Smtp outlook error

Often web hosts get contacted by account owners who are unable to send or receive emails via Outlook. The error message they see in their Outlook would be:

Task 'account@domain.com - Sending' reported error (0x80042109) :  "Outlook cannot connect to your outgoing (SMTP) e-mail server. If you continue to receive this message, contact your server administrator or internet service provider (ISP)."

In our role as Website Support for web hosting companies, this is a concern we quickly resolve for users who have email accounts hosted in the customers’ servers. 

As a one-size-fit-all solution is not possible for this error, today we’ll see what are the common causes for this error and how we resolve them for the customers.

What causes ‘Outlook cannot connect to SMTP server’ error

The SMTP error in Outlook can happen due to many reasons, broadly classified into these categories – 1. User end issues 2. ISP issues 3. Server side issues.

1. PC/Laptop firewall issues

Though not so common, third party firewalls and anti-virus software in user PCs can block connection to certain IP ranges, which could include the server IP as well. This can give errors while connecting to the mail server for sending or receiving mails.

To check the connectivity issues from user’s PC or laptop to the mail server, we get the results of ‘telnet domain.com 25’ from the users, which shows whether the user is able to connect to the SMTP port in the mail server.

2. Outlook configuration mistakes

Most common reason for ‘Outlook cannot connect to SMTP server’ error is the wrong configuration settings of Outlook. This happens especially in the case of newly configured email accounts.

A mis-spelled mail server name to a wrong port setting in Outlook can cause connectivity issues to the mail server and end up giving error while trying to send or receive mails.

By default, the port settings for mail related services are these, and a connection problem to these ports can lead to Outlook error:

SMTP - port 25 / 587
POP3 - port 110
IMAP - port 143
Secure SMTP (SSMTP) - port 465
IMAP4 over SSL (IMAPS) - port 993
Secure POP3 (SSL-POP) - port 995

There are also chances that some web masters may have duplicate profiles in Outlook, which will have an old mail server configured in it, and therefore would be trying to connect to the wrong mail server.

[ You don’t have to lose your sleep over lost emails. Get our professional help to fix your mail errors. ]

3. ISP firewall issues

Some ISPs are known to block traffic through port 25 to minimize automated spam. This is the most common reason for Outlook error 0x80042109 ( ‘Outlook cannot connect to SMTP server’ ).

A ‘traceroute’ result to the mail server from the user end helps to reveal if there are any connectivity issues in any of the intermediate network between user PC and mail server.

4. Server firewall issues

Firewalls are the security barriers which we setup in servers to protect them from malicious attacks or hacks. Occasionally, these server firewalls can block certain IPs or IP ranges based on any anomalous behavior.

For instance, exceeding the login failure attempts or too many connection attempts to the server can lead to an IP address being blocked in the server firewall. This can lead to error ‘Outlook cannot connect to SMTP server’.

The above were some common reasons for Outlook error 0x80042109. In our website support services, we treat each customer as unique, and explore all possibilities before giving a final solution.

How we resolve ‘Outlook cannot connect to SMTP server’ error

We follow a unique step-by-step debugging process to resolve the Outlook error 0x80042109 for the customers, in minimal time.

1. Resolving client end issues

When a user reports the error, we check the server logs to see if the user is able to establish a connection successfully to the mail server via webmail or other mail clients.

If the user can successfully connect to mail server IP and ports for SMTP and POP, then the issue is with the Outlook settings and not connectivity problem. We verify this using ‘telnet’ and ‘traceroute’ results.

We then assist users with the correct steps to configure their Outlook mail client, with the port number, SSL settings and mail servers to be used.

2. Resolving ISP or network issues

For ISP or network connectivity issues, we suggest alternate methods to the users to connect to the mail server and send mails.

To override ISP port blocks and to enable users to send mails, we usually configure SMTP on a different port in our servers. Using a non-standard port such as 587 also helps to secure our email server.

Once the mail server is configured to listen to the new port, we also add this port to the firewall white-list to allow incoming connections to that port.

[ Need help resolving email errors in your sites? Get assistance from our server experts to fix your website. ]

3. Resolving server side blocks

Looking for the customer’s IP in the server’s firewall is one of the first things we do when we don’t see a recent connection on other service logs. User’s IP addresses can be identified using tools such as ‘http://whatismyipaddress.com/’

Once the IP is found to be listed in the firewall, we immediately unblock it to establish connectivity for the customer. There are different types of firewall such as CSF, iptables, etc. and the de-listing method varies in each.

[ Are your users complaining about email errors? Get our server specialists’ assistance to fix your mail server. ]

As recurrent IP blocks can lead to discomfort and loss of time and effort for the end users, we strive to reduce the inconvenience caused to customers with these pro-active steps:

1. Regularly auditing the server logs to examine IP blocks and unblock valid IPs.
2. White-listing IP addresses of customers after verification.
3. Setting custom firewall rules for customers to prevent discomfort but avoid misuse.

If you’d like to know how to provide a delightful customer support experience to your email users, we’d be happy to talk to you.

var google_conversion_label = «Blp0CLCojHIQ0aD71QM»;

Некоторые пользователи сообщали об ошибке «сервер ответил: 421 не может подключиться к SMT/SMTP-серверу» при попытке отправить электронное письмо в Outlook. Часто ошибка возникает из-за неправильных настроек для SMTP//SMT-сервера, но есть несколько других причин, которые вызывают такое поведение Outlook.

Ошибка довольно часто встречается в учетных записях Gmail. настроен в Outlook.

Ошибки SMTP/SMT, обнаруженные в Outlook, можно в целом разделить на следующие четыре категории:

• Ошибки конфигурации Outlook . Наиболее частой причиной ошибки Outlook не удается подключиться к SMTP/SMT-серверу является ошибка конфигурации в настройках Outlook. Но это применимо только в том случае, если проблема возникла с недавно настроенной учетной записью электронной почты.
• Проблемы, связанные с брандмауэром . Такое поведение неизвестно со встроенным в брандмауэре Windows. Однако некоторые сторонние брандмауэры и антивирусные пакеты настроены на блокировку подключения к некоторым диапазонам IP-адресов, в том числе к почтовому серверу. Это могло быть основной причиной получения ошибки при отправке электронного письма в Outlook.
• Фильтрованный трафик на порту 25 – одна из наиболее распространенных практик, применяемых интернет-провайдерами. Чтобы свести к минимуму автоматический спам, необходимо заблокировать трафик через порт 25 . Хотя это эффективно предотвращает использование зараженных компьютеров в качестве сетей для спама, это также создает множество проблем для конечного пользователя, включая ошибку 421 Не удается подключиться к SMTP-серверу .
• Помехи, вызванные подключением VPN . У некоторых поставщиков VPN (особенно новых продуктов) может не быть почтового сервера, который вы использовали, в белом списке. Известно, что это вызывает ошибку «сервер ответил, что 421 не может подключиться к серверу SMT» .

В зависимости от причины сообщения об ошибке пользователи следует использовать соответствующее решение. Ниже представлен набор методов, которые были успешно развернуты пользователями для решения проблемы « сервер ответил: 421 не может подключиться к SMT/SMTP-серверу» и нормально отправлять электронные письма в Outlook.

Примечание. Прежде чем приступить к устранению неполадок с помощью описанных ниже методов, убедитесь, что установка Outlook не повреждена. Чтобы убедиться, что проблема не вызвана неправильной установкой Outlook, переустановите версию Outlook и посмотрите, появляется ли сообщение об ошибке по-прежнему.

Если вы настроили только учетную запись Outlook, начните с Метод 1 и устранение ошибок конфигурации. Если раньше вы могли отправлять электронные письма в Outlook, начните с метода 2 и продолжайте дальше..

Если вы не уверены в причине проблемы, следуйте каждому методу по порядку, пока не найдете решение, которое успешно решает вашу проблему.

Метод 1. Устранение проблем с конфигурацией Outlook

Если вы недавно настроили свою учетную запись электронной почты в Outlook, скорее всего, ошибка вызвана ошибкой конфигурации. Имейте в виду, что из-за неправильного написания имени почтового сервера или неправильной настройки порта Outlook будет отображать ошибку « 421 не может подключиться к SMT/SMTP-серверу» при отправке или получении электронной почты.

Если вы вручную настроили параметры учетной записи электронной почты в первый раз, давайте попробуем повторно добавить вашу учетную запись и позволить Outlook автоматически добавить правильные параметры. В большинстве случаев Outlook хорошо выбирает правильные порты. Вот краткое руководство по автоматическому добавлению правильной конфигурации:

1. Давайте начнем с удаления учетной записи, прежде чем позволить Outlook автоматически перенастроить настройки. Для этого откройте Outlook и перейдите в Файл> Настройки учетной записи , выберите нужную учетную запись и нажмите кнопку Удалить .
   
2. После удаления учетной записи нажмите кнопку Создать , выберите Учетная запись электронной почты и снова введите свои учетные данные. Нажмите Далее и дождитесь настройки параметров и отправки тестового сообщения электронной почты.
   
3. Если тестовое электронное письмо успешно отправлено, ваша учетная запись электронной почты должна быть успешно настроена.
   

Если вы получаете такое же сообщение об ошибке при отправке тестового электронного письма, перейдите к методу 2.

Метод 2: изменение порта SMTP номер

Если вы получаете такое же сообщение об ошибке, когда тестовое электронное письмо отправляется в Outlook, весьма вероятно, что проблема возникает из-за того, что порт SMTP (25) фильтруется вашим Интернет-провайдер. Известно, что некоторые интернет-провайдеры блокируют трафик через порт 25 , пытаясь свести к минимуму распространение автоматического спама.

Примечание: Этот сценарий применим только в том случае, если ваше соединение с сервером исходящей почты (SMTP) настроено через SSL .

Вы можете проверить если это причина ошибки, измените номер порта SMTP с 25 на 465 и посмотрите, возобновится ли нормальная работа. Для этого перейдите в Файл> Настройки учетной записи , выберите учетную запись электронной почты, в которой возникла проблема, и нажмите кнопку Изменить .

В мастере Изменить учетную запись перейдите в Дополнительные настройки и выберите Дополнительно . Затем введите 465 в поле рядом с Сервер исходящей почты (SMTP) и убедитесь, что тип зашифрованного соединения установлен на SSL .

Если проблема все еще не решена перейдите к Методу 3 .

Метод 3: Проверка на наличие помех брандмауэра

Брандмауэры – это дополнительные барьеры безопасности, которые защищают нас от злонамеренных атак и взломов. Но некоторые решения сторонних брандмауэров ошибочно блокируют определенные диапазоны IP-адресов на основе ряда шаблонов активности. Если немного не повезет, IP-адрес почтового сервера может оказаться в этом списке. , что приведет к ошибке «сервер ответил, что 421 не может подключиться к серверу SMT» . Известно, что антивирус Avast вызывает конфликты с Outlook.

Вы Вы можете проверить этот сценарий, отключив сторонний брандмауэр/антивирус и отправив тестовое электронное письмо через Outlook. Если электронное письмо отправлено успешно, начните просматривать настройки антивируса и посмотрите, можете ли вы добавить почтовый сервер в список исключений . Расположение списка исключений во многом зависит от вашего стороннего антивируса.

Примечание . Если вы используете надстройки Outlook, вы также можете воспользоваться посмотрите, какие надстройки у вас активны. Перейдите в Файл> Параметры> Надстройки и посмотрите, есть ли у вас какой-либо антивирусный плагин, который может помешать подключению к серверу. Если вы видите антивирусный плагин (например, Avast! Add-in ), нажмите кнопку Go рядом с Управление надстройкой COM- ins и снимите флажок рядом с плагином. Это должно предотвратить вмешательство антивирусного модуля в соединение с сервером.

Метод 4. Проверка помех от VPN

Если вы используете решение VPN для защиты своего веб-трафика и сохранения анонимности при просмотре веб-страниц в Интернете, вам может потребоваться чтобы проверить, не в этом ли причина проблемы. Некоторые пользователи сообщают, что обнаруживают, что их VPN-соединение препятствует обмену данными Outlook с почтовым сервером.

Вы можете легко проверить, так ли это, отключив сетевое соединение VPN и отправив электронное письмо через Outlook. Если электронное письмо было успешно отправлено, когда сеть VPN отключена, у вас есть два возможных пути вперед. Вы можете либо обратиться в службу поддержки сети VPN и попросить внести почтовый сервер в белый список, либо вообще искать другого поставщика VPN.

Сервер ответил: 421 не может подключиться к SMTP-серверу. Ошибка в основном связана с учетными записями Microsoft Outlook и часто встречается при попытке отправить электронное письмо через платформу. Хотя существует множество факторов, которые могут вызвать эту ошибку, мы рассмотрим некоторые из наиболее известных из них, с акцентом на то, как решить проблему.

Что делать, если Outlook не подключается к SMTP-серверу? Во-первых, заново настройте параметры SMTP, чтобы устранить проблему. Распространенной причиной является неправильная настройка SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Кроме того, проверьте настройки VPN и антивируса. При необходимости внесите в белый список Outlook, чтобы избежать блокировки антивирусным брандмауэром.

Подробнее о наших решениях читайте ниже.

Как исправить ошибку 421 не удается подключиться к SMTP-серверу в Outlook

1. Изменить настройки SMTP
2. Проверьте наличие помех в виртуальной частной сети (VPN) в Outlook
3. Проверить наличие антивирусных помех в Outlook

1. Переконфигурируйте настройки SMTP

Когда эта ошибка встречается в MS Outlook, наиболее вероятная причина, как было указано ранее, это неправильная настройка параметров SMTP (сервера передачи электронной почты). Следовательно, это первый метод устранения неполадок, который мы будем рекомендовать в этом руководстве.

Чтобы перенастроить настройки SMTP в MS Outlook, выполните следующие действия:

1. Запустите MS Outlook .
2. Найдите и нажмите Файл .
   
3. Выберите Настройки аккаунта .
   
4. Нажмите на свою учетную запись, а затем нажмите Изменить .
   
5. Найдите « Сервер исходящей почты (SMTP) » и введите адрес (предоставленный вашим веб-хостингом).
   
6. Найдите и нажмите Дополнительные настройки .
7. Перейдите на вкладку Исходящий сервер
   .
8. Убедитесь, что Мой исходящий сервер (SMTP) требует проверки подлинности .
9. Выберите Использовать те же настройки, что и для сервера входящей почты.
   
10. Вернитесь в окно Дополнительные настройки и перейдите на вкладку Дополнительно
    .
11. На вкладке «Дополнительно» найдите и измените свой номер порта , предоставленный поставщиком услуг Интернета.
    
12. Сохранить настройки и закройте программу.
13. Проверьте, исправлена ​​ли ошибка: откройте Outlook и попробуйте отправить электронное письмо.

Если проблема не устранена, вы можете попробовать следующее исправление.

Примечание. Вышеуказанные шаги можно применить к Microsoft Outlook 2016 (и выше).

2. Проверьте виртуальную частную сеть (VPN) помехи в Outlook

VPN в основном используется для маскировки местоположений и получения доступа к геоблокированным/географически ограниченным сайтам и контенту, особенно в зонах с ограниченным доступом. В некоторой степени это влияет на ваше поведение в Интернете, в том числе на доступ и передачу электронной почты в Outlook.

Несмотря на то, что VPN практически не влияют на передачу электронной почты напрямую или нет, были зарегистрированы случаи, когда службы VPN вмешивались в программы на базе Интернета, такие как Outlook. Следовательно, вы можете проверить, не вызвана ли ошибка из-за помех от вашего VPN.

Чтобы проверить, является ли VPN причиной ошибки, просто отключите службу VPN; Затем вы можете попробовать отправить электронное письмо. Если электронная почта проходит без проблем, VPN, вероятно, является причиной ошибки. В противном случае вы можете попытаться проверить, есть ли другие мешающие стороны.

3. Проверьте наличие антивирусных помех в Outlook

Самые продвинутые антивирусные и другие программы безопасности оборудованы для выполнения проверок действий в браузере и, где необходимо, накладывают ограничения. В редких случаях это может быть проблемой, когда сервер ответил: 421 не может подключиться к SMTP сервер , возникает ошибка.

Вы можете проверить, чтобы убедиться в виновности программы безопасности в вашей системе, отключив ее, а затем попытаться отправить электронное письмо. Если электронная почта проходит без проблем, программа безопасности, очевидно, виновна.

Чтобы решить эту проблему, вы можете перенастроить вашу AV или программу безопасности для предоставления разрешений или исключить почтовый SMTP-сервер из всех расширенных проверок и ограничений безопасности. Если вы не знаете, как это сделать, вы можете легко отключить брандмауэр или AV в любое время, когда захотите отправить электронное письмо.

Будучи менеджером коммерческого отдела небольшой торговой компании, я выполнял задачу по отправке нескольких сотен писем постоянным и потенциальным клиентам. Базу формировали из открытых источников мы сами, предложение было реально интересным целевой аудитории. Возникла «неожиданная» проблема – часть писем стала возвращаться. Кроме того, начали приходить сообщения с указаниями кодов ошибки SMTP. Своего IT-специалиста в штате у нас не было, потому разобраться с проблемой я решил самостоятельно. О результатах этой работы, причинах возникновения таких ошибок и методах их решения расскажу в этой статье.

Как избежать ошибок при составлении и отправке писем

Причинами возникновения ошибок и, как следствие, неполучения сообщений могут служить разные факторы. Одни из них связаны с неправильным составлением исходящих писем самим пользователем, другие относятся к более глобальным программным настройкам со стороны получателя.

Самый простой способ это понять – отправить тестовое сообщение на свой ящик. Затем следует протестировать его отправку и получение, используя разные внешние почтовые сервисы: gmail, yandex, mail, rambler и другие. Если сообщение получено, следует ответить на него, проверив корректность исполнения команды «RE» вашим почтовым сервером и принятие ответа условным отправителем.

Довольно часто проблемы с попаданием писем в папку «Спам» или программной блокировкой на стороне получателя лежат в неверном оформлении ключевых полей. Особенно это касается массовых рассылок коммерческого характера. Для отправки большого количества однотипных сообщений как минимум потребуется выполнение следующих параметров настройки:

• выделенный IP-адрес с целью исключить блокировку на стороне сервера-ретранслятора или почтовой программы конечного получателя;
• криптографические подписи DKIM и SPF, помогающие подтвердить подлинность домена и минимизировать количество писем, воспринимаемых как спам.

Важно! В случае несоблюдения этих элементарных правил вы рискуете не только тем, что конкретное письмо не будет доставлено адресату. При многократных попытках отправки письма в большинстве почтовых программ в блок-лист попадет вся корреспонденция, отправляемая с вашего email, и даже корпоративный домен (@domain.***).

Некорректное использование бота для отправки писем может привести к блокировке отправителя и другим нежелательным последствиям. Даже если информация, которую вы отправляете потенциальным клиентам, реально интересна им, система спам-фильтрации может воспринять данную рассылку как вредоносную. Чтобы избежать этого, лучше всего воспользоваться услугами специализированных компаний.

В моей практике был случай, когда никак не удавалось добиться получения моей электронной корреспонденции одним из сотрудников компании «Лукойл». Письма я отправлял самые простые, используя корпоративный ящик. Только после того, как мой респондент обратился в IT-службу своего предприятия, выяснилось, что данный адрес находится в блэк-листе. Попал он туда из-за каких-то ошибок, допущенных моим предшественником. Понадобилось больше недели, чтобы адрес включили в «белый список». Все это время письма, высылаемые с личного mail@yandex.ru, доходили без проблем.

Полезно: Почему не приходят письма с сайта. Пример частного случая.

Положительные и отрицательные сообщения SMTP-сервера

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — это протокол, используемый большинством почтовых программ для отправки электронных сообщений в сети интернет. Некорректное взаимодействие между серверами, индивидуальные настройки на уровне программного обеспечения и многие другие причины приводят к появлению ошибок. В этом случае письма не доходят до получателей, возвращаются обратно или просто «пропадают». При возникновении таких ситуаций отправитель получает сообщение о наличии конкретной ошибки, отражающей SMTP-код последнего отклика сервера.

Данные коды являются трехзначными, каждая его часть несет в себе определенную информацию, расшифровывающую причину сбоя.

Первая цифра комбинации содержит информацию о качестве доставки:

• сообщение доставлено («SMTP OK»);
• возникла неизвестная или временная проблема («SMTP unknown»);
• критическая ошибка («SMTP error»). 

Существует четыре варианта значений для первой цифры кода:

• 2xx – положительный результат, есть возможность передачи следующей команды;
• 3xx – отложенный результат, необходимо осуществление дополнительных действий;
• 4xx – сообщение не принято, но проблема носит временный характер, и запрос может быть повторен через какое-то время; 
• 5xx – категорический отказ выполнения команды, отправка запроса со стороны передающего сервера в том же виде невозможна. 

Вторая цифра в коде сообщает о категории ответа:

• 0 – синтаксические ошибки; 
• 1 – ответы на запросы информации; 
• 2 – ошибки канала передачи; 
• 3 и 4 – неизвестный тип ошибки;
•  5 – статус почтовой системы.

Третья цифра дает более расширенную информацию о значении, указанном во второй цифре SMTP-ответа.

Помимо цифровой комбинации, SMTP-сообщение может содержать дополнительную текстовую информацию.

Полную информацию о кодах, их компоновке и значениях можно найти в спецификациях RFC 5321 и RFC 1893.

Следует учитывать, что SMTP-message говорит об успешном или неудачном варианте доставки именно на уровне взаимодействия почтовых серверов. Положительный ответ вовсе не означает, что ваше письмо не попало в папку «Спам».

Виды почтовых сервисов

На программном уровне существует несколько видов обработки электронной почтовой корреспонденции. К первой группе относятся виртуальные сервисы, доступные чаще всего в бесплатном исполнении через интернет-соединение на сайте почтового сервера. Это всем известные ресурсы: 

• Gmail/Google Suite (почта от Google.com);
• Yandex.ru;
• Mail.ru; 
• Rambler.ru и другие.

Более подробную информацию о значениях ответов SMTP можно получить на сайтах популярных почтовых сервисов:

• Коды ошибок SMTP почтового сервиса Gmail (Google Suite) (support.google.com)
• Создание и отправка писем на сервисе Яндекс
• Ошибки отправки писем при использовании сервера и сервиса Mail.ru

Ко второй группе относятся почтовые клиенты – программы, обладающие более расширенным функционалом, чем виртуальные сервисы. Наиболее популярными и универсальными почтовыми клиентами для Windows являются:

• Opera Mail;
• Mozilla Thunderbird;
• Koma-Mail;
• SeaMonkey;
• The Bat!;
• Microsoft Outlook.

Принципы работы почтовых клиентов несколько отличаются от процесса обработки корреспонденции виртуальными серверами. При отправке сообщения программа отсылает его не напрямую конечному получателю, а ретранслирует через сервер-релей. Этот процесс осуществляется чаще всего с использованием протокола SMTP, а получение корреспонденции обычно происходит с помощью IMAP или POP.

Коды SMTP-ответов определяются стандартом. Администратор почтового сервера может создать собственные настройки, в том числе и в части кодировки ответов сервера. Особенно это касается локальных почтовых программ, установленных непосредственно на сервере какой-нибудь компании.

О вариантах выбора и способах создания корпоративных почтовых сервисов более подробно можно прочитать здесь: Что такое почтовый сервер и зачем он нужен.

Классификация отрицательных SMTP-сообщений. Способы решения проблем

Я настроил свою почтовую программу – локальный клиент (MS Outlook и т.п.) или бесплатную почту на gmail или yandex. Начинаю отправлять письма, но сталкиваюсь с различными проблемами, связанными с тем, что мои респонденты не получают направленную им корреспонденцию. Соответственно, на мой ящик приходят сообщения об ошибках в виде кодировок SMTP. 

Сразу опускаю тот пакет сообщений, которые начинаются с 2хх и 3хх, так как они содержат информацию о том, что задача получения письма уже решена положительно либо получит такой статус в ближайшее время. Более подробно рассмотрим некоторые виды кодированных сообщений, начинающихся с 4хх и 5хх, т.е. отклики SMTP-сервера, которые сообщают о наличии проблем.

Почтовый сервер сообщил об ошибке 421

Значение: Service Not Available. Сервер недоступен: канал связи будет закрыт.

Данная ошибка возникает наряду с грейлистингом (Greylisting – «Серый список») при интенсивном использовании бесплатного SMTP-сервера, который лимитирует количество отправляемых сообщений в единицу времени. Для решения этой проблемы можно воспользоваться высоконагруженным SMTP-сервером. Чаще всего эта услуга является платной.

Получено сообщение с кодом 451

Значение: Requested action aborted: local error in processing. Требуемое действие прерывалось: ошибка в обработке.

Устранение проблем с доставкой электронной почты для кода ошибок 451 4.7.500–699 (ASxxx) в Exchange Online. Электронная почта из доменов onmicrosoft.com ограничена и фильтруется для предотвращения спама.

Необходимо добавить настраиваемый домен.

Ошибка почтового сервера 452

Значение: Insufficient system resources. Запрашиваемое действие не выполнено: недостаточно места в системе.

В Microsoft Exchange Server есть специальный компонент мониторинга доступных ресурсов Back Pressure, который отслеживает свободное место на диске, на котором хранятся очереди транспортной службы Exchange. При возникновении такой ошибки можно сделать следующее:

• очистить диск от ненужных файлов;
• отключить мониторинг Back Pressure (не рекомендуется);
• перенести транспортную очередь на другой диск достаточного объема.

Сервер сообщил об ошибке SMTP 550

Значение:  Mailbox unavailable. Требуемые действия не предприняты: электронный ящик недоступен

Данная ошибка может возникнуть из-за настроек программы Антиспам на стороне получателя. Проверьте корректность оформления вашего письма и другие параметры, по которым ваше сообщение может быть отнесено к нежелательным.

Почтовый сервер ответил ошибкой 571

Значение:  SMTP Protocol Returned a Permanent Error 571 xxx@mail.ru prohibited. We do not relay/Spam message rejected. Ошибка на стороне получателя почты.

Как я уже писал выше, разные почтовые серверы накладывают свои ограничения на прием и отправку сообщений. Код 571 в Google Suite расшифровывается следующим образом: «Действующая политика запрещает отправку этого сообщения». Письмо может содержать защищенные или конфиденциальные данные – номера кредитных карт и т.п. Или политика администрирования запрещает отправку определенными пользователями сообщений адресатам вне установленной группы.

Сертификат почтового сервера недействителен

Обычно с таким сообщением приходится сталкиваться пользователям, у которых настроен Microsoft Exchange Server/MS Outlook. В данной ситуации самое простое решение – обновить сертификат.

Проверка доступности почтового сервера программным методом

В данной статье описаны лишь некоторые варианты ошибок, которые могут возникнуть при отправке электронных сообщений. Полный перечень достаточно объемен и во многом зависит от настроек конкретного сервера как на стороне отправителя, так и получателя. Некоторые из ошибок могут быть легко устранены обычным пользователем, другие под силу лишь опытным администраторам.

Одним из способов предупреждения появления ошибок является онлайн-проверка доступности почтового сервера с помощью бесплатных инструментов:

• https://mxtoolbox.com
• https://www.ultratools.com
• http://mail2web.com

Эти сервисы пробуют подключиться к почтовому серверу по SMTP, подтверждают, что у него есть запись обратной зоны DNS, и замеряют время отклика. С их помощью можно диагностировать некоторые ошибки службы почтовых серверов или проверить, не занесен ли данный ресурс в черные списки из-за спама.

Прочитав эту статью, обратите внимание на то, как настроен ваш почтовый сервер на получение сторонних писем по SMTP-протоколу. Быть может, в данный момент ваш антиспам или локальная политика фильтрации входящих сообщений блокирует получение очень важного и нужного для вас месседжа? Проверьте сами или обратитесь к системному администратору. Если ошибку с SMTP никак не удается решить, то попробуйте обратиться в службу поддержки почтового сервера.

Last reviewed on February 13, 2018     177 Comments

Outlook users often face an error “the server responded 421 cannot connect to SMTP”, while sending email in Outlook. This error is particularly common in IMAP Outlook accounts that are set up with incorrect SMTP configurations. The 421 error may also occur when Firewall or Antivirus program interferes with Outlook.

Server Responded 421 Cannot Connect to SMTP Server Formats

When facing error 421, you may receive the following messages:

• The server responded 421 cannot connect to SMTP server
• The server responded: 421 cannot connect to SMT
• Could not send your message. Error 421
• An unknown error occurred: Server Error 421

Pro Tip: PST file corruption is a common reason behind the error 421. To repair your PST safely and quickly, use a reliable PST repair software, such as Stellar Repair for Outlook.

How to Fix Error 421 Cannot Connect to SMTP Server?

To fix the error 421, follow the given solutions:

1. Modify SMTP Settings

By default, the SMTP uses port 25. If this port is blocked, you can’t send emails and may encounter the 421 error. To resolve the error, you need to change the SMTP settings.

Follow these steps:

• Launch Outlook and go to File > Account Settings.
• Select the email account that’s throwing the error and click the Change button.
• Click More Settings and open the Advanced tab.

Note: If you can’t open Internet Email Settings window, press CTRL + S + ALT. In the Send/Receive Groups window, click Edit, and select your email account. Then click Account Properties.

• In the Outgoing server (SMTP) field, set the port number to 465 and click OK.

Next, you need to set Outlook to automatically fetch your mail server’s settings. To do so, follow these steps:

• In Internet Email Settings window, open Outgoing Server settings.
• Check the My outgoing server (SMTP) requires authentication checkbox and select the Use the same settings as my incoming mail server option. Then click OK.

Now, check if the error is resolved. If the error still persists, proceed to the next solution.

2. Remove and Re-add Email Account

If the error “421 cannot connect to SMTP server” is occurred in a newly added email account, remove the account and then add it again. However, when you recreate the account, make sure that you use the Auto Account Setup and not the Manual setup option (see the image below).

Follow these steps:

• Launch Outlook and go to File > Account Settings.
• Select the email account that’s causing the error and click the Remove button.
• Click the New button and enter the email account’s credentials.
• Click Next and wait till the account is set up.

Check if the 421 cannot connect to SMTP error is fixed. If not, move to next solution.

3. Disable Firewall

Windows Firewall regulates Internet access for all the applications on your system. If the Firewall is blocking certain functions of Outlook, such as receiving and sending of emails, it can result in the error: the server responded 421 cannot connect to SMTP.

If the 421 error is caused due to Firewall interference, disabling Firewall can help fix the issue. To do that, follow these steps:

• Go to the Start menu and open Control Panel.
• Open System and Security and then click Windows Firewall.  
• Click turn Windows Firewall on or off.
• Turn off the Firewall under both private and public network settings. Then click OK.

4. Check Other Applications

Apart from Firewall, other applications such as VPN or Antivirus may also interfere with the normal functioning of MS Outlook. Disabling such applications can help resolve the 421 cannot connect to SMTP error.

5. Repair PST File to Fix 421 Cannot Connect to SMTP

When Outlook PST is corrupt, it can lead to several errors, including the 421 cannot connect to SMTP error. You need to repair the corrupt PST file to resolve such issues. To repair the PST, you can use Outlook’s in-built utility called ScanPST.exe. It is located in Outlook’s installation directory.

If the PST file is severely corrupt, then ScanPST.exe may fail to repair the data file. In that case, you can use an advanced Outlook repair software, such as Stellar Repair for Outlook. The software can easily repair severely corrupt PST files in a few steps. It’s a powerful tool that can work with even large PST files without any problem. It can recover all the mailbox items, including emails, attachments, contacts, etc.

The following are some main highlights of the PST file recovery tool:

• Recovers all PST items – emails, calendars, notes, etc.
• Shows a detailed preview of all items before saving the file
• Recovers deleted Outlook mailbox items
• Saves Outlook mailbox in different formats – PST, PDF, EML, RTF, HTML, and MSG
• Features a “Find” option that automatically finds the PST files on your system

To repair a PST by using Stellar Repair for Outlook and fix Outlook 421 cannot connect to SMT error, follow these steps:

• Launch the software. In the selection window, click Browse to select the PST file. If you don’t know the file’s location, click Find.

• Click Repair to start the repair process. When the process is finished, click OK and preview the contents of the file.

• Click the Save Repair File button under the Home tab.

• In the Save As window, select PST and click Browse to choose the location for saving the repaired PST. Then click OK.

The repaired PST file will be saved at the provided location.

Conclusion

The error “the server responded: 421 cannot connect to SMT” is a cause of frustration for many Outlook users as it prevents them from sending emails in Outlook. In most cases, the error can be fixed by reconfiguring SMTP settings or disabling Firewall and VPN. In case the issue occurs due to a corrupt PST, you can use Microsoft’s ScanPST.exe utility or Stellar Repair for Outlook software to repair the file.

Also Read:

• 10 common Outlook Errors
• Fix Outlook Error 0x80040119
• Outlook Error 0x80040154
• Outlook Stopped Working