Из нашей статьи вы узнаете:
Отчётность в ПФР включает в себя персональные данные работников. Расскажем,
как
сдавать отчеты СЗВ-М и СЗВ-ТД, если у сотрудника в отчётном периоде сменилась фамилия.
Как вносить изменения в СЗВ-М при смене фамилии сотрудника
В отчёте СЗВ-М указывают ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и
налоговый коды выдаются один раз и не меняются. А вот фамилию сотрудник может изменить
Информация в отчёте и в базе Пенсионного фонда России (ПФР) должна
совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии
работника, то и в СЗВ-М нужно указывать старые данные.
Изменить персональные данные в базе ПФР может сам сотрудник через личный
кабинет на сайте фонда. Или это может сделать работодатель: подать заявление по форме АДВ-2,
утверждённой постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.
Закон не устанавливает срок, в течение которого необходимо предоставить в
ПФР сведения об изменении фамилии. Главное, чтобы информация в отчёте СЗВ-М совпадала с той, что
есть в базе на дату сдачи отчёта.
Подтверждением того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна,
послужит обновлённый СНИЛС. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС не выдают, но сотрудник может
предоставить электронный документ или распечатку. После этого можно указывать в СЗВ-М новую
фамилию.
Когда сдавать СЗВ-М при изменении фамилии сотрудника
Исправление данных сотрудников не влияет на срок сдачи формы СЗВ-М.
Её сдают ежемесячно до 15 числа. Если в отчёт входит 24 сотрудника и
меньше — можно сдать на бумаге. Если сотрудников 25 и более — обязателен электронный формат.
Штраф за просрочку по СЗВ-М составляет 500 рублей за каждого сотрудника.
Такая же сумма установлена за сдачу формы с ошибками. Несовпадение фамилии с текущей информацией
в базе ПФР расценивается как ошибка.
Как сдавать СЗВ-ТД при смене фамилии сотрудника
Сдавать отдельную форму СЗВ-ТД в связи с тем, что работник изменил имя или
фамилию, не нужно. Когда потребуется включить его в отчёт в связи с кадровым мероприятием или
подачей заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, нужно просто указать новые
данные.
Напомним, что с 2021 года действует новая форма
СЗВ-ТД.
Вывод
Если работник сменил фамилию, об этом нужно сообщить в ПФР. Сделать это
может как сам сотрудник, так и работодатель. Срок для исправления персональных данных в базе ПФР
законом не установлен, главное, чтобы на момент сдачи отчёта в форме и в базе эти данные
совпадали.
Указывать новую фамилию в отчёте СЗВ-М можно только после того, как она
будет занесена в базу ПФР.
С помощью сервиса 1С-Отчетность вы сможете отправить электронную отчетность во все необходимые контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и ФТС
Смена ФИО и паспорта работника. Что нужно знать кадровику
Важно, чтобы сотрудники вовремя оповещали кадровую службу об изменении своих персональных данных. В противном случае неактуальные данные могут повлечь за собой некорректно заполненную зарплатную отчетность, а впоследствии штрафы для организации. Рассмотрим регламент действий кадрового работника в случаях, когда сотрудники организации меняют ФИО или паспорт.
Основные причины изменения персональных данных
Самым распространенным случаем, когда сотрудник (или сотрудница) меняет фамилию, а впоследствии и паспорт — это замужество.
Сотрудница берет фамилию мужа и информирует об этом кадровую службу организации, в которой трудоустроена.
Также смена ФИО и паспорта может быть:
- При разводе (сотрудница захотела вернуть девичью фамилию).
- Утере или повреждении паспорта.
- Его плановой замене (в 20, 45 лет).
- Просто по собственному желанию гражданина старше 14 лет (ст. 58 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).
Кстати, законодательством установлен срок 30 дней на получение нового паспорта. Если его не соблюсти, то можно получить штраф.
Во-первых, обозначим основание для внесения изменений в кадровые документы работника. Сначала это будет соответствующее свидетельство (из органов ЗАГСа), которое он должен предъявить кадровику. Новый паспорт можно принести позже, когда он будет готов.
Такском-КЭДО позволит быстро оформить и согласовать кадровые документы. Снижайте временные и финансовые затраты на документооборот при помощи современных технологий.
В какие документы требуется внести изменения?
Сначала отдел кадров принимает заявление о смене фамилии или документы, подтверждающих замену паспорта. На основании этих документов можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.
Трудовой договор и трудовая книжка работника — документы, в которые в первую очередь вносятся изменения.
Далее следует отразить смену личных данных работника в документах:
- личной карточке Т-2 (если компания продолжает их вести после 01.09.2021 года);
- лицевом счете;
- табеле учета рабочего времени;
- графике отпусков;
- карточке по страховым взносам;
- карточке по НДФЛ.
Переоформить нужно будет и доверенность, выданную на сотрудника. А также заказать в банке новую банковскую карту для перечисления зарплаты сотруднику. При заключении договора добровольного медицинского страхования документы для замены полиса оформляет сам работодатель. При смене фамилии сотрудник должен поменять полис ОМС (самостоятельно, без участия работодателя).
Кадровику следует оформить соответствующий приказ «О внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию в связи со сменой работником фамилии».
Примерный текст приказа может быть такой:
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Порядок внесения изменений в трудовую книжку
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов. При внесении изменений ссылаются на номер документа, дату и орган, его выдавший(в соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Вышеперечисленные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) зачеркиваются одной чертой и рядом записываются новые данные. Подтверждающие документы прописываются (свидетельство из органов ЗАГСа, например) на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Пример записи: «Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации)».
Изменения в личной карточке работника
В личную карточку по форме Т-2 корректировки вносятся путем зачеркивания ошибочного текста (старой фамилии, имени, отчества) и указания исправленного текста (новой фамилии, имени, отчества). Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 можно сделать пометку о причинах внесения исправлений:
«Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ в связи с вступлением Разумовской Елены Павловны в брак с Синициным Владимиром Леонидовичем (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации). Исправлено 09.10.2021 специалистом по кадрам Кротовой А.Б.».
Информирование Пенсионного Фонда
При смене ФИО необходимо представить в ПФР заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2. Информировать Пенсионный Фонд о смене ФИО работник может самостоятельно (приказ Минтруда № 211н от 22.04.2020). В соответствии с п. 16 обратиться с заявлением физлицо может в ПФР лично, через МФЦ или передать сведения через работодателя.
Если у него оформлена электронная подпись, можно отправить документ через портал Госуслуг. ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и выносит решение об изменении анкетных данных или об отказе. Пенсионный Фонд направляет физлицу соответствующее уведомление.
ФИО работника в форме СЗВ-ТД должны соответствовать документам, подтверждающим регистрацию в системе персонифицированного учета ПФР (п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ от 25.12.2019 № 730п). Поэтому работодатель должен проследить за тем, чтобы работник предоставил своевременно в Пенсионный Фонд новые сведения.
Если сотрудник затрудняется сделать это самостоятельно, то работодатель может сам подать документы в Пенсионный Фонд.
Информирование Фонда Социального Страхования о смене ФИО и паспорта
Работодатель должен передать сведения о новой фамилии (имени или отчестве) работника в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения этих данных (п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. Размеры штрафов установлены в следующем размере:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Ответственность ложится на работодателя независимо от того, кто в этом виноват. То есть даже если работодатель не знал о смене ФИО работником, этот факт не освобождает его от ответственности. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
Таким образом, очень важно для работодателя своевременно получать сведения от своих сотрудников о смене ими ФИО или паспорта. Процедуру информирования работодателя следует прописать в локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Также срок информирования работодателя можно прописать в трудовом договоре. Например, работодатель включает в трудовой договор пункт о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре в 10-дневный срок.
Для передачи новых данных о сотрудниках в ФСС через интернет воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер. Безлимитная отчётность во все подразделения госорганов.
Получите бесплатно ЭП на сотрудника при подключении к отчётности.
-
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД при изменении фамилии
Посвятите время развитию бизнеса, а мы заполним и сдадим СЗВ-ТД за вас
Полное сопровождение бухгалтера по заработной плате + бизнес-ассистент от 2100 рублей в месяц
Узнать подробнее
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД при изменении фамилии
Фамилию, имя, отчество граждане РФ могут менять по своему усмотрению, а не только после замужества или развода. В любом случае, после смены ФИО, нужно сообщить об этом в кадровую службу по месту работы с приложением документа:
- при замужестве — копии свидетельства о браке;
- при разводе или смене имени, фамилии, отчества по другой причине — копии свидетельства о перемене имени.
Документы не нужны, если в браке осталась действующая фамилия сотрудницы, или после развода её фамилия не поменялась.
Кадровик (или сам работник) должен заполнить заявление по форме АДВ-2, приложить к нему копию свидетельств о браке или о перемене имени. Эти документы, вместе с описью по форме АДВ-6-1 нужно отправить в ПФР.
Смена фамилии не относится ни к одному из 6 кадровых событий, при наступлении которых нужно подавать СЗВ-ТД (п.2.5.3 Порядка заполнения, утверждённого Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 №730п).
| Код | Наименование кадровых событий | Пояснения |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | приём работника на работу или службу |
| 2 | ПЕРЕВОД | перевод работника на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | изменение названия (наименования) организации-страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | работнику установлена вторая профессия (специальность), или присвоена новая квалификация; нужно указать новую профессию, специальность, разряд, код, класс, категорию или чин |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | увольнение работника с работы или службы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) | лишение права занимать определённые виды должностей или заниматься определёнными видами деятельности (только по решению суда). |
Соответственно, необходимости сдавать СЗВ-ТД не возникает.
Часто задаваемые вопросы
Чем грозит опоздание с подачей заявления АДВ-2?
Работник вовремя не получит новый СНИЛС, и в следующих отчётах СЗВ-М и СЗВ-ТД вы не сможете его указать. А это штраф 500 рублей за каждого сотрудника с ошибочными данными за каждый отчёт в ПФР.
На основании какого документа делать приказы и изменения в трудовом договоре — свидетельства о браке или нового паспорта?
Свидетельства о браке, так как время оформления нового паспорта может занять от 10 до 30 дней со дня получения заявления. А заявление нужно подать в течение месяца со дня регистрации брака.