течения беседы вторая фаза плавно переходит в третью, которая предполагает решение и оценку. Тут от вас потребуется активное общение с собеседником, т.к. начнется подбор наиболее устраивающего обе стороны варианта принятия решений.
Практически при каждой деловой встрече приходится обсуждать несогласия или возражения. И тот факт, что другая сторона вам возражает, доказывает ее заинтересованность, в противном случае она бы просто прекратила разговор. Ваша задача на данном этапе – понять, почему возражает собеседник, в чем вы не учли его интересы, про какие его потребности забыли в предложенном решении и как все это исправить и улучшить решение. Спросите, как другая сторона видит решение возникшего противоречия.
Заготовьте несколько вариантов решения «на выбор», и если возражения вызывают все подряд варианты, тогда придется вернуться к анализу целей другой стороны. Возражения заставляют нас искать нестандартные решения.
Если устранить несогласие в ходе деловой встречи не удается, возьмите тайм-аут, с тем чтобы продумать и поискать более подходящий вариант.
Самая последняя фаза – достижение согласованного решения. На этом этапе обычно согласовываются условия вашей новой встречи для уточнения второстепенных вопросов, обсуждения условий договора или контракта и т.п. Необходимо обговорить, как, когда и где будет происходить ваша следующая встреча.
Негативный исход деловой беседы при «ознакомительной» деловой встрече не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. Встречу лучше всего завершить фразой: «Спасибо за то, что у вас нашлось время обсудить наши предложения. Сожалею, что в ваши ближайшие планы не входит…, но если вам потребуется дополнительная информация…» В таком случае встреча или беседа, если даже и не нашла своего продолжения, тем не менее имеет положительную сторону, т.к. всегда существует возможность, что позже этот контакт перерастет в хорошие, полезные отношения.
Если это была встреча-презентация, то можно использовать следующие выражения: «Спасибо за предоставленную возможность обсудить с вами перспективы взаимовыгодного сотрудничества наших фирм», «Благодарим за возможность представить вам…», «Благодарю вас за данную мне возможность предложить вам…»
Ну и конечно же стандартно-универсальные фразы: «Мы благодарим вас за то, что нашли время для встречи», «мне было очень приятно побеседовать с вами», «спасибо, за время, которое вы мне уделили», «Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните, обращайтесь…», «Если вас заинтересовали наши предложения, давайте встретимся дополнительно в удобное для вас время» и т.п.
11. Формы группового делового общения
Формы группового делового общения:
1) совещания;
2) конференции;
3) выставки-презентации;
4) приемы.
Основной формой группового делового общения являются деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов, а также приемы, съезды и конференции, организации выставок и ярмарок, это могут быть симпозиумы, собрания, заседания или семинары.
Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее, т.к. вырабатываются на основе учета самых разных мнений.
Прием групп и делегаций предполагает встречи для обсуждения конкретных вопросов совместной деятельности. Проведение конференций открывает пути к многообразному контакту с различными традиционными и перспективными деловыми партнерами, широкому обмену информацией и рекламе своей продукции. Выставки позволяют значительно расширить подобные контакты и создают условия для широкого круга делового общения и более эффективной рекламы своей продукции, а также для заключения различных соглашений. Хотя участие в выставках и связано со значительными затратами, все серьезные организации все же стремятся к участию в них или выступают спонсорами.
Совещания
Для того чтобы проводимое совещание оказалось эффективным, необходимо придерживаться следующих правил:
1) если вы возглавляете совещание, то прежде всего нужно подумать о том, какую цель вы как руководитель ставите, проводя конкретное совещание. Цель совещания – это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы, также это может быть и просто предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения по какому-то конкретному вопросу. Чем более точно и в нужном направлении будет сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи. Темы становятся интересными, когда они сформулированы конкретно. Обычно на обсуждение выносятся только те вопросы, которые не удается решить в рабочем порядке;
2) важным элементом подготовки совещания является предварительное оповещение (за несколько дней) участников с передачей им повестки совещания. В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень хорошо, если до начала совещания лицам, готовящим вопросы, предусмотрительно передаются замечания от участников совещания по проектам решений, тезисам выступлений.
Заранее разосланная или оглашенная, хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться.
Повестка совещания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию:
а) тема совещания;
б) цель совещания;
в) перечень обсуждаемых вопросов;
г) время начала и окончания совещания;
д) место, где оно будет проходить;
е) фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;
ж) время, отведенное на каждый вопрос;
з) место и время, где можно ознакомиться с материалом по каждому вопросу.
Оповещение участников совещания о его проведении и ознакомление с его повесткой способствует более качественным выступлениям;
3) время совещаний должно быть обязательно определено распорядком, установленным в организации (отделе). Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают руководителя возможности планировать свое рабочее время и распоряжаться им, срывая запланированные встречи и дела. Рекомендуется устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине, чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма.
Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (больше двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос). Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное время, каждый выступающий использует специально отведенное для него время на каждый вопрос. Соблюдение процедуры выступлений нормализует ход совещания;
4) целесообразно количество приглашенных свести к минимуму, т.к. большое количество приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Оптимальное число участников совместных обсуждений – 5–7 человек. Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время.
Некоторых сотрудников можно вместо приглашения на всякий случай попросить находиться на своем рабочем месте неотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.
Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Выбирая, кто будет входить в число участников совещания, выбирайте людей, способных в ходе коллективной мыслительной деятельности выполнить роль «эксперта», «генератора идей» и «критика»;
5) необходимо учитывать характеры и взаимоотношения приглашенных, рассаживая участников, т.к. установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом.
Руководитель должен регулировать направленность выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа и реальных предложений. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо снять его с обсуждения. Необходимо следить, чтобы выступления были корректны, регулируя их очередность. Длинные и туманные выступления можно тактично прерывать, не задевая самолюбия выступающего;
6) совещание начинается со вступительного слова руководителя, в котором он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присутствующих, после чего обсуждаются. Если это не сделано, то предлагается вносить предложения, а уж затем их обсуждать. Очень хорошо при обсуждении наиболее важных тем, если текст будет заранее подготовлен и роздан участникам заседания. Но не стоит в выступлении охватывать большой круг вопросов, достаточно остановиться на кардинальной основополагающей идее, но ее нужно изложить убедительно, доказательно, доходчиво, контролируя себя и реакцию аудитории.
Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.
Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей ведения совещаний: дипломатический или авторитарный.
Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При авторитарном стиле руководства некоторые участники, стремясь протащить свои проекты, действуют напористо.
Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:
1) оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих;
2) постоянно поддерживать разговор;
3) немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения;
4) выслушивать мнение всех оппонентов;
5) нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы;
6) при необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?»;
7) чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.
Для сохранения единства участников совещания:
1) разрядить обстановку в конфликтной ситуации;
2) не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;
3) защищать того, кто имеет меньше опыта, работает недавно;
Для мобилизации участников совещания:
1) не расслабляться самому и не давать выключаться из работы другим;
2) избегать повторов;
3) не оставлять без внимания даже самое незначительное предложение, если оно хоть как-то поможет делу.
Для фокусировки внимания на обсуждаемой задаче:
1) основываться на фактах;
2) записывать вносимые предложения;
3) выстраивать их так, чтобы в глазах присутствующих складывалась целостная картина.
Для активации участников совещания:
1) в целях усиления доказательности тех или иных положений ставить дополнительные вопросы;
2) высказать одобрительное замечание в адрес участника, внесшего конструктивное предложение.
Рекомендуется определенный порядок выступлений, при котором их очередность будет обратной авторитету и положению выступающего, тогда над участниками с более низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег.
Если цель совещания заключается в обмене информацией и постановке очередных задач по ходу текущей работы, то в совещании должны участвовать лишь руководители подразделений. На таком заседании следует коротко рассказать о положении дел, т.к. не исключено, что некоторые из присутствующих могут быть не знакомы с проблемой в целом. Затем необходимо сообщить о ходе выполнения решений, принятых на предыдущем совещании.
Если цель совещания – решение конкретной проблемы, то к работе в нем необходимо привлечь тех, без кого дело не сдвинется с места, и тех, кто способен предложить свой вариант решения данной проблемы. Участников совещания необходимо обеспечить информацией о проблеме, четко и однозначно сформулировать задачу.
В конце совещания следует кратко подвести его итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи по реализации принятых решений.
Конференции
1. Проведение конференций требует детальной подготовки, включая и рассылку с разрывом в полтора-два месяца информационных писем. В них сообщается: в первом письме – о вероятной тематике, структуре и сроках конференции, а также о вероятном представительском взносе и стоимости проезда и пребывания на конференции.
2. Второе информационное письмо содержит подробную программу конференции, включая ее деловую, неофициальную и культурную части, сведения о приемах, а также информацию о программе поездок, программе для сопровождающих и т.п. Во втором информационном письме детально рассматриваются все стороны, касающиеся приезда, размещения, затрат во время конференции. Обычно к информационным письмам прилагаются опросные листы, заполняемые будущими участниками и включающие как информацию об участниках, так и сведения об их предполагаемой деятельности на конференции, а также о способах оплаты представительского взноса.