Типичные ошибки руководителя тайм менеджмент

Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.

1

Вы прокрастинируете

Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.

С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.

2

У вас слишком мало перерывов и отдыха

Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?

Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

3

Вы работаете в режиме мультизадачности

Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.

Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

4

Вы не отслеживаете свое время

Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?

Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.

5

Вы не умеете ставить приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.

Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:Порядок выполнения дел будет следующим:

1. Важные и срочные.
2. Не важные и срочные.
3. Важные и не срочные.
4. Не важные и не срочные.

Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.

6

Вы берете на себя слишком много работы

Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.

Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.

7

Вы слишком много отвлекаетесь

Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.

Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.

Резюме

Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:

• Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
• Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
• Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
• Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
• В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
• Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
• Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.

Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!

Серия статей, посвященная ошибкам руководителей, которые могут привести к гибели всю компанию. Мы рассмотрим три самые типичные ошибки руководителей, расскажем о том, чем угрожает каждая из этих ошибок и как вовремя выявить угрозу компании, а также дадим советы по предотвращению трагедии.

Тайм-менеджмент или управление временем — это чрезвычайно важный для любого руководителя навык. Время необратимо, его запас всегда ограничен, а успеть нужно так много: спланировать, проконтролировать, обсудить, утвердить, договориться, обдумать, воплотить, делегировать… И так до бесконечности. Но, бесконечности, к сожалению, нет ни у одного руководителя.

Если директор компании или начальник отдела не умеет распоряжаться своим временем, то вряд ли ему удастся сделать бизнес успешным. Да и когда ему этим заниматься, ведь у него не хватает на это времени!

И это очередная типичная ошибка руководителя под названием «Неумение управлять временем».

В чем проявляется неумение управлять временем

Руководитель, имеющий проблемы с тайм-менеджментом, не ценит свое время, утопает в долгих переписках и нескончаемых планерках, отвечает на все вопросы подчиненных, помогает каждому кто попросил о помощи и большую часть проблем сотрудников решает самостоятельно.

Как вовремя обнаружить угрозу

По правде говоря, подобную ошибку в той или иной мере совершает каждый руководитель. Но если директор «живет» в переговорной, к нему всегда стоит очередь из сотрудников с «маленькими вопросами», он постоянно занят решением этих самым вопросов или чьих-то проблем — можно быть уверенным, что существует прямая угроза всему бизнесу.

Руководитель, не знающий, что такое тайм-менеджмент и эффективное управление собственным временем, отбирает задачи у подчиненных, потому что «быстрее и проще сделать все самому» и имеет явные проблемы с делегированием полномочий.

Чем грозит неумение руководителя управлять временем

Неспособность руководителя найти время на решение действительно важных вопросов и стратегических задач напрямую угрожает будущему всей компании. Неправильный тайм-менеджмент и постоянный бег по кругу, как правило, приводят к летальному исходу бизнеса.

Подобные руководители приступают к своей настоящей работе только лишь под конец рабочего дня, когда они «наконец разгребли навалившееся», в результате чего постоянно задерживаются на работе, копят усталость и раздражение, и, наконец, выгорают под гнетом объема работы и нерешенных проблем.

Как следствие: дезорганизация, хаос, разруха, полный крах.

Как предотвратить угрозу компании

Проблемы с тайм-менеджментом возникают из-за того, что руководитель неспособен оценить реальную стоимость своего времени. Сделать это самостоятельно довольно непросто. С такой проблемой безотлагательно стоит обратиться к психологу или опытному бизнес-тренеру, который поможет оценить реальную стоимость времени и научит грамотно им распоряжаться.

Однако недостаточно просто получить ряд рекомендаций. Необходимо осознать важность своей проблемы и тщательно проработать ее под руководством опытных людей на специальных курсах или тренингах по управлению собственным временем.

Значение фактора времени

Трудно воспитать делового человека,
если он не научится ценить время. Человек,
остро чувствующий ценность даже самого
крошечного промежутка
времени, успевает многое, и кажется, что
он не суетится и не спешит. Замечено,
что людям, умеющим работать, времени
хватает, его у них больше, чем у других.
Вспомним шутливый
тезис А. .Чехова: «Если хочешь, чтобы у
тебя было мало
времени, ничего не делай».

Власть над временем
дается только тому, кто обрел власть
над собой,
овладел умением управлять собой, с
уважением отно­сится
ко времени.

Первый директор
Центрального института труда Алексей
Капитонович Гастев отмечал: «Мы
проводим на работе лучшую часть
своей жизни. Важно же научиться так
работать, чтобы работа была легка. И
чтобы она была постоянной жизненной
школой».

Вместе с тем каждый человек постоянно
своей жизнью подтверждает
величайший парадокс времени: сколько
бы его ни было отпущено,
почти всем его не хватает.

Изучение бюджета
времени немецких управляющих показа­ло,
что только 8% из них не нуждаются в
дополнительном времени,
тогда как остальным опрошенным требуется
от 10 до 100% добавочного
времени. В общей сложности 65%
руководителей
показали, что
могли бы с толком использовать 20% и более
(до 100%) дополнительного времени —
а это один или два дополнительных
рабочих дня в неделю.

Известный эксперт
по рационализации труда А. Маккензи
опросил в течение
своей консультационной деятельности
тысячи менеджеров
и пришел к следующим выводам.

Из каждых ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;

• десятерым требуется на 10% больше времени;

• сорока менеджерам
  нужно 25%
  дополнительного
  времени;

• остальным не хватает
  50% времени.

Парадокс времени
гласит: «Мало кто имеет достаточно
времени, и все
же каждый располагает всем временем,
которое у него
есть».

Именно в деловом
мире наиболее часто употребляют поговорку
«Время — деньги», однако:

• время — это не только деньги;

• время дороже денег;

• время — это сама жизнь.

О значении времени можно сказать и
следующее:

• время необратимо;

• время нельзя умножить;

• время нельзя накопить;

• время нельзя передать;

• время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители
обладают различными чертами характера
и качествами, но одно качество объединяет
их всех: они сознательно и системно
используют свое время и высвобождают
себя для выполнения
истинно управленческих функций и для
досуга.

Временем как ресурсом
каждый человек располагает изначально
в равном количестве. Но результаты его
использования у разных
людей различны.

Постоянный недостаток времени при
напряженном трудовом ритме
— явление, наблюдаемое у большинства
руководителей во всем мире. Поэтому
перед каждой страной стоит сегодня
вопрос: как научиться экономить время
деловых людей, и прежде всего руководителей?

Руководитель должен уметь ценить фактор
времени. К сожалению, в любой сфере труда
можно увидеть, что немало рабочего и
нерабочего времени расходуется
непродуктивно.

Можно сказать, что
нередко еще мы попросту растрачиваем
время.

Работа в учреждениях часто начинается
лишь после 30-минутной раскачки, много
времени уходит на перекуры, личные
телефонные разговоры. Заседания и
совещания нередко начинаются
и заканчиваются с опозданием.

Видный теоретик
управления Платон Михайлович Керженцев
подчеркивал,
что время для нас является ценностью
особого рода. Его
нельзя скапливать и сберегать, оно течет
беспрерывно и ежесекундно
ускользает от нас. Время неиспользованное
погибает безвозвратно.

Типичные ошибки руководителей

Опыт показывает,
что каждый, кто пожелает организовать
и использовать свое время более
эффективно, может осуществить это
желание.

Для этого нужно
избавиться от некоторых привычек в
организации своего труда. Ведь даже
самые квалифицированные руководители,
вполне заслуженно пользующиеся высокой
репутацией, часто
допускают ошибки в организации личного
труда. Вот некоторые из таких типичных
ошибок.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Предупрежден, значит вооружен! Предлагаю систематизировать ошибки, которые мы допускаем при управлении временем. Моя авторская модель «ТОПИ» позволяет запомнить основные типы ошибок, чтобы вовремя их диагностировать: технические, объективные, психологические и инструментальные.

Что пожирает наше время? И кто? Хронофаги! Это такие существа наподобие лангольеров. Только последние поедают прошлое, а хронофаги расправляются с настоящим! Я здесь применяю понятие «хронофаги» в качестве синонима ошибкам управления времени.

Почему используется акроним «ТОПИ», с чем это слово должно ассоциироваться у вас? Топь – это болото, в трясине которого тонут наши планы и дела. А еще «Топи» — это мистический сериал по сценарию Дмитрия Глуховского про всякие странные вещи.

Так что давайте посмотрим, как сделать так, чтобы наши планы сбывались, и чтобы не было никакой мистики, когда мы не понимаем, почему мы не успеваем сделать то, что наметили в своем ежедневнике или планировщике!

Есть четыре типа ошибок тайм-менеджмента.

1. Технические.
2. Объективные.
3. Психологические.
4. Инструментальные.

Технические ошибки управления временем

«Почему технические?» – спросите вы. Потому что, действительно, как допустить, так и исправить данные ошибки — это дело техники планирования и исполнения. В этом нет ничего особо сложного, просто надо следовать определенным правилам. И поэтому данные ошибки достаточно легко осознать и исправить.

Проблема в том, что их может быть очень много. Я приведу список, составленный мной, а вы можете его дополнять.

• У вас не расставлены приоритеты или расставлены неправильно.
• Для выполнения заданий не отводится достаточно времени. Расчет времени неправильный.
• Для выполнения незнакомых задач не отводится больше времени, чем для знакомых задач.
• Для дела назначается неподходящее время.
• Вы элементарно забываете, что надо выполнить определенное задание.
• У вас плохо организовано рабочее пространство.
• Вы не учитываете время на подготовку и на размышления.
• Вы не учитываете время на передвижения, на подключение к онлайн.
• Вы не учитываете незапланированные дела.
• Вы не отводите время на отдых.
• Вы не учитываете время на завершение и исправление ошибок.
• Переутомление.
• Неэффективное проведение совещаний, если вы руководитель.
• Недостаточный контроль за поставленными задачами и делегированными делами (если вы руководитель).

Чтобы предотвратить данные ошибки, нужно изменить свое поведение. Другой вопрос, что это иногда не так и просто, и, если вам действительно сложно дается коррекция данных ошибок, значит за ними стоят психологические факторы. Но о них мы поговорим дальше.

Объективные ошибки управления временем

Я называю их объективными, так как они в меньшей степени зависят от нас, а в большей от социального окружения и обстоятельств. Давайте посмотрим на список объективных ошибок управления временем.

• Вас назначили выполнять дело, но, к сожалению, вы не тот человек, которому нужно это делать. К примеру, предложенная вам задача слишком сложна для вас из-за того, что вам не хватает обучения или опыта работы.
• Вам сказали выполнять слишком большой объем работы, а вы не можете от него отказаться, например, потому что его некому выполнять.
• В компании или отделе, в котором вы работаете, проходят серьезных изменения. Как известно, перемены снижают скорость большинства процессов.
• Вы работаете в обстановке с высоким уровнем помех и не в силах это изменить.
• Ваш клиент, партнер, коллега не организован, но другого варианта у вас нет. Приходится работать именно с ним.
• Тормозит компьютер, зависают программы.
• Неясные ожидания вашего руководителя.
• Неэффективные совещания, если вы не организатор, а только участник.

Первое, что приходит в голову человеку с активной жизненной позицией – это взять и изменить объективные обстоятельства. И этот импульс нельзя сбрасывать со счетов хотя бы потому, что он позволил человечеству создать ту цивилизацию, в которой мы сейчас живем и плодами которой наслаждаемся.

Но иногда мы просто маленькие люди, винтики в системе, наш голос не слышат, наше влияние недостаточно, чтобы что-то изменить. Так что, можете попробовать изменить обстоятельства, но не бейтесь слишком долго в закрытую дверь.

Часто легче просто признать реальность. Если не можешь изменить обстоятельства, которые тебя раздражают, измени свое отношение к ним! К примеру, в случае, когда ваш партнер является одновременно и неорганизованным, и важным, мы выделяем на него больше время, понимая, что к этому надо приспособиться.

Если назначенная нам задача является объективно сложной для нас, и мы не можем делегировать ее другим людям, мы, во-первых, выделяем на нее больше времени и, во-вторых, стараемся изучить лучше предмет, чтобы хотя бы в следующий раз выполнять ее быстрее.

Если ничто не работает, мы приходим к своему боссу с повинной головой и говорим: «Это мне не по зубам, давайте не терять время. А я буду учиться, чтобы быть готовым в будущем».

Психологические ошибки управления временем

Мы подошли к самому сложному пласту хронофагов. Это слово изначально использовал Андрэ Моруа в книге «Письма незнакомке», говоря о людях: «Оно обозначает опасную разновидность людского рода: пожирателей времени.

Хронофаг — это чаще всего человек, у которого нет настоящего дела и который, не зная, на что убить свое время, решает заполнить свой досуг, пожирая ваше».

Все четыре типа ошибок в модели «ТОПИ» являются хронофагами. Но самые опасные хронофаги – это мы сами для самих себя!

И этому способствуют наши психологические проблемы. Проблемы, которые можно сделать возможностями, если мы подойдем к ним с нужной стороны.

Пожалуйста, прочитайте список психологических ошибок управления временем и выберите две-три из них, которые характерны для вас.

• У вас не прояснены собственные цели и приоритеты.
• У вас слабая воля и самодисциплина.
• Вы – «укротитель хаоса». Страх вынужденного бездействия. Страх перед завершенностью.
• Вы любите жертвовать собой.
• Вы не умеете говорить «нет» другим.
• Страх перед возможной неудачей.
• Не хочется или лень нарушать существующий порядок дел.
• Перфекционизм. Шлифовка любимых дел.
• Откладывание трудных задач на потом.
• Затягивание нелюбимой работы.
• Страх потерять свои творческие силы, если все будет организовано и разложено по полочкам.

Вы выбрали? Только, прошу вас, не говорите: «Нет таких!» – или наоборот: «Все пункты подходят». Принцип «все или ничего» здесь лучше не применять. Выберите два или три хронофага и начинайте с ними работать ежедневно!

Тут можно и даже хочется целую книгу написать, и названием каждой главы будут вышеперечисленные пункты. Но мы этого прямо сейчас делать не будем, а скажем, что с психологическими хронофагами сложнее всего работать.

Почему?

Во-первых, их не так сложно осознать и принять. Во-вторых, если вы даже их понимаете всецело, то изменить себя не так-то просто. Если бы это было несложно, так по земле ходили бы сплошь и рядом совершенные люди.

Так что не расстраивайтесь, если у вас не получается с первого раза преодолеть силу привычки (а привычка, как известно, является второй натурой), пробуйте снова и снова. Вода камень точит и смелость города берет!

Еще можно задать себе вопрос: «Какой психологический выигрыш я получаю от того, что позволяю данному хронофагу управлять моим временем?» – и ответ вас может очень даже удивить. И пробудить!

Инструментальные ошибки

Из названия понятно, что речь идет об инструментах. В нашем случае – об инструментах управления временем. Когда вы выбираете неправильные инструменты, скажем, вместо крестовой отвертки берете плоскую, то работать становится затруднительно.

Надо выбрать правильный инструмент планирования. Каким планировщиком вы пользуетесь? Ваша CRM-система, Outlook, Google, Wrike, Trello, Todoist, TickTick, бумажные ежедневник?

Если ваш планировщик вам не нравится или не позволяет вам выполнять работу эффективно, значит поменяйте его! И найдите тот, который больше всего подходит вам!

Какие инструментальные ошибки управления временем мы совершаем?

• Неправильный выбор планировщика (о чем мы только что говорили).
• Неприменение или неправильное применение методов тайм-менеджмента (к примеру, матрица Эйзенхауэра или метод помидора).
• Отвлечения, вызываемые слишком частыми сигналами из мессенджеров, социальные сетей или электронной почты. В принципе звуковые и зрительные оповещения созданы для того, чтобы помогать вам, но они очень часто делают обратное – мешают нам.

Инструментальные хронофаги, как и технические, достаточно легко осознать, если о них задуматься, и не так сложно исправить, если приложить усилия.

Заключение

Итак, отслеживайте ошибки управления временем, которые вы совершаете, по модели «ТОПИ»: технические, объективные, психологические, инструментальные.

Технические и инструментальные ошибки достаточно просто диагностировать. Для их исправления необходимо поменять свое поведение.

Объективные хронофаги также несложно увидеть, но изменить порой очень непросто. Тогда надо их признать и принять.

Психологические ошибки сложнее заметить, а исправить еще сложнее. Для этого нужно менять и свое отношение, и поведение, и даже, возможно, свою картину мира.

В любом случае, предупрежден – значит вооружен!

Читайте также “Системный тайм-менеджмент – модель “ПИНТА”

Хорошо ли вы управляете своим временем? Если ваше мнение совпадает с мнением большинства людей, ваш ответ будет отрицательным. Возможно, вы чувствуете себя чересчур загруженным, и вам часто приходится работать сверхурочно, чтобы уложиться в сроки. Или, может быть, ваша жизнь — это череда кризисов и постоянный стресс. Многие из нас знают, что могли бы более эффективно управлять своим временем. Но не все могут понять, какие ошибки они совершают, и как их исправить.

Когда мы хорошо управляем своим временем, мы исключительно продуктивны в работе, наш уровень стресса невысок. Мы можем посвящать часть времени интересному хобби, или приносящим дополнительное вознаграждение проектам, или уделить время карьере. Короче говоря, мы счастливы.

В этой статье рассмотрены 10 типичных ошибок, которые совершают люди, пытаясь управлять своим временем, а также даны стратегии и советы для их исправления.

Ошибка №1. Отсутствие Списка Необходимых Действий. Вас когда-нибудь мучило чувство, что вы забыли сделать какую-то часть работы? Если да, то, вероятно, вы не используете Список Необходимых Действий, чтобы контролировать себя, или делаете это не слишком эффективно. Вся соль в использовании Списка Необходимых Действий в том, чтобы расставить задачи в порядке их приоритетности. Ставьте напротив задачи в списке символы А-Я (например, А для самых важных задач, Я для менее приоритетных ), или числа. Дробите задачи настолько, насколько это возможно. Записи для крупных объектов могут быть расплывчатыми и неэффективными.
Например, у вас записано: подготовить бюджетное предложение. Что это может значить? Отсутствие специфики может привести к замедлению выполнения задачи, или пропуску ключевых шагов. Поэтому убедитесь в том, что подробно расписали все задания и разбили их на конкретные, действенные шаги — тогда вы не забудете самого важного. Список Необходимых Действий особенно необходим, когда вы решаете несколько задач одновременно.

Ошибка № 2. Определение личных целей. Знаете ли вы, что будете делать через 6 месяцев? Чем будете заняты в следующем году, или даже через 10 лет? Если нет, то пора установить личные цели. Постановка личных целей необходима для эффективного тайм-менеджмента, так как личные цели дают вам представление о «пункте назначения» и видение того, в каком направлении двигаться. Когда вы знаете, чего хотите, вы можете расставлять приоритеты, управлять временем и ресурсами, чтобы добиться этого. Вы также сможете решить, на что вам тратить свое время, а что считать развлечением.

Ошибка № 3. Отсутствие приоритетов. Представьте себе, вы находитесь в процессе разработки идей для нового клиента. Вы уверены, что почти придумали блестящую идею для своей маркетинговой компании, она крутится у вас в мыслях. Но тут появляется ваш помощник, у него кризисная ситуация и ему необходима ваша помощь. Теперь вы рискуете потерять нить вашего размышления. Иногда трудно расставить приоритеты, особенно если вы имеете дело с потоковыми задачами. Тем не менее, это очень важно для эффективного управления временем.
Одним из инструментов, позволяющим это сделать, является «Матрица срочного-важного». Она позволяет определить срочные задачи с одной стороны и важные с другой. Методика поможет вам акцентироваться на актуальных задачах.
Еще одной отличной методикой станет «Матрица приоритетов». Распишите дела по приоритетам: высокий приоритет, высокий по доходности, низкий приоритет, «текучка». Это позволит вам расписать свой день в соответствии с данной матрицей.

Ошибка №4. Отвлечение от задач. Знаете ли вы, что многие могут потратить до трех часов в день, занимаясь тем, что отвлекает от работы. Подумайте, чего вы бы добились за это время! Будь то электронная почта, чат, социальные сети, друзья и коллеги с их проблемами — отвлечение не позволяет нам достичь той работоспособности, которую мы бы получили, посвятив задаче сто процентов своего времени.
Если вы хотите взять под контроль свое время, очень важно знать, как свести к минимуму все факторы, которые вас отвлекает (например, выключить скайп, по которому вы общаетесь с друзьями, и закрыть окна браузера с интересными, но не относящимися к вашей работе новостями).
Также нужно знать, как быть сконцентрированным даже тогда, когда вы столкнулись с отвлекающим фактором.

Ошибка №5. Промедление. Происходит, если вы откладываете на потом дела, на которых стоит сосредоточиться прямо сейчас. Когда вы медлите, вы чувствуете себя виноватым за то, что не начали в срок, а потом и ужас от того, сколько нужно сделать за короткий промежуток времени. В конечном счете вы не можете выполнить работу в срок.
Если промедление действительно присутствует в вашей жизни, примите на вооружение несколько полезных стратегий.
Одна из них заключается в том, чтобы пообещать себе начать работу над проектом в течение десяти минут. Часто нерешительные люди думают о выполнении задачи от начала до конца, что очень дезориентирует. Вместо этого, сосредоточьтесь на том, чтобы просто начать. Это требует совсем немного времени. Может быть полезным и составление планов действий. Нужно разбить крупные проекты на небольшие шаги, чтобы лучше понимать, что нужно сделать в первую очередь, а что следом. На каждый шаг отведите определенное время.

Ошибка №6. Вы берете на себя слишком многое. Вам трудно говорить «нет» людям? Если это так, наверное вы завалены чужими проектами. Рано или поздно это приведет к стрессу и потере производительности. Или, может быть, вы из тех менеджеров, кто настаивает на полном контроле. Вы никому не доверяете и считаете, что «чтобы было сделано хорошо, надо сделать это самому».
В любом случае, принимая на себя слишком большой объем работы, вы неэффективно используете свое время. В конечном счете, это скажется на сделанном продукте.
Чтобы этого не происходило, нужно овладеть очень тонким искусством говорить «да» человеку, но «нет» работе, которую он хочет на вас взвалить. Этот навык поможет вам сохранить хорошую обстановку в коллективе и остаться уверенным в себе.

Ошибка №7. Трудоголизм. Некоторые люди получают своего рода удовольствие от постоянных забот. Постоянные дедлайны, бесконечные груды электронных писем, груды файлов на столе, погоня за выполнением планов.. Прилив адреналина!
Проблема в том, что трудоголизм редко означает эффективность, чаще стресс или депрессию.

Ошибка №8. Многозадачность. Чтобы перевыполнить планы, некоторые из нас пишут письма в то время во время звонков клиентам. Несмотря на то, что умение выполнять несколько задач одновременно считается плюсом, однако, время на выполнение двух задач одновременно по статистике больше на 20-40 процентов времени, которое будет тратиться на каждую из задач последовательно. Это не говоря уже о том, обе задачи будут выполнены плохо — в нашем примере, письма будут полны ошибок, а клиенты будут недовольны отсутствием концентрации.
Таким образом, лучше забыть о многозадачности, и сосредотачиваться на чем то одном.

Ошибка №9. Некачественный отдых. Приятно думать, что вы можете проработать 8-10 часов без перерыва, особенно когда вы работаете в условиях дедлайна. Но отсутствие перерывов отрицательно скажется на сосредоточенности и, в конечном счете, на качестве выполненной работы. Мозгу нужно некоторое время отдохнуть и «подзарядиться», так что не считайте перерыв пустой тратой времени.
Если вам трудно следить за рабочим процессом, делайте график перерывов и ставьте сигнал будильника в соответствии и ним. Проведите перерыв, прогуливаясь в парке, за чашкой кофе или просто посидите и помедитируйте прямо за рабочим местом. Попробуйте устраивать пятиминутный перерыв каждый час или два. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени на обед — вы не будете работать эффективно, если голодны.

Ошибка №10. Неэффективное планирование задач. Вы жаворонок? Или прилив энергии бывает у вас ближе к вечеру? У каждого из нас разные ритмы, то есть разное время суток, когда мы чувствует меся наиболее продуктивными.
Планируйте в соответствии с вашим биологическим ритмом выполнение задач.

Успешной и эффективной вам работы и продвижения вверх по карьерной лестнице!

Плетинская Мария Владимировна

Вы всерьез занялись планированием времени, но его все равно не хватает на выполнение важных дел? Пришло время выявить ошибки тайм-менеджмента и заняться их исправлением. 

Основные ошибки управления временем и способы их устранения

Основоположники тайм-менеджмента утверждают, что если вы умеете управлять своим временем, значит, вы можете управлять своей жизнью. Время как и пространство имеет границы. Приемы тайм-менеджмента помогают в отведенное время решить большее число задач.

Распределение времени должно опираться на ваши личные особенности и помогать в достижении целей. Если этого не происходит, налицо проблема использования времени. Ваша задача — проанализировать имеющий место неправильный подход к планированию, обнаружить свои ошибки и устранить их.

Ошибки в распределении времени делятся на три группы:

• технические;
• влияние внешних факторов;
• психологические препятствия.

Технические ошибки в тайм-менеджменте — это проблема применяемых методов. Ее решение — заменить методы, которые у вас не работают.

Влияние внешних факторов — то, что расположено за пределами вашего контроля. Ваша задача — научиться сводить их к минимуму.

Психологические препятствия — ваши негативные убеждения, которые мешают добиваться своих целей и часто становятся причинами прокрастинации.

Основные ошибки тайм-менеджмента представлены в таблице:

Большинство проблем распределения времени связаны с ошибками сразу нескольких уровней. 

Грамотное управление временем — ценный навык топ-менеджера. Для организации успешной командной работы необходимо проанализировать причины потери времени руководителя, проранжировать по степени важности и заняться работой по устранению.

Чтобы выявить, исправить и не повторять свои ошибки в планировании времени, необходимо еще раз повторить основные принципы эффективного тайм-менеджмента и наметить точки личностного роста. В этом вам помогут статьи в разделе «Коучинг».