Типичные ошибки человека ведущие к потерям их времени

Мы часто жалуемся на нехватку и недостаток времени, но не всегда понимаем, что причины его потери кроются в нас самих. В чем причина того, что у одних людей получается сделать в несколько раз больше дел, чем у других? Колумб открыл Америку, Эйнштейн большой количество законов в физике, а кому-то не хватает времени за всю жизнь открыть одну книгу. 

Существует множество причин, по которым люди чувствуют недостаток времени. Причины бывают внешние и внутренние. Такие причины как: отсутствие интереса к своему виду деятельности, неумение планировать время, черты характера, а также личные качества. Рассмотрим основные внутренние причины, из-за которых потеря времени приносит значительный вред – убийцы, пожиратели, поглотители нашего времени.

Основные внутренние причины, из-за которых потеря времени приносит значительный вред

1. Нежелание или неумение планировать рабочее время. 

 2. Привычка хвататься одновременно за несколько дел. 

 3. Отсутствие чувства времени. 

 4. Желание для всех быть полезным. 

 5. Неумение расставлять приоритеты в делах. 

 6. Неумение сказать «Нет», отказать. 

 7. Непорядок на рабочем столе.

8. Отсутствие ежедневника, блокнота для записей.

9. Поиск нужных документов и записей, номеров и адресов и др. 

10. Нерешительность и медлительность. 

11. Чрезмерная торопливость в делах. 

12. Сожаление о прошлых неудачах и ошибках. 

13. Отвлекающие телефонные разговоры. 

14. Излишняя общительность. 

15. Привычка часами играть в компьютерные игры или смотреть телевизор. 

16. Привычка каждые полчаса проверять блоги, форумы, почту, RSS ленту или другую информацию. 

17. Общение в социальных сетях и различных чатах.  

18. Откладывание важных дел на вечер. 

19. Недосыпание и недостаток отдыха. 

20. Нехватка мотивации. 

21. Неумение и боязнь делегировать полномочия. 

22. Запоздалая или неполная информация. 

23. Курение. 

24. Лень. 

25. Неумение или нежелание обучаться. Надо отметить, что обучаться нужно и пользованию современными средствами по уходу за собой, например, применять прибор по уходу за зубами — ирригатор для полости рта. Не всегда, чтобы все успеть, нужно очень спешить, но, тем не менее, стремление сделать дела как можно быстрее – отличительное качество многих успешных людей. Людей, которые успели в жизни сделать многое. Чтобы не страдать от нехватки времени, нужно действовать без промедления, а для этого нужно уметь быстро думать и быстро принимать решения. Если вы хотите стать успешным человеком, если хотите успеть сделать многое в жизни и вам жаль потерянного времени – приглядитесь к списку. Отметьте причины, которые чаще всего мешают вам и начинайте их устранять.

Внешние пожиратели времени

Слово «хронофаг» писатель Кир Булычов перевел как «времяжор». А его коллега француз Андре Моруа заявил следующее: «Хронофаг — это человек, который, не имея серьезных занятий и не зная, что делать с собственным временем, принимается пожирать ваше… С хронофагами надлежит быть суровым и безжалостно их уничтожать«. 

Живые убийцы времени — это сосед, пристающий с нудными рассуждениями о ценах, подруга, часами висящая на вашем телефоне, коллега, перекладывающий свои обязанности на вас под предлогом того, что вы лучше в этом разбираетесь. Минуты, потраченные на них, складываются в часы. После разговора с вампиром вы чувствуете себя разбитым и главное — ничегошеньки не успеваете!

Как с этим бороться: Отследите хронофага в своем окружении и держите его на расстоянии. В ответ на назойливое нытье времяжора вежливо скажите «нет» и оборвите связь (телефонную или в интернете). Освойте искусство отказа от просьб, выходящих за рамки ваши должностных обязанностей. Как это сделать? Поблагодарите за заманчивое предложение. Приведите убедительную причину, почему не можете этого сделать. Еще раз поблагодарите и спокойно займитесь своими делами.

В племени пожирателей времени бывают и неодушевленные объекты — телевизор, интернет, телефон, игровой автомат. Подсчитывали, сколько часов в день вы тратите на зависание в «ВКонтакте»? Электронная зависимость не только вредна для психики и занесена в разряд заболеваний — хронофаги награждают нас еще и лишним весом. Ученые доказали, что во время просмотра телепередач у человека активизируются центры голода. Стоит сократит общение с телевизором всего на 10%, говорят американцы, и за неделю освободятся почти сутки — около 20 часов, а потребление калорий сократится на 2100 единиц (дневная норма женщины в среднем 1800-2000 ккал)! Недавние исследования отечественных ученых показали, что у людей посвящающих компьютеру вечером более трех часов, наблюдается расстройства сна и, как следствие, — неврозы.

Как с этим бороться: На этапе планирования выделите время для отдыха и соблюдайте его. для этого можно поставит напоминалку в телефон (органайзер) либо попросить домашних (коллег) отвлеч вас от компьютера в указанное время. Запишите, что хорошего вы получаете проводя время перед телевизором или компьютером (отдых, расслабление), и найдите занятие удовлетворяющее те же запросы, но за меньшее время. например альтернатива часовому зависанию в «Одноклассниках» — 20-минутная прогулка по парку. К тому же, сэкономленное время будет работать на вас, а не вы на него. И окажется, что у нас УЙМА свободного времени! Надо только освободить его от «мусора» личного или принесенного из вне.

 Пользуйтесь этим временем, получайте от него удовольствие!!!

Типичные ошибки менеджеров, ведущие к потерям их времени

Автор:   •  Сентябрь 30, 2018  •  Реферат  •  1,391 Слов (6 Страниц)  •  1,038 Просмотры

Страница 1 из 6

Ошибка 1. Остаться в позиции продавца

Эта ошибка свойственна для начинающих руководителей, выходцев из рядового персонала, например, когда продавец был лучшим в отделе и его повысили до управляющего отделом.

Причины:

Новоиспеченный управляющий боится провалить планы и сам рьяно берется за работу, не обращая внимания на показатели его коллег.

Последствия:

Как правило, у сотрудников отдела падает мотивация. Они видят, что руководитель сам вытягивает показатели и им не нужно работать в полную силу. Сам управляющий через пару месяцев начинает выдыхаться, в итоге показатели отдела просаживают до максимально низких пределов: отдел не работает должным образом, руководитель-продавец больше не справляется. Из-за невыполнения планов падают зарплаты у персонала, сотрудники уходят.

Как избавиться от ошибки:

1. Передать большую часть клиентов своим подчиненным. Оставить только наиболее ценных. Для правильной передачи, проведите несколько совместных встреч, на которых клиент познакомится с продавцом, а продавец лучше узнает проблему клиента
2. Помогите своим подчиненным вести новых клиентов. Планируйте работу вместе с продавцом, но не участвуйте в процессе. Подключайтесь только к сложным продажам и проектам
3. Чтобы все сделать правильно, выходите из позиции продавца постепенно. Разбейте рабочий график на управленческие мероприятия и продажи. Сначала продажи будут отнимать больше времени, но его нужно постепенно сокращать до 10-30% от общего режима

Ошибка 2. Быть некомпетентным и непрофессионалом

Чтобы быть хорошим руководителем, нужно знать все тонкости рабочего процесса. Представьте, что сотрудник подходит к вам со своим вопросом, касательно рабочего процесса. Он сам не знает решения и хочет получить поддержку. Если вы знаете процессы, вы ответите сходу, не задумываясь. Если нет, придется искать ответ и это может занять несколько часов. Пока вы будете искать, вопрос либо решится, либо потери времени приведут к краху: потере клиента, простою проекта, задержке доставки и так далее.

Еще один пример, но уже с постановкой задач.

Допустим, вы управляете закупками и нужно доставить товар на склад в максимально сжатые сроки. Что для этого нужно? Нужно найти поставщика, обменяться реквизитами, согласовать детали, заключить договор и еще дождаться доставки. Все это занимает не часы и даже не одни сутки, на это может потребоваться неделя. Если вы поставите задачу привезти товар завтра, ваш сотрудник просто не справится с ней. Вы будете рассчитывать на то, что товар будет, возможно компания сделает несколько продаж, а товара нет.

Что в итоге? Потеря клиентов снижение лояльности к компании.

Причины:

Недостаток знаний в области. Чаще всего проблема возникает из-за неверного назначения. Хорошие руководители вырастают из рядового персонала. Желательно идти именно таким путем, так вы узнаете все тонкости и сможете решать вопросы не тратя часы на размышления.

Как избавиться от проблемы:

Поможет только постоянное систематическое обучение. Если вы уже управляете персоналом, нужно искать источники, из которых можно почерпнуть нужную информацию о процессах.

Ошибка 3. Плохие навыки делегирования, чрезмерная помощь сотрудникам

Типичные мысли руководителя, который не хочет или боится делегировать задачи своим подчиненным:

• без меня ничего не будет работать
• никто не справится с этой работой лучше меня
• я не могу доверить это сотрудникам, они не справятся

Причины ошибки:

• руководитель не видит альтернативы, кроме как сделать все самостоятельно. Это неумение делегировать полномочия
• плохая мотивация персонала и неправильные подбор сотрудников

Вероятные последствия ошибки:

• снижение мотивации сотрудников. Сильные члены команды теряют интерес к работе, руководитель забирает интересные задачи, которые позволяют развиваться в профессии, на себя. В итоге, они покидают компанию
• снижение темпов или остановка развития компании. Все время руководителя уходит на решение текущих задач, ему просто некогда планировать развитие
• форс-мажоры и пробелы в работе. Руководитель берет на себя слишком много, в итоге не справляется со взятыми на себя обязанностями

Решение проблемы:

Если причина в неумении делегировать полномочия.

Нужно исправлять сам подход к работе. Примите, что вы не единственный, кто может справиться с этой задачей, более того, есть люди, которые сделают это лучше вас. Это удар по самолюбию, но он необходим для дальнейшего развития. Дальше развивайте навыки делегирования полномочий и постановки задач. В этом вам помогут наши материалы:

• как правильно делегировать полномочия
• как правильно ставить задачи сотрудникам

Если дело в плохом подборе персонала

Помните, незаменимых нет, нужно просто поискать. Правильная система подбора персонала обеспечит вас квалифицированными сотрудниками и плодотворной работой. Поиски должны занимать 1-2 недели, никогда не берите первых попавшихся сотрудников. Наймите хорошего HR-менеджера – это расходы, но они быстро окупятся.

Ошибка 4. Быть чрезмерно мягким (синдром хорошего человека)

Эта ошибка руководителя в управлении персоналом идет на стыке с плохими навыками делегирования и нарушением субординации.

Панибратство в отношениях с сотрудниками губительно:

 — Возьмешь?

 — Нет.

 — Почему?

 — Я не справлюсь.

 — Лаадно, сделаю сам.

Не допускайте таких отношений, в будущем с ними будет крайне сложно бороться.

Причины ошибки:

Такие взаимоотношения возникают из-за того, что руководитель хочет расположить к себе сотрудников. Он стремится угодить и подстроиться под каждого. В целом, в стремлении понравиться нет ничего плохого, но не переусердствуйте.

Последствия:

Сотрудники «садятся на шею», авторитет руководителя снижается. Стираются все рамки здорового отношения к работе. Если отношения панибратски, можно опаздывать на работу, отказываться от задач, пропадать со связи.

Решение:

Найдите компромисс. Обсудите режим работы с сотрудниками, выясните, как им будет удобнее работать. Так вы построите доверительные отношения и снизите недовольство при перестроении взаимоотношений.

Правильно управлять персоналом поможет статья «Как вести себя руководителю с подчиненными».

Ошибка 5. Резкие нововведения

Если в отделе уже сформировались четкие принципы работы и сотрудники привыкли к устоявшимся правилам, нельзя резко менять систему работы. Любые изменения – это дискомфорт.

Возможные последствия резких нововведений:

Новые правила не устраивают сотрудников из-за их необоснованности, по ним отказываются работать. Руководитель становится врагом и все его предложения воспринимаются отрицательно. В итоге конфликт приводит к полному расстройству отношений в команде.

Решение:

Если вы запланировали изменения, вносите их постепенно:

• обсудите с сотрудниками новшества
• предложите одному или нескольким членам коллектива работать по новым правилам
• если новая система себя оправдывает, внедряйте ее в работу всего отдела

Такой подход снизит дискомфорт и стимулирует доверительные отношения в коллективе: вы посоветовались, предложили частичную ответственность, показали пользу от нововведений.

Ошибка 6. Какой-то сотрудник лучше, чем его отсутствие

Сотрудник, нарушающий правила и не стремящийся к развитию – плохой сотрудник. Если вы допускаете отдельным специалистам прогулы, нарушение дедлайнов и в целом плохое отношение к обязанностям, вы позволяете персоналу думать, что так можно делать. Вскоре, все члены команды будут работать таким же образом.

Такое отношение к подчиненным допускается только в первые месяцы работы, пока вы притираетесь и изучаете возможности каждого специалиста. Дальше нужно принимать меры.

Последствия таких допущений:

Снижение мотивации персонала. Отстающие кадры подбивают остальных к деструктивному поведению. В итоге работа рассыпается на глазах.

Решение проблемы:

Расстаться с непоспевающими сотрудниками. Это может казаться жестоким, но жесткость иногда необходима. Чтобы смягчить момент увольнения, дайте сотруднику испытательный срок. Если в отведенное время не исправляется, дайте срок на поиски новой работы.

Иногда вместо увольнения можно предложить такому специалисту возможности развития в другом направлении. Не исключено, что он просто занимается не тем, что ему нравится. В таком случае перевод сыграет на руку обеим сторонам: вы получите заинтересованного мотивированного члена команды, а сотрудник – интересную именно для него работу.

Ошибка 7. Искать героя в сотруднике

Хочется найти человека, на которого можно возложить все и разделить с ним ответственность. Но это только мечта.

Смотрите, почему это несбыточная мечта на аналогии – отверткой можно вкрутить шуруп, но забить гвоздь ей не получится. И только в вашей ответственности лежит то, что вы выбрали отвертку, чтобы забить гвоздь, а не молоток.

Так и с персоналом, выбирая человека на конкретную должность вы оцениваете его возможности, и завышать ожидания здесь ни в коем случае нельзя. Если человек хорошо продает по телефону, это не значит, что он будет так же хорош и в активных продажах. Если сотрудник умеет продвигать сайты в органической выдаче (SEO), это не гарантирует того, что ему можно отдать и настройку контекстной рекламы.

Последствия завышенных ожиданий:

Руководитель быстро разочаровывается в нанятом персонале. Разочарование приводит к тому, что он берет на себя все обязанности, которые предполагал делегировать и со временем выдыхается.

Решение:

Очертите для себя, что конкретно вы хотите получить от сотрудника при найме и не возлагайте на него чрезмерные надежды.

Ошибка 8. Углубление в недостатки

Работать над недостатками компании и каждого сотрудника необходимо, но сужать фокус внимания только на них – это ошибка руководителя в управлении коллективом. Представьте ситуацию: каждое утро на планерке руководитель устраивает разнос и говорит о том, что все плохо работают, никакой пользы, одни потери и так далее. Как вы думаете, как себя будут чувствовать сотрудники, получая такой заряд негатива каждое утро?

Возможные последствия:

У сотрудников падает мотивация. Их достижения остаются незамеченными, тогда как проигрыши постоянно на виду. Вскоре за падением мотивации последуют и конфликты инициированные персоналом.

Решение:

Когда конфликт уже назрел:

Идите на обсуждение. Дайте каждому сотруднику высказаться, чем он недоволен, что можно изменить. Если вы видите, что были неправы, не стесняйтесь признавать свою ошибку. Это сгладит конфликт. Предоставьте персоналу возможность получать постоянную обратную связь. Так вы снизите риски возникновения подобных ситуаций повторно.

Конфликта пока нет:

Если вы узнали себя в ситуации и подозреваете, что сотрудники недовольны тем, что вы не отмечаете их достижения, найдите способ их похвалить. Похвала – хороший способ нематериальной мотивации, не забывайте об этом.

Ошибка 9. Излишний контроль и недостаточный контроль

Чтобы работа строилась правильно, нужно выдерживать золотую середину в контроле сотрудников. Чрезмерный контроль, равно как и недостаточный, влекут за собой ряд проблем для компании.

Сначала о чрезмерном контроле

Руководитель поставил задачу, но при этом не дает сотруднику нормально работать. Нужен отчет по каждому часу. Невозможно делать свою работу хорошо, когда над твоей душой кто-то постоянно стоит.

Чрезмерный контроль снижает мотивацию персонала. Кроме того, сотрудник не будет чувствовать ответственность за результат: руководитель постоянно наблюдает, он и ответственен.

Что в итоге:

• работа выполняется медленнее
• у руководителя отнимается время, которое можно потратить на стратегическое планирование

Теперь о недостаточном контроле:

Это ситуация, когда вся работа отпускается на самотек. Руководитель передал исполнителю всю работу, ответственность за ее выполнение и не интересуется ходом выполнения поставленной задачи.

В этом случае исполнитель получает карт бланш. У него нет четких сроков, его никто не контролирует, нет никакой обратной связи от администрации – это создает впечатление, что проект или задача не важны для руководителя и их можно отложить в долгий ящик.

Что в итоге:

• работа не делается вовремя
• качество выполнения задачи страдает

Решение:

Ищите баланс. Каждый сотрудник индивидуален – одному нужно больше внимания, другой – хорошо справляется с возложенными на него задачами самостоятельно. Найти правильный баланс можно только методом проб. В определении правильных подходов к персоналу и кроется мастерство руководителя.

Ошибка 10. Неправильная постановка задач

Это типичная ошибка руководителей ведущая к потерям времени. Если вы устанавливаете задачи без срока, каждая из них может казаться срочной или наоборот, не требующей сиюминутного решения. Если говорите сотруднику сделать что-то, сообщите и когда это что-то должно быть готово.

Возможные последствия постановки без сроков:

Сотрудник не знает, когда должен быть готов отчет. Он не подозревает, что вам нужно передать отчет по работе отдела выше, это не входит в его сферу ответственности. В итоге, руководитель отдела недоволен работой сотрудника, руководитель компании – работой отдела. Все получают по шапке.

Решение:

• если задача срочная, сразу скажите об этом сотруднику
• если быстрое решение не нужно, уточните, когда задача будет выполнена

Учитывайте не только свои интересы, но и потребности сотрудника. Возможно для выполнения поставленной задачи придется отложить остальные. Ищите компромисс.

Ошибка 11. Неправильное распределение нагрузки

Разделять сотрудников на сильных и слабых необходимо. Это нужно, чтобы правильно распределять нагрузку и отслеживать потенциал кадров.

Чтобы лучше понять смысл проблемы рассмотрим ее на примере.

Возьмем образных Петра и Игоря. Петр – исполнительный сотрудник, работает давно, решает все поставленные задачи. Игорь – новичок в вашей сфере и пока справляется не со всеми задачами.

При неправильном подходе к управлению персоналом Петру, потому что он молодец и справляется со всем, поручаются все сложные задачи. Обычно они малоинтересные и рутинные.

Игорю же отдают простенькие задачки, с которыми можно быстро справиться без особого труда. Он молодой и неопытный, чтобы не наломал дров.

Что происходит в этом случае:

Петр погряз в рутине, постоянно занят, ему неинтересно, его энтузиазм угасает.

Игорь – решает простые задачи и не развивается, ему интересно только потому, что все получается.

Возможные последствия такого подхода:

Петр, уставший от неподъемного груза сложных задач, покинет компанию, у управляющего останется Игорь, которому нельзя доверять сложные задачи. Львиная доля нагрузки, в этом случае, перетекает на руководителя.

Таким образом, компания теряет сильный персонал, развитие, если не останавливается, то сильно замедляется.

Как решить проблему:

• Во-первых, закрепите слабого сотрудника за сильным. Это поднимет мотивацию обоим. При этом, можно отдать сложные задачи слабому сотруднику, не боясь, что они не будут выполнены
• Во-вторых, нужно разнообразить задачи, возлагаемые на сильных сотрудников. Не только рутинные, но и те, где можно проявить себя в полной мере. Слабых тоже нужно нагружать трудными задачами, чтобы они развивались и росли
• В-третьих, нужно уделить больше внимания контролю слабых сотрудников. 20% времени на сильных, 40% – на слабых, остальное на стратегию и планирование

Ошибка 12. Никого не слушать

«Теперь я руководитель и не хочу принимать никаких отговорок» – заведомо проигрышная позиция. Такой подход деструктивен. Даже если вы достаточно хороши в своей области, иногда вы можете что-то упускать. Если сотрудник говорит, что он не успеет выполнить задачу, это еще не значит, что он ленится или не хочет ее выполнять. Возможно действительно нужно больше времени. Если ваши подчиненные говорят, что задачу лучше выполнять по их плану, а не по вашему, это не значит, что нужно настаивать на своем.

Возможные негативные последствия:

Если руководитель постоянно отказывается слушать персонал, вскоре предложения перестанут поступать. Сотрудники будут пытаться выполнять задачи так, как этого хотите вы в любых ситуациях: когда явно недостаточно времени или подход неправильный, или задача бессмысленна. Но со временем такая работа для них превратится в рутину: нет простора для креатива и развития. Они просто начнут уходить из компании.

Решение:

Рассматривайте предложения членов своей команды, вы управляете, но они тоже работают и иногда знают клиента, проект, заказ лучше, чем вы. Действуйте по принципу «доверяй, но проверяй». Если доверились предложению, проследите, как решается поставленная задача. Если решена действительно эффективно, похвалите сотрудника.

Ошибка 13. Выделять любимчиков и изгоев

Не допускайте эмоциональной классификации сотрудников. Нельзя за одинаковые провинности одного члена команды наказывать лишением премии, а другому спускать это с рук. Исключение – новички в команде. Они еще неопытны, и незначительные провинности допустимы, на ошибках учатся.

Возможные последствия:

Команда рассыпется. Любимчиков будут ненавидеть те, кого руководитель обидел кнутом.

Решение:

Относитесь к каждому сотруднику, как к равноправному члену команды.

Ошибка 14. Неумение планировать время

Постоянно не хватает времени, не успеваете на встречи и сидите на работе до поздна? Налицо проблемы с тайм-менеджментом.

Возможные последствия:

• Потеря доверия со стороны партнеров. Если вы обещаете, то должны выполнять любые договоренности. Если у вас не хватило времени – это ваши проблемы, но работать с таким управляющим не согласится никто
• Расхлябанность персонала. Руководитель – пример для сотрудников. Если они видят, что босс не появляется в офисе до 10.00 и не успевает созвониться с партнером, то и они могут поступать так же

Решение:

Нужно учиться планировать время. Помогут классические ежедневники, приложения-органайзеры и всевозможные тайм-трекеры.

Ошибка 15. Ставить задачи и не давать ресурсы

Это не только о материальном обеспечении. Для решения многих задач нужен не только компьютер и телефон, еще необходимы опыт, время, влияние и так далее. Если вы ставите задачу, проследите, чтобы у сотрудника хватало ресурсов на ее выполнение.

Возможные последствия:

Если у сотрудника нет ресурсов, задача не будет выполнена. Специалист может принять это на свой счет, в таком случае, у него упадет интерес к работе, он потеряет мотивацию.

Решение проблемы:

• отслеживайте возможности каждого члена команды. Так вы будете знать, кому и в каком случае можно доверять те или иные задачи
• помогите сотруднику: спросите, что поможет ему справиться с задачей. Если можете, предоставьте нужные ресурсы, если нет, поддержите своими силами

Ошибка 16. Нарушать договоренности

Если вы пообещали сотрудникам что-то, будьте добры это выполнять.

Последствия невыполнения договоренностей:

Потеря доверия со стороны сотрудников, а потерянное доверие – прямая дорожка к потере сотрудников.

Решение:

Не бросайтесь словами. Перед тем, как давать обещание, убедитесь, что вы сможете их выполнить.

Ошибка 17. Найму лучшего сотрудника за минимальную ЗП

Хорошие сотрудники, так же как и миллионы долларов, на дороге не валяются. Их поиски – труд длинною в месяцы. Платить им маленькую зарплату, все равно что говорить – ты нам не интересен.

Последствия:

Даже если вам удалось нанять ценного сотрудника на очень выгодных условиях, не факт, что он останется в вашей компании. Скорее всего, он просто заработает на пару месяцев и уйдет. Таким образом, компания тратит кучу времени и ресурсов на поиски, а в итоге сотрудник остается в компании на 3-5 месяцев. Образуется текучка кадров, нет сильного персонала, некому доверять сложные задачи.

Решение:

• определите потолок по зарплате, которую вы можете предложить
• изучите рынок и постройте свое предложение под него

• если набираете специалистов со стажем 3-5 лет на зарплату в 20 000 будьте готовы получить человека, который может выполнять свои обязанности, но будет постоянным инициатором проблем в коллективе.

Ошибка 18. Мне не нужен анализ продаж

Часто руководители сосредоточены только на конечном результате, при этом, они не уделяют внимания процессу. В продажах важно не только отследить сколько продаж было совершено, а выяснить почему их столько, могло ли быть больше и что для этого сделать – все этом можно получить из анализа продаж.

Возможные последствия отсутствия анализа продаж:

• без анализа, продажи становятся следствие удачи, а не целенаправленных действий
• завышение KPI. Если вы не понимаете, почему продаж 10, а не 100, вы не сможете ставить рациональные планы
• в команде появляется негатив: планы невозможно выполнить, мы не можем столько продавать и вообще к нам приходят не те клиенты

Решение:

• следите за всеми этапами продаж. Найдите, где отваливается больше всего клиентов. Так вы поймете, где скрыта проблема и сможете принять меры
• постоянно дорабатывайте скрипт продаж и объясняйте сотрудникам все этапы и почему нужно использовать именно такие фразы

Вы всерьез занялись планированием времени, но его все равно не хватает на выполнение важных дел? Пришло время выявить ошибки тайм-менеджмента и заняться их исправлением. 

Основные ошибки управления временем и способы их устранения

Основоположники тайм-менеджмента утверждают, что если вы умеете управлять своим временем, значит, вы можете управлять своей жизнью. Время как и пространство имеет границы. Приемы тайм-менеджмента помогают в отведенное время решить большее число задач.

Распределение времени должно опираться на ваши личные особенности и помогать в достижении целей. Если этого не происходит, налицо проблема использования времени. Ваша задача — проанализировать имеющий место неправильный подход к планированию, обнаружить свои ошибки и устранить их.

Ошибки в распределении времени делятся на три группы:

• технические;
• влияние внешних факторов;
• психологические препятствия.

Технические ошибки в тайм-менеджменте — это проблема применяемых методов. Ее решение — заменить методы, которые у вас не работают.

Влияние внешних факторов — то, что расположено за пределами вашего контроля. Ваша задача — научиться сводить их к минимуму.

Психологические препятствия — ваши негативные убеждения, которые мешают добиваться своих целей и часто становятся причинами прокрастинации.

Основные ошибки тайм-менеджмента представлены в таблице:

Ошибки тайм-менеджмента	Как исправить
Технические ошибки
Отсутствие конкретного времени выполнения задач	Когда вы составляете список того, что нужно сделать, сразу отвечайте на вопрос: когда вы это сделаете? И записывайте время в ежедневник.
Неподходящее время для выполнения задачи	Учитывайте ваши особенности, ваши циклы продуктивности, активности и наполненности энергией. На пики продуктивности стоит запланировать важные и трудные задачи.
Ошибки в расчетах времени	Реалистично оценивайте проблемные ситуации и время, которое требуется для их разрешения. Сокращайте время на выполнение задач, которые не ведут к достижению ваших целей.
Ошибки в выборе задач	Если есть человек, способный решить задачу лучше и быстрее, делегируйте ему ваши полномочия.
Плохая организация рабочего пространства	Наведите порядок на рабочем месте, на рабочем столе компьютера, в ежедневник, в системе хранения информации и т.д.
Внешние факторы
Огромный объем работы	Пересмотрите перечень работ, удалите ненужные в данный момент задачи, делегируйте все, что возможно, другим людям.
Проблемы со здоровьем	Проконсультируйтесь с врачом. Возможно, вам нужно отдохнуть, на некоторое время сменить ритм жизни. В случае болезни не стоит откладывать лечение.
Полоса перемен в жизни	Вам стоит пересмотреть цели, сроки достижения, учитывая происходящие изменения. Вносите коррективы до тех пор, пока ситуация не стабилизируется.
Обстановка с высоким уровнем помех	Вам необходимо предусмотреть резерв времени для того, чтобы успевать реагировать на непредвиденные обстоятельства.
Неорганизованные партнеры	Четко определите общие цели. Помогите партнеру разобраться в основах планирования времени. Постарайтесь найти компромисс.
Психологические препятствия
Неумение правильно ставить цели	Изучите техники постановки целей и научитесь применять их на практике.
Неправильная расстановка приоритетов	Заполняйте матрицу Эйзенхауэра. Это поможет сделать важное и не тратить время на то, что не нужно.
Страх вынужденного бездействия	Выявите свои внутренние проблемы и конфликты. Это о них вы не хотите думать, когда выдается свободное время. Решите проблемы — изменятся ваши цели и приоритеты.
Помощь другим в ущерб себе	Научитесь говорить «нет», а также позволяйте другим людям оказывать помощь вам.
Страх перед возможной неудачей	Сформируйте правильное отношение к неудачам. Ведь это в первую очередь опыт, которые поможет вам двигаться по пути к цели.
Боязнь успеха	Часто связана с теми изменениями, которые успех может принести в вашу жизнь. Разрешите себе быть успешным. Окружите себя успешными людьми, чтобы почувствовать вкус успеха.

Большинство проблем распределения времени связаны с ошибками сразу нескольких уровней. 

Грамотное управление временем — ценный навык топ-менеджера. Для организации успешной командной работы необходимо проанализировать причины потери времени руководителя, проранжировать по степени важности и заняться работой по устранению.

Чтобы выявить, исправить и не повторять свои ошибки в планировании времени, необходимо еще раз повторить основные принципы эффективного тайм-менеджмента и наметить точки личностного роста. В этом вам помогут статьи в разделе «Коучинг».

Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.

1

Вы прокрастинируете

Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.

С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.

2

У вас слишком мало перерывов и отдыха

Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?

Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

3

Вы работаете в режиме мультизадачности

Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.

Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

4

Вы не отслеживаете свое время

Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?

Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.

5

Вы не умеете ставить приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.

Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:Порядок выполнения дел будет следующим:

1. Важные и срочные.
2. Не важные и срочные.
3. Важные и не срочные.
4. Не важные и не срочные.

Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.

6

Вы берете на себя слишком много работы

Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.

Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.

7

Вы слишком много отвлекаетесь

Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.

Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.

Резюме

Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:

• Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
• Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
• Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
• Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
• В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
• Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
• Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.

Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!