Типовая ошибка при формировании цели проекта

Вариант I

1. Основоположником метода проектов в обучении был:

а. К. Д. Ушинский;

б. Дж. Дьюи;

в. Дж. Джонсон;

г. Коллингс.
 

2. Какое из приведённых определений проекта верно:

а. Проект — уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определенного результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги при заданных ограничениях по ресурсам и срокам;

б. Проект — совокупность заранее запланированных действий для достижения какой-либо цели;

в. Проект — процесс создания реально возможных объектов будущего или процесс создания реально возможных вариантов продуктов будущего;

Типы проектов:

1.  социальный проект;

2.  учебный проект;

3.  телекоммуникационный проект.

Определения:

а.  совместная учебно-познавательная, творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, имеющая общую цель, согласованные

методы, способы деятельности, направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для

участников проекта; 

б.  это совместная учебно-познавательная творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, организованная на основе ресурсов

информационно-коммуникационных технологий (например, Интернет), имеющая общую цель, согласованные методы и способы

деятельности, и направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для участников проекта. 

в.  самостоятельная деятельность обучающихся, направленная на практическое решение общественно-значимой проблемы,

способствующая взаимодействию школьного сообщества с властными структурами и общественностью;
 

4. Со слова какой части речи формулируется цель проекта:

а. Глагол;

б. Прилагательное;

в. Существительное;

а. Шаги, которые необходимо сделать для достижения цели;

б. Цели проекта;

в. Результат проекта

Содержание деятельности:

1. Рефлексия;

2. Поиск необходимой информации; сбор данных, изучение теоретических положений, необходимых для решения поставленных задач;            изучение соответствующей литературы, проведение опроса, анкетирования по изучаемой проблеме и т. д.; изготовление продукта;

3. Формулируются проблемы, которые будут разрешены в ходе проектной деятельности;

4. Способы обработки полученных данных; демонстрация творческой работы;

5. Определение направления работы, распределение ролей; формулировка задачи для каждой группы; способы источников информации          по каждому направлению; составление детального плана работы.

Этапы работы над проектом:

а. Погружение в проект;

б. Организационный;

в. Осуществление деятельности;

г. Оформление результатов проекта и презентация;

д. Обсуждение полученных результатов. 

7. Выберите лишнее. Типы проектов по продолжительности:

а. Смешанные;

б. Краткосрочные;

в. Годичные

а. Формирование специфических умений и навыков проектирования;

б. Личностное развитие обучающихся (проектантов);

в. Подготовленный продукт работы над проектом;

г. Все вышеназванные варианты.
 

9. Непосредственное решение реальной прикладной задачи и получение социально- значимого результата — это особенности…

а. прикладного проекта,

б. информационного проекта

в. исследовательского проекта

10. Назовите типовую ошибку при формулировании цели проекта

а. цель включает много задач,

б. цель не предполагает результат,

в. цель не содержит научных терминов.

Вариант II

1. Деятельность — связанная с решением творческих исследовательских задач,  с заранее неизвестным результатом и предполагающая наличие основных этапов — это…?

а. исследовательская деятельность

б. научная деятельность

в. проектная работа

г. познавательная деятельность

2. Слово «проект» в буквальном переводе обозначает:

а. самый главный,

б. предшествующий действию,

в. брошенный вперед.

3. Сбор информации о каком-либо объекте или явлении, анализ, обобщение информации включает:

а. прикладной проект,

б. информационный проект

в. творческий проект

4. Установите, к какому этапу работы над творческим проектом относятся перечисленные виды деятельности.

Деятельность:

1.Сбор и уточнение информации, обсуждение альтернатив;

2.Постановка проблемы, определение темы и целей проекта;

3.Обработка полученной информации, отбор. Решение промежуточных задач. Формулировка выводов;

4.Обсуждение плана действий. Обмен мнениями и согласование интересов. Выдвижение первичных идей и разрешение спорных вопросов; распределение ролей;

5.Анализ выполнения проекта;

6.Представление полученных результатов, демонстрация приобретенных знаний и умений.

Этап:

а. Мотивационный;

б. Планирование;

в. Информационно-аналитический;

г. Выполнение проекта;

д. Заключительный (защита проекта);

е. Рефлексивный.

5. Выберите лишнее. Виды проектов по доминирующей роли обучающихся:

а. поисковый;

б. ролевой;

в. информационный;

г. творческий.

6. Установите последовательность деятельности в процессе работы над проектом.

а. исправлять ошибки;

б. выдвигать идеи и выполнять эскизы;

в. подбирать материалы и инструменты;

г. подсчитывать затраты;

д. оценивать свою работу;

е. организовывать своё рабочее место;

ж. изготовлять вещи своими руками.

7. Выберите правильное выражение:

а. цель проекта может быть неконкретной и иметь различное понимание;

б. ошибка в постановке цели проекта не влияет на результат;

в. достижимость цели проекта обозначает, что она должна быть реалистичной.

8. Соотнесите определения и типы проектов:

Типы проектов:

1.  социальный проект;

2.  учебный проект;

3.  телекоммуникационный проект.

Определения:

а.  совместная учебно-познавательная, творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, имеющая общую цель, согласованные

методы, способы деятельности, направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для

участников проекта;

б.  это совместная учебно-познавательная творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, организованная на основе ресурсов

информационно-коммуникационных технологий (например, Интернет), имеющая общую цель, согласованные методы и способы

деятельности, и направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для участников проекта. 

в.  самостоятельная деятельность обучающихся, направленная на практическое решение общественно-значимой проблемы,

способствующая взаимодействию школьного сообщества с властными структурами и общественностью; 

9. Компонентами творческой деятельности являются:

а. интуиция;

б. фантазия;

в. воображение;

г. строгое следование инструкции.

10. Выберите лишнее. Типы проектов по содержанию:

а. монопредметный;

б. деятельностный;

в. индивидуальный;

г. метапредметный.

Ответы

Вариант I

1. б

2. а

3. а-2, б-3, в-1.

4. а

5. а

6. а-3, б-5, в-2, г-4, д-1

7. а

8. г 

9. а

10. б

Вариант II

1. а

2. в

3. б

4. а-2,  б-4, в-1, г-3, д-6, е-5.

5. а

6. б, в, е, ж, г, а, д.

7.в

8. а-2, б-3, в-1.

9. а, б, в

10. в

Критерии оценки

За каждый правильный ответ ставится 1 балл.

Оценка: «5» — 8-10 баллов,

              «4» — 6 — 7 баллов,

              «3» — 3 — 5 баллов,

              «2» — менее 2 балла.

Автор: Алла Гончарова

Типичные ошибки при постановке целей

1.
Игнорирование
стратегической цели.
Во многих компаниях уделяется внимание
преимущественно тактическим (финансовым)
целям, тогда как о стратегических
зачастую забывают.

Примеры
тактических целей:

ускорить
темпы роста прибыли;

повысить
рентабельность;

увеличить
объем денежных поступлений.

Но
финансовое будущее организации
обеспечивают стратегические цели, а их
постановка и достижение требуют
существенных затрат времени и ресурсов.

Примеры
стратегических целей:

увеличить
долю рынка;

улучшить
качество продукции/услуг;

заботиться
о репутации компании;

повысить
стоимость компании.

2.
Негативная
формулировка цели.
Эта весьма распространенная ошибка
продиктована свойством человека
реагировать на проблему бегством от
нее, а не устранением причины. Но корректно
поставленная цель должна отражать
движение к желаемому результату, а не
на стремление убежать от проблемы.

Примеры
негативной формулировки целей:

минимизировать
риски в определенной области деятельности
фирмы;

сократить
число опозданий на работу;

уменьшить
численность рекламаций.

При
такой постановке целей возникает большое
количество запретов, что зачастую
сковывает инициативу сотрудников. В
итоге они боятся действовать, чтобы не
навлечь на себя гнев руководителя.
Избежать негативных последствий помогут
позитивные формулировки, предлагающие
в качестве цели желательную для компании
перспективу, к которой она должна
стремиться. Если приведенные выше
примеры целей представить как позитивные,
то получим примерно следующее:

разработать
и применить процедуру управления
рисками;

выделить
транспортное средство для развозки
сотрудников;

улучшить
качество выпускаемой продукции.

3.
Размытая
формулировка цели.
Часто встречаются формулировки целей
вроде «повысить эффективность», «наладить
трудовую дисциплину», «стать лучшими
на рынке» и т.п. В протоколе совещания
одной компании была зафиксирована и
такая цель: «В связи с разветвлением
структуры организовать более четкое
взаимодействие между подразделениями».
Это цели из разряда недостижимых.
Например, директор компании поставил
цель — наладить оперативный обмен
информацией между коммерческим и
логистическим отделами. Через некоторое
время их начальники доложили, что цель
достигнута. Когда же директор захотел
узнать, в чем заключается обмен
информацией, выяснилось, что люди просто
стали чаще общаться.

Руководитель
ожидал другого результата, но, поскольку
цель не соответствовала критериям SMART
(в частности, не был определен критерий
оценки ее достижения), то подчиненные
не знали, чего именно от них ожидают.
Директору нужно было сформулировать
цель, к примеру, таким образом: наладить
оперативный обмен информацией между
коммерческим отделом и отделом логистики
путем еженедельного предоставления
друг другу отчетов о проделанной работе
по следующей форме (перечислить, какие
показатели каждый отдел должен включить
в свой отчет).

4.
Частичное
применение концепции управления по
целям.
Игнорирование любого из аспектов МВО
приводит к тому, что все усилия,
направленные на его внедрение, оказываются
бесполезными.

Причины
этого кроются в следующем:

цели
нижнего уровня недостаточно четко
сформулированы;

эти
цели не отражают потребностей компании
(не связаны с целями более высокого
уровня);

не
назначены ответственные за каждый
участок работы.

Чтобы
устранить эти причины, руководитель
компании должен согласовывать цели для
подразделений с их руководителями,
практику же единоличной постановки
целей и донесения их до исполнителей
необходимо искоренить.

5.
Официально заявленные цели не отвечают
реальности. Нередки ситуации, когда
руководитель, официально декларируя
определенные цели, игнорирует их,
принимая управленческие решения.
Например, цель своей работы компания
может определить так: «Мы должны любить
нашего клиента», а начальник одного из
ее отделов даже не собирается реагировать
на поступающие рекламации…

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В некоторых случаях человек ставит перед собой цель и достигает результата, но он почему-то оказывается совсем не таким, как представлялся изначально. Чаще всего причина заключается в неправильном целеполагании.

Когда человек ставит перед собой определенную цель, он сам пишет сценарий своего собственного будущего. Этот принцип работает и в бизнесе, и в личной жизни. Если же целевые ориентиры изначально расставляются неправильно, это может привести к непредсказуемому результату, регрессу и отсутствию роста и развития. Такие ситуации происходят довольно часто. 

Модели целеполагания 

Модели целеполагания бывают разными. Так, например, большой популярностью пользуется модель SMART. Это аббревиатура, которая расшифровывается следующим образом:

• Specific – определенная, точная;
• Measurable – та, которую можно измерить;
• Achievable – реально достижимая, а не фантастическая;
• Realistic – реалистичная;
• Timed – имеющая четкие временные рамки. 

Ставить цель, руководствуясь этими принципами, несложно. Главное – следить, чтобы целевой ориентир строго соответствовал пяти описанным выше критериям. Гораздо сложнее не спутать ошибочную цель с истинной. Только в этом случае человек получит именно тот результат, к которому он изначально стремился. 

Основные ошибки

Существует пять распространенных ошибок при постановке цели, которые могут значительно замедлить рост и развитие бизнеса. Вот эти ошибки:

• целевой ориентир недостаточно конкретен;
• цель формулируется как задача или процесс;
• цель основана на негативном утверждении или на позиции ухода от проблемы, ее избегания;
• цель неэкологична;
• целевой ориентир сформулирован не в настоящем времени. 

Главное – не допускать этих ошибок, планируя развитие собственного бизнеса.

Недостаточно конкретная цель

В этом случае в формулировке целевого ориентира отсутствуют четкие параметры и критерии, которые должны обеспечить ожидаемый результат. 

Например, бизнесмен ставит перед собой цель на 10 % уменьшить количество убытков к 31 мая 2021 года. На первый взгляд, может показаться, что этот ориентир достаточно конкретен. Тем не менее, в его формулировке отсутствует четко заданный параметр – точка отсчета, от которой необходимо считать снижение убытков на 10 %. За то время, которое отводится для достижения цели, процент убытков может то повышаться, то понижаться. В какой-то момент убытки могут достигнуть 15–17 %, а потом уже могут уменьшиться на 10 %. Тогда в подсознании человека отложится, что поставленная цель уже достигнута, но результат на самом деле будет не тот, что ожидался. 

В этом случае правильная формулировка будет звучать следующим образом: к 31 мая 2021 года процент убытков фирмы будет составлять 10 %. 

Еще один пример недостаточно конкретного целевого ориентира – усовершенствовать управленческие компетенции к 1 апреля 2021 года. Четкая задача здесь отсутствует. Непонятно, какие именно управленческие компетенции нуждаются в усовершенствовании. Непонятно, что именно стоит подразумевать под понятием «усовершенствовать». Непонятно, по каким критериям будет ясно, что к 1 апреля 2021 года управленческие компетенции усовершенствуются. 

В первую очередь, необходимо расшифровать недостаточно четко сформулированные понятия, тогда будет проще разработать конкретный план действий, иначе такая цель будет подсознательно непонятна тому, кто поставил ее перед собой. Если же нет четкого понимания цели, то и качественный план действий разработать не получится. Человек просто не будет понимать, куда он должен в итоге прийти, и в любом случае останется недоволен результатом собственной работы. 

Цель формулируется как задача или как процесс

Не стоит путать цели с задачами. Эта ошибка довольно распространенная, ее часто совершают начинающие бизнесмены. Вот примеры неудачно сформулированных целевых ориентиров такого плана:

• ежедневно увеличивать объем продаж;
• зарабатывать пять тысяч долларов в месяц;
• эффективно выполнять свою работу. 

Эти цели неудачны, потому что у них отсутствует конечная точка. Скорее, это шаг, задача или действие, направленные на достижение конкретного результата.

В первую очередь, человек должен задать себе вопросы: для чего необходимы эти действия, к чему они приведут, и какой от них должен быть результат. Также необходимо установить четкие временные рамки достижения цели. 

Каждый шаг должен вести к какой-то конечной точке. В противном случае, через какое-то время мотивация резко упадет. Человек поймет, что он топчется на месте, и предпринимаемые действия утратят для него всякий смысл. 

Цель основана на негативе или избегании проблемы

Вот примеры таких неудачных целевых ориентиров:

• не бояться финансовых проверок и инспекций;
• избавиться от неэффективного сотрудника.

Для того чтобы получить желаемый результат, надо убрать картинку того, что именно не устраивает, и вместо нее представить себе картину, которая будет устраивать полностью. 

Это действительно важно; если человек говорит о том, чего он не хочет, его фокус внимания находится на результате, прямо противоположном от желаемого. Таким образом, человек подсознательно притягивает к себе и к своему бизнесу негатив. 

Также следует иметь в виду, что уход от проблемы или ее избегание, является действительно сильной мотивацией. Но при этом необходимо четко знать, куда надо прийти в конечном итоге. Находящийся в постоянном процессе, не развивается, его движение подобно бегу на месте. 

Формулировка цели не в настоящем времени

Вот пример неудачно сформулированного целевого ориентира. К 1 декабря 2021 года у нашей компании будет три филиала. К 1 января 2022 года годовой доход нашей компании будет составлять 200 тысяч долларов. 

Для того чтобы достигнуть цели, нельзя формулировать ее в прошедшем или будущем времени, можно только в настоящем. Например: «К 1 декабря 2021 года у нашей фирмы есть три филиала». Человек живет в настоящем времени, здесь и сейчас. В настоящем времени люди живут, чувствуют и действуют. Будущего еще нет, а прошлого уже нет. 

Неэкологичная цель

Для того чтобы целевой ориентир был экологичным, он должен соответствовать другим целям и не должен негативно влиять на жизнь или бизнес. 

Например, человек хочет стать руководителем и занять соответствующий пост в отделе информационных технологий. Но в то же время ему не нравится специфика работы в этой сфере, хочется сменить и компанию, и вид деятельности. 

В этом случае между несколькими целями существует явное противоречие. Нужно понять, что именно хочется, а потом уже работать с одним выбранным целевым ориентиром. В противном случае, достигнутый результат не принесет ни счастья, ни даже простой удовлетворенности. 

Еще один пример неудачной постановки цели: создать собственный бизнес. Нужно понять, как именно изменится жизнь с достижением цели. Ведь открытие бизнеса связано с большой ответственностью, затратами, при этом придется уделять меньше времени семье и близким. Не каждый, кто мечтает о своем деле, по факту оказывается готов на такие жертвы. 

Полезные советы

Для того чтобы достичь цели, следует обязательно зафиксировать ее в письменном виде, иначе она останется просто мечтой. Необходимо определить четкие временные рамки достижения поставленного целевого ориентира. Также стоит определиться с количественными характеристиками цели, иначе может возникнуть чувство переизбытка и недостаточности. 

Признаки ошибочной цели

Если целевые ориентиры определены неправильно, сотрудники, как правило, становятся недовольны стратегией компании. На это же указывают прорывы конкурентов, ранее казавшиеся нереальными, упущенные возможности и сложности в поиске решений. Во всех случаях необходимо, в первую очередь, пересмотреть целевые ориентиры. 

Самыми серьезными последствиями ошибочно поставленной цели могут стать уменьшение прибыли и резкое падение финансовых показателей эффективности компании. Это, как правило, результаты уже выполненных действий – этапов на пути к ошибочно поставленной цели. К тому моменту, как проблема становится очевидной, она уже успевает нанести работе компании серьезный ущерб. В этом случае решать вопрос очень сложно, понадобится много времени и усилий. 

В формулировке целевого ориентира главное – простота. Необходимо направить энергию на ключевые решения, которые влияют на компанию. Один из лучших вариантов – фокусировка на клиентах. Необходимо четко определиться с целевой аудиторией и с методами создания ценности товара или услуги для потребителя. 

Именно от грамотно сформулированной и правильно поставлено цели в значительной мере зависит эффективность работы любой компании, любого бизнеса. Поэтому целеполаганию необходимо специально учиться. Можно проанализировать целевые ориентиры конкурентов и выбрать те, которые наиболее соответствуют концепции развития компании на данный момент.

Опыт менеджеров Redmadrobot.

Мы, электрические, запускаем проекты с 2009 года, и за 11 лет сформировали сильную команду робоменеджеров. Прокачивать железных помогают боевые задачи и одна из самых сложных — управлять проектом.

Ситуации, при которых появляется необходимость взять на себя обязанности PM (project manager), бывают разные: в маркетинге — при создании сайта, в HR — при организации мероприятий. Мы вспомнили десятки подобных случаев и подготовили список ошибок, которые допускают новоиспеченные руководители проектов.

Описания ошибок мы дополнили своими рекомендациями по их решению: простыми и не очень. Второй вариант для тех, кто хочет заморочиться — с референсами и ссылками на полезные ресурсы. Надеемся, что это позволит сделать ваш проект проще, качественнее и внесёт предсказуемость в процесс его создания.

На самом старте

Удачный старт — половина успеха. Вот несколько ошибок, которые могут негативно повлиять на дальнейшее развитие проекта.

Ошибка № 1: отсутствие фиксации договорённостей со стейкхолдерами

Момент, которым нельзя пренебрегать в самом начале — обсуждение ожиданий от продукта со стейкхолдерами — людьми или организациями, которые способны оказать влияние на развитие проекта.

Ожидания от продукта задают требования к результату и существенно влияют на дальнейшую работу всей команды. Согласование помогает избежать возможных недопониманий и разногласий по развитию проекта.

Простое решение: составьте текстовый документ или таблицу, где будут собраны ожидания стейкхолдеров. Чтобы упростить себе жизнь, вы можете воспользоваться нашей подсказкой по структурированию содержания.

В документе важно не просто зафиксировать ожидания всех и каждого, но и привести пожелания к общему знаменателю. Цель должна быть единой, понятной и одобрена всеми участниками.

После формирования документа синхронизируйте его с командой (наверняка вам подкинут ещё пару-тройку идей) и смело отправляйте стейкхолдерам, чтобы финально согласовать все моменты.

Вариант посложнее: железная команда аналитиков и дизайнеров Redmadrobot на этапе старта проекта всегда собирает паспорт продукта — документ с описанием характеристик и основных целей.

Он содержит в себе ключевые показатели и выступает в роли ориентира для дальнейшего развития проекта или группы проектов. Если хотите избежать проблем, то его нужно проработать, синхронизировать с командой (собрать всевозможные идеи) и согласовать со стейкхолдерами.

После этого итоги согласования нужно зафиксировать для всех — разослать письма, выложить документ в облако или создать борд в Miro.

Ошибка № 2: бездумное формулирование целей и задач в команде

Одна из причин, почему идеи не выдерживают проверку временем — отсутствие «моста реализуемости». Менеджер может понимать цели стейкхолдеров и то, как их достичь, но не представлять вижн результата. Или, всё же видеть желаемый результат, но не учитывать всех трудностей, которые, вероятно, возникнут в будущем.

На выходе мы имеем старое доброе «ничего», а прикрываемся «внешними факторами», «незапланированными активностями» и «кто-то виноват, а мы не подозревали».

Простое решение: вариант для самостоятельного использования — воспользуйтесь одной из проверенных временем методологий постановки задач, например, SMART. Мы часто используем в работе подходы DoD и DoR .

Но проект — дело командное, поэтому, если есть возможность планировать и думать над реализацией всем вместе, её нужно обязательно использовать.

Вариант посложнее: изучите вместе с коллегами одну из методологий постановки задач и грамотно её внедрите. Для этого разделите планирование результатов на несколько итераций, после чего сделайте deep dive (погружение в проект) всей команды по методологии постановки задач.

Определитесь, как вовлечь в процесс планирования и достижения результатов всех коллег и, самое важное, — проследите за тем, чтобы это сработало на нужный вам результат.

Ошибка № 3: перекладывание ответственности

Здесь всё просто: ответственность и распределение ролей в команде должны быть понятны всем участникам. В какой-то момент (а он точно может наступить, поверьте) придётся разбираться, почему что-то пошло не так и кто-то не выполнил важную задачу.

А в том случае, если в проекте что-то пойдёт не по плану, менеджер должен чётко понимать, в какой его части произошёл сбой. Иначе PM рискует поставить под угрозу результаты работы и деморализовать всю команду.

Одно из лучших решений для создания «прозрачности» — использовать матрицу ответственности. Её можно выбрать исходя из сложности проекта, размера команды и предпочтений.

Простое решение, если не хотите заморачиваться и у вас небольшой проект:

Главное — договоритесь о том, как планируете взаимодействовать в команде и зафиксируйте это любым удобным способом: текстом, в Miro или, например, набросайте mind map — как вам удобно.

Вариант посложнее: для крупных проектов можно сделать ролевую модель проекта в виде карты и добавить описание функций каждой роли (это можно сделать, например, в Miro).

Но сама по себе матрица принесёт мало пользы. Чтобы выстроенная система ответственности дала плоды, нужно постоянно контролировать её исполнение. Например, решать возможные последствия её распределения: избавляться от ненужного, улучшать текущее и добавлять новое.

По ходу реализации: про реализацию

Главная задача менеджера в ходе реализации проекта — выполнить запланированные задачи, которые приведут его и всю команду к нужному результату. Этого можно добиться, если грамотно управлять изменениями, внедрять качественные улучшения в процессах, избавляться от лишнего и постоянно получать промежуточный результат. А вот короткий список того, что может помешать вам на этом непростом пути.

Ошибка № 4: отсутствие инструментов для командной работы

В любой работе нужны инструменты, но важно внедрять лишь те, что будут способствовать развитию проекта. К сожалению, часто происходит наоборот, когда новые возможности добавляют в жизнь команды лишнюю бюрократию, вредные регламенты и другие неприятные вещи.

Потом определите ответственных за техническую поддержку и актуальность работы инструментов. Вся информация в них должна периодически обновляться, быть упорядочена в соответствии с возможными правилами и доступна команде.

Простое решение: не гонитесь за модой — используйте доступные и универсальные инструменты, такие как Trello или Google-таблицы.

Благодаря своей системе карточек, Trello отлично подойдёт для распределения задач. В них вы можете фиксировать важные части проекта: процесс выполнения работ, ведение сделок и заявок, организацию документооборота и другие вещи. Ну а Google-таблицы хороши своей многозадачностью. В Redmadrobot команды часто используют их в самых разных делах:

Задача эффективного инструмента — упростить жизнь команде. Trello и Google-таблицы хорошо с этим справляются. Но независимо от ваших предпочтений, есть типы инструментов, которые понадобятся вам в любом проекте: делегирование, встречи или «синки», риск-менеджмент, каналы коммуникации и взаимодействия.

Вариант посложнее: за долгие годы нанесения непоправимой пользы нашим клиентам мы создали систему инструментов. Её может использовать любая команда, работающая в проектах разного уровня и сложности. Вы можете использовать её как базу при формировании собственного списка нужных сервисов.

Ошибка № 5: отсутствие чётких приоритетов

В ситуации, когда приоритетно всё — на самом деле никаких приоритетов не существует. Если работа кипит и проект развивается, то это ещё не значит, что команда идёт к нужному результату.

Так вы будете знать, как распределены усилия между коллегами и убедитесь, что цели и задачи в вашей голове совпадают с их приоритетами.

Простое решение: если у вас небольшой проект, то используйте методологию MоSCоW — она хорошо подходит для определения приоритезации. Также обратите внимание на методологии RICE и ICE.

Вариант посложнее: в крупном проекте поможет формирование собственной системы приоритезации входящих задач. Её можно построить на базе Google-таблиц или Trello.

С помощью Google-таблиц или Trello можно собрать систему с упором на потребности команды. Например, Google-таблицы позволяют настроить фильтры и формулы, которые автоматизируют учёт. Исходя из баллов, выставленных по конкретному параметру, фильтры и формулы могут автоматически выстраивать итоговый список с приоритетами, что значительно экономит время.

Ошибка № 6: отсутствие контрольных точек и оценки результата

Если путь длинный, то его нужно делить на отрезки. Менеджеру такой приём помогает лучше контролировать процесс работы, а команда видит результат и мотивирована работать не снижая темп.

Решение:

Проект — это про управление изменениями, поэтому не бойтесь рисковать. Главное, убедитесь, что планируемый результат того стоит и команда одобрила вашу идею. И не переусердствуйте с ответственностью. Тотальный контроль — ваш абсолютный враг, который ведёт к хроническому недоверию к коллегам и созданию враждебной атмосферы в команде.

По ходу реализации: про взаимодействие

Проекты реализовываются людьми, которые постоянно взаимодействуют друг с другом. Ваша задача, как менеджера — понять, как нивелировать проблемную «человеческую» часть — коммуникацию и взаимодействие. Не допускайте следующих ошибок.

Ошибка № 7: неинформирование команды

Чтобы чётко определить вектор развития проекта, эскалацию, решение проблем и запросов, важно рассказывать команде обо всех рабочих изменениях. Это касается не только коллег, но и стейкхолдеров.

Решение:

Ошибка № 8: отсутствие реакции на изменения или критичные ситуации

Проблемы сами по себе не исчезают и не утихают, а как правило накапливаются и создают эффект бомбы с замедленным действием. Наивно полагать, что если проблему или конфликт не провоцировать, то он исчезнет.

Поэтому, каждой команде нужен понятный механизм эскалации вопросов и конфликтов. Менеджер проектов должен уметь принимать верные решения в критических и незапланированных ситуациях, и находить пути выхода из «застоя» (в ситуациях, которые требуют пересмотра).

Простое решение: расскажите команде про базовые правила эскалации. Для этого сформулируйте, как вы видите процесс эскалации в идеале, зафиксируйте его в виде простых тезисов. Разместите информацию в «общем пространстве», чтобы в нужный момент у всех был доступ к документу.

Вариант посложнее: сформируйте собственную систему эскалации. Для этого составьте список коллег, которые будут помогать вам в решении проблемных ситуаций и конфликтов, а также в определении стратегических действий. О возможностях инструмента эскалации и способах его организации написано много статей, поэтому, если вам интересна эта тема, просто «загуглите».

Помните, что от ваших решений зависит успех продукта. Профилактика конфликта — сигнал к тому, что команда готова открыто говорить о своих проблемах.

И в конце

Проект всегда имеет конечные точки и финал. Соберитесь силами и не допустите в них последних двух ошибок.

Ошибки № 9 и № 10: отсутствие рефлексии и подведения итогов

В условиях проекта, к ошибкам часто приводит отсутствие анализа: проделанных действий, применённых подходов и практик, а также построенных недавно процессов.

Вам, как менеджеру, необходимо слушать и слышать что происходит в вашей команде в разных отрезках времени, и своевременно вносить качественные изменения в её работу. В таких случаях помогает рефлексия, которая позволяет осмыслить пройденный путь.

Простое решение: контролируйте эмоциональный фон команды, подводите итоги на итерационной и постоянной основах. Например, проводите еженедельные или двухнедельные «синки». При подведении итогов не забывайте делать срез по выполненным и планируемым задачам.

Всегда отмечайте успехи команды и не бойтесь говорить про неудачи. И проговаривайте проблемы, не только текущие, но и уже решённые. Обязательно фиксируйте итоги с подобных встреч и преобразовывайте их в задачи на развитие.

Вариант посложнее: мы в Redmadrobot пользуемся двумя инструментами: ретроспектива проекта команды и индивидуальная рефлексия для руководителя. Ретроспектива помогает регулировать эмоциональный фон команды, снимать обратную связь по прошедшему периоду и, что важно, — благодарить друг друга.

Индивидуальная рефлексия — это инструмент управленца, помогающий проводить анализ его действий в проекте за прошедший период. Здесь важно проанализировать, что вы планировали сделать, что получили в итоге и как будете действовать в следующий раз. Достаточно простая формула успеха, если ей пользоваться вовремя и с пониманием.

Вопросы рефлексии корректируются в зависимости от ситуации, но стандарт при их составлении один. Постарайтесь найти ответ на каждый из них:

У нас получился не самый полный список ошибок, но если вы сможете не совершать хотя бы их, то сделаете работу над проектом проще и эффективнее. Мы, роботы, убеждены, что совершение ошибок — это путь к совершенству, ведь мы постоянно на них учимся. Поэтому, советуем вам не бояться рисковать. А ещё, не забывайте прислушиваться не только к коллегам, но и к самому себе. Согласны?