Заявка направлена ошибочно

0

Если организация или ИП ошибочно перечислили деньги по платежному поручению, но платеж еще не был проведен банком, плательщик сможет такой платеж отозвать, направив письмо в обслуживающий банк. А если деньги уже ушли со счета? В этом случае придется обращаться к получателю средств с заявлением о возврате ошибочно перечисленной суммы.

О том, как составить заявление на возврат ошибочно перечисленных денежных средств, расскажем в нашей консультации.

Как составить письмо на возврат ошибочного платежа?

Письмо о возврате ошибочно перечисленных денежных средств составляется в произвольной форме. Обычно оно готовится на фирменном бланке организации и подписывается руководителем организации. В письме указываются реквизиты платежа (№ п/п, его дата, сумма), а также отмечается, что платеж был совершен ошибочно. В письме организация-плательщик должна заявить о своем требовании получить деньги назад и об обязанности получателя вернуть полученное как неосновательное обогащение (ст. 1102 ГК РФ). Можно указать и конкретный срок, который дается получателю для возврата платежа. Приводятся также банковские реквизиты, по которым платеж должен быть возвращен.

Чтобы содержание письма выглядело более убедительным, можно напомнить получателю об ответственности за несвоевременный возврат денег (ст. 395 ГК РФ), а также о праве обратиться в суд за взысканием платежа.

До составления письма на возврат организация-плательщик может инициировать проведение сверки расчетов. Сведения об акте сверки также можно привести в письме на возврат.

Напоминаем, что сразу обращаться в суд за взысканием платежа нельзя. Необходимо соблюсти досудебный порядок урегулирования спора. И направление письма на возврат – и есть соблюдение досудебной процедуры. И если только деньги не будут возвращены по истечении 30 календарных дней со дня направления письма, можно будет обращаться в арбитражный суд (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Чтобы подтвердить соблюдение досудебного порядка, организации необходимо зафиксировать дату направления письма (п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ). Сделать это можно путем проставления отметки в получении на экземпляре письма, который организация-плательщик оставляет у себя. Если письмо направлялось по почте заказным письмом, дата получения будет указана в уведомлении о вручении.

Какая ответственность за невозврат платежа?

Если получатель ошибочного платежа уклоняется от его возврата, он должен будет уплатить проценты от суммы платежа. В общем случае их размер рассчитывается исходя из ключевой ставки ЦБР, которая действовала в соответствующих периодах (ст. 395 ГК РФ).

Возврат ошибочно перечисленных денежных средств: образец письма

Приведем образец заполнения письма на возврат ошибочно перечисленного платежа.

Также вам может пригодиться образец заявления о возврате излишне уплаченного НДС.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Бухгалтерский и налоговый учет перечисления и возврата ошибочного платежа

Когда организация произвела ошибочный платеж, его сумму нужно будет отразить в составе претензий. Ведь в дальнейшем будут предприниматься меры по его возврату (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям» — Кредит счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др.

Соответственно, возврат ошибочного платежа будет отражаться обратной бухгалтерской записью.

Что касается налогового учета, то ошибочно перечисленная сумма не является расходом организации. Следовательно, и при ее возврате в доходы организации данная сумма включаться не будет.

А при УСН в КУДИР возврат ошибочно перечисленных средств как отразить? То, что ошибочный платеж и его возврат не учитываются при налогообложении, справедливо для налогоплательщиков на любом налоговом режиме, в т.ч. на УСН. А поскольку в КУДИР отражаются доходы и расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, ошибочный платеж и его возврат показывать в книге учета доходов и расходов не нужно (Письмо Минфина от 07.11.2006 № 03-11-04/2/231).

Рассмотрим, за что заказчик может отклонить вашу заявку на участие: очевидные и неожиданные причины отклонений.

Поставщик обозначил сведения о своей организации

Подготавливая первую часть заявки не нужно вносить сведения о собственной фирме. Отдельные мелочи, позволяющие идентифицировать организацию, могут повлечь отклонение:

• указано наименование компании
• проставлен ИНН организации
• заявка подготовлена на бланке, содержащем логотип или водяные знаки компании

Присланный электронный документ у заказчика не открывается

Заказчик не примет к рассмотрению заявку, если представленный документ не открывается. Причины могут быть следующие:

• файл открывается только с помощью пароля
• он повреждён

Если подавать жалобу в ФАС, то ведомство примет сторону заказчика. Поэтому не запаковывайте заявки в архив и не устанавливайте на них пароль. Направляя заказчику заявку, предварительно проверьте, все ли файлы открываются.

Читайте также: Банковская гарантия на обеспечение заявки: необходимые сведения

Поставщик неправильно или не полностью указал характеристики товара

Обязательно вносите информацию о стране происхождения товара, так как это обязательное требование для всех закупок с 1 января 2020 г.

Тщательно изучайте характеристики требующегося товара и чётко их соблюдайте. Допустим, заказчику необходимы двухсекционные шкафы для одежды, тогда не следует предлагать трёхсекционные.

Периодически заказчики прописывают не конкретную характеристику, а диапазон значений. Важно знать, требуется ли уточнить эти показатели. Порой необходимо проставлять конкретную цифру, а иногда можно лишь повторить указанный диапазон. Например, организации-заказчику требуется плёнка для ламинирования толщиной от 80 до 125 мкм. Если заказчик требовал уточнить значение, а поставщик написал диапазон 85‒110 мкм, то заявка будет отклонена.

Не следует писать конкретные характеристики наугад или примерно. Отдельные показатели зависят друг от друга, и один параметр может противоречить другому. Если заказчик это обнаружит, то будет принято решение о несоответствии товара требованиям.

Читайте также: Как обойтись без ошибок на старте: инструкция для начинающих

Направлены не все документы

Обязательно прилагайте к заявке все документы, необходимые заказчику. Порой в специализированных закупках встречается требование подтвердить квалификацию персонала или наличие достаточного объёма производственных активов. Также нужно приложить лицензию, когда заказчик её требует. Даже если в соответствии с контрактом вы имеете право привлекать соисполнителей.

Если на указанный в заявке товар распространяется нацрежим, то следует направить выписку из РРП. В ней указывается номер реестровой записи, а в случае необходимости ‒ количество баллов за выполнение условий по ПП № 719.

Характеристики не совпадают с ГОСТом

Часто в документации заказчики указывают не конкретные показатели, а пишут, что продукция должна соответствовать конкретному ГОСТу. Важно проверять, что содержится в стандарте, так как если укажете неверные параметры, то заявка будет отклонена.

Расхождение информации от поставщика и производителя

Заказчики часто сравнивают данные, представленные в заявке, с информацией от производителя. Однако если они отличаются, поставщика всё равно могут допустить к торгам.

Например, в заявке фирмой прописано, что поставляемая краска в банках по 5 литров, это совпадает с требованиями документации. Заказчик изучил сайт организации-производителя и обнаружил, что у предлагаемой продукции фасовка иного объёма. Он принял решение о несоответствии заявки поставщика и отклонил ее. ФАС при рассмотрении материалов приняла сторону заказчика, признав жалобу, направленную поставщиком, необоснованной.

Недочёты в документах

Избегайте даже обычных опечаток. К примеру, поставщик неверно указал дату и написал не 2020 год, а 2019. Это означает, что на момент рассмотрения заявки срок её действия закончился. Заявка была отклонена заказчиком, а антимонопольная служба с ним согласилась.

Другой пример. В заявке организация неправильно внесла характеристики поставляемого картона: вместо голубого и белого она предложила серый и оранжевый. Такую заявку отклонили, однако поставщик оспорил данное решение. Он утверждал, что это опечатка, однако цвет можно установить по артикулу. ФАС с данным мнением не согласилась и отказала в удовлетворении жалобы.

Если ошибка была небольшой, то действия заказчика можно опротестовать. Так, поставщик указал не все цифры номера ГОСТа, и заказчик отклонил заявку. Антимонопольная служба и суды первой и апелляционной инстанции вынесли решение в пользу заказчика, однако верховный суд отменил их решения. Было указано, что в заявку внесены характеристики товара, совпадающие с содержащимися в ГОСТе. Они свидетельствуют, товар отвечает требованиям.

Документы не заверены

Когда подготавливается решение о сделке на большую сумму, лучше заверить его нотариально. Чтобы не заверять любое решение, лучше подготовить локальный акт, на основании которого в вашей организации для подтверждения решения необходимо только наличие подписей всех присутствующих участников. Этот документ надо будет направлять вместе с каждой заявкой.

При необходимости подтвердить страну происхождения отдельные поставщики направляют копию сертификата СТ-1. Если этот документ оформлен на производителя, то заверить копию нужно именно ему. Если это совершит сам поставщик, то заявка может быть отклонена.

В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя. 

С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:

• Отправили счет-фактуру, акт, УПД или неформализованный документ, а контрагент не успел его подписать. Тогда достаточно отозвать документ, что приведет к аннулированию в одностороннем порядке.
• Если документ вступил в силу (подписан обеими сторонами), необходимо оформить соглашение:
  • инициатор формирует заявку;
  • контрагент подтверждает операцию.

Практика доступна:

• при наличии электрօннօй пօдписи;
• для документов из разделов «Входящие» и «Исходящие» следующих категорий:
  • накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершенным документооборотом;
  • нефօрмализованные дօкументы с обеими подписями;
  • нефօрмализованные дօкументы без запроса подписи получателя.

Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.  

Как создать запрос на аннулирование в Диадоке

1. Выберите нужный дօкумент (или несколько). 
2. Кликните по кнопке «Запросить аннулирование».

1. Появится пустое поле. Впишите туда причину аннулирования. 
2. Подтвердите операцию.

Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту»  неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру. 
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения. 

Как подтвердить или отменить аннулирование

Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:

1. Выберите и откройте нужный файл.
2. Кликните по кнопке «Аннулировать».

1. Выберите «Пօдписать и օтправить кօнтрагенту».

При несогласии с запросом контрагента:

1. Выберите дօкумент.
2. Нажмите «Отказать».
3. Откроется поле, в котором следует описать причину и подтвердить отказ.

Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов. 

Аннулирование для ЭДО в роуминге

Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование. 

Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными. 

Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме.  Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме. 

Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.

Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?

Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны. 

Как законодательство регулирует аннулирование документов?

Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей. 

Сколько раз можно запросить аннулирование документа?

Если контрагент отклонил запрос, то его можно повторить. Технически отправка повторных запросов в Диадоке не ограничена. Но когда контрагент подтвердит аннулирование, документ потеряет юридическую силу и отправить запрос уже не получится.