Из нашей статьи вы узнаете:
Отчётность в ПФР включает в себя персональные данные работников. Расскажем,
как
сдавать отчеты СЗВ-М и СЗВ-ТД, если у сотрудника в отчётном периоде сменилась фамилия.
Как вносить изменения в СЗВ-М при смене фамилии сотрудника
В отчёте СЗВ-М указывают ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и
налоговый коды выдаются один раз и не меняются. А вот фамилию сотрудник может изменить
Информация в отчёте и в базе Пенсионного фонда России (ПФР) должна
совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии
работника, то и в СЗВ-М нужно указывать старые данные.
Изменить персональные данные в базе ПФР может сам сотрудник через личный
кабинет на сайте фонда. Или это может сделать работодатель: подать заявление по форме АДВ-2,
утверждённой постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.
Закон не устанавливает срок, в течение которого необходимо предоставить в
ПФР сведения об изменении фамилии. Главное, чтобы информация в отчёте СЗВ-М совпадала с той, что
есть в базе на дату сдачи отчёта.
Подтверждением того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна,
послужит обновлённый СНИЛС. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС не выдают, но сотрудник может
предоставить электронный документ или распечатку. После этого можно указывать в СЗВ-М новую
фамилию.
Когда сдавать СЗВ-М при изменении фамилии сотрудника
Исправление данных сотрудников не влияет на срок сдачи формы СЗВ-М.
Её сдают ежемесячно до 15 числа. Если в отчёт входит 24 сотрудника и
меньше — можно сдать на бумаге. Если сотрудников 25 и более — обязателен электронный формат.
Штраф за просрочку по СЗВ-М составляет 500 рублей за каждого сотрудника.
Такая же сумма установлена за сдачу формы с ошибками. Несовпадение фамилии с текущей информацией
в базе ПФР расценивается как ошибка.
Как сдавать СЗВ-ТД при смене фамилии сотрудника
Сдавать отдельную форму СЗВ-ТД в связи с тем, что работник изменил имя или
фамилию, не нужно. Когда потребуется включить его в отчёт в связи с кадровым мероприятием или
подачей заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, нужно просто указать новые
данные.
Напомним, что с 2021 года действует новая форма
СЗВ-ТД.
Вывод
Если работник сменил фамилию, об этом нужно сообщить в ПФР. Сделать это
может как сам сотрудник, так и работодатель. Срок для исправления персональных данных в базе ПФР
законом не установлен, главное, чтобы на момент сдачи отчёта в форме и в базе эти данные
совпадали.
Указывать новую фамилию в отчёте СЗВ-М можно только после того, как она
будет занесена в базу ПФР.
С помощью сервиса 1С-Отчетность вы сможете отправить электронную отчетность во все необходимые контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и ФТС
Какую фамилию указывать в СЗВ-М и РСВ, если работница сменила фамилию, но не поменяла СНИЛС?
Здравствуйте! Помогите пожалуйста разобраться. Сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию в феврале 2020г., а сообщила об этом только сейчас. Новый паспорт выдан 03.03.2020г., новый СНИЛС до сих пор не оформлен. Отчеты СЗВ-М за март, апрель и май сданы со старой фамилией (пока штрафов от ПФР не приходило). Какую фамилию указывать в СЗВ-М за июнь и в РСВ за 6 месяцев? Спасибо.
Цитата (Elena2607):Помогите пожалуйста разобраться. Сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию в феврале 2020г., а сообщила об этом только сейчас. Новый паспорт выдан 03.03.2020г., новый СНИЛС до сих пор не оформлен. Отчеты СЗВ-М за март, апрель и май сданы со старой фамилией (пока штрафов от ПФР не приходило). Какую фамилию указывать в СЗВ-М за июнь и в РСВ за 6 месяцев? Спасибо.
Доброго дня всем!
Елена, СНИЛС присваивается застрахованному лицу один раз и по жизни,также как и ИНН, несменяем.
Однако на ИЛС (индивидуальном лицевом счете в ПФР) учитываются все анкетные данные человека, изменяющиеся после его первичной регистрации и открытии ИЛС. Если работник трудоустроен, то заявление об уточнении анкетных данных подается через работодателя (см.»Как получить, заменить и восстановить СНИЛС» по ссылке http://www.pfrf.ru/knopki/zhizn~4411 ).
Если ранее анкета на изменение фамилии ни через работодателя, ни ею самостоятельно не подавалась, то изменение пройдет за июнь,что и необходимо сделать. Следует обратить внимание на то, что данные формы СЗВ-М и расчета, предоставляемого в ФНС стыкуются между собой и одновременно учитываются на ИЛС, поэтому в этом вопросе не должно быть расхождений ни в ФНС, ни в ПФР по анкетным данным.
Для сведения, СНИЛС, как написала, выдается человеку один раз, несменяем по жизни, а в анкетных данных, учтенных на ИЛС меняется только фамилия, как в данном случае. ИЛС и с ним соответственно СНИЛС закрывается вместе с пенсионным делом при поступлении в ПФР информации от ЗАГСов о смерти человека.
Да в прошлые периоды, когда программное обеспечение было не так совершенно бывали отдельные (не типичные) случаи, когда при указании неточных данных открывались два ИЛС одному человеку и соответственно присваивались два СНИЛС (страховых номера ИЛС),но ПФР давно ведет выявление таких случаев и если все-таки такой прецедент выявляется, то человек пишет заявление об объединении данных на одном из ИЛС, а второй по выбору остается «пустым» до смерти человека и его не рекомендуется каким-то образом (даже при двух и более работах) использовать повторно, т.к.на ИЛС на основании отчетных данных из форм СЗВ-М, СЗВ-стаж, а теперь и СЗВ-ТД с учетом данных из расчета по страховым взносам формируются пенсионные права будущего пенсионера по страховому стажу и ИПК (индивидуальным пенсионным коэффициентам-баллам), рассчитываемым по программе ПФР ежегодно. Поэтому стоит также уточнить какие сведения и в ФНС по смене фамилии имеются.
Кстати ст.11.1 закона №27-ФЗ дает приоритет в этих вопросах перед сведениями, учтенными на ИЛС ПФР, т.е.если в расчете, представленном в ФНС фамилию уже поменяли, а отчетах для ПФР нет, то ПФР согласно этой статье вправе вернуть выдержку данных из раздела 3 расчета за соответствующий период обратно в ФНС, даже если по данным ФНС расчет принят и уже ФНС будет разбираться с работодателем и его работником.
Вот выдержка из закона №27-ФЗ:
Статья 11.1. Представление сведений, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, налоговыми органами
1. Налоговый орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения сведений от страхователя в форме электронного документа, а на бумажном носителе не позднее 10 рабочих дней со дня получения сведений от страхователя представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации следующие сведения:
1) сумма заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
2) начисленные и уплаченные суммы страховых взносов;
3) уточняющие (корректирующие) сведения, представляемые страхователями по результатам налоговых проверок достоверности сведений и (или) при самостоятельном выявлении ошибок;
4) иные сведения, необходимые для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и находящиеся в распоряжении налоговых органов.
2. В случае выявления в представленных налоговыми органами сведениях ошибок и (или) противоречий, а также выявления несоответствия между представленными сведениями и сведениями, имеющимися в Пенсионном фонде Российской Федерации, не позволяющих учесть данные сведения на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, такие сведения возвращаются в налоговые органы в течение пяти рабочих дней со дня их получения от налоговых органов.
3. Сведения, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, представляются в Пенсионный фонд Российской Федерации в форме электронных документов в порядке, установленном соглашением об информационном обмене, заключенным между Пенсионным фондом Российской Федерации и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах.
Что касается обязанностей работника информировать своего работодателя своевременно об изменении анкетных данных, то это тоже в законе №27-ФЗ здесь
Статья 9. Сведения о застрахованных лицах, представляемые страхователем
3. Застрахованное лицо, поступающее на работу по трудовому договору или заключающее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, обязано в свою очередь представить страхователю документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, на бумажном носителе или в форме электронного документа и (или) посредством информационной системы «личный кабинет зарегистрированного лица», а также при первичной регистрации или изменении у зарегистрированного (застрахованного) лица сведений, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, сообщить страхователю сведения, предусмотренные подпунктами 2 — 8 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона, для передачи в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Соответственно и работодатель по этому же закону обязан контролировать анкетные данные принятого работника согласно норм закона №27-ФЗ
Статья 9. Сведения о застрахованных лицах, представляемые страхователем
1. Страхователь представляет в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, предусмотренные подпунктами 1 — 8 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона, в следующих случаях:
при приеме на работу граждан или при заключении с гражданами договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, если в отношении этих физических лиц не открыт индивидуальный лицевой счет
при изменении сведений, предусмотренных подпунктами 2 — 5 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона, о работающих у него застрахованных лицах.
С учетом приведенных разъяснений стоит проверить все ранее представление по взносам в ФНС и в ПФР отчеты и при необходимости провести корректировку, хотя изменения в анкетных данных учитываются соответственно с даты подачи соотвествующего заявления.
Татьяна Бандюк, спасибо за развернутый ответ!
ВОПРОС
Если только в январе узнали, что сотрудница вышла замуж и изменила фамилию и паспорт в сентябре прошлого года, надо ли подавать уточненные расчеты по СЗВ-М ?
ОТВЕТ
Поскольку представление формы СЗВ-М на новую фамилию застрахованного лица возможно только после получения нового СНИЛС на основе новой фамилии работницы, корректировать отчетность по форме СЗВ-М с сентября прошлого года не надо.
ОБОСНОВАНИЕ
Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ) форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», утвержденную Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п, страхователь должен представлять на каждое работающее у него застрахованное лицо ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, с указанием страхового номера индивидуального лицевого счета, фамилии, имени и отчества, его ИНН.
Следовательно, в данной форме СЗВ-М корреспондируются страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица и его фамилия, имя, отчество, что является его отличительной особенностью в органе ПФР.
Пунктом 6 ст. 6 Закона N 27-ФЗ установлено, что содержащиеся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица сведения систематически уточняются и дополняются.
Пунктом 1 ст. 9 Закона N 27-ФЗ предусмотрено, что при изменении данных сведений страхователь должен представить в соответствующий орган ПФР уточненные сведения.
Таким образом, законодательство оговаривает порядок представления изменившихся сведений в форме СЗВ-М при их изменении.
Страхователю целесообразно истребовать у работницы документы, подтверждающие изменение фамилии, заявление об обмене СНИЛС, оформить в органах ПФР новый СНИЛС с прежним номером. С этого времени работодатель вправе представлять сведения о работнице путем подачи формы СЗВ-М с ее новой фамилией.
Пенсионным законодательством не установлены сроки представления застрахованным лицом изменившихся паспортных данных для оформления нового СНИЛС с прежним номером, отражения новых сведений в форме СЗВ-М.
Поскольку в форме СЗВ-М указывается СНИЛС на основе сведений персонифицированного учета по застрахованному лицу с фамилией согласно паспортным данным при его получении, организация производит уточнения после представления работницей паспорта с новой фамилией. С этого момента организацией предоставляется в органы ПФР информация для обмена СНИЛС на основе заявления работницы, а в форме СЗВ-М должна указываться новая фамилия после получения нового СНИЛС. Сдачу формы СЗВ-М на данную работницу с новой фамилией на прежний СНИЛС органы ПФР могут расценить как нарушение — предоставление недостоверной информации, за что налагаются финансовые санкции.
Представление формы СЗВ-М на новую фамилию застрахованного лица возможно только после получения нового СНИЛС на основе новой фамилии работницы.
Если работница не представит документы о подтверждении изменения фамилии, страхователь не вправе указывать в форме СЗВ-М фамилию, не подтвержденную документально и без оформления в органах ПФР нового СНИЛС на такое застрахованное лицо.
{Вопрос: Как заполнять форму СЗВ-М, если работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, сменила фамилию, но соответствующие документы работодателю не принесла? Запросить ли документы, подтверждающие изменение фамилии, или нужно уточнять сведения о работнице после выхода из отпуска? (Консультация эксперта, 2018) {КонсультантПлюс}}
-
Как внести изменения в СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
-
Сроки сдачи СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
-
Вывод
Как внести изменения в СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
Отчёт СЗВ-М содержит ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и налоговый коды выдаются один раз и не меняются в течение всей жизни человека.
А вот фамилию сотрудник может изменить. Чтобы при проверке не возникало ошибок, сведения в отчёте и базе Пенсионного фонда России (ПФР) должны совпадать. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии работника, то СЗВ-М нужно сдавать со старыми данными.
Актуализировать персональные данные в базе ПФР может как сам сотрудник, так и работодатель. Если у сотрудника есть личный кабинет на сайте фонда, то он может поменять свои данные самостоятельно в режиме онлайн.
Также подать заявление об уточнении данных сотрудника может и работодатель. Для этого нужно использовать форму АДВ-2, утверждённую постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 № 485п.
Срок, в течение которого сотрудник или работодатель должен предоставить в ПФР сведения об изменении персональных данных, законом не установлен. Но важно, чтобы данные в форме СЗВ-М совпадали с той информацией, которая есть в базе ПФР на дату сдачи отчета.
Для подтверждения того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна, нужно запросить у работника обновлённое свидетельство. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС больше не выдаются, но сотрудник может предоставить работодателю электронный документ или распечатку. После этого можно без опасений указывать в СЗВ-М новую фамилию.
Сроки сдачи СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
Порядок сдачи формы СЗВ-М никак не связан с исправлением данных сотрудников.
В любом случае отчёт нужно сдавать ежемесячно до 15 числа. Если в него включено 10 сотрудников и меньше — можно сдать на бумаге. Если сотрудников 11 и более — обязателен электронный формат.
Штраф за просрочку по СЗВ-М составляет 500 рублей за каждого включенного в отчёт сотрудника. Такие же санкции предусмотрены и за сдачу сведений с ошибками. К ошибкам относится, в том числе, и несовпадение фамилии с текущей информацией в базе ПФР.
Вывод
Если работник сменил фамилию, об этом нужно сообщить в ПФР. Уточнить данные может как сам сотрудник, так и работодатель. Срок для исправления персональных данных в базе ПФР законом не установлен.
Включать новую фамилию в отчёт СЗВ-М можно только после того, как обновлённая информация будет занесена в базу ПФР.
Как сдать СЗВ-М при смене фамилии у сотрудника
Иллюстрация: Everett Collection/Shutterstock
В первых числах каждого месяца начинается новый отчетный период по отчету СЗВ-М. И начало ноября — не исключение. А значит, возникают новые вопросы по сдаче данного отчета. Евгения Дубкова, ведущий эксперт Департамента малого и среднего бизнеса интернет-бухгалтерии «Моё дело», рассказывает о том, как сдать СЗВ-М, если сотрудник сменил фамилию
Ведущий эксперт Департамента малого и среднего бизнеса интернет-бухгалтерии «Моё дело»
Например, сотрудница вышла замуж и взяла фамилию мужа. Большинство личных документов нужно переделать (на основании свидетельства о браке) на новую фамилию. В их числе и СНИЛС — страховое свидетельство с индивидуальным номером застрахованного в ПФР. Для его замены нужно обратиться в ПФР. Сделать это работник может лично, а может попросить об этом работодателя, предоставив ему все необходимые документы. ПФР меняет СНИЛС быстро — в течение 5 рабочих дней после дня получения документов.
В отчет СЗВ-М включайте сотрудника в строгом соответствии с его СНИЛС на дату формирования отчета.
«Моё дело» предупреждает: если сотрудник изменил паспортные данные, но не изменил СНИЛС, то ПФР откажет в приеме отчета СЗВ-М. С момента изменения персональных данных прежнее свидетельство считается недействительным.
Однако, может получиться ситуация, когда на крайнюю дату формирования отчета СНИЛС еще находится на этапе регистрации в ПФР. Например, сотрудница подала документы на изменение СНИЛС 11 числа, а крайний срок сдачи отчета — 15 число. На дату сдачи отчета персональные данные уже изменены, прежний СНИЛС недействителен, а новый еще не готов.
Если на момент отчетной кампании у работника отсутствует СНИЛС, в СЗВ-М данные о страховом свидетельстве лучше не указывать вовсе. То есть сдайте исходную форму на всех сотрудников компании, за исключением сотрудника, по которому СНИЛС еще не готов. В этом случае фонд примет форму (ответственности за ее непредставление в отношении иных застрахованных лиц можно будет избежать).
После получения СНИЛС досдайте дополняющую форму СЗВ-М со сведениями на работника, которому был выдан новый СНИЛС. При этом отчет сопроводите письмом с пояснениями, что в связи с наложением сроков сдачи отчетности и оформления свидетельства подать сведения ранее (в составе исходных данных) не представлялось возможным.
Безошибочно подготовить и сдать отчетность в ПФР и другие ведомства вы легко можете с помощью онлайн-сервиса «Моё дело». Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде. Вам не нужно посещать фонды и налоговую, что сэкономит не только время, но и нервы. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке.
Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Подписывайтесь на наш
Подписывайтесь на наш
Смена ФИО и паспорта работника. Что нужно знать кадровику
Важно, чтобы сотрудники вовремя оповещали кадровую службу об изменении своих персональных данных. В противном случае неактуальные данные могут повлечь за собой некорректно заполненную зарплатную отчетность, а впоследствии штрафы для организации. Рассмотрим регламент действий кадрового работника в случаях, когда сотрудники организации меняют ФИО или паспорт.
Основные причины изменения персональных данных
Самым распространенным случаем, когда сотрудник (или сотрудница) меняет фамилию, а впоследствии и паспорт — это замужество.
Сотрудница берет фамилию мужа и информирует об этом кадровую службу организации, в которой трудоустроена.
Также смена ФИО и паспорта может быть:
- При разводе (сотрудница захотела вернуть девичью фамилию).
- Утере или повреждении паспорта.
- Его плановой замене (в 20, 45 лет).
- Просто по собственному желанию гражданина старше 14 лет (ст. 58 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).
Кстати, законодательством установлен срок 30 дней на получение нового паспорта. Если его не соблюсти, то можно получить штраф.
Во-первых, обозначим основание для внесения изменений в кадровые документы работника. Сначала это будет соответствующее свидетельство (из органов ЗАГСа), которое он должен предъявить кадровику. Новый паспорт можно принести позже, когда он будет готов.
Такском-КЭДО позволит быстро оформить и согласовать кадровые документы. Снижайте временные и финансовые затраты на документооборот при помощи современных технологий.
В какие документы требуется внести изменения?
Сначала отдел кадров принимает заявление о смене фамилии или документы, подтверждающих замену паспорта. На основании этих документов можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.
Трудовой договор и трудовая книжка работника — документы, в которые в первую очередь вносятся изменения.
Далее следует отразить смену личных данных работника в документах:
- личной карточке Т-2 (если компания продолжает их вести после 01.09.2021 года);
- лицевом счете;
- табеле учета рабочего времени;
- графике отпусков;
- карточке по страховым взносам;
- карточке по НДФЛ.
Переоформить нужно будет и доверенность, выданную на сотрудника. А также заказать в банке новую банковскую карту для перечисления зарплаты сотруднику. При заключении договора добровольного медицинского страхования документы для замены полиса оформляет сам работодатель. При смене фамилии сотрудник должен поменять полис ОМС (самостоятельно, без участия работодателя).
Кадровику следует оформить соответствующий приказ «О внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию в связи со сменой работником фамилии».
Примерный текст приказа может быть такой:
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Порядок внесения изменений в трудовую книжку
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов. При внесении изменений ссылаются на номер документа, дату и орган, его выдавший(в соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Вышеперечисленные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) зачеркиваются одной чертой и рядом записываются новые данные. Подтверждающие документы прописываются (свидетельство из органов ЗАГСа, например) на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Пример записи: «Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации)».
Изменения в личной карточке работника
В личную карточку по форме Т-2 корректировки вносятся путем зачеркивания ошибочного текста (старой фамилии, имени, отчества) и указания исправленного текста (новой фамилии, имени, отчества). Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 можно сделать пометку о причинах внесения исправлений:
«Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ в связи с вступлением Разумовской Елены Павловны в брак с Синициным Владимиром Леонидовичем (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации). Исправлено 09.10.2021 специалистом по кадрам Кротовой А.Б.».
Информирование Пенсионного Фонда
При смене ФИО необходимо представить в ПФР заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2. Информировать Пенсионный Фонд о смене ФИО работник может самостоятельно (приказ Минтруда № 211н от 22.04.2020). В соответствии с п. 16 обратиться с заявлением физлицо может в ПФР лично, через МФЦ или передать сведения через работодателя.
Если у него оформлена электронная подпись, можно отправить документ через портал Госуслуг. ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и выносит решение об изменении анкетных данных или об отказе. Пенсионный Фонд направляет физлицу соответствующее уведомление.
ФИО работника в форме СЗВ-ТД должны соответствовать документам, подтверждающим регистрацию в системе персонифицированного учета ПФР (п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ от 25.12.2019 № 730п). Поэтому работодатель должен проследить за тем, чтобы работник предоставил своевременно в Пенсионный Фонд новые сведения.
Если сотрудник затрудняется сделать это самостоятельно, то работодатель может сам подать документы в Пенсионный Фонд.
Информирование Фонда Социального Страхования о смене ФИО и паспорта
Работодатель должен передать сведения о новой фамилии (имени или отчестве) работника в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения этих данных (п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. Размеры штрафов установлены в следующем размере:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Ответственность ложится на работодателя независимо от того, кто в этом виноват. То есть даже если работодатель не знал о смене ФИО работником, этот факт не освобождает его от ответственности. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
Таким образом, очень важно для работодателя своевременно получать сведения от своих сотрудников о смене ими ФИО или паспорта. Процедуру информирования работодателя следует прописать в локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Также срок информирования работодателя можно прописать в трудовом договоре. Например, работодатель включает в трудовой договор пункт о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре в 10-дневный срок.
Для передачи новых данных о сотрудниках в ФСС через интернет воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер. Безлимитная отчётность во все подразделения госорганов.
Получите бесплатно ЭП на сотрудника при подключении к отчётности.